SAP a Debreceni Egyetemen - A Szolgáltató Egyetem Modell Összeállította: Dr. Kárpáti Tibor

Tartalomjegyzék Bevezetés Éles indulás – elért eredmények Interfészek és átforgatók A bevezetés lezárása

I. Bevezetés

Miért döntött a DE egy integrált ügyviteli szoftver bevezetése mellett? A gazdálkodási tevékenység integrálása Legjobb gyakorlatok használata Szervezeti standardizáció Információs asszimetria megszüntetése Valós idejű információk A szervezeten belüli kommunikáció és együttműködés fokozása Kisebb papírszükséglet

A projekt nagysága - SAP-MedSAPSol rendszer jellemzői 5 SAP modul éles üzemi használata 8 telephelyen 3 másik rendszerrel összekapcsolva nagymértékű személyreszabás

Bevezetés módszertana Teljes körű (big bang) bevezetés Szakaszos (phased) bevezetés

A teljes körű bevezetés előnyei A Debreceni Egyetem a „big bang” módszer mellett döntött. Miért is? Nincsen szükség ideiglenes interfészekre Kisebb figyelem kell a korábbi rendszer fenntartására Alacsonyabb kockázat Nincs visszaút Rövidebb implementációs idő Alacsonyabb költség

III. Éles indulás – elért eredmények

Két mérföldkő 2006. január 16. 2006. július 28. A Debreceni Egyetem gazdálkodását az SAP integrált ügyviteli rendszerben tartja nyilván 2006. július 28. A Debreceni Egyetem féléves beszámolóját az SAP integrált ügyviteli rendszerből készítette

SAP Támogatói Főosztály Működését megkezdi: 2006. február 1. Létszáma: 5 főállású munkavállaló Létrehozásának oka: az SAP R/3 bevezetésének és üzemeltetésének koordinálása Felépítése: SAP Fejlesztői Osztály SAP Támogatói Főosztály SAP Felhasználói Osztály GF informatikus Hardverfelügyeleti Osztály

Miért volt szükséges az új szervezeti egység létrehozása? Külföldi tapasztalatok Egyszerre kell foglalkozni a rendszer bevezetéséhez és az éles üzemi használathoz kapcsolódó feladatokkal Az SAP R/3 éles üzembe vételével egyidejűleg lehetővé kellett tenni a tervezési egységek önálló gazdálkodását, felelősségvállalását

A Főosztály munkája A Szolgáltatási Szint Megállapodás (SLA) kidolgozása A tervezési egységek kérésére eddig megadott jogosultság-módosítások száma: kb. 230 db. A tervezési egységek által eddig jelzett, feldolgozott bejelentések száma: kb. 420 db. Hetente tartott megbeszélések száma: 2-4

Alkalmazott dokumentáció Nyitott kérdések táblázata Le nem zárt fejlesztések táblázata Migrációs ütemterv Projekt lezárási ütemterv Change Requestek táblázata

Számvitel A záró-nyitó egyezőség biztosítása Ecomed záró SAP üzemgazdasági nyitó SAP pénzforgalmi nyitó Mérlegjelentések és a féléves beszámoló elkészítése átforgatók éles üzemi használata űrlapok beállítása

Felmerült nehézségek – időbeli csúszás A Szolgáltató által biztosított erőforrás szűkössége Fejlesztett programok éles üzemi használatba vétele átforgató programok interfészek ÁFA listák A Megrendelő többletigényei

Párhuzamos működés… Újabb beállítási és fejlesztési igények definiálása, értékelése, és szükség esetén továbbítása A Szolgáltató folyamatos préselése A végzett beállítások és fejlesztések tesztelése, átvétele Migráció folytatása A folyamatos munkavégzés biztosítása, üzemeltetési feladatok

Minőségbiztosítás A bevezetés során folyamatosan: SAP Hungary Kft. minőségbiztosítója A rendszer átvételét megelőzően: rendszeraudit független külső céggel

IV. Interfészek és átforgatók

Az SAP összekapcsolása más gazdasági rendszerekkel Az SAP R/3 rendszer a DE gazdaságinformatikai rendszerének „gerince” A többi rendszer általa feldolgozott adatokat továbbítják összevontan az SAP-nak SAP R/3 MEDSOL NEPTUN DOLBER

NeptunSAP interfész Összesített feladás hallgatói befizetésekről

NeptunSAP interfész Összesített feladás hallgatói befizetésekről

Átforgatók Anyaggazdálkodási átforgató (ZMM) Az átforgatók biztosítják, hogy az üzemgazdasági számlákra könyvelt bizonylatok tartalma átkerüljön a pénzforgalmi számlákra. Anyaggazdálkodási átforgató (ZMM) A befektetett eszközök átforgatója (ZAM) Állományi átforgató (ZALL) Pénzforgalmi átforgató (ZPF) A kontrolling átforgatója (ZFICO) A KVM előirányzatok átforgatója (ZELO)

ZMM átforgató

ZMM átforgató

V. A bevezetés lezárása

Előttünk álló feladatok A dokumentáció ellenőrzése, véglegesítése: Specifikációk Felhasználói kézikönyv Beállítási kézikönyv SLA Teljes körű funkcionalitás biztosítása: Nyitott kérdések lezárása A kért fejlesztések és beállítások tesztelése, átvétele A rejett problémák feltárása, megoldása

Köszönöm a figyelmet!