2. Az információ fontossága, az információs rendszerek Az információ: hatalom, érték, erőforrás, termelési tényező, áru.

Az előadás tartalma Az információ fontossága a gazdasági szervezetben Az információ, mint új erőforrás jellemzői és csoportosítása Az információs rendszer fogalma Az információs rendszerek célja, feladata, csoportosítása Az információs rendszerek története

Miért fontos az információ? …mert a megfelelő információ segítségével a gazdasági döntések bizonytalansága csökkenthető. …mert a rendelkezésre álló információ hagyományos erőforrások felhasználásának hatékonyságát növeli. …mert a környezeti hatásokra való gyors reagálás alapvető feltétele, hogy időben rendelkezésre álljon, mert ez a gazdasági szervezet versenyképesség biztosítja. …mert ha az új technológiák beépülnek a gazdasági folyamatokba felgyorsul az innováció, növekszik a minőségi színvonal, a termelés szervezettsége javul. …mert gyorsul a tervezés folyamata, megnő a termékekben a szellemi munka aránya. …mert nő az élőmunka hatékonysága.

Az információ csoportosítása Értelmezés szerint: Kvalitatív Kvantitatív Létrehozás, keletkezés szerint: Elsődleges (primer, ha nem lelhetők fel adatok a témával kapcsolatban) Másodlagos (szekunder, ha létező adatbázisokra támaszkodik az adatgyűjtés során) A felhasználó célja szerint: Belső információ Külső információ Az irányítási folyamatban betöltött szerep szerint: Állapotjelző (alapjel adó) Visszacsatoló Beavatkozó Közgazdasági tartalma szerint: Leíró Értelmező, magyarázó

A felhasználó igénye szerinti információ A gazdasági rendszer céltudatos működése szempontjából alapvetően fontos: Külső információ Belső információ gazdasági helyzet a cég múltbeli teljesítménye törvényi háttér a cég jelenlegi helyzete piaci környezet a cég jövőbeni fejlődése …

Az információfeldolgozás (7M modell) A vállalatok/intézmények versenyképességének a biztosítása érdekében fontos, hogy a megfelelő információ, megfelelő felhasználónak, megfelelő időben, megfelelő formában, megfelelő minőségben, megfelelő áron, megfelelő helyen álljon rendelkezésre.

Információs rendszer fogalma Az információs rendszer a nagyobb alrendszereket tartalmazó rendszerekben a döntési tevékenységhez szükséges információk rendszerét jelenti, mely gyűjti, tárolja, feldolgozza és osztályozza az információkat. (Langefors) Az információs rendszer a szervezetek reprezentációja, amely tájékoztatja a különböző szinteken lévő döntéshozókat a szervezet állapotáról. (Brokks) Az információs rendszert úgy kell tekintenünk, mint minden más rendszert, hiszen ugyanolyan alapvető jellemzőkkel rendelkezik, bemenete van, feldolgozást végez, eredményeket produkál, amelyek inputként visszahatnak a rendszerre. (Brightman)

Információs rendszer Emberi, műszaki és pénzügyi/gazdasági erőforrásokból áll. Célja, hogy kiszolgálja a szervezet vezetési/irányítási funkcióit, valamint a szervezet mindennapi működését. Az információs rendszer a szervezet olyan része (alrendszere), amely információt szolgáltat, létrehoz, tárol, szétválogat, használ és eloszt. Az információs rendszer az alábbi elemekből áll: bemenetek, kimenetek, feldolgozási folyamat, tárolt adatok.

Az információs rendszer célja, feladata A valóság objektumainak, azok állapotának, viselkedésének és folyamatainak jellemzése. Adatgyűjtés, adatok ellenőrzése, tárolt adatok biztonságának, védelmének biztosítása. A rendszer elemeinek (információk, adatok) megbízható, pontos tárolása, csoportosítás, ellenőrzése, rendszerezése. Az információk szervezet célja szerinti feldolgozása, új információk generálása és igény szerinti megjelenítése. Újabb adatok származtatása (algoritmusokkal, függvényekkel, stb.) Az megbízható, pontos információ továbbítása szervezeti egységek felé. Eredmények megjelenítése, küldése, fogadása, továbbítása külső rendszerek felé, tájékoztató üzenetek megjelenítése. Dokumentumok, jelentések készítése.

Információs rendszer modellje  Számítógép A D A T ADAT Gyűjt Ellenőriz Osztályoz Tárol Feldolgoz válogat rendez átalakít („összesít”) Közvetít

Információs rendszer működtetése Hardver Szoftver Adat Személyzet fejlesztő üzemeltető felhasználó adatot rögzít információt kinyer

Az információs rendszer sajátosságai (1) Absztrakt jelleg Az információs rendszer a valós világ absztrakciója. Diszkrét jelleg Az információs rendszer állapotterét egyértelműen azonosítható állapotok képezik. Konzisztencia A bemeneti adatok csak meghatározott szabályok szerint átalakítva szolgáltatják az elvárt eredményeket, állapotokat.

Az információrendszer sajátosságai (2) Felbonthatatlanság A tranzakciós műveleteket vagy teljes egészében, vagy sehogy nem kell végrehajtani. Tartósság Az információs rendszer elemeivel végzett műveletek végrehajtása után az eredményeket meg kell őrizni. Kommunikativitás Az információs rendszer elemeit a működő rendszerkomponensek közötti együttműködésre, üzenetek továbbítására, vezérlésre kell felhasználni. Nyitottság Biztosítani kell az információs rendszer kapcsolatait a rendszerhatáron kívüli elemekkel.

Az információs rendszerrel szembeni elvárások (1) Teljesség: a rendszer vezérléséhez, szabályozásához, szükséges valamennyi elemet, és azok logikai és mennyiségi összefüggéseit tartalmazza. Relevancia: az adatok, és információk álljanak szoros kapcsolatban a döntéssel. Valódiság: az adatok, információk valósak kell legyenek. Időazonosság: az információs rendszer minden időpontban képes kell legyen a reálfolyamatok teljes körű és valósághű tükrözésére. Egyértelmű elrendezés: minden időpontban, valamennyi szükséges információ jusson el a vezető által igényelt pontokra. Rugalmasság: az információrendszer legyen képes a változásokhoz alkalmazkodni, külön ráfordítás és időveszteség nélkül.

Az információs rendszerrel szembeni elvárások (2) Ellenőrizhetőség: az információs rendszer tartalma és struktúrája mindenkor legyen felülvizsgálható a belső vagy külső ellenőrök által. Igazolhatóság: az adatok, információk forrásai legyenek ellenőrizhetőek. Biztonság: legyen kizárt a folyamatok működése közben a az adatok megsemmisülése, hibás feldolgozása, hamisítása, sérülése, eltulajdonlása. Függetlenség: az adatok a feldolgozástól függetlenül kerüljenek tárolásra. Integritás: a több felhasználós rendszereknél a mindenkori hozzáférés biztosítása. Gazdaságosság: az információs rendszer teljes ráfordításának arányban kell állnia az információk hasznával.

Vállalati/intézményi funkcionális területek Gyártási/szolgáltatási alrendszer raktárkezelés; termelés-ütemezés; költségbecslés; minőség-ellenőrzés; számítógéppel segített … Marketing alrendszer online tranzakciók; piackutatás; eladások elemzése, tervezése Könyvelési alrendszer Vevői, szállítói számlák kezelése; naplófőkönyv; bérszámfejtés Pénzügyi alrendszer pénzügyi tervezés, előrejelzés, ellenőrzés; készpénz- és hitelgazdálkodás Emberi erőforrások alrendszer Munkaerő-tervezés; személyes adatok nyilvántartása; munkaerő-ráfordítások elemzése, tervezése; továbbképzések szervezése

A szervezeti tevékenység ciklusa az információs rendszer tükrében Áruszállítás (szállítólevél) Beszerzési megrendelés (megrendelőlap) szállítók Számlakiegyenlítés (átutalási megb.) vállalat Számlázás (számla) Számla kiegyenlítés (számla) Kiszállítás (szállítólevél) Termelő tevékenység (munkalap, minőségi lap, raktári kivét bizonylat) Dolgozók munkaidő, teljesítmény, bér- információrendszere Megrendelés (megrendelőlap) Megrendelt, legyártott termékek (készjelentés, raktári bevét bizonylat) vevők

A szervezeti hierarchia információ igénye A felső vezetés - stratégiai tervezéshez és döntésekhez összevont, elemző, átfogó és áttekintő jellegű információ A középvezetés - taktikai és szabályozási döntéseihez átfogó és részletesebb információ egyaránt szükséges. A közvetlen munkahelyi vezetés - operatív döntéshez utasítás jellegű, specifikus információk szükségesek. A munkavállalók által végzett tranzakciók szintjéhez -pontos utasítások kellenek.

Az információs rendszerek csoportjai A rendszer célja szerint: Vezetési információs rendszer: a hatékony tervezési, irányítási és döntési tevékenységekhez biztosít információkat, elemzéseket. Operatív információs rendszer: kezeli a szervezet rutinfeladataihoz tartozó adatokat és előállítja a tevékenységekhez szükséges dokumentumokat.

Vállalati információs rendszerek (1) Vezetői információs rendszerek Operatív információs rendszerek Vezetői információk Pénzügy, számvitel Kontroling Vezetői döntéstámogatás …. Értékesítés Felsővezetői információk Termelésirányítás

Vállalati információs rendszerek (2) Operatív rendszerek Vezetői információs rendszerek Cél A vállalat működésének támogatása A működésről való tudás megszerzésének támogatása Alapvető funkció Gazdasági események követése Többdimenziós elemzés összegzett adatokból Jelentések, lekérdezések Előrelátható, rendszeresen ismétlődő riportok Váratlanul felmerült, ad hoc kérdések megválaszolása Jellemző üzleti rendszerek Integrált vállalatirányítási rendszerek moduljai Döntéstámogató, felsővezetői információs rendszerek Felhasználók Ügyviteli munkatársak Vezetők, kontrollerek

Történetük… 1950-es, 1960-as évekig a számítógépeket az adatok összegyűjtésére, tárolására és feldolgozására használták. Ezek voltak a Elektronic Data Processing  EDP rendszerek, majd kialakultak a mai tranzakció-feldolgozó rendszerek elődei, a TPS rendszerek (Transaction Processing System). 1960-as évek közepe: a vezetői információs rendszerek (Management Information System  MIS) 1970-es években jelentek meg a döntéstámogató rendszerek (Decision Support System  DSS), valamint az irodaautomatizálási rendszerek (Office Automation System  OAS). 1980-as években kezdték alkalmazni a felsővezetői információs rendszereket (Executive Information System  EIS), és a szakértői rendszereket (Expert System  ES). 1990-es évektől: az integrációs és stratégiai szerep erősödött. Kialakultak a felsővezetői döntéstámogató rendszerek (Executive Support System  ESS)

elemzők, döntés-előkészítők A ’80-as évek… felső-vezetők EIS elemzők, döntés-előkészítők DSS középvezetők MIS végrehajtók TPS

A ’90-es évek… felső-vezetők Adattárház és OLAP elemzők, döntés-előkészítők Integrált vállalatirányítási rendszer (ERP) OLTP középvezetők végrehajtók OLAP  Online Analytical Processing OLTP  Online Transaction Processing ERP  Enterprise Resource Planning

OLAP – OLTP rendszer összehasonlítása On-Line Transaction Processing On-Line Analytical Processing „Mi”-re ad választ Kétdimenziós Elemi adatok Adatfeldolgozás KEZELI a Vállalatot „Miért”-re ad választ Sokdimenziós Aggregált adatok Döntéstámogatás VEZETI a vállalatot

Mit jelent az integrált információs rendszer (ERP)? A rendszer összes modulja egyetlen, a vállalati adatmodellre épülő központi adatbázishoz csatlakozik, annak adatait használja, illetve abba küld adatokat. A modulok ezen az adatbázison keresztül cserélnek egymás között információt. Az adatbázishoz való külső hozzáférést többszintű hierarchikus jogosultsági rendszer szabályozza. A külső bemeneti adatok keletkezésük helyén kerülnek bevitelre és rögzítésre úgy, hogy nincs ismételt adatrögzítés és többszörös adattárolás. A tevékenységek nem keveredhetnek, nem duplikálódnak (pl. árut bevételezni a készlet rendszerben lehet, bért számfejteni a bérrendszerben, stb.) Az egész rendszer egységes kezelőfelülettel rendelkezik. Ez azt jelenti, hogy minden input-output hozzáférés azonos adatbeviteli és adatmegjelenítési formában történik.

Egy integrált vállalatirányítási rendszer alrendszerei Gazdálkodási folyamatok Termelésirányítási folyamatok Pénzügy-számvitel Humánerőforrás gazdálkodás Eszközgazdálkodás Gyártmány tervezés Gyártás Minőség-ellenőrzés Logisztikai folyamatok Döntéstámogatási folyamatok Értékesítés Beszerzés Készletgazdálkodás Ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM) Kontrolling Stratégiai tervező rendszer Vezetői információs rendszer (MIS)

Integrált információs rendszer kritériumai Nincs többszörös adatbevitel. Az egyes alrendszerek egymásra épülnek. (moduláris felépítés) A funkcionális egységek ugyanazon adatokat használják. A feldolgozás egyes lépései során és az információ továbbításban nem változik meg az adat! (pl. nincs floppyra mentés!)

Integráltságot fokozó rendszerek CAD – Computer Aided Design (számítógéppel segített tervezés) CAM – Computer Aided Manufacturing (számítógéppel segített gyártás) CAPP- Computer Aided Process Planning (számítógéppel segített folyamattervezés) PM – Project Management (projekt irányítás) Irodaautomatizálási rendszerek EDI – Electronic Data Interchange (elektronikus adatcsere) WEB alapú rendszerek

Napjaink információs rendszerei TPS – tranzakció-feldolgozó rendszer MIS – vezetői információs rendszer DSS – döntéstámogató rendszer GDSS – csoportos döntéstámogató rendszer EIS – felsővezetői információs rendszer ESS – felsővezetői döntéstámogató rendszer ERP – integrált vállalatirányítási rendszer CRM – ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer SRM – beszállítókapcsolat-kezelő rendszer SCM – ellátásilánc-kezelő rendszer BI – üzleti intelligencia rendszer EPM – vállalti teljesítménymenedzsment rendszer KM – tudásmenedzsment rendszer ES – szakértő rendszer

Információs rendszerek családfája Stratégiai szint ESS EIS ES GDSS DSS Taktikai szint MIS Operatív szint TPS

Köszönöm a figyelmet!