JÓL SZERVEZETT (HATÉKONY) RENDEZVÉNYEK „Ha nem mutatom meg, amit csinálok, akkor az (majdnem) olyan, mintha nem is csinálnék semmit.”

FOGALMAK DISSZEMINÁCIÓ „A disszemináció a projektek eredményeinek terjesztése annak érdekében, hogy a projekt által kiváltott hatás és ezáltal a projekt megvalósítására fordított források hasznosulása a lehető legnagyobb lehessen. Magában foglalja mind a projektek során megszületett termékek (új képzések, tantervek, tananyagok, taneszközök stb.), mind a projektmegvalósítás tapasztalatainak (projektmenedzsment, együttműködés, módszertan stb.) átadását. A hazai szakirodalomban egyelőre nem született olyan magyar szakkifejezés, amely kellő pontossággal adná vissza a jelentését, így az angolból átvett szó látszik meggyökeresedni.” Idézet Tordai Péter korábbi előadásából

FOGALMAK RENDEZVÉNY A rendezvény fogalma a wikipédia szerint: „Előre meghatározott célból, adott helyen és időben tartott összejövetel, egységes és összehangolt szervezésben”

KULCSSZAVAK CSAPATMUNKA, TERVEZÉS, TUDATOSSÁG STRATÉGIA

MIKOR SZERVEZZÜNK RENDEZVÉNYT? Ne csak akkor, amikor kötelező  FONTOS: Ha valamit létrehoztunk, disszemináljuk! „Ha nem mutatom meg, amit csinálok, akkor az (majdnem) olyan, mintha nem is csinálnék semmit.”

MIKOR SZERVEZZÜNK RENDEZVÉNYT? Disszemináljunk rendezvény formájában, ha:  Meg tudjuk tölteni a programot valódi szakmai tartalommal  Ha az eredményeink bemutatását valamilyen egyedi, látványos kontextusba tudjuk helyezni Ha fontos a személyes kapcsolat, a kontaktokkal való személyes találkozás Ha személyes kötődést szeretnénk kialakítani

MIKOR SZERVEZZÜNK RENDEZVÉNYT? Büdzsé, vagy kapacitás hiánya: kapcsolódó rendezvények, programok

MIKOR LEHET HATÉKONY EGY RENDEZVÉNY?  

MIKOR LEHET HATÉKONY EGY RENDEZVÉNY?   Résztvevőként: Hasznos, érdekes, és aktuális információk, amik csak itt elérhetők Nekem szól / célzott Kapcsolatépítés  Pozitív élmények

MIKOR LEHET HATÉKONY EGY RENDEZVÉNY?  Szervezőként: Sok résztvevő jön el Ők jól érzik magukat (a program végéig maradnak) Pozitív visszajelzések

MIRE / MIÉRT JÓ EGY HATÉKONY RENDEZVÉNY? Disszemináció  Pr, image, kapcsolatok Üzenet, kommunikációs célok elérése Nemzetközi rendezvények: ország, kultúra bemutatása

MIT BUKHATUNK EGY ROSSZ RENDEZVÉNNYEL? Nem érvényesülnek a kitűzött célok, és a várt eredmények Hitelesség A jó hír / image Felesleges idő, energia és pénzkidobás Rosszkedvű és ideges résztvevők

MIVEL NÖVELHETJÜK EGY RENDEZVÉNY HATÉKONYSÁGÁT? Látványos programok Interaktív elemek Új munkamódszerek használata a frontális előadás mellett (vagy helyett) Célcsoport orientált program és kommunikáció Fókuszban a szakmaiság, az üzenet AZ IGAZI HATÉKONYSÁG RITKÁN SZÁMSZERŰSÍTHETŐ, DE SOKSZOR ÉRZŐDIK A HATÁSA MÁS TERÜLETEKEN!

MIVEL NÖVELHETJÜK EGY RENDEZVÉNY HATÉKONYSÁGÁT? Meghívó: gondoljuk tovább! A témában érintett intézmények, helyi szervezetek és szakértők, esetleg hírességek, VIP vendégek Sajtó

FOLYAMATOK TERVEZÉS SZERVEZÉS ELŐKÉSZÍTÉS LEBONYOLÍTÁS UTÓMUNKÁLATOK – DISSZEMINÁCIÓ!

TERVEZÉS – ELSŐ FÁZIS Célcsoportok (elsődleges, másodlagos) Célok Üzenetek ÉS: Büdzsé, kapacitás !

TERVEZÉS - MÁSODIK FÁZIS Program, létszám, kellékek Stílus, forma, hangvétel – helyszín? Időzítés Költségterv Ütemezés Ütemezés!

SZERVEZÉS – ELSŐ FÁZIS Az ideális helyszín Könnyen megközelíthető Jó ár / érték arány Igazodik a rendezvény stílusához A folyamat: ajánlatkérések - ajánlatok összehasonlítása, kiértékelése, döntés, szerződéskötés A program véglegesítése Célok, a szakmai program, előadók és egyéb szereplők, extrák

A CÍMVÁLASZTÁS A jó cím: Frappáns, rövid (alcím) Figyelemfelkeltő Utal a szakmai tartalomra Miért fontos a jó cím?

SZERVEZÉS – MÁSODIK FÁZIS Meghirdetés, meghívók kiküldése Jelentkezések kezelése Előzetes forgatókönyv: kellékek, feladatok, felelősök Folyamatos egyeztetés minden érintettel

A MEGHÍVÓ A meghívó feladata Figyelemfelkeltés, érdeklődéskeltés A jó meghívó: Tömör, lényegre törő Figyelemfelkeltő / vonzó, egyedi Célzott Miért fontos a jó meghívó?

A RÉSZLETES MEGHÍVÓ TARTALMI ELEMEI Technikai információk Dátum Helyszín Megközelítés (autó, tömegközl., bicikli, parkolás, stb) Érkezés, helyszíni regisztráció (tól-ig) A részvétel feltételei (díja, ha van, regisztráció, visszaigazolást kapnak-e?) A jelentkezés módja, határideje, a kiválasztás módja, szabálya Speciális információk Akadálymenteség Étkezés: van/nincs? Egyéb: dohányzás, fenntarthatóság, elvárt öltözék Jogi részek Kép, és videó felvételek Pedagógus kreditek

A MEGHÍVÓ TERJESZTÉSE/ MEGHIRDETÉS A kiküldés időzítése: 4-6 héttel a rendezvény előtt (elektronikus küldés, 1 napos, nem nemzetközi rendezvény) A kiküldés módja, csatornái: Célcsoportok szerint változzon! Ingyenes: saját és partnerek hírlevelei, honlapjai, saját adatbázisok, előző rendezvények, közösségi média, stb… Fizetős: ha a célcsoport indokolja, ha kevés az időnk, ha van rá pénzünk… Online: leggyakoribb, kivéve bizonyos célcsoportok Offline: posta (költségek, idő) – ma már ritkább Pontos címlisták, adatbázisok!

Személyiségi jogok, adatvédelem REGISZTRÁCIÓ Regisztráció, jelentkezések kezelése és feldolgozása: folyamatos feladat Szakmai információk A programmal kapcsolatos kérdések Technikai információk Személyiségi jogok, adatvédelem Formátum

ELŐKÉSZÍTÉS Részletes forgatókönyv Emlékeztetők Szóróanyagok, információs anyagok Előadások Fenntarthatóság!

LEBONYOLÍTÁS Aznapi előkészítés Forgatókönyv Problémamegoldás Gördülékeny rendezvény Csapatmunka!

DISSZEMINÁCIÓ (amikor disszemináljuk a disszeminációt :D) UTÓMUNKÁLATOK DISSZEMINÁCIÓ (amikor disszemináljuk a disszeminációt :D) Az utómunkálatok (disszemináció) fontossága és előnyei A rendezvény értékelése & tanulságok Meglévő információk, anyagok felhasználása Pénzügyi elszámolás, lezárás

NEMZETKÖZI RENDEZVÉNYEK Hosszabb folyamatok – ütemezés Költségterv – tartalék A saját céljaink + az ország bemutatása Protokoll fontossága

JÓTANÁCSOK EGY CSOKORBAN Ne zsúfoljuk túl a programot! 1-1 blokk hossza ne haladja meg a 1.5-2 órát! Aznap: figyeljünk, hogy elkerüljük a nagyobb csúszásokat a programban! Mindennek legyen felelőse és legyen egy „főnök” is! Legyen egy technikus, vagy egy ahhoz értő felelős is! Ha fontos a technikai háttér, legyen egy mentő telefonszám (pl. bérlés) a telefonunkban! Mindig járjunk fejben egy programponttal előrébb, mint ahol éppen tart a program! Amiből lehet, legyen nálunk tartalék (elem, előadások, pendrive…) Amit lehet, készítsünk elő előző nap! Legyen nálunk S.O.S. doboz: tollakkal, filcekkel, ragasztóval, papírral, stb.

JÓTANÁCSOK EGY CSOKORBAN Legyen nálunk egy mobil, az összes szereplő, előadó, fontos vendég mobilszámával! Előző nap ellenőrizzük a kellékeket, hogy minden megvan-e, fussuk át a forgatókönyvet, programot, beszéljük át közösen is a többi szervezővel Fektessünk nagy hangsúlyt az előadók előzetes felkészítésére, kössünk velük szerződést (feladatok, határidők, jogi rész!) Előző nap próbáljuk ki az előadásokat, filmeket, lehetőleg azon a gépen, amiről menni fog! Ne pánikoljunk,ha valami nem a tervek szerint alakul, mindig van megoldás és mindig jobb megoldást találunk „hideg fejjel” Legyen velünk a jószerencse 

Karnuts-Takács Zsuzsanna NAGYON SZÉPEN KÖSZÖNÖM A FIGYELMET! Karnuts-Takács Zsuzsanna Rendezvényszervező  - kommunikáció, pr   Tempus Közalapítvány T: 237 1300/127 zsuzsanna.takacs@tpf.hu

Jó példák: videók, képek Dokumentumok Feladatok, tapasztalatok, beszélgetés