6. téma Vezetői információs rendszerek

Áttekintjük a a vezetői munka információ- és időgazdálkodási aspektusait, a szervezeti információ rendszereket, eszközöket, az informatika fejlődésének hatását a szervezeti és vezetési folyamatokra.

Egy kis önmenedzsment – vezetői idő- és információgazdálkodás Erőforrások: Pénz, tőke – pénztömeg, költségkeret, Anyagi erőforrások – ingatlanok, gépek, Munkaerő Információ – a szervezeti döntések inputja Idő

Az idő A vezetők számára a legkritikusabb tényező: nem lehet megvenni, kibérelni, eladni, rendelkezésre szigorú fizikai korlátok kérdése, nem lehet tárolni; nem lehet helyettesíteni.

Az információ különböző formában érkezhet: Jegyzőkönyvek, feljegyzések, üzenetek emlékeztetők, belső folyóiratok, körlevelek, különböző publikációk, újságok, könyvek, üzleti levelek, a vezető által vagy neki írt jelentések, telefonbeszélgetések, informális beszélgetések, számítógépes kinyomtatások, elektronikus üzenetek, stb.

A hatékony információ-menedzselés titkait Feona J. Hamilton hét szabálya: 1. Nincs semmi rendkívüli egy kiürült iratrendezőben. 2. A papírhalmok az asztalon szintén kényelmetlenek. 3.Túl sok információ egészségtelen. 4. Senkinek sincs szüksége két példányra örökre. 5. Még a könyvtáros sem képes tegnapra előkeríteni. 6. Az információ napi kezelést igényel. 7. Az élvezet valós keresési stratégia.

A vezetői tevékenység információs támogatása Murdick definíciója szerint: “Információs rendszernek nevezzük azt a rendszert, amely a vállalat környezetére vonatkozó adatok figyelésével és elérésével egyidejűleg kezeli a vállalaton belül zajló tevékenységek és a környezettel folytatott tranzakciók adatait is, ezeket rendszerezi és információként a döntéshozók rendelkezésére bocsátja.”

A szervezeti hierarchia információ igénye . A felsővezetés - stratégiai tervezéshez és döntésekhez összevont, elemző, átfogó és áttekintő jellegű információ A középvezetés - taktikai és szabályozási döntéseihez átfogó és részletesebb információ egyaránt szükséges. A közvetlen munkahelyi vezetés - operatív döntéshez utasítás jellegű, specifukus információk szükségesek. A munkavállalók által végzett tranzakciók szintjéhez -pontos utasítások kellenek.

A vezetéstámogató információs rendszerek A számviteli információs rendszer (SZIR) pénzügyi jellegű információkat biztosít a szervezeti vezetők irányítási döntéseihez és azok végrehajtásához egyaránt. A vezetői információs rendszer (VIR) feladata információk gyűjtése, kezelése, szolgáltatása a vezetői döntéshozatalhoz.

A SZIR adatait meghatározó tényezők: az általános és speciális számviteli előírások , az adózás rendszere, a szakmai ajánlások, a tulajdonosok, a vállalkozás egyedi sajátosságai, a vezetői információ igény.

A vezetéstámogató információ rendszerek fejlődése TFR – Tranzakció Feldolgozó Rendszer VIR – Vezetői Információs Rendszer DTR – Döntéstámogató Rendszer CsDTR – Csoportos Döntéstámogató Rendszer FVR - Felsővezetői Információs Rendszerek SzR – Szakértői Rendszerek

A döntési folyamat munkafázisai Adatgyűjtés Tervezés Alternatívák közüli választás Megvalósítás Alkalmazható vezetéstámogató inf. rendszerek VIR, FVT, SzR, DTR DTR, SzR DTR, SzR, CsDTR VIR, DTR, SzR

A projektmenedzsment, projektvezetés a hatékony munkavégzés, az eredmények és feladatok áttekinthetővé tétele, a felelősségi körök kialakítása. Célszoftverek: PROSIS, a CIPREC, a CA-Superproject, a Primavera Project Planner, az Artemis CostViews és az MS Project.

Csoportmunka támogatás A csoportmunkát támogató információs rendszerek (groupware-szoftverek) munkacsoportok létrejöttéhez kapcsolódik, célja a valamely közös problémán dolgozó emberek kommunikációjának elősegítése szabályozott kommunikációs csatornát biztosítsanak az őket használó csoporttagok számára megjelenésük szorosan kötődik a számítógépes hálózatok kialakulásához

Csoportmunka szoftverek: elektronikus üzenetkezelő eszközök, kifejezetten erre a célra készült alkalmazások, mint a Lotus Notes, MS Outlook, MS TeamManager, elektronikus hirdetőtáblák (bulletin board), a közös, osztott adatbázisok (pl.Access),

A kontrolling, mint szervezeti funkció A gazdálkodó szervezetek tervezési és információs rendszerének kiépítéséről és karbantartásáról gondoskodik. Stratégiai jelentőségű, elsősorban a felső vezetés igényeinek alárendelt eszköz. A kontrolling vezető helye a szervezeti hierarchia magasabb szintjein található a formális szervezeti struktúrában.

Kontrolling-szemlélet célorientáltság , szűk keresztmetszet-orientáltság , jövőorientáltság, költségtudatosság

Az új technológiák hatása a vezetésre home-banking, telebanking szogáltatások, Internetes web-oldalak, a kommunikációs felületek közvetlen összekapcsolása, biztonsági kockázatok, adatbiztonsági módszerek, külső adatbázisok használata,

A szervezeti struktúra változásai

7. téma A vezetői döntéshozatal

Témakörök: az elméleti alapok, a döntéselmélet tárgya, a rendszerelmélet hatása a döntéselméletre, a döntések osztályozása, döntéshozatal szereplői, döntési fázisok, döntéselemzés,

A döntéshozatal elméleti alapjai Történeti előzmények: komplex rendszerek, döntéselőkészítés, döntéstámogatás, normatív módszerek, leíró módszerek. Interdisciplina

A döntéselmélet tárgya A racionális viselkedés feltételei megszervezésének, megnyilvánulásának, logikai, matematikai és, empirikus vizsgálata.

A döntéselmélet rendeltetése Olyan módszerek kialakítása, amelyek segítségével valamely kvantifikált feltételekkel, paraméterekkel, kritériumokkal jellemzett rendszer, lehetséges alternatívái közül, matematikailag egzakt módon kiválasztható, az optimális kompromisszumként felfogható megoldás.

A különböző megközelítések A döntés legfontosabb ismérvének a választást tekintik, amelyet mindig adott külső és belső környezeti, valamint szubjektív és objektív feltételek és körülmények befolyásolnak.

A döntés elemei problématér, célok tere, alternatívák (adottságok, lehetőségek), a döntés erőforrásai (pénz, idő, információ, ismeret, munkamegosztás), a döntés szereplői (személyek, motiváció, tudás, kompetencia), garanciák.

A döntés elemei problématér Döntés erőforrások) célok tere akciók tere (alternatív erőforrások)

A döntés fogalma, elemei osztályozása A döntés formálisan választást jelent a lehetőségek között. A döntés objektív kényszer, amelynek tünete a probléma, forrása a célok és az adottságok között fennálló ellentmondás, jövő-orientált, az akarat hangsúlyozottsága és a döntéshozó személy(ek) tudata jellemzi.

Maga a döntés lényegében két mozzanatból áll: alternatívák összehasonlítása – mérlegelés, választás - ítélet.

A döntéshozatal korlátai célkorlát, erőforráskorlát, a problémagazdák száma korlátozott, hierarchiakorlát , kompetenciakorlát, módszertani korlátok: észlelési korlát, felismerési korlát, megkülönböztetési korlát, méréskorlát , kommunikációkorlát.

A döntések osztályozása Osztályozási szempontok: algoritmizálhatóság, vezetői szándék, gazdasági szférák kapcsolata, vállalati funkciók, időtáv, egymáshoz való viszony a döntéshozatal módja, döntéstámogatás módja, kockázat megjelenése,

Algoritmizálhatóság szerint programozott vagy strukturált , elegendő információ áll rendelkezésre, rutinjellegűek, kifejlesztett eljárások. nem programozott vagy strukturálatlan kevés az információ, nehéz definiálni a kérdést.

A jól strukturált probléma jellemzői: A megoldások ellenőrzésére létezik valamilyen egyértelmű kritérium, amely teljesen mechanikusan alkalmazható az egyes megoldásokra. Létezik legalább egy olyan problématér, amelyben a kiinduló állapot, a célállapot és az adott probléma megoldására tett kísérlet során elérhető vagy figyelembe vehető összes állapot reprezentálható. Követhetők és elérhetők a problématér állapotváltozásai. A megoldás során szerzett ismeretek egy vagy több problématérben reprezentálhatók. A problématér környezetével kölcsönhatásban van.

A döntési folyamat résztvevői Checkland osztályozása szerint: megbízó, döntéshozó, problémagazda, problémamegoldó, Más javaslatok szerint: döntéshozó, javaslattevők, szakértők, megvalósítók , megbízó(k), döntéselemzési tanácsadó(k)

A döntési folyamat szakaszai A döntési helyzet felismerése Helyzetfelmérés Helyzetelemzés Alternatívák kidolgozása, értékelése Döntés Megvalósítás, ellenőrzés, értékelés Előkészítés

Döntéstámogató technikák A döntési fa új mód- szert hasz- nálni D1 D2 E1 az új program működik K1 D3 nem működik régi módszert alkalmazni K2 E2 K3 a programcsomag működik program- csomagot használni D4 K4 E3 új progra- mot írni K5 a program működik D5 K6 régi módszert alkalmazni új programot írni

A döntési tábla Alkotórészei: feltételtörzs, tevékenységtörzs, feltételjegyzék, tevékenységjegyzék,

A döntési tábla szerkezete törzs 1. 2. 3. 4. Ha Szép vagyok = F1 Y Y N N és Okos vagyok = F2 Y N Y N Akkor Elgondolkodom = T1 X Tanulni fogok = T2 X X és Dolgozni fogok = T3 X X szabály törzs bejegyzés

Hasznosságértékelési modellek A hasznosság (utilitás) meghatározása az a folyamat, amellyel egy ígéretes cselekvési változat előnyeit és hátrányait mérlegelve ezeket egyetlen értékeléssé fogjuk össze. Rangmódszer, Kategória módszer, Direkt módszerek, Szerencsejáték módszer,

A preferencia módszer alkalmazása Mindennapos emberi viselkedés, hogy döntési helyzetben azokat a tényezőket, szempontokat, amelyeken keresztül vizsgáljuk választási alternatíváinkat, nem egyformán vesszük figyelembe: egyik erősebb szempont, mint a másik.

Portfólió-módszerek Egyszerre értékelhetők az egyes stratégiai programok több nyereségi és biztonsági ismérv szerint. Alkalmazása nemegyszer szervezetfejlesztést is feltételez. A portfólió maga nem más, mint a gazdasági összefüggések, döntési helyzetek ábrázolása mátrix formában.

Szelektív programtervezés különböző programkritériumokat lépcsőzetesen von be a tervezési munkába, a programtervezés egyes fázisai között visszacsatolást alkalmaz az összes programkritériumot megfelelő arányban időben figyelembe lehet venni.

Kockázatelemzési eljárások A rendelkezésre álló információk, a bizonytalanság és a kockázat ok-okozati láncot alkot. Az információellátás hiányosságai jelentik a bizonytalanságot, ami a kockázat forrása. A kockázat minden gazdasági tevékenységben állandóan jelen van, de konkrétan felmérni, értelmezni csak egy kitűzött céllal, várható eredménnyel kapcsolatban lehet.

Az NCM-módszer Nominális Csoport Módszer – interaktív csoportos döntési módszer előnyös idő, költség és munkaráfordítás, elsősorban az ún. nyílt problémák elemzésében és megoldásában játszhat jelentős szerepet, amikor keveset tudunk, a szakértők, a döntéshozó(k) és a “laikusok” között kommunikációs nehézségek is felmerülnek.

Döntéselemzési projekt Amennyiben hosszabb idő szükséges egy döntési probléma megoldásához, pontosabb előkészítéshez, akkor célszerű egy döntéselőkészítéssel foglalkozó team-et és projektet szervezni. A döntéselemzési projekt segítségével lehetővé válik a megalapozott döntéshez szükséges tények összegyűjtése, sokféle és különböző pozíciójú szakember együttműködése.

Döntési Konferencia A döntési konferencia a felsővezetők 1-2 napos tanácskozása azzal a céllal, hogy a felmerült problémát kölcsönösen megértsék és számítógépes modellezés segítségével egyeztetett döntésre jussanak. A vezetők a konferencián saját tudásukkal, szakismeretükkel, ítélőképességükkel és intuíciójukkal járulnak hozzá, vagyis biztosítják a helyes döntés alapvető összetevőit.

Beszéljünk az Ön jövőjéről! 8. téma Beszéljünk az Ön jövőjéről!

KARRIERÚT KÉPESSÉGEK KÉPZÉS MOTIVÁCIÓ ÉRTÉKREND

ISMERD MEG ÖNMAGAD !  ÖNISMERET  SZEMÉLYISÉGTÍPUS BEFELÉ FORDULÓ KIFELÉ FORDULÓ  DOMINÁNS FUNKCIÓ GONDOLKODÓ INTUITÍV ÉRZÉKELŐ ÉRZŐ (KÖZÖSSÉGI)

MINDENKI SZÁMÁRA MEGVAN A MEGFELELŐ HELY ! A VÁLLALAT FELTÉRKÉPEZÉSE BELSŐ ÁTHELYEZÉSEK

VÁLLALATI KULTÚRA AZ EGYÉN ORIENTÁCIÓJÁNAK, TÖREKVÉSÉ- NEK ÉS A VÁLLALATI KULTÚRÁNAK ÖSSZ- HANGBAN KELL LENNI. EGYÉNI ORIENTÁCIÓ KÍVÁNATOS VÁLLA- LATI KULTÚRA VONZÓDÁS AZ EGYÉRTELMŰ HELYZETEKHEZ. ERŐS IGÉNY A BIZTONSÁGRA ÖNKIFEJEZÉSI IGÉNY A MINDENNAPI MUNKÁBAN. EGYÉNI KÉPESSÉGEK KIBONTAKOZTATÁSA. GYENGÉBB KÉPESSÉGŰ EGYÉNEK. SZEREPKULTÚRA PONTOS FELADATLEÍRÁSSAL. SZEREPKULTÚRA. ERŐKULTÚRA. FELADATKULTÚRA.