Minőségügyi auditok

Audit = meghallgatás Az auditokat arra használják, hogy meghatározzák a minőségirányítási rendszer követelményeinek való megfelelés mértékét. Az audit megállapításait a minőségirányítási rendszer eredményességének értékelésére és a fejlesztési lehetőségek felfedésére használják. Szükséges a minőségpolitikai célok hatékony elérésének megítéléséhez!

Az ISO 9000:2000 szerint az audit: „ auditbizonyítékok nyerésére és ezek objektív kiértékelésére irányuló módszeres, független és dokumentált folyamat annak meghatározására, hogy az auditkritériumok milyen mértékben teljesülnek”

Kulcsfogalmak: Módszeres = tervezett (azaz nem spontán, rajtaütés jellegű ellenőrzés, hanem előre programozott, tervezett vizsgálódás) Független = az auditor nem érdekelt és nincs felelőssége a vizsgált területen Auditkritériumok = összehasonlítási alapként használt előirányzatok, eljárások vagy követelmények összessége. Auditbizonyíték = az auditkritériumokra vonatkozó, igazolható feljegyzések, ténymegállapítások vagy egyéb információ

Az audit alapelvei (ISO 19011:2002) Az auditra jellemző, hogy több alapelvre támaszkodik. Ettől válik az audit a vezetőség politikáját és a szabályozást támogató eredményes és megbízható eszközzé, amely megadja a szervezet számára a működésének fejlesztéséhez szükséges információt.

Az auditorokra a következő alapelvek vonatkoznak: a) Etikus magatartás: ez a szakmai elkötelezettség alapja. Bizalom, tisztesség, bizalmas ügykezelés és titoktartás az audit lényeges követelményei. b) Tisztességes beszámolás: a valóságnak megfelelő és pontos jelentés kötelezettsége. Az audit megállapításai, az audit következtetései és az auditjelentések a valóságnak megfelelően és pontosan tükrözzék az audit során végzett tevékenységet. A jelentés térjen ki az audit alatt tapasztalt jelentős akadályokra és az auditcsoport és az auditálás alatti szervezet között fennmaradt véleményeltérésekből adódó megoldatlan kérdésekre. c) Kellő szakmai gondosság: igyekezet és ítélőképesség alkalmazása az auditban

Az auditorok gondossága feleljen meg feladatuk fontosságának és az audit ügyfelei és a többi érdekelt fél részéről beléjük helyezett bizalomnak. Ebben fontos tényező az auditorok megfelelő felkészültsége. Az auditra, amely a fogalommeghatározás szerint független és módszeres, további alapelvek is érvényesek:

d) Függetlenség: ez az audit pártatlanságának és az auditkövetkeztetések objektivitásának alapja. Az auditorok legyenek függetlenek attól a tevékenységtől, amelyet auditálnak, és mentesek minden részrehajlástól és érdekütközéstől. Az auditorok őrizzék meg az audit teljes folyamata során objektív hozzáállásukat, ezzel biztosítva azt, hogy az audit megállapításai és következtetései csak az audit bizonyítékain alapuljanak.

e) Bizonyítékokon alapuló megközelítés: ez az ésszerű módja annak, hogy - módszeres auditfolyamat eredményeként - megbízható és reprodukálható auditkövetkeztetésekre jussanak. Az audit bizonyítékai legyenek igazolhatók. Ezek a mintaként rendelkezésre álló információn alapulnak, mivel az auditot véges időtartamon belül, véges erőforrásokkal végzik. A mintavétel helyes végzése szorosan összefügg azzal, hogy milyen mértékben lehet megbízni az audit következtetéseiben. Ezen nemzetközi szabvány többi fejezetében található útmutatás az előbbiekben megfogalmazott alapelveken alapul

Az audit típusai Tárgya szerint Rendszeraudit Folyamataudit Termékaudit Célja szerint Belsõ audit Külsõ audit vevõi audit tanúsító audit

Termékaudit Cél: bizonyítani, hogy a termék megfelel a vonatkozó előírásoknak és a vevői igényeknek Termék: tevékenységek vagy folyamatok eredménye (lehet: szolgáltatás, hardver, feldolgozott anyag, szoftver vagy ezek kombinációja) A termékauditot többnyire valamilyen jogszabályi előírás alapján kell végezni. (Általában akkreditált laboratóriumban!)

szempontok: - a minőségi követelmények dokumentáltak-e szempontok: - a minőségi követelmények dokumentáltak-e? - elég részletes-e a szakmai rész és a vevői követelmények leírása? - Megfelelőek voltak-e a termék előállítás közben végzett vizsgálatok és hitelt érdemlően vannak-e dokumentálva?

Eljárásaudit Cél: annak eldöntése, hogy megfelel-e a folyamat a vonatkozó munkautasításokkal, specifikációkkal, vevői igényekkel, technológiai előírásokkal meghatározott követelményeknek? A folyamataudit a termékelőállítás megfelelőségének vizsgálatán túl kiterjeszthető a - szerződéskötési, - beszerzési, - alapanyag átvételi, - gyártásközi ellenőrzési és végellenőrzési folyamatok vizsgálatára is. Ide tartozhat a gyártási képesség vagy a tevékenységet végző személyzet alkalmasságának, felkészültségének vizsgálata is.

Rendszeraudit Cél: a minőségirányítási rendszer haté- konyságának vizsgálata (a teljes rendszerre vonatkozóan) Fő elemei: - a dokumentumrendszer szabványmegfelelőségének vizsgálata - a szabályozás előírásai gyakorlati végrehajtásának vizsgálata. Fajtái: - Belső audit - Előaudit - Tanúsítási audit - Utóaudit - Felügyeleti audit - Kibővítő audit - Ismétlő (megújító) audit - Joint audi

Belső audit A vállalat belső munkatársai által (esetleg külső segítséggel) végzett audit. A belső auditokra éves tervet kell készíteni! Az auditorokat (függetlenség biztosítása mellett!!) a vállalat vezetője (vagy annak minőségmegbízottja) jelöli ki. (Auditor csak az a személy lehet, aki a szakmai területet és a minőségkövetelményeket egyaránt magas szinten ismeri!) Az auditor feladata, hogy teljes körű és hiteles információt gyűjtsön össze az adott tevékenységekről. Az auditornak emberekkel kell kapcsolatot teremtenie, olyan tevékenységekkel kell foglalkoznia, amelyek ismeretlenek lehetnek a számá- ra, és ezekről a tevékenységekről helyes ítéletet kell alkotnia. (Előfordulhat, különösen belső auditoknál, hogy az auditor ellenséges érzelmeket tapasztal.)

A jó auditornak továbbá a következő jellemvonásokkal kell rendelkeznie: • diplomatikus • türelmes • jó kapcsolatteremtő • jó ítélőképességű • elfogulatlan • van önfegyelme • szorgalmas, becsületes • nyílt gondolkodású • elemző • kíváncsi, érdeklődő • rugalmas • professzionális • szakképzett

A gyenge auditor az ellenkező tulajdonságokkal rendelkezik, valamint: • becsapható • nagyképű • más gondolatait lesi • cinikus, nincs kitartása • szeret vitatkozni • fegyelmezetlen • szőrszálhasogató

Mivel ezek a tulajdonságok különböző mértékben minden emberben megtalálhatók, a jó auditornak elemeznie kell önmagát és a jó tulajdonságait fejlesztenie kell a rosszak rovására!

Ezt úgy érheti el az auditor, hogy: Ezt úgy érheti el az auditor, hogy: * Figyel a részletekre és beilleszti azokat abba a környezetbe, amelyben a munka folyik. * Minden körülmények között nyugodt és udvarias marad. * Pontos, nem érkezik sem túl korán, sem túl későn. * Felkészült, céltudatos, egyenes, határozott és precíz. * Jól halad a munkával. * Jó ítélőképessége és arányérzéke van és kész bizonyos engedményeket tenni. * Tisztában van a személyek közötti kapcsolatokkal és az érdekvédelmi szervezetekkel kapcsolatos lehetséges problémákkal. * Bármilyen vitában független gondolkodású és semleges magatartású marad.

Külső audit Az auditot külső cég, illetve annak megbízottja végzi. A külső cég lehet maga a vevő vagy egy általa megbízott harmadik fél. Főbb formái tehát: - Vevői audit - Tanúsítási audit.

V É G E