Kulturális Projekt Ciklus Menedzsment IV. Modul A kultúra gazdaságtana

Miről is lesz szó? Jelentési kötelezettségek 2. Projekt Előrehaladási jelentés 3. Eltérések kezelése 4. Szabálytalanságok - csalások 5. Disszemináció - gyakorlat

Jelentési kötelezettségek

A kedvezményezettek feladatai 1.Féléves előrehaladási jelentések és mellékleteinek elkészítése és benyújtása határidőre. A benyújtás elektronikusan történik (A támogatási szerződés által rögzített időpontokban, a projekt zárásáig). Kérhetik papír alapon is! 2.A szerződésben foglalt azonosító adatok, illetőleg a szerződés teljesítésével összefüggő adatok változásának jelentése a Közreműködő Szervezet felé haladéktalanul!

Amennyiben szükséges, szerződésmódosítás kezdeményezése 4.Információszolgáltatás és a helyszíni látogatások, ellenőrzések alkalmával a dokumentumokba való betekintés biztosítása. Együttműködés a közreműködő szervezetekkel 3.A projekt végén zárójelentés készítése 4.Dokumentumok megőrzése a támogatási szerződésben rögzített időpontig. A kedvezményezettek feladatai

Szakmai MONITOR Monitorok – szakértők Az ESZA Kft. munkatársai Külső szakértők Őrangyal szerep, NEM ELLNŐRÖK (bár néha azt képzelik) Feladataik A pályázatok értékelése alapján a projekt kockázat elemzésének elkészítése Projekt előrehaladási jelentések értékelése Szakmai konzultáció biztosítása

Monitoring szakértők feladatai Kockázatelemzés - a pályázati dokumentáció alapján. Helyszíni látogatások – NEM ellenőrzések; Javaslattétel a menedzsmentnek az esetleges beavatkozásra – tanácsadók; Közreműködés a program célkitűzéseit és előrehaladását bemutató tapasztalatcseréken, kiadványok, konferenciák szakmai tartamának kialakításában; Rendelkezésére állnak telefonon, en és szükség esetén tájékoztatást, segítséget nyújtanak.

Szakmai monitoring és ellenőrzés eszközei Jelentések – Projekt előrehaladási (PEJ) / záró (ZPEJ) / fenntartási jelentés (PFJ) – Szakmai előrehaladás / az eredmények fenntartását bemutató adatszolgáltatás: a projekt eredmények hitelesítésének 1. eszköze Kifizetési kérelmek – pénzügyi előrehaladás (és szakmai alátámasztó dokumentációk) benyújtása: ha az igényelt támogatás összege meghaladja a megítélt támogatás 10%-át, és legalább a 100 ezer forintot Helyszíni ellenőrzések - folyamatba épített ellenőrzésen keresztül a projekt eredmények hitelesítésének 2. eszköze Monitoring látogatás: ESZA által opcionálisan alkalmazható- segítő, tanácsadó jellegű tevékenység Utólagos uniós ellenőrzés – utólagosan a Bizottság által lefolytatott ellenőrzések, amelyek a kifizetett támogatások szabályszerűségét vizsgálja

A monitoring eszközei EseményekDokumentumok Projekt Előrehaladási Jelentés Monitoring Látogatás (nem ellenőrzés!!!) Monitor (Vezető Monitor, ESZA Kft.) Látogatási terv, látogatási feljegyzés, látogatási jelentés Monitor, ESZA Kft, Vezető Monitor Monitori Jelentés, korrekció Monitor, ESZA Kft Szakmai Monitoring Bizottság Vezető Monitor, Monitorok, ESZA Kft. Átfogó értékelés, Intézkedés szintű Jelentés Monitoring szakértő, Vezető Monitor, ESZA Kft.

Monitoring látogatás és a PEJ BEMUTATKOZÓ LÁTOGATÁS Első PEJ után (előtt) kockázatok, mérföldkövek meghatározása, indító konzultáció Félévente/Mérföldkövenként Projekt, forráslehívás sikere érdekében

Projekt Előrehaladási Jelentés

Projekt előrehaladási jelentés Jogszabályi háttér: 16/2006 MeHVM-PM együttes rendelet 23. § Az ÚMFT-ben a nyomonkövetés és a finanszírozás folyamat elválik egymástól (kivétel a záró kifizetés igényléskor). TEHÁT a támogatás igényléshez nem feltétel az PEJ benyújtás, illetve a kedvezményezettnek jelentésadási kötelezettségét akkor is teljesítenie kell, ha az adott félévben nem kérelmezi támogatás kifizetését. A PEJ teszi lehetővé annak ellenőrzését, hogy a tevékenységek illeszkednek-e a támogatási szerződésben foglaltakhoz számszerű és szöveges adatok A PEJ egy formadokumentum: Pályázói tájékoztatón keresztül kell feltölteni (a jelszót a regisztrációs levélben kapták meg), az ott található kitöltési útmutató segítségével, illetve a jelentés onnan generálható Amennyiben a projektek megvalósítása kezdetét veszi a szerződéskötés előtt, erről az időszakról a kedvezményezett a szerződéskötés utáni első jelentésben ad számot.

Jelentési kötelezettségek Kedvezményezett a PEJ (-eket) – a Támogatási Szerződésben foglalt gyakorisággal és tartalommal – nyújtja be,általában 6 hó, DE lehet 3-is HA a támogatás nem éri el a 10 millió forintot, vagy a projekt megvalósítása >1év egyetlen előrehaladási jelentés (zárójelentést) kell benyújtani a KSZ-hez. DE a projekt befejezését követően a kedvezményezettre vonatkozó fenntartási időszak végéig évente egy alkalommal Projekt Fenntartási Jelentést (PFJ) köteles benyújtani a Közreműködő Szervezethez.

Jelentési kötelezettségek PEJ-ek általában 6 havonta, DE lehet 3-is (TSz) A PEJ-t elektronikusan kell benyújtani (IS). Eltérés esetén a papíralapú a hiteles 16/2006. (XII. 28.)23.§ (1) Eltérés esetén a papíralapú a hiteles 16/2006. (XII. 28.) 23.§ (1) A pályázó köteles a pályázatot, a projekt megvalósítására, ellenőrzésére és finanszírozására vonatkozó dokumentumokat elkülönítetten nyilvántartani és december 31-ig megőrizni.

A jelentésben a kedvezményezett beszámol: A projekt keretében végzett tevékenységekről (időszak) A költségvetés alakulásáról A megvalósítás menetéről, az esetlegesen felmerült problémákról A közbeszerzések lefolytatásáról A tájékoztatás és nyilvánosság, valamint a horizontális célkitűzések teljesüléséről Projekt Előrehaladási Jelentés (PEJ)

A PEJ kötelező tartalma a) a célokhoz mért előrehaladás, beleértve a számszerűsített célok mutatói, b) a céloktól való jelentős eltérések, megfelelő indoklással (például a projekt környezetében bekövetkezett változások ismertetése) és a célok aktualizálásával, c) a közbeszerzéssel kapcsolatos kötelezettségek teljesítése, különös tekintettel az ajánlati, részvételi, illetve ajánlattételi felhívás közzétételének helyére, az esetleges jogorvoslati eljárás tényére és eredményére, d) a tájékoztatással és a nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítése, a támogatási szerződésben foglalt rendelkezések szerint, e) a környezeti fenntarthatóság és az esélyegyenlőség érvényesítése a támogatási szerződésben foglalt rendelkezések szerint, f) helyszíni szemlék, ellenőrzések megállapításai alapján a kedvezményezett által készített intézkedési tervek és megtett intézkedések.

A PEJ kötelező mellékletei a (szükség esetén) lefolytatott közbeszerzési eljárás ajánlati, részvételi, illetve ajánlattételi felhívása, az ajánlatok elbírálásának befejezésekor készített összegzés, jogorvoslat esetén a KDB (Közbeszerzési Döntőbizottság) határozata, a Kbt. által előírt esetekben hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevételének igazolása; a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumok.

Jelentési kötelezettség kezelése Kedvezményezett, HA NEM az előírt formában és tartalommal NEMhatáridőre nem nyújtja be, ÉS/VAGY NEM határidőre nem nyújtja be, ÉS/VAGY az elvégzett tevékenységek NEM állnak összhangban a támogatási szerződésben foglaltakkal, a közbeszerzéssel a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítése nem történt meg AKKOR A KSz: a) tájékoztatót küld, hogy a támogatás kifizetéséhez milyen korrekciókat kell tenni, vagy b) kezdeményezi a támogatási szerződés módosítását, vagy c) kezdeményezi a támogatás felfüggesztését, a már kifizetett támogatás visszafizetésének elrendelését, vagy a támogatási szerződés megszüntetését

Gyakorlati tanácsok a papír változathoz A papíralapú PEJ „pályázati” formátumú és „dizájnú” fejléc, tartalomjegyzék, színes elválasztó lapok… A folyamatos oldalszám – kézzel (ha nincs pecsét) A jelentés valamennyi oldalán és mellékletén kerüljön feltüntetésre a projekt azonosító szám (fejlécben javasolt – készüljön kis KÉK bélyegző) A dokumentumokat mindig az aláírási jogosultsággal rendelkező személy írja alá (aláírási címpéldány) Kísérő levelet írni hozzá Becsomagolni az arculati DVD-t, újságkivágásokat is.

Projekt előrehaladási jelentés ESZA Határidők: PEJ beadási határideje: jelentés tárgyát képező időszak utolsó naptári napjától számított 10. munkanap. Esetleg emlékeztető levél a KSz-től Formai, tartalmi ellenőrzés: beérkezést követő 15 munkanap Döntés PEJ-ről: Formai, tartalmi ellenőrzést követő 5 nap A döntés után értesítő levél a PEJ elfogadás/hiánypótlás/elutasítás Hiánypótlás csak egyszer - HA NEM a PEJ elutasítása

PEJ elutasítás 1.) Az elvégzett tevékenységek nem állnak összhangban a támogatási szerződésben foglaltakkal, a közbeszerzéssel, illetve a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítése nem történt meg a támogatási szerződésben foglalt rendelkezések szerint, a célokhoz mért előrehaladás nem kielégítő 2.) A szükséges hiánypótlásra a határidő leteltéig nem kerül sor vagy ha a hibák javítása nem teljes körű Az elutasító levélben meghatározásra kerülnek a PEJ elfogadhatóságának feltételei: korrekció bekérése, szerződésmódosítás, rendkívüli helyszíni ellenőrzés A PEJ elutasítása a folyamatban lévő kifizetési kérelmek felfüggesztését vonja maga után A felfüggesztésre a KSZ-nek, és a PEJ elfogadhatóságának bizonyítására a Kedvezményezettnek max. 40 munkanapja van

Szabálytalanságok és csalások kezelése

Jelentési kötelezettség kezelése Kedvezményezett, HA NEM az előírt formában és tartalommal NEM határidőre nem nyújtja be, ÉS/VAGY az elvégzett tevékenységek NEM állnak összhangban a támogatási szerződésben foglaltakkal, a közbeszerzéssel a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítése nem történt meg AKKOR A KSz: a) tájékoztatót küld, hogy a támogatás kifizetéséhez milyen korrekciókat kell tenni, vagy b) kezdeményezi a támogatási szerződés módosítását, vagy c) kezdeményezi a támogatás felfüggesztését, a már kifizetett támogatás visszafizetésének elrendelését, vagy a támogatási szerződés megszüntetését

Helyszíni szemle Jogszabályi háttér: 281/2006. Korm. rendelet 32.§. (1) bekezdés Az millió Ft támogatási összeg feletti és a kiemelt projekteket minden esetben a támogatási szerződés megkötésétől számított 6 havonta. Végzik: Programvezető/koordinátor, pénzügyi munkatársak, külső szakértők Következmény: Szabályosság, szabálytalanság, korrekció, illetve hiánypótlás megállapítása

Helyszíni ellenőrzés 1 Célja: A hitelesítés alátámasztása : helyszínen gyűjtött teljes körű és eredeti bizonylatok, dokumentumok alapján A hitelesítési folyamat részét képező folyamatba épített ellenőrzés kockázatelemzésen alapuló mintavétellel történik. A magas kockázati besorolású projektek esetén valósul meg. Helyszíni szemle eredménye: Projekt rendben → PEJ és KK (kifizetési kérelem) elfogadása Korrekció/hiánypótlás szükséges → intézkedési terv készítése, korrekciók megtétele után a PEJ és KK elfogadása / a nem korrigált hiányosságok TSZ-ben rögzített feltételek melletti kompenzálása Szabálytalansági gyanú merült fel → szabálytalansági vizsgálat, és annak eredményének beépítése a hitelesítési folyamatba

Az ellenőrzés logikája TERV TÉNYLEGES MEGVALÓSÍTÁS LÉNYEGES ELTÉRÉS BEAVATKOZÁS (szerződésmódosítás) PÁLYÁZAT TSZ PROJEKT MEGVALÓSÍTÁS SZABÁLYTALANSÁG SZANKCIÓ (szerződésbontás)

A szabálytalanságok kezelésének célja A támogatások felhasználásának bármely szakában A vonatkozó uniós és hazai jogszabályokban,A vonatkozó uniós és hazai jogszabályokban, A Támogatási Szerződésben lefektetett elvek és előírások sérelmének megelőzése, megakadályozásaA Támogatási Szerződésben lefektetett elvek és előírások sérelmének megelőzése, megakadályozása Sérelem bekövetkezése esetén: az eredi állapot helyreállítása, a hibák, hiányosságok korrigálása, a szükséges intézkedések foganatosítása – szankciók.

Helyszíni ellenőrzés 2. Helyszíni szemle során különösen az alábbiakat ellenőrzik: a projektek TSz-ben (ÉS mellékletetek, pl. a beadott pályázatot is) foglaltak szerinti megfelelő fizikai és pénzügyi előrehaladását, az előrehaladási jelentések és a projekt tényleges fizikai és pénzügyi előrehaladásának összhangját, a kifizetési kérelmet alátámasztó bizonylatok (pl. számlák, vagy egyéb a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylatok, szállítólevelek, bankkivonatok, PEJ-ek) eredeti példányait; a nyilvánosságra és tájékoztatásra vonatkozó közösségi szabályokat; a közbeszerzésekre vonatkozó közösségi és nemzeti szabályokat, az állami támogatás, a környezeti fenntarthatóság, az esélyegyenlőség követelményeinek betartását.

Szabálytalanságkezelés jogi háttere EU rendeletek: 1083/2006EK tanácsi rendelet1083/2006EK tanácsi rendelet 1260/1999/EK tanácsi rendelet1260/1999/EK tanácsi rendelet 448/2004/EK bizottsági rendelet448/2004/EK bizottsági rendelet 182/2006/EK bizottsági rendelet182/2006/EK bizottsági rendelet Hazai rendeletek: 217/1998. (XII.30.) Kormányrendelet217/1998. (XII.30.) Kormányrendelet 360/2004. (XII.26.) Kormányrendelet360/2004. (XII.26.) Kormányrendelet 281/2006. (XII.23.) Kormányrendelet281/2006. (XII.23.) Kormányrendelet évi IV. Torvény (Btk.) 314.§ évi IV. Torvény (Btk.) 314.§ 1-4

Szabálytalanság fogalma Jogsértés: Közösségi jogKözösségi jog Nemzeti jogNemzeti jog Támogatási szerződés megsértéseTámogatási szerződés megsértése Az Európai Közösség vagy a Magyar Köztársaság pénzügyi érdekeinek megsértése, vagy veszélyeztetése

Szabálytalanság eljárásrendi lépései Szabálytalanság észlelése, szabálytalansági gyanú elkészítése Szabálytalansági felelős a bejelentőt átveszi – dokumentumok bekérése Szervezet vezetője dönt a gyanú mellőzéséről, vagy kivizsgálásáról Kivizsgálás: Szabálytalansági Bizottság felállítása Bizottság üléseiről jegyzőkönyv készítése Döntés a szabálytalansági gyanúról Kedvezményezett értesítése Intézkedések végrehajtása

Szabálytalansági gyanú fogalma és észlelése Szabálytalanság gyanúja: Bármilyen adat vagy információ, amely szabálytalanság elkövetésére utal. A gyanú észlelése történhet: Helyszíni ellenőrzés során, Munkafolyamatba épített ellenőrzés keretében, Belső ellenőrzés munkája során, Ellenőrzésre jogosult szervek ellenőrzése során (NFÜ, KEHI- Kormányzati Ellenőrzési Hivatal, ÁSZ, EU), Közbeszerzési döntőbizottság, bírósági eljárás, Bejelentések, feljelentések alapján.

Szabálytalansági eljárás Szabálytalansági eljárás kezdete: az a nap, amikor a szabálytalanság gyanú bejelentő lapot a szabálytalansági felelős átveszi. Szabálytalansági eljárás: a szabálytalanság gyanújának kivizsgálása, a szükséges döntések meghozatala és a döntések végrehajtása Szabálytalansági eljárás felfüggesztése: Amennyiben a szabálytalanság olyan természetű, hogy annak megállapítására más szerv illetékes a szabálytalansági eljárást mindaddig fel kell függeszteni, amíg a cselekmény kérdésében az illetékes szerv jogerős határozatot nem hozott.

Szabálytalansági vizsgálat Szabálytalansági vizsgálat: a szabálytalansági eljárás azon része, amelyben megállapításra kerül, hogy szabálytalanság történt-e, következmények, szankciók meghatározása. Határidő: 45 naptári nap. Vizsgálat lezárása: KSZ vezetője döntése - nem történt szabálytalanság, vagy - szabálytalanság megtörténte megállapító és intézkedést lerendelő döntés.

Szabálytalansági döntések intézkedései Elsősorban az alábbi intézkedéseket rendelik el: Támogatási szerződéstől való elállás, Támogatási szerződés módosítása, kiegészítő megállapodás kötése, Szabálytalansággal érintett összeg visszakövetelése, biztosítékok érvényesítése, Kedvezményezett korrekciós intézkedésekre történő felszólítása – kifizetések felfüggesztése, Más hatóságnál – KDB, APEH, VPOP – eljárás kezdeményezése, Büntetőeljárás kezdeményezése, Kedvezményezett kizárása a támogatási rendszerből (NFÜ döntés)

Kifizetések felfüggesztése Kifizetések felfüggesztése: a szervezet vezetője a szabálytalansági gyanú észlelésének kézhezvételét követően jogosult felfüggeszteni a kifizetést. A teljes kifizetés felfüggesztésére kerülhet sor: - szabálytalanság vagy szabálytalansági gyanú a Kedvezményezett valamennyi tevékenységére vonatkozik, - bűncselekmény, vagy bűncselekmény alapos gyanúja, - ellenőrzés tűrési kötelezettségének nem tesz eleget, - érintett tételek összege nagyobb mint a projekt 25%-a, - szabálytalansági gyanú az egész projektet veszélyezteti, - projekt megvalósulása, szükséges korrekciók után sem nyomon követhető.

Felmerült szabálytalanságok és szankciók I. Előleget nem megfelelően használták fel 217/1998-as Kormányrendelet – szankció: előleg visszautalása az elkülönített bankszámlára, a kamatot a projekt megvalósulása érdekében a felmerülő költségekre köteles felhasználni. A támogatási összeget nem a támogatási szerződésben foglaltak szerint használták fel – szankció: pénzösszeg visszakövetelése. Közbeszerzési eljárások megindításáról nem tájékoztatták a KSZ-t (16/2006 MehVM-PM) szankció: figyelem felhívása a jogszabályok betartására. EKKE, KSZ minőségellenőrzését észrevételét nem vette figyelembe – IH döntés: érintett közbeszerzés nem számolható el a projekt terhére, ismételt közbeszerzés kiírása.

Felmerült szabálytalanságok, szankciók II. Esélyegyenlőség, verseny tisztaságának megsértése építés, árubeszerzés egy közbeszerzési eljárás keretében került kiírásra – szankció: a szabálytalan közbeszerzés lefolytatására fordított közbeszerzési szakértői díj teljes összege, és a közbeszerzési eljárás költsége nem számolható el, az építési beruházás és az árubeszerzés közbeszerzési értékének 20%-a nem számolható el az adott költségsoron. Összeférhetetlenségi követelmények megsértése (Kbt. 10.§ (1), 88.§(1))- szankció: közbeszerzési eljárás ismételt lefolytatása Nem biztosították a jogszabályban előírt ajánlattételi határidőt – szankció: fokozott figyelem a jogszabályok betartására