Pénzügyi lebonyolítás és a Pályázó- tájékoztató felület KDOP-5.3.2 -2007- Utólagos akadálymentesítés (Egyenlő esélyű hozzáférés a közszolgáltatásokhoz) Pénzügyi lebonyolítás és a Pályázó- tájékoztató felület Kolontár Amelita VÁTI Kht. Székesfehérvári Területi Iroda

Pályázó-tájékoztató felület Tartalom Általános kérdések Jogszabályi és eljárásrendi háttér Kifizetési igénylések típusai Finanszírozási módok Köztartozás Elszámolási kérdések Elszámolható és nem elszámolható költségek Számlák, szerződések Benyújtandó dokumentumok Átalány alapú elszámolás Kifizetési kérelem Hasznos információk forrása Pályázó-tájékoztató felület Pályázó-tájékoztató felület használata Online számlakitöltő – Elszámolások menüpont 2

1.1. Jogszabályi és eljárásrendi háttér EU-s jogforrások Az Európai Parlament és a Tanács 1080/2006/EK rendelete A Tanács 1083/2006/EK rendelete A Bizottság 1828/2006/EK rendelete Hazai jogforrások 281/2006. Korm. rendelet 217/1998. Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről 16/2006. MeHVM-PM együttes rendelet 2000. évi C. törvény a számvitelről (Pályázati útmutató F6. Vonatkozó jogszabályok listája)‏ 3

1.2. Jogszabályi és eljárásrendi háttér Támogatási szerződés (valamint a Pályázati útmutató és a pályázatban benyújtott engedélyek, tervek, dokumentumok)‏ Tájékoztató pénzügyi lebonyolításról (www.vati.hu> ROP 2007-2013> Megvalósítás> Pénzügyek)‏ Egységes Működési Kézikönyv (imk.nfu.hu)

2.1. Kifizetési igénylések típusai Előleg előleg fizetési kérelem szerződéskötést követő 3 hónapon belül az előleg fizetésétől számított 6 hónapon belül időközi fizetési kérelem benyújtása kötelező, ellenkező esetben visszafizetés! a támogatás rendeltetésnek megfelelő felhasználása, ellenkező esetben visszafizetés! az előleg elszámolás bármikor megkezdhető, legkésőbb a projekt zárásakor kötelező 5

2.2. Kifizetési igénylések típusai Időközi kifizetési kérelem az előleg fizetésétől számított 6 hónapon belül kötelező a benyújtása (kiegyenlített számlák)‏ az igényelt összeg legalább a támogatási összeg 10%-a (és legalább 100.000 Ft)‏ formai és tartalmi ellenőrzés ⇨ egyszeri hiánypótlás (benyújtási határidő: legfeljebb 30 nap)‏ elutasított számla a következő kérelemmel benyújtható (legkésőbb a záró kifizetési kérelemmel)‏ 6

2.3. Kifizetési igénylések típusai Záró kifizetési kérelem még el nem számolt számlák KÖTELEZŐ MELLÉKLETE A ZPEJ előleg elszámolás (kiegyenlített számlákkal)‏ benyújtás: a megvalósítás határidejét követő 1 hónap, DE szállítói finanszírozás esetén a megvalósítás határidejét megelőző 60 naptári nap 7

3.1. Finanszírozási módok Utófinanszírozás előleg igénybevétele esetén csak utófinanszírozás lehetséges minden számla kiegyenlítését szükséges igazolni a kifizetési kérelem beérkezését követő 60 napon belül kerül a támogatás folyósításra (a hiánypótlás idejét nem beleértve)‏ a kifizetés a Támogatási szerződésben rögzített bankszámlaszámra, VAGY a támogatást megelőlegező hitelintézet bankszámlájára történhet (engedményezési szerződés alapján)‏

Szállítói finanszírozás 3.2. Finanszírozási módok Szállítói finanszírozás az önerő kiegyenlítését szükséges igazolni teljesítésigazolás a beérkezést követő 30 napon belül kerül a támogatás folyósításra (a hiánypótlás idejét nem beleértve)‏ nettó 1 millió forintot meghaladó bizonylatok esetén kifizetés közvetlenül a szállító részére előkészítési költségek és bérjellegű juttatások esetében nem alkalmazható (számla alapú projektmenedzsment költségek nettó 1 m Ft feletti számla esetében lehetséges)‏ Vegyes finanszírozás szállítói ÉS utófinanszírozás

4. Köztartozás Kedvezményezett Szállító a folyósítás feltétele a köztartozás-mentesség a pénzügyi teljesítés időpontjában (számla kiegyenlítésének dátuma)‏ Szállító várhatóan 2009. január 1-től közbeszerzési eljárással kiválasztott szállító esetében a pénzügyi teljesítés időpontjában nem lehet 15 napot meghaladó köztartozása Köztartozás esetén a kifizetés felfüggesztésre kerül! (adóigazolás)‏

5.1. Elszámolható költségek Általános feltételek a Pályázati útmutató szerint elszámolható (elszámolható és nem elszámolható költségek listája)‏ a pályázatban be van tervezve (költségvetés, elszámolható költségek részletezése)‏ a vonatkozó hatályos jogszabályoknak megfelelően (ÁFA, járulékok)‏ ténylegesen felmerült számlával, bizonylattal igazolható a Támogatási szerződés szerinti megvalósítási időszakban merült fel, de elszámolhatók még: a 2006. dec. 20. után és a pályázat befogadása előtt felmerült előkészítési költségek, és a befogadásról szóló értesítés kézhezvételét követő naptól kezdődően felmerült költségek is

5.2. Elszámolható költségek Általános feltételek közvetlenül kapcsolódik a projekthez nem haladja meg a szokásos piaci árat közbeszerzés (a teljes dokumentációt NEM kell benyújtani)‏ nettó 1 millió forint feletti beszerzéseknél/szolgáltatásoknál a piaci ár igazolása: három, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű, írásos, a megrendelés időpontjához képest 3 hónapnál nem régebbi ajánlat bérszint: KSH adatok kamarai díjszabás hozzáadott értéket képvisel nem valósulhat meg kettős finanszírozás

5.3. Elszámolható költségek Előkészítés költségei 2006. december 20. után, de a pályázat befogadása előtt felmerült költségek számolhatóak el (Pályázati útmutató szerint)‏ nem haladhatják meg a projekt összköltségének 5%-át a pályázat kidolgozáshoz igénybevett szakértői szolgáltatás (pályázatírás) azonban a menedzsment költségek között számolható el

5.4. Elszámolható költségek Projektmenedzsment költségek főállású polgármester projektmenedzseri feladatokat NEM láthat el (1990. évi LXV. törvény – Ötv.)‏ vezető megbízású köztisztviselő esetén csak - a munkaköri leírása alapján - illetményének arányos része vagy a projektre fordított túlórája számolható el (1992. évi XXIII. törvény – Ktv.)‏ a bérek a jogszabályok szerint fizetendő adókkal és járulékokkal együtt számolhatóak el a projektmenedzsment tevékenységek ellátására igénybe vett külső szolgáltatások költségét itt kell elszámolni nem haladhatják meg a projekt összes elszámolható költségének 4 %-át

5.5. Elszámolható költségek Útiköltség megvalósításhoz közvetlenül köthető utazási és napidíj költségek a jogszabályok szerinti járulékokkal számolhatóak el 2. osztályú tömegközlekedési eszközök igénybevétele tényleges benzinköltség vagy az APEH által közzétett elszámolható üzemanyag költség a megtett kilométerek alapján

5.6. Elszámolható költségek Szolgáltatások igénybevételének költségei külső, harmadik féltől megrendelt, a támogatott tevékenységhez közvetlenül kapcsolódó szolgáltatások igénybevétele nem haladhatják meg a projekt összes elszámolható költségének a 30 %-át a Pályázati útmutatóban felsorolt elszámolható költségek

5.7. Elszámolható költségek ÁFA elszámolható, ha nem jogosult levonni hatályos ÁFA törvény (2007. évi CXXVII. törvény) előírásai szerint Fordított adózás: A, utófinanszírozás –ÁFA levonásra jogosult (ÁFA nem minősül elszámolható költségnek), számla nettó értéke! (ÁFA bevallást nem szükséges csatolni) B, utófinanszírozás – ÁFA levonásra nem jogosult: nettó összeg kifizetésének igazolása+ÁFA kifizetésének alátámasztása (ÁFA összesítővel) C, szállítói – ÁFA levonásra jogosult D, szállítói – ÁFA levonásra nem jogosult: nettó összeg önerejének kifizetése + ÁFA teljes összegének kifizetése (ÁFA összesítő). Nettó összeg=szállítói, ÁFA=utófinanszírozás Számlán csak a nettó összeg szerepel! Alábbi hivatkozás: „A 2007. évi Áfa törvény 142.§ 1.bekezdés alapján a szolgáltatás fordított Áfa alapján adózik, a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője az adófizetésre kötelezett.”

Árfolyam kérdése folyósítás forintban Fordított adózás Árfolyam kérdése folyósítás forintban átszámítás a fizikai teljesítés napján érvényes MNB középárfolyamon

5.8. Nem elszámolható költségek Amelyek nem szerepelnek az elszámolható költségek között Különösen: Ingatlanvásárlás Ingatlan és eszközök lízingje, bérlése Járművek vásárlása Lakóépületek építése, felújítása, átalakítása, valamint a lakóépületek építéséhez kapcsolódó előkészítési munkák Természetbeni hozzájárulások Használt gépek, berendezési tárgyak, felszerelések beszerzési költségei Fogyasztási cikkek, fogyó eszközök és készletek beszerzése Posta és telekommunikációs költségek Visszaigényelhető vagy nem a végső kedvezményezettet terhelő adók Rezsi, közvetett költségek Bármilyen, 2006. december 20. előtt felmerült költség

Számlával szembeni követelmények 6.1. Számlák, szerződések Számlával szembeni követelmények ÁFA törvény előírásai szerint kiállított a Kedvezményezett nevére szól projektazonosító és „a … számú projekthez támogatás elszámolására benyújtásra került” felvezetése a számlára hitelesített, másolati példány (eredeti, első példányról)‏ teljesítés igazolása az eredeti számlán cégszerű aláírással összhang a kapcsolódó szerződéssel (teljesítés dátuma, tárgya, vállalkozói díj)‏ 100 000 Ft támogatási igény alatt elegendő a számlaösszesítő kifizetést igazoló dokumentumok hitelesített másolatának benyújtása külföldi számla esetén fő tartalmi elemekről a Kedvezményezett által hitelesített fordítás

Szerződéssel szembeni követelmények 6.2. Számlák, szerződések Szerződéssel szembeni követelmények hatályba lépése nem korábbi, mint a pályázat befogadásának dátuma (kivéve előkészítési költségek)‏ a tevékenység befejezése nem későbbi, mint a projektmegvalósítás dátuma pénzügyi ütemezés összhangja a részteljesítésekkel, részszámlákkal ha a tevékenység nem csak a projekthez kapcsolható, akkor megfelelő arányosítási módszertan szükséges! az esetleges módosítások is benyújtandók! szóbeli megállapodásról szóló nyilatkozat lehetősége

7.1. Benyújtandó dokumentumok Eredeti példány Támogatási szerződésben rögzített biztosítékok iratanyaga (új bankszámla nyitása esetén is)‏ kifizetési kérelem formanyomtatvány összesítő táblázatok (alátámasztó dokumentáció ellenőrzése a helyszínen)‏ Másolati példány „minden más” hitelesítés módja: eredetivel megegyező, aláírási joggal bíró képviselő által hitelesített másolat

7.2. Benyújtandó dokumentumok Igénybevett szolgáltatások számla vagy számlaösszesítő (a korábban leírt módon)‏ kifizetés igazolása piaci ár igazolása (nettó 1 m Ft felett) szerződés, megrendelő vagy nyilatkozat teljesítés igazolása (beszámoló projektmenedzsment esetében/köteles példány)‏

7.3. Benyújtandó dokumentumok Személyi jellegű költségek személyi jellegű költségek összesítő táblája kifizetés igazolása (nettó bér + minden munkáltatót terhelő és munkavállalótól levont járulék)‏ munkaszerződés/kinevezés/megbízási szerződés/célfeladat kiírás (első kifizetésnél és változás esetén)‏ munkaköri leírás munkáltató és munkavállaló által aláírva (első kifizetésnél és változás esetén)‏ munkaidő nyilvántartás – munkabér-arányos elszámolás esetén

7.4. Benyújtandó dokumentumok Egyéb személyi jellegű (utazási) költségek utazási és kiküldetési költségek összesítő táblája kifizetés igazolása Eszközbeszerzés számla vagy számlaösszesítő (a korábban leírt módon)‏ piaci ár igazolása szállítói szerződés/megrendelő/nyilatkozat/adás-vételi szerződés átadás-átvételi jegyzőkönyv (azonosító számmal, pl. gyári szám) – szoftverek esetében is! szállítólevél devizás számla esetében üzembe helyezési okmányok

7.5. Benyújtandó dokumentumok Építés, felújítás, bővítés számla kifizetés igazolása piaci ár igazolása kivitelezői szerződés (része a fizetési ütemezés!)‏ hatósági engedélyek teljesítés igazolása: 5 millió Ft támogatástartalom alatt vállalkozó nyilatkozata 5 millió Ft támogatástartalom felett műszaki ellenőri igazolás (akár az eredeti számlán is)‏ építési napló (engedélyköteles beruházásnál) vagy kivitelezői nyilatkozat (nem engedélyköteles beruházásnál) az első kifizetési kérelemhez

7.6. Benyújtandó dokumentumok Saját teljesítés saját teljesítés összesítő táblázat az összesítőben szereplő, számlák, bizonylatok, kimutatások hiteles másolata (a közvetlen önköltség alátámasztására)‏ Igazolás, hogy a saját teljesítésbe bevont eszköz a Kedvezményezett tulajdona nyilatkozat saját teljesítésről

8. Átalány alapú elszámolás Projektmenedzsment költségek esetében 10 millió Ft támogatási összeg alatt kötelező a Támogatási szerződésben rögzített projektmenedzsment költségekre vonatkozóan átalány alapú projektmenedzsment költségek fizetési kérelme, csak utófinanszírozással! a költségvetésben meghatározott menedzsment költségekre és időarányosan igényelhető számlák, bizonylatok ellenőrzése helyszíni ellenőrzés során (célszerű a fizikai elkülönítés is)‏ záró kifizetési kérelemben nyilatkozat a valós költségekről

9.1. Kifizetési kérelem Általános előírások megvalósítás során legalább egyszer kötelező online számlakitöltő használata, ÉS dokumentáció papír alapú benyújtása (beérkezés dátuma, hitelesség eltérés esetén)‏ cégszerű aláírás, regisztrált mérlegképes könyvelő általi ellenjegyzés támogatási/engedményezési/vállalkozási szerződésben rögzített bankszámlaszám nyilatkozatok hiánytalan kitöltése

9.2. Kifizetési kérelem Eljárásrendi lépések benyújtás: a megvalósítás határidejét követő 1 hónap, DE szállítói finanszírozás esetén a megvalósítás határidejét megelőző 60 naptári nap hiánypótlási felszólítás: beérkezéstől számított 30 (szállítói finanszírozás esetén 15) naptári nap egyszeri hiánypótlás lehetősége (30 naptári nap, DE szállítói finanszírozás esetében 15 naptári nap)‏ a határidő lejártát követő 8 nap után a hiánypótlással érintett rész elutasítása utófinanszírozás esetén a kifizetési kérelem beérkezését követő 60, szállítói finanszírozás esetén 30 naptári napon belül kerül a támogatás folyósításra (a hiánypótlás idejét nem beleértve)‏

10. Hasznos információk forrása www.vati.hu> ROP 2007-2013> Megvalósítás> Pénzügyek www.nfu.hu> Pályázatok> Hasznos információk pályázóknak> Elszámolási és nyomonkövetési nyomtatványok www.nfu.hu> Pályázó-tájékoztató (pirossal a Pályázatkereső térkép felett a kezdő oldal közepén) VAGY www.emir.nfu.hu/main

11.1. Pályázó-tájékoztató felület használata Elérhetőség www.nfu.hu> Pályázó-tájékoztató> ÚMFT pályázó Tájékoztató Bejelentkezés Alintézkedés kiválasztása: KDOP-5.3.2 Pályázat számának kiválasztása Jelszó: a regisztrációs levélben szerepel (jelszó visszaállítása az NFÜ honlapján található formanyomtatvány benyújtásával a VÁTI Kht. Székesfehérvári Területi Irodájára)‏

11.2. Pályázó-tájékoztató felület használata A bejelentkezés után Információ menüpontban található: a Felhasználói kézikönyv, a Jelszóigénylő formanyomtatvány, az Elszámolási formanyomtatványok, DE a benyújtandó dokumentumokat a számlakitöltő „Nyomtatás” funkciója segítségével kell létrehozni kifizetés igénylések létrehozása és beküldése az „Elszámolások” menüpont alatt „PEJ” menüpont alatt hozható létre az előrehaladási jelentés (kitöltési útmutató!)‏

12. Online számlakitöltő - Elszámolások menüpont

Elszámolási ütemek

Új számla rögzítése

Számla adatok kitöltése

Szállító keresés

Szállító keresés név alapján

Szállító – nincs találat

Szállító rögzítése

Szállító rögzítése sikeres

Számla adatok rögzítése

Számla adatok rögzítése

Számlához új tétel rögzítése

Tétel adatok kitöltése

Tétel adatok rögzítése

Új számla rögzítése

Fordított adózású számla

Fordított adózású számla

Fordított adózású számla – új tétel (csak nettó összeg!)‏

Fordított adózású számla – új számla (szállító=Kedvezményezett!)‏

Fordított adózású számla (nettó=0, csak ÁFA)‏

mint számla nem fog látszana, hanem az elszámolás nyitó oldalán, valamint a kifizetési kérelemben fog szerepelni.

Látszik az elszámolás (beküldés alatt)‏

Új számla (100 e Ft alatti számlák)‏

100 ezer Ft alatti számlák összesítője

100 ezer Ft alatti számlák összesítője

100 ezer Ft alatti számlák összesítője

100 ezer Ft alatti számlák összesítője

100 ezer Ft alatti számlák összesítője

Végleges mentés után EMIR-be kerül

Leggyakoribb hibák Nem használják az on-line számla kitöltőt Nem nyújtanak be piaci ár igazolására alátámasztó dokumentumot Záró kifizetési kérelemhez nem csatolnak záró Projekt Előrehaladási Jelentést (ZPEJ)‏ Teljesítés igazolás hiányzik Projekt menedzsment költség esetén hiányzik a beszámoló az elvégzett tevékenységről Szerződés vagy nyilatkozatot arról, hogy nem kötöttek szerződést

Köszönöm megtisztelő figyelmüket! 2008. október 15. Köszönöm megtisztelő figyelmüket! További kérdések esetén: Kolontár Amelita akolontar@vati.hu 22/511-836