Az elemzés és tervezés módszertana Tervezési szakasz módszerei

Tervezés - Tevékenységfa A projekt folyamatainak hierarchikus szerkezetét ábrázolja WBS struktúrának is nevezhető WBS = Work Breakdown Structure, azaz tevékyenségstuktúra Megmutatja a teljes feladat egyes tevékenységeit és azok altevékenységeit…

Tervezés - Tevékenységfa Tevékenység (pl.: új irodaépület berendezése) Helyzetfelmérés Tervezés Beszerzés Kivitelezés Munkatársak igényei Látványterv Bútorok Implementálás Funkcionális megfelelés Terv-dokumentáció IT eszközök Átadás Egyéb eszközök

Tervezés – Logikai Keretmátrix (LKM) A PCM-ben a projekttervezéshez- és irányításhoz használt alapeszköz a Logikai Keret Módszertan (Logical Framework Approach), vagy Logikai Keretmátrix (LKM) hatékony eszköz az érdekcsoportok számára, hogy azonosítsák és elemezzék a problémákat meghatározzák azon célokat és tevékenységeket, melyek a problémák megoldásához szükségesek a tervezők tesztelhetik a javasolt projektterveket ez alapján készítik a cselekvési terveket, és alakítják ki a monitoring és az értékelési rendszert.

Tervezés –LKM (folyt.) Két szakaszból áll: Elemzési szakasz Tervezési szakasz a végrehajtás és az elemzés során is használható alapja a projekttervezésnek és a monitoring rendszer kialakításához, és keretet ad az értékeléshez a folyamat során elkészülő mátrix az LKM fő outputja segít a logikai összefüggések jobb áttekintésében a projekttervezés és -költségvetés struktúrájának és céljának meghatározásához kell használni, de nem szabad rugalmatlanul és akadályként kezelni

LKM tulajdonságai Összehozza az érdekcsoportokat az elemzési szakaszban a célok, problémák és stratégiák megvitatására ösztönöz az elvárások átgondolására és azok megvalósításának módjára A projekttervek belső logikájának ellenőrzésére szolgál A tervezők nem kerülhetik ki a kritikus feltételezések és kockázati tényezők azonosítását meghatározza a projekt monitoringjához és értékeléséhez szükséges mutatókat, indikátorokat és információs forrásokat ezeket összefoglalja egy dokumentumban

LKM tulajdonságai (folyt.) 4 oszlopot és 4 sort tartalmazó mátrix (legegyszerűbb formája) Függőlegesen: projekt tevékenységét, az okozati összefüggéseket, a fontos feltételezéseket, a projektmenedzser befolyásolási körén kívül eső bizonytalansági tényezőket határozza meg Vízszintesen: a projekt hatásainak és a projekt által felhasznált erőforrások méréséhez kapcsolódik, a főbb mérési mutatók és a mérések ellenőrzéséhez szükséges eszközök meghatározásával

LKM felépítése A projekt előkészítése és tervezési szakasza során keletkezett részeredmények egy mátrixban összesíthetőek, amely logikusan elrendezve mutatja meg a projekt legfontosabb aspektusait

Indikátorok (számszerüsítendő eredmények) LKM felépítése Projekt Indikátorok (számszerüsítendő eredmények) Indikátorok forrásai Feltételezések 1. 15. 16 2. 13. 14. 8. 3. 11. 12. 7. 4. 9 10. 6. 5.

LKM felépítése A mátrix első oszlopát beavatkozási, intervenciós irányvonalnak nevezik. megmutatja: a projekt milyen változást ér el annak közvetlen és tágabb célja összefüggésében Ha az elemzésnél készült célfa, annak elemeit át kell hozni az első oszlopba: Meghatározzuk a projekt átfogó céljait. Megfogalmazzuk, hogy miért fontos a projekt szélesebb körben és milyen hatásai vannak.

LKM felépítése A projekt közvetlen céljának meghatározása. Célszerű 1 ilyet választani, de 2-3-nál több nem legyen. A projekttervezés legkritikusabb lépése a cél világos meghatározásában rejlik Az eredmények a projekt tevékenységének (ráfordításainak, inputjainak) termékei, amelyek a projekt megvalósítása során létrejönnek.

LKM felépítése Az oszlop utolsó elemei azok a tevékenységek és eszközök, amelyek szükségesek az eredmények eléréséhez. Érdemes a tevékenységet sorszámmal ellátni, hogy azonosítani tudjuk a következő szinten meghatározandó eredményekkel összefüggésben

LKM felépítése A 4. oszlopban a projekttel kapcsolatos feltételezéseket gyűjtik össze A projekt nem képes önmagában teljesíteni a célfában meghatározott célokat. Vannak a projekt ellenőrzésén kívül eső tényezők, amelyek hatással lesznek a projekt végrehajtására és fenntarthatóságára Ezeket kell meghatározni és figyelembe venni a 4. oszlopban

LKM felépítése A feltételezések hatnak az első oszlopra (projekt) Ha az előfeltételek teljesülnek, akkor megkezdődnek a tevékenységek. Ha elvégeztük a tevékenységeket és a külső feltételek teljesülnek, akkor lesznek eredmények. Ha az eredmények feltételei is teljesülnek, akkor elértük a projekt célját. Ha a projektcél feltételei is adottak, akkor az átfogó célok is létrejöttek.

LKM felépítése Ezután a 2. oszlopban az objektíven igazolható mutatószámokat, indikátorokat tüntetjük fel Ez szükséges az ellenőrizhetőséghez, azaz a monitoring alapjául szolgál Azok a fizikai és nem fizikai ráfordítások és inputok kerülnek ide, amelyek szükségesek a tervezett tevékenység megvalósításához. (becsült értékek) Ezek a tevékenységek következményeit kell, hogy kifejezzék Egy célt több indikátorral is kifejezhetünk, ha ezek együttesen megfelelő információt nyújtanak a célok eléréséről, de kerülni kell a túl sok indikátort.

LKM felépítése A közvetlen cél teljesítését is mérheti többféle mutató. A mutatóknak jól kell tükröznie a kiinduláshoz képesti változást, és a jövőbeli állapotot is ki kell fejezniük. A projekt megvalósulásánál bizonyítják, hogy a tervezettnek megfelelő lett az eredmény. A tágabb célok indikátorai nem mindig mérőszámok, hanem meghatározások, amelyek kifejezik, hogy a projekt mely társadalmi célkitűzés megvalósulásához járult hozzá, milyen hatást ért el.

LKM felépítése A 3. oszlopban találhatóak az indikátorok ellenőrzésének információforrásai Azok a hiteles források, ahonnan megszerezhetőek az információk a célok elérésének bizonyítására. Ennek tartalmaznia kell: az információ formáját (jelentés, projektszámla, statisztika) a személyt, aki az információt szolgáltatja információ nyújtásának rendszeressége

LKM felépítése A külső forrásokat az elérhetőség, a relevancia és a megbízhatóság szempontjából is figyelembe kell venni. Ez költségekkel jár, így törekedni kell az információk egyszerű és megfelelő ráfordítású összegyűjtésére A 3. oszlop 4. sorában találhatóak a költségek. Ezek tervezése a tevékenységi lista elkészítése után történik.