Az eseményszervezés formái, eszközei

Az előadások a következő témára: "Az eseményszervezés formái, eszközei"— Előadás másolata:

1 Az eseményszervezés formái, eszközei
tervezés, kivitelezés, programterv, forgatókönyv készítés Mayer Lilla rendezvényszervező, PTE DPR Szakmai Nap, április 15.

2 Rendezvények, mint a hatékony kommunikáció eszközei
Belső célközönség elérése workshop szakmai nap konferencia tréning

3 Rendezvények, mint a hatékony kommunikáció eszközei
Külső célcsoport elérése hallgatói rendezvények akár a beiskolázási kampány részeként szülők fóruma alumni rendezvény konferencia partnertalálkozó sajtótájékoztató

4 Rendezvények tervezése
I. Rendezvényterv: Mit? Milyen céllal? Mikor? Milyen eseményekhez kapcsolódva? Hol? Milyen személyi feltételekkel? Miből? Hogyan?

5 Rendezvények tervezése
II. Programjavaslat/ programterv: időpontok helyszínek események résztvevők (pl.:előadók és előadásaik) minden eseményhez rövid feladattervvel, amely a legfontosabb feladatokat tartalmazza azok felelőseinek, költségigényeinek, határidejének feltüntetésével. előzetes költségkalkuláció

6 Rendezvények előkészítése
I. A fő feladattípusok / hatáskörök meghatározása, felelőseinek megnevezése a rendezvény főszervezője az arculatért, kiadványokért felelős személy sajtókapcsolatokért, média-megjelenésekért felelős munkatárs pénzügyekért felelős személy

7 Rendezvények előkészítése
II. Részletes feladatterv készítése Program/ feladat Felelős Személyi feltételek Tárgyi feltételek Határidő Költség Megjegyzés Előkészítés Pénzügyek Arculat Meghirdetés/meghívás/regisztráció/sajtó Lebonyolítás Zárás

8 A feladatterv részei Előkészítés Helyszín lefoglalás Berendezés
Étkezés Szállás Engedélyek Biztonság Kellékek Szállítás

9 A feladatterv részei Pénzügyek Forrásteremtés
(pályázatok, támogatók, együttműködők) Szerződéskötés Számlázás Pénzügyi folyamatok figyelemmel kísérése, koordinálása

10 A feladatterv részei Arculat és kiadványok
Arculattervezés – intézményi identitás Kiadványok, arculati elemek (meghívó, levélpapír, badge, notesz, mappa, toll, egyenruha, plakát, molinó, online megjelenés) tervezése, nyomdai munkálatainak koordinálása Kiadvány tartalmának kezelése Kiadványszerkesztés Terjesztés

11 A feladatterv részei Meghívás Meghirdetés
Infók nyilvánosságra hozatala (net, sajtó, plakát, DM) Előzetes sajtóanyag Sajtó tájékoztatása Megjelenések figyelése, archiválása Meghívás Adatbázisok Borítékolás kellékei Meghívó, jellap. Felkérések Kiküldés megszervezése

12 A feladatterv részei Regisztráció Jelentkezések feldolgozása
Jelentkezések alapján szállás, étkezés, szállítás stb. konkretizálása Visszaigazolások kiküldése Számlázás előkészítése Előadói igények felmérése Előadók sorrendjének meghatározása Fogadócsomagok összeállítása Étkezési stb. egyéb jegyek elkészítése Helyszíni regisztráció

13 A feladatterv részei Lebonyolítás Forgatókönyv
Időterv, esemény-feladatterv Háttéranyag a levezetőknek Berendezés, kellékek Technika biztosítása Műsor, műsorközlő Tolmács Ültetés Biztonság Gondnokság Ajándékok Szállítás

14 A feladatterv részei Zárás Rendezvényt követő teljes elpakolás
Takarítás megszervezése Pénzügyi zárás Köszönőlevelek Beszámolók Anyagok archiválása Az eredményesség mérése

15 Gyakorlati tapasztalatok
Mit? Mikor? Hogyan? ….. Szakmai nap Konferencia Partnertalálkozó Hallgatói rendezvények

16 Köszönöm a figyelmet!