Király Ildikó, Horváth Tamás CompuTREND 2000 Kft A CT-EcoSTAT Rendszerrel kapcsolatos fejlesztési tervek és a működési modell javítását célzó intézkedések ismertetése, egyeztetése Szeretettel üdvözlünk mindenkit, az elkövetkező nagyjából 20 percben, a CT-EcoSTAT rendszer 2015-ös fejlesztési terveinket, illetve a szolgáltatásunk működési modelljének változtatásait szeretnének az Önök részére bemutatni. Király Ildikó, Horváth Tamás CompuTREND 2000 Kft

Pár statisztikai adat az évzárásról Az adatokat 2014.12.01 – 2015.04.30 között kérdeztük le. Átlagos bejelentésszám kórházanként 148 db Havi átlagos bejelentés kórházanként 29 db Átlagos válaszidő 7,45 munkaóra Mielőtt elkezdenénk, bemutatni, az előadásunk címeként is szolgáló fejlesztéseket, és változtatásokat, engedjék meg, hogy néhány statisztikai adatot mutassak Önöknek, a 2014-es év zárásával kapcsolatban. Az adatokat kifejezetten a zárási időszak vonatkozásában kérdeztük le, az egészségügyi intézményekre vonatkozóan. 2015.05.15. – EGVE

Bejelentések alakulása havonta területenként Ezen a dián azt szerettem volna bemutatni, hogy az egyes területek bejelentés számai hogyan alakultak a zárás hónapjaiban. Jól látszik, hogy az idő előrehaladásával folyamatosan csökkentek, a hozzánk érkező ügyfél kérdések. Májusban, a helyzet úgy látjuk, hogy a normális üzemben kezelhető szintre rendeződött. A grafikonból jól látszik, hogy a zárással kapcsolatban az új számvitel által legnagyobb mértékben érintett modulokban a főkönyv és kötáll modulokban érkeztek hozzánk észrevételek.

Bejelentés minősítések aránya Itt azt láthatják, hogy a számunkra elküldött bejelentések ügyfelek általi minősítése alapján hogyan alakultak a megoszlások, illetve, hogy a lezárt bejelentések kategorizálása alapján hogyan alakultak a megoszlások. Érdekes mindenképpen, a hibáknak az aránya. Úgy gondoljuk, hogy a lezáráskor kategorizált 9% hiba is nagyon sok, pláne, ha a 2013-as év 2%-os arányát nézzük Azonban fontos megállapítani, hogy a felhasználók érzése alapján lényegesen több bejelentés esik a hiba kategóriába, ami érthető, hiszen természetes emberi reakció, hogy ha valamivel megakad az ember, akkor az a szoftver hibája . A bejelentéseket elemezve, és egy nagy mintát végignézve, elmondható, hogy sajnos 2014-ben, és kiemelten az évzáráskor, sok esetben sajnos alapvető ismereti hiányai volta a felhasználóknak. Engedjenek meg nekem egy példát, hogy a felhasználók általi hiba minősítés megítélését szemléltessem. Az EGVE által kiküldött kérdőív 13. kérdése a következők szerint szól: Előfordult-e a nyitásnál, hogy hiába volt feltöltve az új számlatükör, akkor is a régin nyitotta meg a tételt? Ha előtte bemutatták az eredményt: Válaszadók 41%- igen, 58%-a nem. A kérdés alapján, azt gondolhatnánk, hogy 41%-ban a program rosszul működött. Azt vettük észre, hogy sokan a felhasználóink közül szintén így gondolták, és kifogásukat be is küldték számunkra hibabejelentésként. Sajnos azonban a folytonosság elve alapján már pedig a programnak a régi számlaszámokon kell megnyitnia, és csak utána vezethetünk át az új számlaszámokra. És a program pontosan így is működik, és ezt több előadáson is elmondtuk (pl Január 6.-án a GYEMSZI-vel együtt tartotton) illetve számos kifejezetten a GYEMSZI intézményei részére készített dokumentumban is leírtuk, amely dokumentumok nem csupán elérhetőek, az ügyfélkapunkon, de feladat prioritása miatt minden GYEMSZI felhasználónak e-mailben is kiküldtük Őket. Ha ne mutatták be az eredményt: A kérdés azt sugallja, hogy a program hibásan működik akkor, ha változott a számlatükör, amit a felhasználó átvezetett, de még is a régi számlaszámon nyitott a program. Azt vettük észre, hogy sokan a felhasználóink közül szintén így gondolták, és kifogásukat be is küldték számunkra hibabejelentésként. 2015.05.15. – EGVE

NAGYON nehéz záráson vagyunk túl! Még egy ilyen évzárást senki sem szeretne A problémák döntő többsége nem ismétlődhet meg 2015-ben Számos lépést teszünk a jövőbeni zárások gördülékenyebbé tétele érdekében Úgy gondolom, hogy sokan ebben a teremben gondolják úgy, hogy még egy ilyen évet, és még egy ilyen évzárást, nem szívesen élnének át. Biztosíthatom Önöket, hogy az én csapatom is így van ezzel, és azon leszünk, hogy minden módon elkerüljük az előző év nehézségeinek a megismétlődését. Szeretném itt kiemelni, amit már több előadásunk alkalmával elmondtunk, hogy a 2014-es számvitel megköveteli, a folyamatos, hónapról hónapra történő egyeztetést, ezért mindenkitől azt kérem, hogy már ma kezdjék meg az intézményükben az analitika, és főkönyv egyeztetését. Azon intézmények, melyek tavaly ősszel már elkezdtek egyeztetni, egyértelműen elmondható volt, hogy az évvégi zárás feladatát lényegesen könnyebben ugrották meg. 2015.05.15. – EGVE

Mit fogunk tenni I. Konzultáció, konzultáció, konzultáció Intézményre szabott személyes konzultációkat szervezünk partnereink részére Azt tapasztaltuk, hogy csoportos oktatások helyett személyre szabott konzultációkra van nagy igény Április közepe óta folyamatosan szervezünk konzultációkat partnereink részére Akinek igénye van konzultációra, kérjük, hogy jelezze számunkra, az ajanlat@computrend.hu címen Minden igényt be fogunk ütemezni Fokozott hangsúly kívánunk helyezni a telefonos kapcsolattartás további erősítésére Nézzük akkor, hogy milyen lépéseket tervezünk mi tenni az idei évben. Tavaly számos csoportos oktatást tartottunk, kisebb-nagyobb csoportokban Úgy látjuk, hogy nagyon nagy igénye van a felhasználóknak arra, hogy a személyes, az egyes intézményre szabott konzultációkat szervezzünk, ezért az elkövetkező időszakban minden intézmény számára lehetőséget szeretnénk kínálni, konzultációk igénybe vételére. Április közepe óta kollégáim folyamatosan járják az intézményeket, azonban eddig csak a „beeső” igényeket mertük teljesíteni, mert féltünk tőle, hogy ha meghirdetjük a konzultációkat, akkor annyi igény fog beérkezni hozzánk, amit nem tudunk teljesíteni. Úgy látjuk, hogy a zárás lecsengésével eljött annak az ideje, hogy proaktívan a kérdésben fellépjünk Mindenkit aki úgy érzi, hogy konzultációra lenne szükségük, arra bíztatnám, keressen meg minket Nem tudom azt ígérni, hogy minden igényt azonnal ki tudunk elégíteni, de a beérkező igényeket be fogjuk ütemezni A telefonos, szóbeli kapcsolattartást az elmúlt időszakban is igyekeztünk előtérbe helyzeni, a de közeljövőben erre még nagyobb hangsúlyt fogunk fektetni. Többen panaszkodtak a CallCenteres működésre, ennek a részlegnek a működésének a vizsgálatára hangrögzítés alapú minőségbiztosítást fogunk bevezetni. A tavaly nyáron alkalmazott technikát, miszerint tanácsadóink a bonyolultabb bejelentések esetén, nem írásos választ küldtek, hanem felhívták a felhasználót idén is vissza fogjuk vezetni. 2015.05.15. – EGVE

Mit fogunk tenni II. Kapcsolattartó rendszer kialakítása I. Minden egészségügyi intézmény részére kapcsolattartót fogunk kijelölni Célunk, hogy a bejelentő rendszeren keresztül történő kommunikációt áttereljük a személyes kommunikáció irányába A kapcsolattartót közvetlenül el tudják érni az intézmények Kérjük, hogy az intézmény részéről is legyen kijelölve egy kapcsolattartó személy Bevezetjük az úgynevezett kapcsolattartós rendszert Ennek a lényeges, hogy minden intézmény számára kijelölésre kerül egy CT oldali kapcsolattartó, akit könnyen el fognak tudni érni, az adott intézmény kijelölt kollégája. Ennek a célja, hogy legyen lehetőségünk szóban is megbeszélni bizonyos problémákat, ezáltal lényegesen csökkentsük az írásbeli bejelentéseket. Hangsúlyosan kérem, hogy az intézmény részéről is kerüljön kijelölésre egy kapcsolattartó, aki partnere tud lenni kollégánknak. Sajnos azt nem tudjuk biztosítani, hogy a kijelölt kapcsolattartót, az intézmény minden felhasználója direktbe tudja keresni.

Mit fogunk tenni III. Kapcsolattartó rendszer kialakítása II. Heti rendszerességgel, az intézmény elküldi, a problémáit, a kapcsolattartónak, aki azokat végignézi, és összegyűjti a válaszokat A kapcsolattartók nem érthetnek részleteiben minden területhez, azonban minden területhez tartozó problémának utána fognak járni 3 hónapos próba időszakot tervezünk, szükség esetén módosítjuk a működési modellt Jövő héten kijelölésre kerülnek a kapcsolattartók, és tájékoztatást fogunk küldeni az új működésről Hogyan is képzeljük a kapcsolattartós működést Minden héten az intézmény összegyűjti, a szóban megbeszélendő, tipikusan tanácsadás jellegű kérdéseit, amit egy megszabott napon eljuttat a kapcsolattartónak. A kapcsolattartó nem ismerheti a teljes rendszert, hiszen polihisztorok nálunk sincsenek (sajnos) Végig fogja azonban járni az összes kérdést, és vissza fog jelezni azokkal kapcsolatban 2015.05.15. – EGVE

Mit fogunk tenni IV. Együttműködés az EGVE-vel Javasoltuk az EGVE elnökség részére, hogy kerüljön kialakításra egy közös munkacsoport A munkacsoport elsődleges feladata, hogy segítsen az intézmények részére az új számvitel alkalmazásával kapcsolatos kérdésekben A munkacsoport tagjai kiemelt támogatást kapnak CompuTREND tanácsadóitól Két éttel ezelőtt javasoltuk az EGVE elnökségének, hogy kerüljön egy munkacsoport kijelölésre Ez az előadás is ezen megbeszélés alapján került megszervezésre, mint egy indító lökése az új működésnek A munkacsoport elsődleges feladata, hogy segítse az intézmények új számvitellel kapcsolatos kérdésekben legyenek azok program használatbeli kérdések, vagy szakmai kérdések CompuTREND kollégái kiemelt támogatást fognak nyújtani a kijelölt munkacsoport tagoknak 2015.05.15. – EGVE

Fejlesztések A 2014. évi munka és az évzárás tapasztalatai valamint a felhasználói észrevételek alapján számos fejlesztést specifikáltunk, amelyeket folyamatosan végezünk el. Felhasználói kényelmi funkciók bővítése Hibák kiküszöbölése Egyeztetések támogatása listákkal Egyezőség folyamatos fenntartása 2015.05.15. – EGVE

Jobbító fejlesztések Közel 100 db. fejlesztési feladat a teljes EcoSTAT rendszerben Számos kisebb kényelmi funkció Nagyobb fejlesztések - optimálisabb működés Több automatizmus Felhasználói hibázási lehetőség kiküszöbölése Rugalmasság vs. automatizmus kérdése 2015.05.15. – EGVE

Kötelezettségvállalás I. Kórházak esetén nehézséget jelent 2014-től Kötelezettségvállalás vagy keretgazdálkodás? Mit jelent az ütemezés? Rugalmas működés - hibázási lehetőség Beépített automatizmusok- könnyebb használhatóság, de a speciális keretgazdálkodási igények kizárása Kiemelt cél a főkönyv – kötváll. egyeztetés támogatása 2015.05.15. – EGVE

Tervezett fejlesztések I. Kötelezettségvállalás Beérkeztetés egységesítése, egyszerűsítése Készlet/tárgyi beszerzés és szolgáltatás - egy kötelezettségvállalásban kezelésének megoldása Nyitó és analitikai tétel egységes kezelése Szerződések módosításának egyszerűsítése Rendszerbe épített figyelések bővítése, egyszerűsítése 2015.05.15. – EGVE

Főkönyv – már elkészült fejlesztések Egységes számlatükröt és a többi központi törzs amint hozzájutottunk vagy a jogszabály megjelenés után 1-2 munkanapon belül bekerült a rendszerbe Törzscsere funkció – egységes ÁEEK számlatükör bevezetés megkönnyítésére Nyitás rendezés automatizmussal Kontírozás – több kényelmi funkció került beépítésre 2015.05.15. – EGVE

Tervezett fejlesztések II. Főkönyv Folyószámla - főkönyv egyeztetés Kötváll. – főkönyv egyeztetés Kötváll. havi feladás korrekciózás Naplók optimalizálása Sztornó számla automatikus kontírozása 2015.05.15. – EGVE

Tervezett fejlesztések III. Pénzügy Utalványlap kezelés egyszerűsítése, csoportos utalvány is Technikai bank dátum sorrendiség nélkül Főkönyvi lezárt időszak figyelése (számlaiktatás szigorítása) 2015.05.15. – EGVE

Tervezett fejlesztések IV. Tárgyi eszköz és készlet Ellenőrzések szigorítása analitikában (főkönyvi törzsek) Időbeli elhatárolás kezelése Kódkezelés egyszerűsítése Visszáru nyomon követés egyszerűsítés 2015.05.15. – EGVE

Király Ildikó, Horváth Tamás Köszönjük a figyelmet! Király Ildikó, Horváth Tamás CompuTREND 2000 Kft 2015.05.15. – EGVE