A Levéltári Szabványügyi Bizottság feladatai és célkitűzései Sipos András Budapest Főváros Levéltára MLE Vándorgyűlése, Balatonfüred Informatikai Szekció június 21.

A Levéltári Szabványügyi Bizottság - A Levéltári Kollégium december 16-id döntése hozta létre - Feladatai: 1)a nemzetközi levéltári szabványok folyamatos figyelemmel kísérése, 2) az új nemzetközi levéltári szabványok tervezeteinek véleményezése, 3) a nemzetközi levéltári szabványok szakmai fordítása, illetve a fordítások lektorálása, 4) a nemzetközi levéltári szabványok magyarországi adaptációinak kidolgozása, 5) a magyarországi levéltári segédletek szabványosításának előkészítése.

A szabványosítás logikája A különböző levéltári leíró rendszerek közös jellemzője, hogy a leírási egységekről többszintű leírás keretében összefüggésükben, egy „információs csomagban” tartalmazzák az alábbi információ típusokat: azonosító adatok őrzőhely (repository) kontextus információk (iratképző neve, szervezete, története, funkciói) tartalom (iratanyag szerkezete, tartalmi jellemzői, benne lévő adatok) kapcsolatok (eredeti, másolat, kapcsolódó leírási egységek stb.) kapcsolódó digitális objektumok ellenőrző adatok (a leírás létrejötte, karbantartása, hitelessége) Az ISAD/G ezeket képezte le egy adott struktúrában (segédlet), majd az ISAAR/CPF. ISDF, ISDIAH megalkotásával lehetővé vált, hogy bizonyos információ típusokat önálló leírásba emeljenek ki, melyek összekapcsolását a komplex leíró rendszer biztosítja.

Nemzetközi levéltári szabványok Adattípus Leírási szabvány (ICA) Adatcsere formátum Levéltári egységek, iratok leírása ISAD/G (1994, 2. kiadás 2000) EAD (Encoded Archival Description) Iratképzők (szervezetek/testületek, személyek, családok) ISAAR/CPF (1996, 2. kiadás 2004) EAC-CPF (Encoded Archival Context) Funkciók (levéltári anyagot képző vagy őrző szervezetek/testületek funkciói) ISDF(2007) Levéltári anyagokat kezelő intézmények ISDIAH(2008) EAG (Encoded Archival Guide)

Alkalmazások APEnet – Archives Portal Europe ( első fázis 17 ország nemzeti levéltárának közreműködésével ) Szabványok alkalmazása: Home About APEnet Standards APEnet - APEnet EAD Mapping towards and normalisation in APEnet EAD– Best Practice Guide - APEnet EAG - adatcsere programok kifejlesztése

Szabványügyi Bizottság munkaterve Fő célkitűzés a hatékony adatcseréhez szükséges szabványosítási feltételek megteremtése rövid időn belül. 1.Levéltári leírások adatszerkezetének és adattartalmának szabványosítása 2.Levéltári segédletek rendszerének felülvizsgálata és javaslat az új információs környezethez való adaptációra 3.Az elfogadott leírási szabványoknak megfelelő adatcsere formátumok kifejlesztése Vitakérdések Szabvány és implementáció kapcsolata, egymásra hatása Eddigi gyakorlat és szabványosítási kísérletek figyelembe vétele

Levéltári leírások adatszerkezetének és adattartalmának szabványosítása Levéltári leírás magyar szabványának (ISAD/G adaptáció) előkészítése - Irattípus leírási szabványok előkészítése azokról az irattípusokról, melyeket a levéltárakban jelenleg folyó tömeges adatbázis-építés és digitalizálás elsősorban érint: egyházi és állami anyakönyvek, testületi jegyzőkönyvek építészeti tervek térképek iskolai anyakönyvek, felsőoktatási hallgatói nyilvántartások Fond- és állag elnevezési szabvány előkészítése - Irattípus szabványok (oklevelek, fotók) - Hazai levéltárak szabványosított ISDIAH-leírása

Levéltári leírás magyar szabványa - Leírási elemek körének és struktúrájának teljes körű meghatározása Leírási szintek és az egyes szinteken kötelező leírási elemek (fond feletti szintek kérdése) - Adatok, adatelemek szabványosítása meghatározott körben Jelzet Cím (Fond- és állag elnevezés szabványa) Időkör Leírás szintje Személynevek Földrajzi nevek Dátumok Vallás - Vitakérdés: kontextusra vonatkozó leírási elemek elhelyezése, ISAAR/CPF-el való kapcsolat „Az adatcsoporthoz tartozó egyes információk – például az iratképzők neve, szervtörténet/életrajz – kapcsolódó azonosító leírásokba kerülhetnek.”

Irattípus szabványok Leírási elemek teljes körű szabványosításra, ugyanakkor nem ír elő kötött adatszerkezetet, az egyes leírási elemek a forrás adottságai és a leírás célja szerint több adatmezőre bonthatók, elnevezésük is változtatható. Az leírás módjára nézve minden leírási elemnél irányelveket ad, melyek szemléltetik a szabvány alkalmazásának módját és lehetőségeit, de nem tekinthetők kitöltési útmutatóknak. Pl egyházi és állami anyakönyvek A)Anyakönyvi kötetek leírása Azonosító adatelemek – Levéltár/őrzőhely, jelzet, cím, típus Megjegyzés adatelemek – Megjegyzés, Nyelv Kapcsolat adatelem B)Anyakönyvi bejegyzés leírása Bejegyzés azonosító adatelemei – Anyakönyvi esemény, Dátuma, Bejegyzés azonosítója Bejegyzés személyi adatelemei – Résztvevő státusza, Név, Nem, Életkor, Születés ideje, Születés helye, Státus/foglalkozás, Lakhely, Vallás, Családi állapot etc. Bejegyzés idő adatelemei – pl. kihirdetés, temetés stb. Bejegyzés hely adatelemei Megjegyzés adatelemek Kapcsolat

Levéltári segédletek rendszerének felülvizsgálata és javaslat az új információs környezethez való adaptációra – munkaanyag és szabályozási javaslat 1. Levéltári segédletkészítés – levéltári leírás „hagyományos” és digitális környezetben - fogalomrendszer tisztázása; - szabványosítás történetének és eredményeinek áttekintése; - szabványosított leírás nemzetközi gyakorlatának áttekintése; - hazai szabályozás áttekintése és értékelése; - hazai gyakorlat áttekintése és értékelése; 2. A jelenleg általánosan alkalmazott hazai segédlettípusok elemzése és értékelése a nemzetközi szabványok és gyakorlat, valamint a digitális környezet új követelményeinek szempontjából. 3. Javaslat a levéltári leírás újraszabályozásának elveire.

További lépések - Levéltári törzsegységek elnevezési szabványa - EAD és EAC-CPF elemkönyvtárak kommentált fordítása (?) és példatára - A szabványok elfogadása után a megfelelő EAD export formátumok kialakítása - A szabványok alkalmazásának folyamatos nyomon követése, az implementációk tapasztalatainak vizsgálata, a szabványok folyamatos finomítása, „szabvány- életciklus-menedzsment” (Sz. Z.)