Projektmenedzsment = tudatos tervezés

Projekt „Egyedi, egyszer előforduló tevékenységek konkrétan meghatározott célok elérésére, adott határidők betartása mellett.” A szervezeti folyamatok integráns részei.

Projektek legfőbb jellemzői Újító szándékkal születik Specifikus cél elérése érdekében Feladatok és folyamatok egyedi kombinációi Fokozatos kidolgozás Specifikus teljesítménycélok Időkerete van, nem ismétlődik Költségvetés korlátozott, tervezhető, ütemezhető Tervezés, végrehajtás, ellenőrzés hármasa

Projektmenedzsment "A projektmenedzsment a projekt valamennyi szempont szerinti megtervezése, követése és ellenőrzése, és mindazok motiválása, akik részt vesznek a projekt céljainak az előre meghatározott időben, költségkereteken belül és megfelelő minőségben történő megvalósításában."[

Projektciklusok Helyzetelem-zés (problémák azonosítása) Identifikáció (szükségle-tek & célok) Kidolgozás és finanszíro-zás Megvalósítás(végrehajtás, monitoring) Projektzárás és értékelés

helyzetelemzés és identifikáció Tervezés: kidolgozás és finanszírozás Meghatározás: helyzetelemzés és identifikáció Tervezés: kidolgozás és finanszírozás Megvalósítás: végrehajtás és monitoring Projektzárás: értékelés Erőfeszítés szintje Helyzetelemzés; Szükségletek; Megalapozó eredmények; Specifikálás; Megvalósíthatóság; Csapatok felállítása Forrásterv Ütemterv; Költségvetés; Indikátorok; Célkitűzések; Kockázatok; Munkaerő- tervezés Szakmai és pénzügyi megvalósítás összehangolása; Jelentések; Indikátorkövetés; Szükséges változtatások; Minőségbiztosítás; Munkaerő biztosítása Eredmények vizsgálata; Fenntarthatósági terv; Erőforrások felszabadítása; Munkaerő visszahelyezése; Tudáskezelés; Marketingkommunikáció

Projektmenedzsment eszközök Logikai keretmátrix (logframe) módszer Projekt összefüggéseinek, erőforrásigényének egy logframe táblázatban történő áttekintése Összefoglalja a projekt kulcsfontosságú elemeit és a köztük lévő hierarchikus kapcsolatot Tartalmazza a folyamatos monitoringhoz szükséges indikátorokat és azok forrásait

Logframe módszer szakaszai Logikai keretmátrix (logframe) módszer szakaszai Elemzési szakasz Stakeholder-analízis (érdekeltek elemzése) Problémaelemzés Célok megfogalmazása Tervezési szakasz Logikai keretmátrix elkészítése Tevékenységek tervezése Költségvetés készítés

Stakeholder analízis mátrixszal (példa) Érdekeltek és főbb tulajdonságaik (érdekeltségüket +/- lehet jelölni) Érdekeik, hogyan hat rájuk a probléma Mennyire motiváltak a változásra és milyen befolyásosak Lehetőség a motiváció és az érdekeltség megváltoztatására Pl: családok Megélhetési nehézségekkel küzdenek… stb. Alacsony önbizalomszint…. Képzéssel fejleszthető Alternatív jövedelmi források feltárása….stb. Pl: szociális intézmények Vándorló családok terhelik a költségvetést…. stb. Szakmai kiégés a megbecsülés hiánya miatt… Nyitottak új motivációs eszközökre Anyagilag érdekeltek….stb. Pl: önkormányzatok Üresen álló ingatlanok hasznosítása problémás……..stb. Kockázat-vállalást minimalizálni akarják….stb. Új hasznosítási formák feltárása

SWOT-elemzés Szervezeti kapacitáselemzés eszköze ERŐSSÉGEK (Stenght) GYENGESÉGEK (Weaknesses) +/belső (támaszkodni kell rá) -/belső (lehet rajta változtatni) LEHETŐSÉGEK (Opportunities) VESZÉLYEK (Threats) +/külső (ki kell használni) -/külső (minimalizálni kell)

Problémaelemzés Problémafa módszerrel A problémák közötti ok-okozati viszonyok feltárására (ok alul, felette hatása) A beavatkozási pontok leolvashatóak róla

Célkitűzések meghatározása Célfa módszer A problémafa „fordítottja”, a problémákat megoldásokra cseréljük Célhierarchiát mutat be

Logframe a projektterv váza Projekt eszköz-cél struktúra Indikátorok Ellenőrzési eszközök (indikátorok forrása) Feltételezések, kockázatok Átfogó cél: amivel a projekt hozzájárul a program célkitűzéseihez Hatásindikátor Mivel mérjük az átfogó cél megvalósulását? Honnan és hogyan szerezzük be a szükséges információkat? Projektcél: a célcsoportot érintő előnyök (eredmények következménye!) Eredményind. Mivel mérjük a projektcél megvalósulását? Ha megvalósult, minek kell teljesülnie az átfogó célért? Eredmények: projekt kézzelfogható végtermékei Outputok Ha elértük, milyen külső feltételeknek kell teljesülnie a projektcélokhoz? Tevékenységek: eredmények érdekében végzendő feladatok Inputok Ha befejeződtek, milyen külső feltételeknek kell teljesülnie az eredményekért? Előfeltevések : opcionális

Indikátorok Olyan mutatók, melyeket objektíven le tudunk ellenőrizni.A lehető legkevesebb információból a A jó indikátor kritériumai („SMART”): Speciális (Specific): felesleges információt nem tartalmaz. Mérhető (Measurable):mennyisége, minősége, időtartalma számszerűsíthető formába önthető. Elérhető (Available):időben megszerezhető. Releváns (Relevant): adott célkitűzéshez kötődő információt hordoz. Időponthoz kötött (Timely):tudni kell, hogy mikori állapotot tükröz.

Projektek operatív tervezése GANTT-diagram segítségével A projekt ütemtervének elkészítésére alkalmas. Lépései: Tevékenységek felsorolása Feladatokra bontása Feladatok sorrendjének és összefüggéseinek feltárása Tevékenységek időtervezése Mérföldkövek kijelölése HR tervezés

HR-tervvel is ki lehet egészíteni. GANTT-diagramm Hiv.sz. Tevékeny-ségek Feladatok JAN FEB MAR ÁPR MÁJ JÚN JÚL AUG SZEP OKT NOV DEC 1.1 Tevékenység1 1.1.1 Feladat 1 1.1.2 Feladat 2 1.1.3 Feladat 3 1.2 Tevékenység2 1.2.1 1.2.2 1.3 Tevékenység3 1.4 Tevékenység4 Egy-egy lényegesebb szakasz lezárását tovább hangsúlyozhatjuk mérföldkővel! HR-tervvel is ki lehet egészíteni.

Projekt költségvetésének összeállítása Támaszkodva az elkészült ütemtervezéshez minden tevékenységhez, feladathoz reális költséget kell rendelni Jelezve a költség felmerülésének időpontját Az egyes költségnemeket tételesen el kell különíteni, majd összesíteni kell (excel) Pályázat esetében az összeállítás szabályait útmutató tartalmazza

Cash-flow (pénzáramlás) tervezés Finanszírozási terv összeállításának eszköze (táblázat: oszlopok időszakot jelölnek, a sorok a bevételt/kiadást+összesítő sor) Így követhetjük a tényleges pénzmozgást (valós kifizetések, amortizáció nélkül), meghatározhatjuk az egyes időszakok forrásigényét Tervezésekor szem előtt kell tartani a projekt stabil likviditását (beruházáskor, üzemeltetéskor egyaránt)

Megvalósíthatósági tanulmány A lehetséges projektalternatívák közötti választást segítő döntéstámogató eszköz Lépései: 0. Projektötlet kidolgozása Jelenlegi helyzet vizsgálata Szükséglet vizsgálata, amire a projekt reagál Alternatív megoldások elemzése Pénzügyi elemzés Gazdasági, társadalmi hatások elemzése A projekt fenntarthatóságának értékelése