Folyamat- és projekt-menedzsment (Process & Project Management)

Az előadások a következő témára: "Folyamat- és projekt-menedzsment (Process & Project Management)"— Előadás másolata:

1 Folyamat- és projekt-menedzsment (Process & Project Management)
(= tervezés álnéven?)

2 Projekt „Egyedi, egyszer előforduló tevékenységek konkrétan meghatározott célok elérésére, adott határidők és költségkeret betartása mellett.” A szervezeti folyamatok integráns részei.

3 Folyamatok a szervezetben
Szokásos üzleti folyamatok Projektek Rutinszerű & rendszeres feladatok Változás & bizonytalanság

4 Projektek legfőbb jellemzői
Feladatok és folyamatok egyedi kombinációi Szűk fókusz, specifikus teljesítménycélok Van kezdete és vége Költségvetés korlátozott A projekt vége jól meghatározott: Időkeret Cél elérése Bizonyított, hogy a cél nem érhető el Elkülönített erőforráskezelés Tervezhető (elkülönítetten) Fokozatos kidolgozás (tervezés folyamatos kibontása) Kockázatok

5 Projekt-hierarchia Stratégia
Program: egymással kapcsolatban álló projektek és a projekteken kívül álló (rész)feladatok olyan csoportjait, melyeket egymással koordinált módon menedzselnek szinergikus előnyök elérése céljából. A szinergia megjelenhet mind a projektek megvalósításában, mind az irányítás területén. Portfólió alatt projektekből, programokból és egyéb tevékenységekből álló olyan halmazokat értünk, melyeket valamilyen célból hasznos együtt kezelni. Az alprojektek a projektek olyan összetevői, melyek önmagukban is kezelhetők projektként. A nagyobb projektek alprojektjei gyakran további alprojektekre bonthatók. A fentieken kívül gyakran használt kategória az úgynevezett kulcsprojekt. A kulcsprojektek egyes programok kivételes fontosságú, húzóprojektjei, melyek meghatározzák a program összes többi elemét. Rendszerint a programok legnagyobb projektjei is egyben.

6 Projekt-menedzsment "A projektmenedzsment a projekt valamennyi szempont szerinti megtervezése, követése és ellenőrzése, és mindazok motiválása, akik részt vesznek a projekt céljainak az előre meghatározott időben, költségkereteken belül és megfelelő minőségben történő megvalósításában."[ Projekt-szerű menedzsment: a projektmenedzsment eszközeinek használata nem-projekt tevékenységekre ≠ Pályázat-menedzsment, de a pályázat elnyerése és a vállalások megvalósítása maga is egy speciális projekt.

7 A projekt-menedzser(Stevenson)
Felelős: Feladatok elvégzése Minőség Emberi erőforrások Határidők Kommunikáció Költségek

8 Egyéb szerepek a projektben
Projekt koordinátor: tárgyal a funkcionális vezetőkkel, jelent a projektmenedzsernek Projektmenedzsment-csapat (team) tag Projekt-bajnok: „erős ember” aki promotálja és támogatja a projektet Projektmunkatárs (projektmunkás): végrehajtja a feladatokat

9 A projektciklus Szükségletek meghatározása Célok kialakítása
Projekt-tervezés Projekt-megvalósítás, monitoring Projekt-zárás és -értékelés

10 Project life cycle

11 Erőforrások felszabadítása Munkaerő visszahelyezése Tudáskezelés
Meghatározás Tervezés Végrehajtás „Leszállítás” Erőfeszítés szintje Célok Specifikálás Megvalósíthatóság Feladatok Felelősségek Csapatok Időtervek Ktgvetés Források Kockázatok Munkaerő Jelentések Változtatások Minőség Vevők képzése Átadási dokumentumok Erőforrások felszabadítása Munkaerő visszahelyezése Tudáskezelés

12 A változtatás költsége
Meghatáro-zás Tervezés, előkészítés Megvalósítás Zárás Költségek Érintettek befolyása Válozásköltség Time

13 Projektmenedzsment eszközök

14 Probléma-fa Problémaelemző eszköz a problémák-részproblémák közti összefüggések bemutatására, a probléma felbontására hierarchikus Cellákban történő ábrázolás

15 Ugyanaz másképp…

16 Halszálka (Ishikawa) diagramm
Szintén az ok-okozati viszont mutatja be, főleg minőségmenedzsmentben használják.

17 Cél-fa A problémafa „párja”
Célhierarchiát mutat be, mely célok a probléma-fa problémáira reflektálnak

18 4. Feltevések, kockázatok
Logikai keretmátrix Előfeltevések 4. Tevékenység (input) 3. Output (eredmény) 2. Rövidtávú cél 1. Stratégiai cél 4. Feltevések, kockázatok 3. Ellenőrzési eszközök 2. Indikátorok 1. Célstruktúra

19 Feladatlebontási struktúra (WBS)
azonosítja a diszkrét feladatelemeket segít áttekinteni a projekt teljes feladatterjedelmét

20 GANTT-diagramm Egyfajta oszlopdiagramm ami bemutatja a projekt ütemezését, menetrendjét. Az egyes résztevékenységek kezdő és végpontjait, és ezáltal a nagyobb tevékenységekét is. Bemutathatja a részfeladatok közti összefüggéseket, függőségeket is. Alkalmas a projekt készültségi fokának illusztrálására is.

21 GANTT-diagramm (alap)
ID Tevékenység Felelős Időintervallumok (nap, hét, hó) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8 9 10. 11.

22 GANTT-diagramm 6. 5. 4. 3. 2. 1. Időintervallumok Tevékenységek

23 GANTT-diagramm (MS-Project)

24 GANTT-diagramm 6. 5. 4. 3. 2. 1. Időintervallumok Tevékenységek today

25 A hálódiagramm Hívják elsőbbségi (precedence) diagrammnak is
Tevékenység-élű (AOA) Tevékenység a csomópontokban (AON) Tevékenységek Események (állapotok)

26 A hálódiagramm Út Kritikus út: Kritikus tevékenységek Tartalékidő
Tevékenységek olyan sorozata, amely a kezdőponttól a végpontig tart Kritikus út: A leghosszabb út; meghatározza a projekt hosszát; nem feltétlenül egy ilyen van Kritikus tevékenységek A kritikus út tevékenységei Tartalékidő Ennyit csúszhat (időben) az adott út anélkül, hogy a projekt hossza nőne; a kritikus út és a kérdéses út hosszának különbsége

27 Tevékenység élű háló 1 2 3 4 5 6 AOA Order furniture Furniture setup
Locate facilities Order furniture Furniture setup Interview Hire and train Remodel Move in AOA

28 Tevékenység a csomópontokban háló
1 2 3 5 6 Locate facilities Order furniture Furniture setup Interview Remodel Move in 4 Hire and train 7 S AON

29 Lehetséges kapcsolódások
b c d Dummy tevékenység

30 Időtartam meghatározások
Determinisztikus Egy időtartam Sztochasztikus Időtartam-variációk

31 Determisztikus háló 1 2 3 4 5 6 6 hét Order furniture 3 hét
11 weeks 1 hét Locate facilities Order furniture Furniture setup Interview Hire and train Remodel Move in

32 Megoldás Kritikus út Út Időtartam (hét) Tartalék

33 Sztochasztikus modell
Optimista, Pesszimista, Legvalószínűbb (várható érték) változat

34 1-3-4 a 3-4-5 d 3-5-7 e 5-7-9 f 2-4-6 b 4-6-8 h 2-3-6 g 3-4-6 i 2-3-5
c Optimista Várható érték Pesszimista

35 Idő-költség átváltás: „Crushing - összerántás ”
A tevékenységek hosszának csökkentése Folyamata Egyszerre egy időegységgel (és általában 1 tevékenységet) Csak olyat, ami a kritikus úton van A legkisebb költséggel rövidíthetőt Több kritikus út esetén: a rövidítések összköltsége legyen minimális, és az összes kritikus utat rövidíteni kell

36 Minimális hossz (crash time) Egy napnyi rövidítés költsége
Feladat Tevékenység Tartam Közvetlen előzmény Minimális hossz (crash time) Egy napnyi rövidítés költsége a 6 - b 10 8 500 c 5 4 300 d 1 700 e 9 7 600 f 2 c, e 800 Indirekt ktg: 1000 / nap

37 Network diagram 6 10 c a 2 f 5 9 b e 4 d

38 megoldás?