A HIVATALOS (ÜZLETI) LEVÉL A hivatalos (üzleti) levél olyan irat, amely személyek és szerve- zetek közötti, illetve a szervezetek egymás közötti vagy a szerve- zeten belüli információáramlást szolgálja, illetve megerősíti a ko- rábban más formában történt közléseket. A hivatalos (üzleti) levél éppen ezért jogviszonyt is teremthet, il- letve módosíthat már létező jogviszonyokat. Jogkövetkezményeket nem eredményező levél például az aján- latkérés, a pályázat stb.; jogviszonyt teremtő üzleti levél pedig például a rendelésigazolás, a készre jelentés stb.

Az írópapír iránti követelmények A magyarnyelvű hivatalos levél „sima” fehérszínű, 70...90 g/m2 súlyú, A4 (210x297 mm) méretű papírra, illetve ennek megfelelő képernyő beállítással készül. (Az A4 papírméret a mintegy 1 m2 területű, A0 alapméret hajtogatással képzett 1/16 része.) A B papírméretet általában a nyomdaiparban használják, de pél- dául az egyik egyetemen a szakdolgozatot B5 (175x250 mm) mé- retben kell beadni. (A B5 méret a B1 méretnek 1/8 része.) A borítékok C papírméretben készülnek: a szabványos „kis bo- ríték” C6 jelű, a „közepes” C5, a „nagy boríték” C4, a szabvány „hosszú boríték” pedig LA4 méretű. (A C és a LA méret nagyobb a megfelelő A méretnél, ezáltal a levél bele fér a borítékba.)

A margók beállítása A MI 3495/2-86 szerint: fent: 20...25 mm; jobb oldalon: 10 mm; lent: 20...25 mm és a bal oldalon: 20...25 mm. A javasolt eltéréssel: fent: 40 mm, azonban a fejrész és az oldalszámo-zás ebbe beleérhet; jobb oldalon: 20 mm; lent: 30...35 mm, azonban a bekezdés utolsó sora eb- be beleérhet és a bal oldalon: 35...40 mm.

A hivatalos (üzleti) levél felépítése 1. A hivatalos levélről az első rátekintéskor ki kell derülnie, hogy KI? FEJRÉSZ! KITŐL? CÍMZÉS! MIT AKAR? TÁRGY! A szokásos betűtípus a Times New Roman CE, a betűméret általában 13-as. A levelet egyes sorközzel, sor- kizárással kell írni. A bekez- déseket soremeléssel lehet el- választani. (Tehát minden sor a bal margónál kezdődik!) .

A levél fejrésze A papír bal felső sarkában, legfeljebb 65 mm hosszban és három sorban tartalmazza a feladó adatait: az első sorban a pontos meg- nevezését, a másik két sorban pedig az elérhetőségét. Például: Vazelin Gergely nyakörvkészítő vállalkozó Budapest, Kék utca 11/a 1248, telefon/fax 06-1 777-9999; adószám: 12345678-2-49 Bagarol Olivér főiskolai hallgató Budapest, Krumplivirág utca 1/b 1249, telefon 777-1234 Kapor Lujza lottógömbforgató Toronygomb-aranyozó Kft. E-mail: okostyuk@portcom.hu Pánd, Fék utca 18. 2214 Telefon: 06-30/999-8888 Telefon: 06-30/999-7777

A levél címzése Hintalópatkoló Betéti Társaság A címzés a fejrész alatt, két üresen hagyott sor után, a bal margó- nál kezdődően legfeljebb két sort foglalhat el: az első sor az in- tézmény megnevezését, a második a címzett személy nevét és a hivatali beosztását tartalmazza. (Megfordítva magánlevél lenne!) Például: Hintalópatkoló Betéti Társaság Loó Albinné ügyvezető úrhölgy részére Laposkúszás Macskafarok-kunkorító Kft. Jaj József ügyvezető igazgató úr részére Budapest

A tárgy jelölése A helységnév alatt, két üresen hagyott sort követően, a bal margó- nál kezdődően a Tárgy: szót követően, nagy kezdőbetűvel, legfel- jebb két sorban kell a levél „címét” szerepeltetni. Például: Tárgy: Jelentkezés a meghirdetett asszisztensi állásra Tárgy: Minőségi kifogás bejelentése Tárgy: Ajánlatkérés használt koporsók szállítására Tárgy: Köszönetnyilvánítás (és nem köszönőlevél...)

A hivatalos (üzleti) levél felépítése 2. A MI 3495/2-86 szerint A fejrésszel egy sorban a levél minősítése lehet. A címzéssel egy sorban kell feltüntetni a keltezést, a saját iktatószámot és ügyintézőt, valamint a hi-vatkozási számot és a címzett ügy- intézőjét. A javasolt eltérésekkel A fejrész alatt, félsor eme-léssel elválasztva lehet sze-repeltetni a saját iktatószá-mot és ügyintézőt; a fejrésszel egy sorban, a jobb margóhoz igazítva pedig a hivatkozásokat. A keltezés a bal margóhoz igazítva, az utolsó szöveg-sortól soremeléssel elvá-lasztva is állhat.

A megszólítás és az elköszönés A megszólítás esetleg el is hagyható. Általában csak személyt szó- lítunk meg, de őt kizárólag a hivatali beosztásán. Aki a címzésben úrhölgyként szerepelt, a megszólításban Asszony lesz, függetlenül a családi állapotától! Általában csak a Tisztelt és az Igen tisztelt forma alkalmazható. Elköszönéskor (ennek megfelelően): Tisztelettel: illetve Őszinte tisztelettel: búcsúzunk. Például: Tisztelt Igazgató Asszony! Tisztelt Elnök Úr! Igen tisztelt Polgármester Asszony!

Szövegközi kiemelések, záradékok A szövegközi kiemelés történhet aláhúzással, kurziválással, vas- tagítással, r i t k í t á s s a l , NAGYBETŰKKEL (ez azonban az Interneten gorombaságot jelent), betűméret váltással, középre szerkesztéssel és a negatív számok (például a tartozások) piros színnel is írhatók. Melléklet: 3 db, 7 lap Másolatot kap: Polgármesteri Hivatal Rendőrkapitányság Tértivevényes!

A levél hitelesítése 1. Egy aláíró (kötelezettségvállaló) esetében a levél utolsó sora után, három soremelést követően, a bal margóhoz igazítva kell gépelni az illető nevét (de ha az aláírás fölé hosszú bélyegző kerül, az üres mező ennek megfelelően növelendő). A név alá (kisbetűvel kezd- ve) a kiadványozási jogcímet kell gépelni. (Például: eladó.) Két aláíró esetében, a második aláíró neve és beosztása öt betűhely kihagyása után áll az első helyen aláíró adatai mellett. A körbélyeg- ző lenyomatát a levél függőleges tengelyében, az aláírás mellé kell helyezni. (A függőleges vonalak párhuzamosak a papír szélével.) Például: Hebrencs Kázmér Komoly Amadé Bagarol Olivér ügyvezető igazgató projektmenedzser főiskolai hallgató

A levél hitelesítése 2. A digitális aláírás nem hasonlít a tulajdonosa eredeti aláírására, valójában egy „kulcs-zár rendszer” (hasonlóan működik, mint például a bankkártya és a PIN-kódja közötti kapcsolat). A jogszabály három típusú digitális aláírást különböztet meg: az egyszerű csak korlátozottan bizonyító érvényű; a fokozott biztonságú már megfelelően azonosítja a használóját; a minő- sített digitális szignó pedig általános érvényű, ezt a Hírközlési Főfelügyelet által nyilvántartásba vett szolgáltatótól kell igé- nyelni. (Hazánkban a digitális aláírás terjedése a vártnál bi- zonyára hosszabb időt fog igénybe venni.)

A több oldalas levél Nem vihető át a következő oldalra a bekezdés utolsó sora és ön- magában az aláírás(ok). A több oldalas leveleket a 2. oldaltól fo- lyamatosan fent, középen, magukban álló arab számokkal kell je- lölni. A lapokat a fejrész mellett, a papír bal szélével párhuzamo- san lehet összefűzni. A mellékletek jelölése a fejrész helyén: (A csatolt függelék ol- dalait római számok- ....számú melléklet a .....................-hoz kal szokták jelölni.) A háromnál több oldalas leveleket C5 vagy C4 méretű borítékban kell továbbítani.