KULTURÁLIS PROJEKT CIKLUS MENEDZSMENT III. MODUL – 1 KULTURÁLIS PROJEKT CIKLUS MENEDZSMENT III. MODUL – 1. nap A PÁLYÁZATÍRÁS ÉS LEBONYOLÍTÁS ALAPJAI – (K)PCM

Miről lesz szó a III. modulban? A projekt alapfogalmai 1. Projekttervezés 1.1. projekt ciklus 1.2. projekt ciklus menedzsment 2. A projektek létrehozása 2.1. Elemzési szakasz 2.1.1. Projekt tervezési technikák 2.1.1.1. SWOT analízis 2.1.1.2. A projekt érintettjeinek elemzése (stakeholder analízis) 2.1.1.3. Stratégia-elemzés 2.2. Tervezési szakasz 2.2.1. Logikai kerettervezés (LKM) 2.2.1.1.Problémaelemzés és a célkitűzések meghatározása 2..2.1.2. Előfeltevések és kockázati tényezők meghatározása 2.2.1.3. Indikátorok meghatározása 2.3. A projekt kidolgozása 2.3.1. Megvalósítási ütemterv-munkaterv 2.3.2. A humánerőforrás-terv – A projektcsapat 2.3.3. Kommunikációs terv 2.3.4. A pénzügyi terv/tervezés 3. A projektek megvalósítása (IV. modul anyaga)

A PROJEKT ALAPFOGALMAI PROJEKT: Meghatározott célok elérése érdekében gondosan megtervezett tevékenységsorozat, melynek „életciklusa van”. Ez a fajta tev. akár ellentétben állhat a szervezet rendszeresen végzett tevékenységeivel, az ismétlődő feladatokkal – pl. tömeggyártás -, amelyeknek nincs határozott lezárásuk. PÁLYÁZAT: Dokumentum, funkcióját tekintve egy kérelem, amit azzal a céllal készítünk, hogy projektünkhöz pénzügyi forrást szerezzünk.

PÁLYÁZAT definíció Olyan konkrét fejlesztésekhez (beruházásokhoz, eszközökhöz, szolgáltatásokhoz) történő társfinanszírozás igénylése, amely hozzájárul a szélesebb közösség által kijelölt közép, vagy hosszú távon elérendő cél megvalósításához. A PÁLYÁZAT NEM CÉL – CSAK ESZKÖZ!!!

A projekt - definíció Egyedi szervezeti környezetben megtervezett és végrehajtott tevékenységsorozat Konkrét célt (célokat) meghatározott idő alatt kíván elérni A célok eléréséhez meghatározott (humán és anyagi) erőforrásokat rendel – szervezeti háttér, költségvetés

A PROJEKT 255/2006. (XII.8.) Korm.rendelet alapján egy önálló fejlesztés, vagy több hasonló célú, egyenként 10 millió forintnál vagy az akciótervben meghatározott ettől eltérő összegnél nem nagyobb összköltségű fejlesztés összessége (közvetett támogatás), vagy pénzügyi eszköz;

A PROJEKT - Kellermann Éva alapján - Jól meghatározott célkitűzésrendszer elérését szolgáló, egységes menedzsment irányítása alatt meghatározott költségvetési és időkereten belül megvalósuló tevékenység együttes. Nem csak a pályázatra benyújtott projektterv megvalósítása projekt, hanem bármilyen, a fentieknek megfelelő tevékenység együttes!

A projekt – másik definíciója Azon cselekvési program együttes, amely konkrét céljának megvalósításával hozzájárul a szélesebb közösség által kijelölt közép, vagy hosszú távú CÉL eléréséhez.

A projekt átfogó definíciója egyszeri, meg nem ismételhető, erőforrás-igényes, újdonságtartalommal bíró, kockázatot hordozó, meghatározott idő- és költségkorláttal bíró komplex feladat, mely megvalósítása szerteágazó, sokirányú szakismeret bevonását teszi szükségessé

1. PROJEKTTERVEZÉS - ALAPVETŐ KÉRDÉSEK (6) Szolgát tartok, hat jó legényt. (Nekem mely iskola!) A nevük: MIT, MIKOR, MIÉRT, HOGYAN, HOL, KICSODA. (Rudyard Kipling- A dzsungel könyve szerzőjétől)

1. A PROJEKTTERVEZÉS A legnagyobb hangsúlyt a projekttervezésre kell fektetni. Csakis: jól átgondolt pontos háttérdokumentumokkal rendelkező az előírásoknak megfelelő projektek útján lehet uniós forrásokat szerezni. Csupán ötletekre – bármilyen jók is – nem! MIÉRT? Mert az EU adóként befizetett pénzből gazdálkodik, ezért csakis megfelelően ellenőrzött, átlátható, szabályos és gazdasági szempontból hatékony projektek megvalósításához járul hozzá.

Projekttervezés és előkészítés KÉTFÉLE MEGKÖZELÍTÉS: Forrás-vezérelt = forráshoz alakított fejlesztési elképzelés – ez volt a jellemző rossz magyar gyakorlat Jövőkép-vezérelt = stratégiai gondolkodásmód előkészített elképzelésekkel – ez a követendő gyakorlat Feltételezi a hosszú távú gondolkodásmódot és a kiszámítható környezetet, illetve támogatási rendszert.

1.1. PROJEKT CIKLUS A projektek tervezésének és végrehajtásának folyamata: projekt ciklus néven is ismert. A ciklus kiindulópontja a projekt ötlet, melyet a helyzetelemzés után egy végrehajtó és egy értékelő munkatervvé kell fejleszteni. A cél egy olyan stratégia keret kialakítása, mely egyben biztosítja a projekthez kapcsolódó érdekcsoportok véleményének megkérdezését és a releváns információk rendelkezésre állását. Így ez a struktúra lehetőséget ad a kellően megalapozott döntések meghozatalához a ciklus minden kulcsfontosságú szakaszában.

A projekt szakaszai (3) Projektháromszög: Létrehozás Lezárás Megvalósítás

A projekt szakaszai (3) Létrehozás – a tervezés és programozás szakasza Megvalósítás – a projekt végrehajtásának és nyomon követésének, monitoringjának szakasza Lezárás – utólagos értékelés és tapasztalatok leszűrésének szakasza

A projekt szakaszai (3) A projektháromszög mind3összetevője további szakaszokra bontható. Ha ezt megtesszük, akkor megkapjuk az úgynevezett projekt ciklust.

Új projektterv Meghatározás Lezárás Tervezés Előzetes értékelés Megvalósítás Döntés

A projekt létrehozása A projekt meghatározása - helyzetvizsgálat, a projekttel megvalósítható elképzelések meghatározása és feltérképezése. A projekt kidolgozása, tervezése - a projekt alapgondolatának kifejtése, részletes kidolgozása. A projekt előzetes értékelése - szorosan kapcsolódik a projektkidolgozáshoz. Biztosítja a javasolt projekt szigorú értékelését, és a szükséges módosítások elvégzését. A projekttel kapcsolatos tárgyalások és döntések – törvény által előírt engedélyekre, az erőforrásokra, a finanszírozásra, valamint a projekt megszervezésére/megvalósítására vonatkozó megállapodások.

A projekt megvalósítása = a projekt beindítása és megvalósítása szükség lehet szakmai segítségnyújtási-, munkavégzési- illetve szállítási pályázatok kiírására és szerződések megkötésére A megvalósítás során a projektgazdának a projekt időtartamától függően 1X vagy akár többX is értékelnie kell, hogy a projekttervekhez képest milyen tényleges előrelépéseket sikerült elérni a végrehajtás során. Az elkészült középtávú, időközi értékelés alapján eldönthető, hogy a projekt jó úton halad-e, s valóban a kitűzött célok megvalósítását szolgálja-e. Az értékelés továbbá segítséget nyújt a projektgazdának, hogy a projekt kidolgozása óta eltelt idő alatt történt jelentős változások fényében módosítsa a projekt irányát, illetve bizonyos célkitűzéseket.

A projekt lezárása A projekt lezárása és értékelése, az eredmények terjesztése (disszeminációja). A projekt befejeződik, a projekt eredményeit értékelni kell, és új projektek alapgondolatai születnek meg.

Projektfázisok (ciklusok) - másként kezdemé- nyezés tervezés végrehajtás lezárás ráfordítás Idő

Projekt életciklus (1-2) 4 fázis: Kezdeményezési (koncepcionális) fázis Ötlet/igény felmerülése Projektjavaslat elkészítése Részletesebb piaci elemzések (megvalósíthatósági tanulmány) készítése Tervezési fázis Projekt célok definiálása Projekt menedzsment létrehozása Tevékenységek, erőforrások tervezése-ütemezése, integrácója minőségi- ill. biztonsági előírásokkal, adminisztrációval Életciklus-előrehaladás ellenőrzési tervek készítése

Projekt életciklus (3-4) Végrehajtási (implementációs) fázis Tervek „üzembehelyezése” Tevékenységek figyelemmel kísérése, irányítása Előrehaladás (periodikus) vizsgálata, szükség szerint reviziója Lezáró(befejező) fázis Projekt komplettálása Átadás Projekt kiértékelése Nyomonkövetési feladatok (`follow-up`)

1.2. PROJEKT CIKLUS MENEDZSMENT (PCM) PCM: a projektcikluson belüli különböző fázisok koherens és hatékony módon történő kezelésének képessége és folyamata A PCM-et az Európai Bizottság vezette be az 1990-es évek elején, az általa finanszírozott segélyprogramok eredményességének javítása érdekében.

Európai Bizottság – a programok gyenge teljesítésének oka: gyenge a projekttervezés és előkészítés a kockázatokat hiányosan vették figyelembe figyelmen kívül hagyták a projekt hosszú távú fenntarthatóságát befolyásoló tényezőket a múltbeli tapasztalatok alapján levont tanulságokat csak ritkán vették figyelembe az új projektek tervezése során.

Miért szükséges a PCM? Tapasztalatok: PCM:  Szektorális megközelítés Bizonytalan stratégiai keret Kínálat-vezérelt projektek Gyenge helyzetelemzés Tevékenység-orientált tervezés Nem ellenőrizhető hatások Folyósítási kényszer Rövid távú szemlélet Pontatlan projektdokumentumok PCM:  Szektorális megközelítés  Kereslet-vezérelt megoldások  Fejlett elemzés  Cél-orientált tervezés  Mérhető hatás  Minőség hangsúlyozása  Összpontosítás a fenntarthatóságra  Egységes formátumok

PCM alapelvei (5) 1. A projekt-ciklus szakaszainak következetes betartása 2. Részvétel (participáció) biztosítása: fontos uniós alapelv a partnerség+részvétel biztosítása: a projektciklus kulcsfontosságú szakaszaiban szervezett workshopok és a projekt céljainak a kedvezményezettek részére nyújtandó tartós előnyök/hasznok formájában történő megfogalmazása révén

PCM alapelvei (5) 3. Fenntarthatósági szempontok: a valóban sikeres projektek: hosszú távon is fenntarthatóak; hatásuk még évek múlva is érezhető. Ezen cél elérése érdekében a fenntarthatósági szempontokat már a projekttervezés során figyelembe kell venni. 4. Logframe alkalmazás: a közösségi beavatkozás struktúráját hatékonyan biztosító eszköz, amely egységes elemzési módszert biztosít a projekttervezés és a végrehajtás során. = logikai keretmátrix (LKM), amely keretbe foglalja és vizuálisan is megjeleníti a projekttervezés és -elemzés súlyponti megállapításait és eredményeit

PCM alapelvei (5) 5. Integrált megközelítés: a megvalósításra váró projekt céljait szorosan kapcsolni kell az EU regionális politikai céljait szem előtt tartó Közösségi Támogatási Kerethez, illetve az annak végrehajtását szolgáló operatív programok célkitűzéseihez. Szintén ez a szemlélet biztosítja, hogy az uniós célkitűzések mellett a nemzeti és szektorális célkitűzéseket is figyelembe veszik a projektek, valamint biztosítja, hogy a projekt-munkatervek és költségvetések logframe módszerrel készüljenek.

Kormányzati – Profit szektor – Non-profit szektor Projektek típusai Beruházási projekt Műszaki, technikai létesítmény Kutatás fejlesztési projekt (K+F) Új termék, új technológia Szellemi szolgáltatási projekt Szervezet működési körülményeinek minőségi változása Új szolgáltatások kialakítása és bevezetése Kormányzati – Profit szektor – Non-profit szektor