A pénzintézeti munka hatékonyságát növelő rendszerek DMS Labor Fórum 2005. május 26. Fodor Zoltán, Cardinal Számítástechnikai Kft.

Az előadások a következő témára: "A pénzintézeti munka hatékonyságát növelő rendszerek DMS Labor Fórum 2005. május 26. Fodor Zoltán, Cardinal Számítástechnikai Kft."— Előadás másolata:

1 A pénzintézeti munka hatékonyságát növelő rendszerek DMS Labor Fórum 2005. május 26. Fodor Zoltán, Cardinal Számítástechnikai Kft.

2 Hatékonyságnövelő informatikai rendszerek Bemutatkozás A banki dokumentumkezelés A banki dokumentumkezelés támogatása a Cardinal CRAFT rendszerével Személyes

3 Bemutatkozás Cardinal Kft, rendszerek

4 Bemutatkozás 1 Alapítás: 1992 (13 éves múlt a banki-pénzügyi informatikai rendszerek fejlesztésében) Az alapítás óta tiszta magyar tulajdonban áll A cég kizárólagos tevékenysége a szoftverfejlesztés Folyamatos, stabil növekedés (létszámban, területben - irodabővülés) Jól képzett munkatársak MSZ EN ISO 9001:2000 és BS7799-2:2002 minősítés (elsők között) Fodor Zoltán - értékesítés és marketing

5 Üzletágaink 1 Elektronikus banki szolgáltatások üzletág - piacvezető szerep (Elektronikus banki szolgáltatások: hagyományos electronic-*, Internet-*, WAP-, SMS-, telefon banking) A legnagyobbaktól a legkisebbekig: az OTP-től a takarékszövetkezetekig Electra, Spectra, PCBankár, KID (Keler Rt.) *piacvezető pozíció

6 Üzletágaink 2. Elektronikus dokumentumkezelés- és iratarchiválás üzletág Az üzletág jellemzője, hogy elsősorban a banki-pénzügyi szektornak szállítunk Fejlesztés alatt álló rendszerek: Földhitel- és Jelzálogbank Rt., ING Regionális Ügyvitel (de valamennyi rendszerben vannak fejlesztések) BondSystem, CouponSystem, CRAFT nevek alatt

7 Electra referenciák (electronic- és internet banking) OTP Bank Rt. ERSTE BANK Hungary Rt. Konzumbank Rt. (MKB) Magyar Külkereskedelmi Bank Rt. HVB BANK Hungary Rt. (és jogelődei: Creditanstalt, Bank-Austria, HypoVereinsbank Rt.) IC Bank Rt. Postabank Rt. (Erste) Kereskedelmi és Hitelbank Rt. Hanwha Bank Rt. Magyar Takarékszövetkezeti Bank Rt. Általános Értékforgalmi Bank Rt. Keler Rt. közel 70 takarékszövekezet Kivonatok digitális aláírása: Keler Rt.

8 CRAFT referenciáik (dokumentumkezelés) Dokumentumkezelés - Craft –ING Regionális Ügyviteli Központ –Baumgartner Autócentrum –Postabank - bizonylatfeldolgozás –ERSTE Bank - bizonylatfeldolgozás –Credit Suisse Life and Pensions Biztosító –Magyar Posta Rt. –Budapest Autófinanszírozási Rt. (BB/GE Csoport) –K&H Életbiztosító –Kereskedelmi és Hitelbank –ABN-AMRO Magyar Bank Rt. –Winterthur Pénztárszolgáltató –AB Aegon –Merkantil Bank Rt. (OTP Csoport) –Commerzbank Rt. –Magyar Államkincstár Rt. –ING Bank Rt. –PEK Elszámoló Központ Értéktári rendszer - BondSystem –Nemzetbiztonsági Hivatal (kárpótlási jegy feldolgozás, most fejlesztettük tovább) –Ceska Sporitelna –Budapest Értékpapír- és Befektetési Rt. –Budapest Bank –Citibank –KELER Rt. –Codex Rt. Értékpapírfeldolgozó rendszer - CouponSystem –Ceska Sporitelna

9 A bankok üzleti környezete A termékeket, bankokat egyre nehezebb megkülönböztetni Az ügyfelek egyre több (pénzintézet,) termék, szolgáltatás közül választhatnak A fogyasztók egyre kifinomultabbak döntéseikben A technológiák gyorsan fejlődnek, az üzleti környezeti változások gyorsulnak A jó ötleteket egyre gyorsabban másolja a piac - állandó megújulási nyomás van Egyre bonyolultabb viszonyok között kell helytállni, egyre több mindenre kell figyelni

10 A bankok üzleti környezete Ügyféllojalitás csökkenése Ügyfélismeret, ügyfélkapcsolat jelentőségének növekedése Párhuzamos kiszolgáló csatornák megléte, működtetése Kihelyezés (outsource) lehetősége megnőtt 24 órás szolgáltatások iránti igény Földrajzi határok jelentőségének csökkenése + Bankon belüli jó együttműködés jelentősége megnőtt

11 Üzletfejlesztés a magyar pénzintézeteknél Az előző részben felvetettekre válasz lehet: az üzletfejlesztés 5-6 éves múlt Magyarországon Néhány magyar bankban van már ilyen: –nem csak termékfejlesztés, nem csak szervezetfejlesztés, nem csak személyzetfejlesztés (CIB, MKB)

12 Támogatás a banki üzletfejlesztéshez Cardinal pénzintézeti rendszerei –Testre szabott, egyedi rendszereket kínálunk –A rendszerek saját fejlesztés eredményeként születnek meg - ez rugalmasságot eredményez –Nemzetközi szabványokat használunk a hosszú távú használhatóság és az Ügyfelek biztonsága miatt –Modulrendszerű a fejlesztés –Banki elvárásoknak megfelelő szintű biztonsági megoldások találhatóak meg benne

13 Electra electronic banking rendszer Valamennyi elektronikus csatorna kiszolgálására 70-80 ezer Ügyfél, 100-120 ezer felhasználó Cégek és magánszemélyek számára Kapcsolódás a dokumentumkezeléshez: PB internetes hitelkérelmek + elektronikus számla és fuvarlevél + e- kereskedelem

14 CRAFT dokumentumkezelő rendszer Elsősorban a banki-biztosítói- pénzügyi szektor alkalmazza Feladatai: –archiválás, archívum kialakítás, szerződésarchívum (és kapcsolódó dokumentumok) létrehozása –munkafolyamat támogatás –dokumentumfeldolgozás (átutalási bizonylat, karakterfelismeréssel)

15 Elektronikus banki dokumentumkezelés Háttér, területek

16 Elektronikus banki dokumentumkezelés Felmérés (IDC): –Dokumentumok előállítása és kezelése Árbevétel 5-15% Vezetői munka 45 % –Kérdések: Van-e a szervezetnek DM stratégiája? Vannak-e kimutatott DM költségek? –Pedig érdekes lehet: a bevezetés megalapozásánál az EDM rendszer célkitűzéseinek megfogalmazásánál Summázat: a szervezetek/bankok nem követik a DM költségeiket!

17 EDM ügyintézés támogatással Közelmúltbeli példa: a magyar autófinanszírozással foglalkozó cégek problémái A piac várható szűkülése miatt lépni kényszerülnek Egy lehetséges megoldás: EDM bevezetés Eredmények: közel egy óráról le lehet szorítani valamivel több, mint 20 percre az ügyfelekkel való foglalatosságot

18 Elektronikus dokumentumkezelés Az EDM egyfajta metszetben: informatikai rendszer Az (E)DM másfajta metszetben: szemlélet, gondolkodási mód - ahonnan csak egy lépés a knowledge management... EDM: minden bejövő, kimenő, belső papír- és digitális dokumentum regisztrálására, kezelésére, tárolására A periférális HW elemekkel együtt értendő (szkenner, a vonalkód technológia eszközei…) Esetleges kapcsolattal más informatikai alkalmazások felé

19 Tehát mi az EDM? Egyszerűsítve: –e-iktatás –e-archiválás –e-munkafolyamattámogatás –Illetve ezek kombinációi

20 Az EDM célja Papírok lehető legteljesebb kiszorítása - a „papírmentes iroda” megteremtése A meglevő folyamatok felmérése, átgondolása, javítása Várható első eredmények: –időnyereség (iktatás, visszakeresés) –költségmegtakarítás (tárolás, irodai hely felszabadulás, hatékonyabb folyamatok)

21 Az EDM alapfunkciói Nyújtson támogatást a munkához, munkafolyamatokhoz a következőkön keresztül: –adatok, képek bevitelének lehetősége –ezen adatok, képek biztonságos tárolásának megteremtése –jogosultsági rend, rendszer alapján a rendszerhez való hozzáférés biztosítása

22 EDM/DMS bevezetés Ha valaki okos – már az indulásnál gondol arra, hogy később valami kezdeni kell a papírjaival, illetve a digitális dokumenmtumaival Nem induláskori nyomós okok: –nem férünk el –másnak is van már (mindenki másnak van már!) –piaci nyomás (pl. lízingcégek példája) –általános költségcsökkentés, hatékonyságnövelés, helyfelszabadítás

23 Jó, jó - de mi is az az EDM? Az intézmények teljes tevékenységét átszövő technológia és eljárásrend Nem a már meglévő dokumentumokat kezeli EDM: dokumentumok létrehozásától a velük való munkán át, az iktatáson, a szkennelésen, archiválásig zajló átfogó folyamat, amely érinti a jogosultságok, biztonság, hitelesség, szervezeti hierarchiák leképzésének kérdéseit

24 EDM előnyei Biztonságosabb, gyorsabb, olcsóbb lehet Biztonság növekedése - mélyebb ismeret a szervezet folyamatairól Fejleszt(het)i az informatikai kultúrát A lehetőségek megfelelő értékeléséhez azonban bankon belül lépést kell tartani a fejlődéssel

25 Visszatartó tényezők Eddig is elvoltunk Emberi tényezők (egy adott típusú menedzsment lehet, hogy nem fogékony, nem érti, nehezen kimutathatóak előnyei) Több munkát jelenthet, több ember kellhet a bevezetés időszakában Kockázatos a projekt Félelem a szállító „eltűnésé”-től (szabványos megoldásokat kell választani

26 Tehát mit szeretnénk? Mindegy, hogy papír vagy digitális dokumentum: –Érkeztetni/iktatni –Digitalizálni (szkennelni) –Munkafolyamatokat támogatni –Más rendszerekben felhasználni –Tárolni (archiválni), gyorsan keresni és megtalálni –Hitelességet biztosítani

27 A papírokkal kapcsolatos gondok Többszörös másolatok (pl. céges okmányok a számlavezetésen és a hitelosztályon) Dokumentumok útja követhetetlen A folyamatoktól való eltérés nehezen kontrollálható Felelősök, határidők - hol tart, miért áll? Statisztikák nem nagyon vannak - de biztos nem állíthatók elő gyorsan

28 E-papírokkal kapcsolatos gondok Hitelesség Hozzáférés Visszakeresés Értesítés a beérkező dokumentumokról

29 Visszamenőlegesség Kell-e teljes archívum? Ha nem kerülnek fel a rendszer indulása előtti dokumentumok, hogy kell kezelni a régi dokumentumokat? Egyáltalán mi legyen az átállás dátuma? - ez triviálisnak tűnik, de azért majd meglátják...

30 A digitalizáció alapja Lehet a korábban működő folyamatok szerint bevezetni az EDM-et Érdemes lehet azonban átgondolni - elkészíteni vagy frissíteni, aktualizálni az Irattári Tervet és Iratkezelési Szabályzatot

31 Migráció - vagy sem? Lehetséges, hogy a szervezetnél 3-4-5- 10 különböző iktató rendszer működik, 50 osztályon Dönteni kell: –a régiek adatok maradnak a régi rendszerekben? –migrálni kell/lehet az új rendszerbe?

32 Példák az érintett üzleti és háttér területekre 1. A szervezet egészét érinti 2. Bizonyos részterületeket vagy részfolyamatokat érint

33 Szervezet egészének munka- támogatása Beérkező valamennyi dokumentum e- és papír regisztrálása (iktatás- érkeztetés) – segítség: elektronikus iktatókönyv, keresés-támogatás Szekenneléssel lehet szép nagy archívumot képezni (a munkafolyamatokból ki is maradhatnak ez esetben a dokumentumok) Dokumentum továbbítás támogatása – átadólisták készítése

34 Minőségirányítási rendszer Szoftver: a minőségirányítási rendszer bevezetésekor vagy kiegészítés/áttérés utólag Dokumentációk és tevékenységek: –Belső felülvizsgálatok –Vezetőségi átvizsgálás –Reklamációkezelés –Beszállítók, alvállalkozók értékelése –Minőségügyi dokumentumtár –Oktatáshoz kapcsolódó dokumentumok

35 Beszerzés támogatás 1 Igények gyűjtése Szállítók összegyűjtése, kiválasztása Megrendelés Raktárra vétel Egyedi kis vagy nagy összegű tételek beszerzésének kezelése A beszerzett eszközök és kapcsolódó dokumentumaik (javítás stb.) nyilvántartása

36 Beszerzés támogatás 2 Szállítók minősítése, értékelése A meglevő eszközök leltárazása, rovancsolása Üzembe helyezés, selejtezés nyilvántartása

37 Banki részfolyamatok támogatása Banki belföldi átutalási bizonylatok feldolgozása Magyarország legnagyobb ilyen típusú rendszerében Vegyes kiépítettség: –Központ-alközpont vagy fiók közvetlen a központra Bővítési tervek Napi több tízezer bizonylat

38 Hitelgondozás Kérelem, dosszié, kapcsolattartás az ügyféllel dokumentumok E-mail - ki kell nyomtanunk? NE! A dokumentumok csatolása a dossziéba A szerződési feltételek figyelemmel kísérése folyamatában keletkező dokumentumok Késedelmes hitelek kezelése Fedezettel kapcsolatos gondok – külső partner: biztosító, fedezetértékelők

39 Számviteli folyamatok – bejövő számlák Számlák, számla-igazolólapok – több jóváhagyóval Külön iktatás megszüntetése (számviteli iktatószám) Továbbszámlázandó tétel jelölése Kapcsolódó dokumentumokra, szerződésekre, megállapodásokra hivatkozás

40 Számviteli folyamatok – bejövő számlák 2 Téves, hibás számla visszaküldése Nagy összegü számlák külön kezelése Pénzügyi teljesítés Kontírozás (főkönyvi számlák jelölése)

41 Számviteli folyamatok – kimenő számlák Pénzforgalmi számlára Pénztárba Egyéb helyekre Bankszámlakivonatok, pénztárbizonylatok, kísérő levelek

42 Szabályozás Szabályozás – önállóan vagy szakterülettel közösen Hozzáférés biztosítása Hatályosság kezelése, érvénytelenítés, kapcsolódó szabályzatok, jogszabályok, rendeletek Köröztetés, jóváhagyás, felhasználás

43 Személyügyi tevékenység Személyügyi tevékenységek, dokumentumok (jelentős tárolási idő- igénnyel – 50-70 év) Munkafolyamat + archívum Személyügy támogatása: pl. éves értékelések – űrlap kitöltés, oda- visszaküldés, jóváhagyás, megbeszélés, aláírás, szkenneléssel akár papírt is Az összetartozó dokumentumok egy helyen

44 Munkafolyamat támogatás – bizonylat feldolgozás 1 Hatékonyságnövekedés a központosítás miatt, szervezettség növekedése OCR/ICR szintén hatékonyságot növel Hibaszűrések – négyszem-elv, jóváhagyás, másodjóváhagyás beillesztése, duplikátumellenőrzés Kivételkezelések – összeghatár, aláírás ellenőrzés Faxok becsatolási lehetősége

45 Munkafolyamat támogatás – bizonylat feldolgozás 2 Igény: Más banki rendszer tevékenységének megtámogatása – electronic banking ág befuttatása (jogcímezés lehetősége) Faxok, megerősítő levelek becsatolása (összetartozó dokumentumok egy helyre rendezése) Folyamatok áttekintése – átszervezése

46 Munkafolyamat támogatás kiegészítése – e-archiválás A szervezeten belül működő más workflow rendszer megtámogatására Más rendszer meghívja a szükséges dokumentumokat, a DM/archiváló rendszer megjeleníti azt

47 Tárolás - vagy menedzsment? Banki operatív irattár: a tetőszint egy helységébe behányva (kivonat keresgélés fél napig…) A dokumentumokat nem csak tárolni kell és meg kell felelni számos jogi szabályozásnak - tehát inkább menedzsment,mint tárolás!

48 Elválasztható-e a „papír” a digitális dokumentumtól? Költői a kérdés: elméletileg igen - gyakorlatilag (még) nem De egyre inkább ebbe az irányba halad De hogy mikor éri el...?

49 Igény a dokumentumkezelés teljes újjászervezésére Ha változtatást tervezünk (elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetés), érdemes a dokumentumkezelés egészét vizsgálni EDM alapja: a jelenlegi működés vizsgálata –jelenlegi dokumentumok, folyamatok, szabályzatok felülvizsgálata, interjúk, helyzetfelmérések egyeztetése, a jelenlegi helyzet elemzése, megvalósíthatósági tanulmány, vezetőségi döntéselőkészítés, majd a döntések meghozatala

50 A dokumentumtárolással kapcsolatos folyamat Papírhegy: –maradandó-selejtezendő dokumentumok Maradandó iratok: –rendezés, iratjegyzék készítése, dobozolás, irattárba betárolás Selejtezés: –iratok összekészítése, selejtezési jegyzőkönyv, megsemmisítés

51 Bértárolás Bedobozolás Iratok tételes átadás-átvétele Irattárba betárolás Irattári nyilvántartás létrehozása, hozzáférés biztosítása Visszakeresés, kikérés, kiszállítás...

52 Az üzleti területek igényei: jót, gyorsan, olcsón Milyen költségekkel számolhatunk egy DM átszervezési, EDM bevezetési folyamatban? Előkészítés Szabályozás, oktatás EDM bevezetés

53 Milyen költségekkel számolhatunk? Általában a szervezet mérete és az elvégzendő feladatok a kalkuláció kiindulópontjai Időt-pénzt-energiát nem szabad sajnálni az előkészítésre

54 Az előkészítés Helyzetfelmérés-elemzés –Ez lehetséges több ütemben - 3-16 hét –Költség/ellenérték: HUF 250 T – 3 M Terv elkészítése, koncepció kialakítása –4-12 hét –Költség/ellenérték: HUF 300 T – 4 M

55 A szabályozás, oktatás Szükséges dokumentációk aktualizálása, elkészítése –4-16 hét –HUF 250 T – 3 M Oktatás –A munkatársak számától és az oktatás típusától függően –HUF 30 T – 2 M

56 Vér,veríték,könnyek - EDM bevezetés 1 EDM – pár tízezer forinttól Rendszerár: HUF 250 T – 60/80 M (nettó) Hardverek!!! (A rendszernek lehet nagy „vas-igénye” - csak a szerverek: több M forint + az esetleg szükséges további gépcserék)

57 Vér,veríték,könnyek - EDM bevezetés 2 Adatbázikezelők és licencek ára Vonalkódolvasók … … és persze a kiválasztás költségeiről nem is szólva...

58 Működtetés Külső-belső rész Külső: support szerződés alapján a telepített rendszer 10-15-20 %-a (HUF 25 T- 10-12 M/év) (hardverek nélkül) Továbbfejlesztés: külön fejlesztési megállapodások alapján A kettő között: óradíj alapján (12-25 T/óra körül - tervezés, fejlesztés, tesztelés megbontás lehet)

59 A banki dokumentumkezelés támogatása A Cardinal CRAFT rendszere

60 A CRAFT dokumentumkezelő

61 A CRAFT Rendszer Keretrendszer, amelynek felhasználhatósága kiterjed: –előre definiált munkafolyamatok irányítása –szervezeten belüli dokumentummozgatás szervezése –fizikai (operatív és hosszútávú) irattárak kezelése (selejtezés és kölcsönzés is) –dokumentumok csoportmunkával történő előállítása –dokumentumarchívum kezelése –közösen használt dokumentumok előállítása, terítése –karakterfelismeréssel támogatott bizonylat-feldolgozás –általános feladatkezelés

62 A CRAFT rendszer általános jellemzői 1. Általános dokumentumkezelő keretrendszer Feladatkörök széles skálája Moduláris felépítés Saját fejlesztésű rendszer Saját karakterfelismerés Testreszabott rendszerek

63 A CRAFT rendszer általános jellemzői 2. Nincs extrém erőforrás igénye Saját speciális adatbáziskezelőt használ (nagy mennyiségű, ritkán változó adathoz) Más, ismert adatbáziskezelőkkel is működhet

64 Biztonsági megoldások a bankok elvárásai szerint Különleges megbízhatóság és üzembiztonság Titkosított adattárolás és adatkommunikáció Módosítás elleni védelem Széleskörű jogosultsági rendszer Dokumentum- és munkaállomás szintű naplózás

65 A Craft fejlesztésénél felhasznált szabványok SGML/XML (ISO 8879) TIFF G4 tömörítéssel RIJNDAEL (AES FIPS 197), DES, 3DES (FIS PUB 74) XML Signature (W3C Recommendation) XAdES (ETSI TS 101 903)

66 CRAFT felhasználási lehetőségek Iktatás-archiválás Dokumentummenedzsment Munkafolyamat támogatás Beszerzéstámogatás, számlaigazolási folyamat Bizonylat, űrlapfeldolgozás Minőségirányítási rendszer megtámogatása Pályázati rendszer megtámogatása Projekt adminisztrálás segítése

67 Dokumentumok elérhetősége A dokumentumok jogosultsági hierarchiákba vannak sorolva Hozzáférés: felhasználói, felhasználói csoportjogok alapján Jogosultságok lehetnek: lekérdezési, nyomtatási, módosítási, selejtezési, részleges hozzáférési, titkosított dokumentumokhoz hozzáférési...

68 Biztonsági megoldások Electronic banking: egyetlen bizonylat sem tűnhet el, vagy duplázódhat meg A CRAFT-ban is él ez az elv: –munkaállomás és dokokumentum szintű naplózás –titkosított állománytárolás és továbbítás –gördülő check-sum

69 A rendszer felépítése Kliens-szerver architektúra Szerverek több gépre is telepíthetőek A kliensek speciális vékonykliensek pénzügyi tranzakciókhoz (speciális SGML/XML browser) A módosításokat elég a szerverre telepíteni A feladatok funkcionális modulokon keresztül elérhetőek

70 A saját adatbáziskezelő Biztonságos kezelés és tárolás Gyors elérhetőség Nagy adatmennyiségre tervezve (10-100 millió adat) A képek és a képekről tárolt adat két külön adatbázisban foglal helyet

71 Frissítés Új verziók telepítése a szerverre Kliens munkaállomások automatikusan frissülnek Létezik alközpontos kiépítettség is - itt a programok adatok frissítése több lépcsőben történik

72 Jellemző support szolgáltatások Üzemeltetés támogatás –hotline telefonos ügyelet –helyszíni hibaelhárítás Követés –havi átalány ellenében: hibajavítás kisebb fejlesztések

73 Támogatás a rendszerhez Indulásnál helyszíni felügyelet Oktatás saját tematika alapján, gyakorlat-orientált módon: –felhasználóknak –rendszergazdáknak

74 Kapcsolódás egyéb rendszerekhez A belső kommunikáció XML alapú A külső interface-k a megrendelővel történő egyeztetések alapján Jelentős tapasztalat illesztések területén is –egyszerre több rendszerrel –különböző kommunikációs módokon is

75 Middle-ware környezet A Craft MQSeries-en és BEA Weblogic-on keresztül kommunikál, de más middleware- hez is készek és képesek vagyunk interface-t fejleszteni.

76 Vonalkód technológia Több helyen használjuk Szintén saját illesztésben

77 Karakterfelismerés a CRAFT-ban Saját fejlesztés OCR: értékpapír-sorszám, ép. minőség-ellenőrzés, átutalási megbízás, nyomtatott iktatószám, (rendszámfelismerés) ICR: átutalási megbízás, PEK postai összesítők

78 Bizonylatfeldolgozó rendszer

79 Országos (központ-alközpont) kiépítettség 50 szkenner (további fiókok csatlakoznak hamarosan) Teljesítmény: –20-30.000/40-50.000 dokumentum Csúcsnapon 200 feletti felhasználó A folyamat egy része bérfeldolgozásban távoli hozzáféréssel

80 A CRAFT által támogatott feladatok Iktatás, ügymenet-támogatás Irattár-kezelés támogatása (operatív és hosszútávú) Dokumentumok selejtezése, levéltári átadás

81 Főbb CRAFT modulok Ügyiratkezelés (iktatás- ügyintézés) Feladatkezelés Irattárkezelés Közös használatú dokumentumok Dosszié Archiválás Dokumentumtováb bítás Iratelhelyezés PKI modul Jogosultságkezelés Statisztika

82 Munkafolyamat támogató rendszer

83 Általános iktató, iratkezelő és archiváló rendszer A szervezet egészére kiterjed „Papírmentes iroda” koncepció megvalósítás 50.000 körüli ügyféldosszié Visszamenőleges feldolgozás Külső helyen, bérmunkban történő feldolgozás

84 Erőforrásigények 1. PC alap –Szerver igény:Legalább 1 Gb memória, legalább 2 GHz CPU, gyors, hibatűrő merevlemez (RAID), az adatbázis méretének megfelelő merevlemez kapacitással, legalább 800X600 felbontású, 16 bites színmélységű monitor, egér, szünetmentes táp, CD- olvasó. –Win NT, 2000, XP operációs rendszer

85 Erőforrásigények 2. Minimális elvárások számítógéppel szemben szkennelő munkaállomás esetén: –minimum 256 Mb memória, minimum 1 GHz CPU, legalább 800X600 felbontású, 16 bites színmélységű monitor, egér, SCSI kártya, a szkennerrel kompatibilis, Windows NT/2000/XP platform.

86 Erőforrásigények 3. Kliensprogramok: –Minimum 128 Mb memória, Pentium 800 MHz CPU, ajánlott minimum 800X600 felbontású, 16 bites színmélységű monitor használata, 32 bites (lehetőleg Windows NT/2000/XP) platform, egér.

87 Személyes Útravaló azoknak, akik még rendszerbevezetés előtt állnak

88 Hasznos lehet 1 Külső vagy belső tanácsadó/munkatárs teljes ráállítása az EDM bevezetésére –(egy évvel?) a rendszer kiválasztás előtt felvenni valakit, aki felméri a folyamatokat, dokumentum- mennyiségeket, stb. Különös figyelem a jogi vonatkozásokra (szerződéses feltételek, digitális aláírás...) Technológia – vagy hosszútávra szóljon, vagy olyan legyen amelyről könnyű váltani Legyen elég hosszú és többfordulós a szállító/rendszer kiválasztása

89 Hasznos lehet 2 Jelentős pénzintézeti, élő referenciás rendszert válasszunk Menet közben a lehető legkevesebbet változtassuk - lehetőleg sem az EDM rendszeren, sem a szervezeten –új osztály(ok), rendszerek bevezetése a félkész rendszerbe... Az elért eredményeket tegyük publikussá Az oktatásra helyezzünk nagy hangsúlyt - akár vizsgával is

90 Hasznos lehet 3 Ne a legolcsóbb megoldásra törekedjenek Ügyeljenek arra, hogy az ajánlatok közös nevezőre legyenek hozhatóak (eltérhet árstruktúra, mást értenek bele a műszaki tartalmi elvárásokba, stb.) A tesztelés legyen jól megtervezett, dokumentált - akár az indulásnál, akár a továbbfejlesztésnél

91 Információforrások a jövőre nézve dokumentumkezeles.lap.hu – Magyarország első és egyetlen összefoglaló, szakmai linkgyűjteménye („portál”-ja) DMS Labor – konferenciák, szakmai napok stb. www.dmslabor.hu

92 További szép napot! Kérdések - most…? Vagy később: –Fodor Zoltán telefon: 345 79 77 vagy 06/30/ 230 75 93 e-levél: fodor.zoltan@cardinal.hu