Folyamatmodellezés elméleti háttere

Az oktatás célja a normatív folyamatmodellek elkészítéséhez szükséges ismeretanyag átadása Az oktatás céljai: A folyamatmodellezés elméleti hátterének megismerése A folyamatmodellezés módszertani hátterének megismerése A folyamatmodellezés gyakorlati áttekintése, projekt során alkalmazott keretek és eszközök bemutatása A főbb mérföldkövek bemutatása

Az oktatás tartalma A folyamatmodellezés módszertani alapjainak bemutatása Prezentáció Kérdések megválaszolása A folyamatmodellezés konvencióinak az ismertetése Minta folyamatmodell elkészítésének bemutatása Folyamatmodellek táblázatszerű rögzítésének bemutatása Folyamatmodellezés mérföldköveinek az ismertetése Bevezetés 10 perc A folyamatmodellezés módszertani alapjainak bemutatása 20 perc A folyamatmodellezés konvencióinak az ismertetése 25 perc Minta folyamatmodell elkészítésének bemutatása 25 perc Folyamatmodellek táblázatszerű rögzítésének bemutatása 15 perc Folyamatmodellezés mérföldköveinek az ismertetése 5 perc

Példa az első intelligens folyamatfejlesztésre…

A folyamatmodellezés célja, hogy mind a működés hatékonyságára, mind a gazdálkodás eredményességére hatással legyünk Folyamatmodellezés 1. lépés Teljesítmény felülvizsgálat 4. lépés Megvalósítás 2. lépés Bevételek növelése 3. lépés Hatékonyság növelése

A folyamatfejlesztés szakaszai Előkészítés, célkijelölés Elemzés Folyamat-optimalizálás Folyamat- tervezés, modellezés Teljesítmény felülvizsgálat Jelen működés elemzése Modell, koncepció Folyamatok leképezése modell szinten Célok Benchmarking Javítási pontok meghatározása Főbb bizonylatok meghatározása Munkaterv Probléma-térkép Technológiai lehetőségek beépítése Az első lépés az intézmények teljesítményének a felülvizsgálatával kell, hogy kezdődjön. Felesleges a részletes felmérés. Cél: a folyamatok, a működés megértése. A felmerülő problémák elemzése. A hatékonyság és szolgáltatásorientáltság elemeinek a meghatározása, folyamatba illesztése. Szabványosítás. A standard folyamatok a hatékony folyamatok. Részfolyamatok összehangolása.

A benchmarking megmutatja a cselekvési lehetőségeket Típus Mutatószámok összehasonlítása Funkció-Benchmarking Folyamat-Benchmarking Terjedelem Egy foglalkoztatottra eső teljesítmény Egy oktatóra jutó adminisztráció Hallgatói szolgáltatások mutatói ... Funkció-kapacitások Költségek területenként /osztályonként Feladatmegoldás össze- hasonlítható intézményekben Minőség-mutatószámok ... Folyamat és folyamatcsoportok-kapacitások A részt vevő szervezeti egységek Feldolgozási idők Folyamatminőség ... Eredmény

A folyamatoptimalizálás eljárása 1. Stratégia 2. Sarokcélok 3. Optimalizáció megvalósítása Lehetőségek Veszélyek 1 részf. 2 részf. n részf. ... Folyamatterv definiálása Erősségek Gyengeségek Finomított/részletes folyamatok meghatározása Alapterületek definiálása Tevékenység területek Elvárások Sikertényezők definiálása Alaptevékenység definiálása Gyenge pontok feltárása Optimalizációs célok megállapítása Informatikai funkciók definiálása

A folyamatoptimalizálás kiindulópontjai Hatékonyság növelése Célháromszög Minőség javítása Átfutási idő csökkentése Nem értékalkotó tevékenységek megszüntetése Bürokratikus folyamatok Az egységesítés hiányából adódó ráfordítások Hurkok, duplán elvégzett munkák Tisztázó egyeztetések Hibázásból és hiányokból származó utómunkálatok Ellenőrző tevékenységek Folyamatintegráció A folyamatot lehetőleg csak egy helyen kell elvégezni Kapcsolódási pontok megszüntetése Hatáskörök bővítése Szekvenciális munkavégzés helyett párhuzamos munka Feladatok kötegelése IT támogatás Egyszerűbb, gyorsabb feldolgozás „Papírszegény” feldolgozás Rövid válaszidő „Point of transaction” munkavégzés IT rendszer által javasolt referencia folyamatok figyelembe vétele 4

Milyen potenciálokat keresünk? Cél: A működési hatékonyság javítása, folyamatok racionalizálása. Folyamatok optimalizálása Fejlesztési igény csökkentése, optimalizálása Kiszervezési lehetőségek Irányítás eredményességének javítása Hallgatói, munkatársi elégedettség javítása Szervezet egyszerűbbé, átláthatóbbá tétele Létszám optimalizálás

Törekedjünk a szabványosításra a folyamatok mentén Szabványos azt jelenti: mindent, mindig ugyanúgy csinálunk, előre meghatározott szabályok szerint. Miért jó, ha szabványos? Mert jóval olcsóbb és gyorsabb: Nem kell semmit sem újra kitalálni. Nem kell azzal foglalkoznunk, hogy hogyan kellene megcsinálni. Mindenki számára világos mi a feladata és csak azzal foglalkozik. A feladatokat optimalizáltan, ütemezetten, prioritások szerint oldják meg – nem ad hoc, „ahogy jön” jelleggel. Miért okoz ellenállást? Mert változással jár – a meglévőt ismerjük, az újat még nem. Mert merevnek tűnik – miért kell mindent túlbonyolítani. Mert szeretjük az ad hoc, nem rögzített szabályok szerint működő, személyorientált dolgokat, ha mi jól eligazodunk benne – a szervezeti kultúra része, ismerete és hatékony kezelése hatalmat jelent („csak hívom aa főnököt és el van rendezve” – nem mindenkinek működik). Ezek néha nagyon erős szervezeti kulturális elemek lehetnek, amit minden hatékonyságra és helyettesíthetőségre, cserélhetőségre törekvő vezető meg akar szüntetni. (Természetesen ezeket a kérdéseket minden szabványosításnál figyelembe kell venni.)

Folyamatmodellezés végrehajtása Folyamatmodellezés elindítása workshop-ok keretében Folyamatmodellek kidolgozása, egyeztetése Folyamatmodellezés eredményeinek integrációja Indító workshop teamek keretében Módszertani alapok Modellezési alapok Ütemezés, határidők Folyamatok felosztása – felelősökhöz rendelése Folyamatmodellek kidolgozása Folyamatmodellek kidolgozása a háttérben táblázat formában Workshop-ok a folyamatmodellek egyeztetésére – 10-15 folyamat/nap Szakértői javaslatok Folyamatmodellek eredményeinek integrációja Szakértői előkészítés – integrációs pontok, konzorciumok közötti eltérések A teameket átfogó workshop az integrációs pontok egyeztetésére szekciómunkában A háttérben zajló modellezés követése, folyamatos minőségbiztosítása, hogy a szakmailag megfelelő szinten előkészített javaslatok kerüljenek a teamek elé egyeztetésre. A háttérben az innovációk tartalmának, valamint a folyamatok integrációjának egyeztetése és követése, a workshop-ok keretében nem leegyeztetett eltérések külön kezelése.

A normatív folyamatmodell kidolgozásának és oktatásának ütemezése 2005. november 1. 2005. december 31. 2006. március 31. 2006. június 30. Tevékenységek A folyamatmodellezési szakasz előkészítése intézményi szintű egyeztetés a feladatokról teamek felállítása innovációk intézményi bemutatása Modellezési és módszertani kézikönyv összeállítása Indító teamülések megtartása, a folyamatmodellezés elindítása Normatív folyamatmodell kidolgozása, egyeztetése Folyamatmodell integrációja, véglegesítése Folyamat- modell oktatása, ARIS oktatás Határidő: december 8. November 25. 2. teamülés megtartása 1. teamülés megtartása Oktatás és feladat-kiosztás Normatív folyamatok elfogadása Tananyagok elkészítése

A normatív folyamatmodell kidolgozásának és oktatásának ütemezése 2005. november 1. 2005. december 31. 2006. március 31. 2006. június 30. Tevékenységek Modellezési és módszertani kézikönyv összeállítása Normatív folyamatmodell kidolgozása, egyeztetése Folyamatmodellezés I. ütemének végrehajtása és egyeztetése Folyamatmodellezés II. ütemének végrehajtása és egyeztetése Folyamatmodell integrációja, véglegesítése December 2. 1. teamülés megtartása 2. teamülés megtartása Január 27. Március 17. Március 31.