Projektértékelés, projektmonitoring Lengyel Katalin programigazgató

Tartalomjegyzék Az értékelés, a monitoring és az ellenőrzés Az értékelés célja Az értékelés helye a projektciklusban Az értékelés típusai és funkciói A monitoring fogalma és funkciói A monitoring beszámolási rendszere

Monitoring, ellenőrzés, értékelés A monitoring folyamatos adatgyűjtésen alapszik, amely alapján a menedzsment vizsgálhatja a tevékenység előrehaladását a kitűzött célok viszonylatában. Az ellenőrzés a folyamatok, tevékenységek állandó felülvizsgálatát jelenti, célja a szabálytalanságok, csalások, visszaélések kiszűrése. Az értékelés a projekt egészének áttekintése, célja a tevékenységek hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában (relevancia, eredményesség és hatékonyság) Relevancia: el akarok-e menni A-ból B-be? Eredményesség: eljutok-e? Hatékonyság: milyen áron?

A három tevékenység viszonya Input Output Eredmény Hatás Jogi és adminisztratív Ellenőrzés előírások Eredményesség Monitoring Társadalmi elvárások, Értékelés problémamegoldás

Input, output, eredmény, hatás Input: A projekt megvalósításához szükséges pénzügyi, fizikai és emberi erőforrások Output: a tevékenység „terméke”: fizikai output vagy szolgáltatás (operatív célok) Eredmény: a tevékenységből származó közvetlen előnyök a kedvezményezettek számára (specifikus célok) Hatás: a tevékenység hosszabb távú (közvetett) következményei (átfogó célok) Élő- és holtmunka

Ellenőrzés, monitoring, értékelés Tevékenység Ellenőrzés Monitoring Értékelés Cél A szabályoknak, előírásoknak való megfelelés vizsgálata A kitűzött célokhoz viszonyított megvalósulás vizsgálata A tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában Időbeliség Folyamatos, a programvégrehajtás során Folyamatos, a programvégre-hajtás során Pontszerű, előzetes és utólagos A tevé-kenység végzője szerint Külső vagy belső Belső (kívülről támogatható) Külső A tevé-kenység jellege Operatív Elemző-tudományos A vissza-csatolás módja Szankció Kiigazítás az eredményesség érdekében Tanulási folyamat

Értékelés

a meghatározott célkitűzések elérése érdekében kifejtett hatás. Értékelés az a tevékenység, amelyet a projektek hatékonyságának mérésére előzetesen, közben és a befejezést követően hajtanak végre mutatószámok alkalmazásával. Hatékonyság: a meghatározott célkitűzések elérése érdekében kifejtett hatás.

Az értékelés során a közösségi támogatások hatékonyságát vizsgálják. Összehasonlítják az elvárt és az elért hatásokat. Mérik az esetleges különbségeket. Vizsgálják az eltérések okait.

Az értékelés feltárja a tervezés és a végrehajtás gyengeségeit és hiányosságait. A következő projekt tervezésénél figyelembe vehető tapasztalatok keletkeznek.

Az értékelés célja: a jó projekt ismérvek vizsgálata Releváns (jelentős, fontos) Kereslet vezérelt (pozitív hatású) Cél-orientált (stratégiai szemléletű) Támogatható (anyagilag: megfelel a kiírás feltételeinek, erkölcsileg: megfelel az érintettek igényeinek)

Megvalósítható Munkaterve logikus, következetes Eredményei mérhetőek (objektíven is !) Költségvetése reális, megalapozott Munkamegosztása világos Kockázatai minimálisak és ismertek

Fenntartható A projekt által létrehozott előnyök a fejlesztés után tartósan biztosíthatóak. A további működtetés nem ütközik külső ill. belső akadályokba. külső tényezők: gazdasági szabályozók, jogi háttér változása belső tényezők: működtetési források, likviditás, személyi feltételek

Ezek kiegészülhetnek eseti („ad-hoc”) értékelésekkel. Az értékelés típusai Előzetes: „ex-ante” Közbenső „mid-term” Utólagos „ex-post” Ezek kiegészülhetnek eseti („ad-hoc”) értékelésekkel.

Az értékelések helye a projektciklusban Probléma -és funkció meghatározás Utólagos értékelés Lezárás Terv kidolgozás Előzetes értékelés Kockázatfelmérés, prognosztizálás Megvalósítás Közbenső értékelés Döntés

Az értékelések jellemzői projektciklus szintje vizsgált információk értékelés típusa értékelés jellemzője Tervezés tervadatok, inputok, tapasztalatok előzetes „ex-ante” hatás- és relevancia vizsgálat Végrehajtás tevékenységek, outputok, eredmények időközi „mid-term” hasznossági és hatékonysági vizsgálat Befejezés outputok, eredmények, hatások utólagos „ex-post” eredményességi és fenntarthatósági vizsgálat

Az előzetes értékelés funkciói a projektben foglalt általános célok, specifikus célok és tevékenységek közötti kapcsolatok következetességének vizsgálata, az output-, eredmény- és hatás indikátorok teljességi és tartalmi vizsgálata, a (számszerűen) kifejezett célok realitásának vizsgálata.

Az előzetes értékelés céljai javítani a projekt belső logikáján, javítani a projekt külső koherenciáján, közreműködni a célkitűzések és a mutatók előzetes meghatározásában, elősegíteni a projekt célkitűzéseinek megvalósítását.

Az előzetes értékelés vizsgálati kritériumai relevancia, megvalósíthatóság, fenntarthatóság. A „jó projekt” ismérvei

Relevancia Helyzetvizsgálat: a projekt valós problémák megoldására koncentrál, az érintett kedvezményezettek számára megfelelő mértékben nyújt pozitív hatást. a.) Pontosan meghatározásra került a kedvezményezetti kör? b.) Meghatározták-e a kedvezményezettek konkrét problémáit? c.) A probléma elemzése teljeskörű volt? d.) Bizonyítják-e az átfogó célok a projekt gazdasági, társadalmi fontosságát? e.) Meghatározza-e a kedvezményezettek helyzetének javulását a projekt konkrét célja? f.) Bemutatásra kerül-e a projekt eredményeinek szükségessége?

2. Megvalósíthatóság Előzetes elemzés: a projekt megéri a kockázatot és megvan a végrehajtásához szükséges kapacitás. a.) A projekt konkrét célja valóban hozzájárul az átfogó célok megvalósításához? b.) A célcsoport számára nyújtott szolgáltatásként lett definiálva az eredmény? c.) A projekt tervezett céljai megvalósulnak-e, ha elérjük a megfogalmazott eredményeket? d.) A célok kellő mértékben indokolják az alkalmazott eszközöket? e.) Figyelembe lesznek véve a legfontosabb külső körülmények? Elfogadható-e bekövetkezésük kockázata? f.) Képes lesz-e a végrehajtó intézmény megvalósítani a projektet?

3. Fenntarthatóság Előzetes bizonyítás: a projekt befejezése után is megmaradnak az elért eredmények. a.) A jelentős szervek továbbra is támogatják az adott politikát? b.) Az adott technológia megfelel a helyi körülményeknek? c.) Nem borul-e fel az ökológiai egyensúly? d.) A kedvezményezett sajátjának érzi-e a projektet? e.) A projekt nyújtotta előnyökhöz minden egyes kedvezményezett hozzáférhet? f.) A végrehajtó intézmények a projekt befejezése után is képesek lesznek követni a hatásokat? g.) Megbízható a jövedelmezőségi elemzés?

Időközi „mid-term” értékelés vizsgálja a számszerűsített indikátorok által kimutatott hatékonyságot, illetve az indikátorok jelentőségét és minőségét.

Az időközi értékelés céljai felmérni a projekt előrehaladását, vizsgálva mennyire érte el céljait, módosítani a projekt célkitűzését, ha szükség van rá a valós előrehaladás alapján, felülvizsgálni a projektben megfogalmazott tevékenységek finanszírozhatóságát, igazolni az esetleges pénzügyi átcsoportosításokat, minősíteni a projekt menedzsmentjét.

Az időközi értékelés minősítési kategóriái (a célkitűzések megvalósítása szerint) 1. Kiemelten eredményes ("Highly satisfactory"), 2. Eredményes ("Satisfactory"), 3. Kevéssé kielégítő ("Less then satisfactory„), 4. Kiemelten eredménytelen ("Highly unsatisfactory").

Utólagos „ex-post” értékelés funkciói: Az utólagos értékelés az elvárt célokat hasonlítja az elért célokhoz a záró adatok alapján. utólag igazolni a projektet, értékelni a projekt hatásait, elemezni az adatokat tapasztalatcsere céljából, az értékelés útján szerezni új tapasztalatokat.

Értékelés Két állapot közötti változás vizsgálata (tervezett – megvalósult) Monitoring A projekt fizikai és pénzügyi megvalósításának nyomon követése

Projektmonitoring

A monitoring definíciója Általánosságban: folyamatos adatgyűjtés, feldolgozás és továbbítás a döntés(ek) előkészítése érdekében. Szűkebb értelemben: egy adott fejlesztés pénzügyi és fizikai megvalósításának nyomon követése, azt vizsgálva, hogy biztosított-e a célok elérése az eltervezett módon (a munka- és ütemterv, a pénzügyi terv, stb. szerint).

A monitoring főbb jellemzői Hatékony eszköz a management kezében Folyamat, nem egyszeri tevékenység Konkrét, jól meghatározott célja van – ami egyértelműen elkülöníti az ellenőrzéstől Adatokat, információkat gyűjt a megvalósításról, a kitűzött célokhoz hasonlítja azokat Felhívja a figyelmet a céloktól való eltérésekre Lehetővé teszi a management számára, a beavatkozást.

Kinek és miért van szüksége a monitoringra? Menedzsmentnek, mert szüksége van olyan információkra, amelyek alapján eldöntheti: az adott tevékenység, fejlesztés megvalósítása sikeres-e.

Finanszírozóknak, mert a monitoring révén már a megvalósítás során hozzájut a projekttel kapcsolatos információkhoz; szükség esetén időben be tud avatkozni; képet kap arról, hogy a támogatott projekt mennyire járul hozzá saját céljai teljesüléséhez; a támogatás folyósítását szorosabban kapcsolhatja a fizikai teljesítéshez; kikényszerítheti a támogatás hatékony felhasználását.

A jó monitoring rendszer ismérvei Kialakításra kerül már a tervezési szakaszban, ahhoz szorosan kapcsolódik. Biztosítja a szükséges információk rendszeres gyűjtését. Olyan formában biztosítja az információkat, mely alkalmas a menedzsment döntések megalapozására. Biztosítja a szükséges információkat a donor szervezetek felé.

A projekt monitoring beszámolási rendszere

Monitoring Végig kíséri a projekt életciklusát tervezés megvalósítás működtetés

A monitoring rendszer alapja – a projekttervezés Logframe

A monitoring beszámoló jellemzői Általában negyedévente kell benyújtani. Mérföldkövek. Kifizetésekhez is kötődik. Célja: Információszolgáltatás, kifizetési kérelmek alátámasztása, eltérések indoklása. Projekt típusa és mérete szerint jelentősen eltérhet tartalmában, formájában.

A beszámoló tartalma a célokhoz mért előrehaladás, beleértve a számszerűsíthető eredmények bemutatását (logframe!!!); a céloktól, tervektől való jelentős eltérések, megfelelő indoklással együtt (pl. a projekt környezetében bekövetkezett változások ismertetése); beszámoló a közbeszerzéssel, illetve a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítéséről, a támogatási szerződésben foglalt rendelkezések szerint; információk a projekt pénzügyi megvalósulásáról (ténylegesen felmerült költségek).

Csatolandó dokumentumok A beszámoló tartalma Csatolandó dokumentumok az előrehaladást igazoló dokumentumok; a közbeszerzési eljárások dokumentumai; a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumok; eredeti számlák vagy hitelesített számla másolatok, és a számlák kifizetését igazoló dokumentumok.

A monitoring információ hasznosulása A projektszervezeten belül (belső monitoring) A Strukturális Alapok intézményrendszerében (külső monitoring)

A működtetési időszak monitoringja a támogatási szerződésben meghatározott; bizonyos időközönként adatszolgáltatás biztosítása a projekt fenntartási időszak végéig; projekt fenntartási jelentés.

KTK Monitoring Bizottság OP Monitoring Bizottság Közreműködő szervezet A monitoring szintjei KTK Monitoring Bizottság KTK Irányító Hatóság Program monitoring OP Monitoring Bizottság OP Irányító Hatóság Közreműködő szervezet Projekt monitoring Címzett (pályázó)

Közvetítő/végrehajtó Közvetítő/végrehajtó Közvetítő/végrehajtó Európai Bizottság KTK Monitoring Bizottság KTK Irányító Hatóság MEH NFTH HEFOP Monitoring Bizottság AVOP Monitoring Bizottság GVOP Monitoring Bizottság KIOP Monitoring Bizottság ROP Monitoring Bizottság HEFOP Irányító Hatóság FMM AVOP Irányító Hatóság FVM GVOP Irányító Hatóság GKM KIOP Irányító Hatóság GKM ROP Irányító Hatóság MEH TFH Közreműködő/ végrehajtó szervezet ESZA Kht. Közvetítő/végrehajtó szervezet ÁFSZ Közvetítő/végrehajtó szervezet OFA Közvetítő/végrehajtó szervezet OMAI Közvetítő/végrehajtó szervezet ESzCsM Pályázó

A közreműködő szervezetek által végzett monitoring Intézkedés-monitoring: a program-monitoring inputja projektadatok összesítése, intézkedés-szintű adatok generálása jelentés az Irányító Hatóság felé számítógépes rendszer (EMIR). Projekt-monitoring az egyes projektek megvalósulásának nyomonkövetése a projekt teljesítményének összhangja a pályázatban leírtakkal szükség esetén közbelépés, beavatkozás. Last bullet: To ensure that the implementation follows the relevant rules and regulations of the EU and the Member State

Köszönöm a figyelmüket!