EFQM alapú könyvtári önértékelés a gyakorlatban Eszenyiné dr. Borbély Mária DEENK, 2010. március 31.

1989. Svájci Montreuxban: első Európai Minőségirányítási Fórumon: Európai Minőségirányítási Alapítvány (EFQM) létrehozása. Az Alapítvány lett felelős az 1991-ben útjára bocsátott Európai Minőségdíjjal kapcsolatos intézkedések meghozataláért, valamint a díjhoz kapcsolódó EFQM Kiválósági Modell létrehozásáért. A modellt eredetileg az Európai Minőségdíjra pályázók értékelésére fejlesztették ki, de sok szervezet önértékelő eszközként kezdte el használni. Ezért az EFQM úgy döntött, hogy a modellt úgy kell továbbfejleszteni, hogy ideálisan képviselje az üzleti kiválóság (TQM) filozófiáját, és a gyakorlatban is alkalmazható legyen valamennyi szervezetre, tekintet nélkül hovatartozásukra, méreteikre és szektorukra, továbbá arra, hogy hol tartanak a saját kiválóságuk megvalósításában.

Az EFQM modell

Az EFQM önértékelési módszerei A tények pontossága A modell tudományossága Igény a betanításra Anyagi ráfordítás Kérdőív Alacsony Nem Alacsony-közepes Mátrix Munkaértekezlet Közepes Igen Megkönnyíti a munkát Formális Közepesen magas Közepes-magas Minősítés Magas

A szervezet minőségszemlélete és a módszer Érett szervezet Kérdőív Formális módszer Minősítés Úton lévő szervezet Kérdőív és munkaértekezlet Mátrix és munkaértekezlet Könnyített kérdőív Próba minősítés A minőség útjára lépő szervezet Elemi kérdőív Standard mátrix Standard kérdőív Részletes kérdőív Átalakított mátrix Alacsony erőfeszítés Közepes erőfeszítés Nagy erőfeszítés

A módszerek precizitása, pontossága

A formális módszer előnyei Az adatgyűjtési folyamat tényszerű, valós adatokat szolgáltat. A módszer tudományosan megalapozott. Az önértékelés során megteremti az együttműködés lehetőségét a különböző funkciókban és területeken dolgozó emberek között. A módszer közepesen magas pontosságához reális, közepes vagy azt valamivel meghaladó anyagi költségek járulnak. A magyarországi könyvtárak minőségszemléletében az elmúlt évtizedben jelentős fejlődés következett be, joggal sorolhatjuk őket a már úton lévő szervezetek közé, így önértékelésükhöz a formális módszer alkalmazása ideális megoldás lehet. A formális módszer a közepesen magas anyagi költségen túl, ami elsősorban az önértékeléshez használt adatlapok sokszorosításából és a szervezeti eredményeket mérő kérdőívek előállításából származó költség, közepes mértékű egyéb, elsősorban idő és munkaerő ráfordítást igényel alkalmazóitól.

A formális módszerrel végzett önértékelés menete 1 A formális módszerrel végzett önértékelés menete 1. önértékelési eszközkészlet

9 EFQM kritérium és 32 alkritérium 1.Vezetés Hogyan indítják meg és segítik elő a könyvtár vezetői a könyvtár küldetésének és jövőképének megvalósítását: mennyire képesek a hosszú távon jelentkező sikerekhez szükséges értékek fejlesztésére; és hogyan valósítják meg ezeket a megfelelő tevékenységeken és magatartásformákon keresztül; mennyire járulnak hozzá saját személyükben az adott szervezet vezetési rendszerének kidolgozásához és gyakorlatba történő átültetéséhez. 1/a A könyvtár vezetése elkészíti a könyvtár stratégiai tervét, megfogalmazza a könyvtár küldetésnyilatkozatát és jövőképét, valamint modellszerepet tölt be a könyvtár minőség kultúrájában 1/b A könyvtár vezetése személyesen biztosítja a könyvtár menedzsment rendszerének kidolgozását, megvalósítását és folyamatos fejlesztését 1/c A könyvtár vezetése együttműködik a használókkal, a partnerekkel és a társadalom képviselőivel 1/d A vezetők motiválják, támogatják és elismerik a szervezet alkalmazottait

2. Politikai stratégia Hogyan valósítja meg a könyvtár saját küldetését és jövőképét világos, valamennyi érdekelt szempontjait figyelembe vevő, az aktuális könyvtárpolitikával, a tervekkel, a célokkal és a folyamatokkal alátámasztott stratégia segítségével. 2/a A könyvtár politikája és stratégiája, az érdekelt felek jelenlegi és jövőbeli szükségletein és elvárásain alapul 2/b A könyvtár politikájának és stratégiájának alapja a teljesítménymérésből, kutatásból, tanulásból származó információ 2/c A könyvtár politikája és stratégiája állandó fejlesztés, felülvizsgálat és korszerűsítés alatt áll 2/d A könyvtári stratégia kulcsfolyamatokon keresztül valósul meg 2/e A könyvtári stratégia megismerésében és végrehajtásában mindenki részt vesz

3. Dolgozók Hogyan menedzseli, fejleszti és szabadítja fel a könyvtár alkalmazottai tudását, munkavégző képességét, egyéni, csoport és szervezeti szinten; hogyan tervezi meg ezeket a tevékenységeket annak érdekében, hogy azok támogassák a szervezet politikáját és stratégiáját, továbbá folyamatainak hatékony működését. 3/a Az emberi/humán erőforrásokat megtervezik, menedzselik és fejlesztik 3/b A dolgozók tudását és szakértelmét azonosítják, definiálják, fejlesztik és megőrzik 3/c Gondoskodnak a dolgozói részvétel és önálló jogkör biztosításáról 3/d A könyvtár vezetése és az alkalmazottak között párbeszéd folyik 3/e A könyvtár vezetése törődik az alkalmazottakkal, elismerik és díjazzák őket

4. Partnerkapcsolatok és erőforrások Hogyan tervezi és menedzseli a könyvtár külső partnerkapcsolatait és belső erőforrásait annak érdekében, hogy azok támogassák a szervezet politikáját és stratégiáját, továbbá folyamatai hatékony működését. 4/a A külső partnerkapcsolatok menedzseltek 4/b A pénzügyek menedzseltek 4/c Az épületek, anyagok és berendezések menedzseltek 4/d Az információs technológia menedzselt

5. Folyamatok Hogyan tervezi meg, menedzseli és fejleszti a könyvtár a folyamatait annak érdekében, hogy azok támogassák a szervezet politikáját és stratégiáját, teljes mértékben kielégítsék a használókat és a többi érdekelt felet; valamint egyre nagyobb értékeket hozzanak létre számukra. 5/a A könyvtári munkafolyamatokat módszeresen tervezik és menedzselik 5/b Minden folyamatot a szükségleteknek megfelelően innovatív úton úgy fejlesztenek, hogy azok teljes mértékben kielégítsék a felhasználókat és a többi érdekelt felet, valamint egyre nagyobb értékeket állítsanak elő számukra 5/c A könyvtárban a szolgáltatásokat, a használói igények és elvárások alapján tervezik és fejlesztik 5/d A könyvtár a szolgáltatásait kifejleszti, működteti, és folyamatosan ellenőrzi és javítja 5/e A könyvtár közönségkapcsolatait menedzseli és erősíti

6. Használói eredmények Amit a könyvtár a felhasználók és más érdekelt felek elégedettségéért tesz. 6/a Használói észrevételek, dicséretek, panaszok, melyek használói kérdőíves felmérésekből származnak 6/b A használói elégedettséget mérő teljesítménymutatókból nyert eredmények 7. Dolgozói eredmények Amit a könyvtár a dolgozók elégedettségéért tesz 7/a A könyvtár dolgozóinak észrevételei, melyek kérdőívekből, fókuszcsoportokból, interjúkból stb. származnak 7/b A dolgozói elégedettség teljesítménymutatóiból nyert eredmények 8. Társadalmi hatás és eredmények Amit a könyvtár az össztársadalmi szükségletek és elvárások kielégítéséért tesz. 8/a A könyvtár társadalmi környezetének észrevételei, melyek felmérésekből, kérdőívekből, közönségtalálkozókból, irányító testületektől származhatnak 8/b A könyvtár társadalmi környezetének észrevételeiből származó értékek, eredmények 9. A könyvtári kulcsteljesítmények eredményei 9/a A könyvtár kulcsteljesítményei, eredményei 9/b A könyvtár kulcseredményeinek teljesítménymutatói

A formális módszerrel végzett önértékelés menete 2. Tények, adatok összegyűjtése 3. Az önértékelésben résztvevők köre 4. Az adatlapok kérdéseinek tisztázására, közös értelmezése a kitöltés megkezdése előtt 5. Az önértékelés lebonyolítása 6. Az önértékelés kiértékelése 7. Bizonyos időközönként megismételt önértékelés

A Méliusz Központban végzett önértékelések 2007 tavasz: régi épület 2008 nyár: új épület

Vezetés

Stratégia

Dolgozók

Partnerkapcsolatok és erőforrások

Folyamatok

Használói eredmények új könyvtár

Dolgozói eredmények új könyvtár