MAG – Magyar Gazdaságfejlesztési Központ Ügyfélbarát ügyintézés, partneri kapcsolat a pályázatkezelésben – Az Új Széchenyi Terv pályázatok tanulságai Biró Eszter, igazgató 2013. február 7. Budapest

2012 számokban az ellenőrzések érdekében megtett kilométerek: 611 598 km európai uniós programokhoz folyósított támogatások: 110,1 milliárd A MAG Zrt. honlapja 168 125 látogatót fogadott elvégzett ellenőrzések száma: 2586 darab kedvezményezettek sajtóközleményeinek száma: 1038 darab

Kifizetések buktatói Nettó átfutási idő Bruttó átfutási idő A MAG Zrt. adott elszámolás feldolgozására fordított ideje Nettó átfutási idő + Hiánypótlás Helyszíni ellenőrzés Szerződésmódosítás Szabálytalansági vizsgálat Köztartozás vizsgálata, felszólítás IH állásfoglalás Jog állásfoglalás Monitoring jelentés elfogadása Korrekció Bruttó átfutási idő = pénzügyi felfüggesztést igénylő folyamatok Elszámolás beérkezése és az átutalás között eltelt idő Előleg kérelem 15 nap Időközi-/záró kifizetési igénylés 45 nap Nem árt hangsúlyozni, hogy a dokumentáció drasztikus mértékben nem csökkenthető, mert az uniós ellenőrző szervek elvárásainak meg kell felelni.

Az átfutási időt csökkentő intézkedések Folyamatos kapcsolattartás és tájékoztatás Projekt Partneri rendszer Roadshow, információs napok Ügyféloktatás MAG Zrt., NFÜ honlap A benyújtandó dokumentáció felülvizsgálata A hiánypótlás a leggyakoribb felfüggesztési ok, az elszámolások többségét érinti. A hiánypótlás beküldéséig eltelt idővel meghosszabbodik a kifizetés. A hiánypótlások száma csökkenthető a kedvezményezettek minél teljesebb körű tájékoztatása segítségével. Felsorolhatóak a projekt partneri rendszer előnyei, a múlt héten zárult MAG-os roadshow a kifizetések felgyorsításáért, a Széchenyi Programiroda által szervezett roadshow szintén pénzügyes előadókkal, illetve az összes előadás, amit megtartunk, amin részt veszünk. Az ügyféloktatás szintén rendszeres, a MAG szervezi, szintén az elszámolásokhoz, a Pályázati E-ügyintézéshez kapcsolódik (számlakitöltő, egyéb elektronikus funkciók) A honlapunkon elérhető monitoring tájékoztató anyagokat, mintaelszámolást is meg lehet említeni, csakúgy, mint az NFÜ-s honlapon egy-egy kiíráshoz kapcsolódó különböző pályázati közleményeket, tájékoztatókat, köztük a nagyon fontos, és a támogatási szerződés mellékletét képező Pénzügyi Tájékoztatót is! Illetve az előírt dokumentáció kapcsán az EMK meghatározza az úgynevezett dokumentum-mátrix keretében a bekérhető dokumentumok maximális körét. Ráadásul ezt rendszeresen felülvizsgáljuk. Ennek eredményeként a jelenlegi helyzet egyszerűbb az ÚSZT-t megelőző időszaknál, valamint egységes az összes OP tekintetében. A formanyomtatványok elérhetők az elektronikus alkalmazásból.

Projekt Partner Rendszer A Projekt Partneri Rendszer célja, hogy a MAG Zrt. ügyfelei minden pályázat esetében egy adott személytől, a pályázatukhoz rendelt Projekt Partnerüktől kapjanak naprakész tájékoztatást a pályázat teljes életútja során. A Projekt Partner feladata az ügyfélkapcsolatok partneri színvonalú kezelése, a megkeresések nyomon követhetőségének és átláthatóságának biztosítása. Minden esetben, amikor a MAG Zrt.-hez fordulnak az ügyfelek, telefonon vagy e-mailen, mindig ugyanazon személlyel, a pályázatukhoz rendelt, szakmailag felkészült, a projektet jól ismerő Ügyfélszolgálati munkatárssal, saját Projekt Partnerükkel vehetik fel a kapcsolatot.

A pénzügyi dokumentációban tapasztalt gyakori hiányosságok Formanyomtatványok hiányos kitöltése, elírások (nagyon gyakori a bankszámlaszám elírása) Üzembe helyezési dokumentum hiányzik Megrendelés vagy szerződés vagy nyilatkozat szóbeli megállapodásról hiányzik (helyszínen mégis előkerül) a számlákon hiányoznak a feliratok idegen nyelvű számla nincs fordítással ellátva Előlegbekérő vagy Előlegszámla vagy proforma számla nem kerül benyújtásra Számlák kiegyenlítését igazoló dokumentumok hiányoznak vagy nem egyértelműek nincsenek összhangban – pl. korábban üzembe helyezik, mint a leszállítás dátuma, stb.

A helyszíni ellenőrzésen tapasztalt gyakori hiányosságok A kiértesítő levélben felsorolt, vagy az ellenőrrel egyeztetett dokumentumok hiányos előkészítése, több helyszínes dokumentumőrzés/kezelés esetén megfelelő koordináció hiánya A könyvelési dokumentumok nincsenek a helyszínen, az elkülönített nyilvántartás hiánya Beszerzett eszközök nem a megvalósítás helyszínén találhatóak és előre nem jelezték a további helyszíneket Ellenőrzéshez szükséges személyi feltételek nem adottak, projekt szakmai tartalmát ismerő szakember nem vesz részt az ellenőrzésen (különösen IT és K+F+I projektek esetében) Cégjegyzésre jogosult személy nincs jelen az ellenőrzésen, illetve hiányzik a meghatalmazás Tanulság: A helyszíni ellenőrzésre fel kell készülnie a projektgazdáknak a kiértesítő levélben foglaltak alapján, ha valami nem világos kérjük keressenek meg minket előzetesen, hogy a kérdéseket megbeszéljük, pontosítsuk, ne a helyszínen derüljenek ki a hiányosságok.

Mi az, amire nem lehet elégszer felhívni a figyelmet? Vonatkozó dokumentumokat - pályázati kiírás, útmutató, támogatási szerződés – újra és újra érdemes elolvasni Érdemes nyomon követni a közbeszerzésre vonatkozó jogszabályok változását Nélkülözhetetlen a beruházás megvalósulását igazoló dokumentumok pontos kitöltése, rendelkezésre állása Az elszámolások hiánytalanul kerüljenek benyújtásra Az elszámolások, előrehaladási jelentések sikeres benyújtásához segítséget nyújtanak a kitöltő programok Nem beruházás jellegű projektek esetén a teljesítések dokumentálására nem fordítanak kellő figyelmet. Ez pedig utólag nem pótolható. Előzetesen keressenek meg minket, és kérdezzenek bizalommal! Először is nagyon fontos, hogy a szerződéskötést követően ajánlatos az uniós támogatások felhasználására vonatkozó dokumentumokat - pályázati kiírás, útmutató, támogatási szerződés, általános szerződési feltételek, horizontális vállalásokhoz kapcsolódó útmutatók - újra elolvasni. Érdemes nyomon követni a közbeszerzésre vonatkozó jogszabályok változását, hiszen a projektek végrehajtása során az egyik legtöbb problémát okozó terület a közbeszerzések szabályossága. Lényeges, hogy a projekt folyamataihoz kapcsolódó időbeosztás megfelelően legyen felmérve és beépítve a projekt ütemezésébe, hiszen ellenkező esetben a felmerülő probléma a projekt végrehajtását veszélyeztetheti. Nélkülözhetetlen a projekt szabályos végrehajtásához a beruházás megvalósulását igazoló dokumentumok és a támogatási szerződés pontos kitöltése, rendelkezésre állása. Sajnos a tapasztalatok azt mutatják, hogy a benyújtott elszámolások nagy része hiánypótlásra szorul. Ez jelentős kapacitásokat köt le és lassítja a kifizetéseket, ezért fontos, hogy az elszámolások hiánytalanul kerüljenek benyújtásra. Nem elhanyagolható a kedvezményezettek adataiban történő változások és a projekt műszaki tartalmában bekövetkezett eltérések bejelentése. Ezek elmulasztása lassítja a jóváhagyási, kifizetési és projektzárási folyamatokat. A végrehajtás során keletkező elszámolások, előrehaladási jelentések sikeres benyújtásához segítséget nyújtanak az ún. kitöltő programok, amelyek segítségével elektronikus úton nyújthatják be anyagaikat a nyertesek, illetve tájékozódhatnak azok előrehaladásáról. Gyakori hiba, hogy a kedvezményezettek a nem beruházás jellegű projektek esetén a teljesítések dokumentálására nem fordítanak kellő figyelmet. Ez pedig utólag nem pótolható. Erre lehet példa egy rendezvény, ahol a képi anyagok elkészítésére később már nincs lehetőség, így nagyon fontos ezeket a megvalósításkor rögzíteni.

Nemzeti Fejlesztési Ügynökség honlap: www.ujszechenyiterv.gov.hu e-mail: ujszechenyiterv@nfu.gov.hu Infovonal: 06 40 638-638 MAG Zrt. honlap: www.magzrt.hu e-mail: info@magzrt.hu Infovonal: 06 40 200 617

Köszönöm megtisztelő figyelmüket!