Irodaszervezés

Az iroda mint információrendszer Az irodát informatikai szempontból információ-rendszernek tekintjük, mivel információt szolgáltat, létrehoz, tárol, szétválogat, használ és eloszt. Egy információrendszert az alábbi elemekkel jellemezhetünk: bemenetek, kimenetek, folyamatok, tárolt adatok. Az iroda átalakítása során a feladatunk , hogy az információrendszer fenti jellemzőinek meghatározásával leírjuk a rendszert és erre alapozva felépítsük az automatizált rendszert.

A rendszerfejlesztés szakaszai INFORMA- TIKAI STRATÉGIA MEGVALÓSÍTHA- TÓSÁGI VIZSGÁLAT RENDSZER- ELEMZÉS RENDSZER- TERVEZÉS KIVITELEZÉS VISSZA- CSATOLÁSOK rendszer- felügyelet A rendszerfejlesztés szakaszai 1. Stratégiai tervezés 2. Megvalósíthatósági vizsgálat 3. Rendszerelemzés 4. Rendszertervezés 5. Kivitelezés 6. Betanítás 7. Üzembe helyezés Ha valahol probléma merül fel, akkor az valamely előző szakasz gyengeségét jelzi, ilyenkor vissza kell csatolnunk az előző szakaszokhoz, a probléma megoldása érdekében.

Az átalakítás igénye Mikor és kiben merül fel az iroda átalakításának, újjászervezésének igénye? (működés akadozik, lassú az ügymenet, nem hatékony az iroda) Mit érdemes tenni ilyen esetben? (Elemezni kell a problémát!) Informatikai tanácsadók segítik a vezetőket megtalálni az ideális megoldást.

Az informatikai stratégia vizsgálata vagy kialakítása Az informatikai stratégia, nem minden esetben van. Az informatikai stratégia kidolgozása: Felkészülés (Az irodát és környezetét vizsgáljuk, ekkor történik a stratégia és közös irányvonal feltárása.) Szervezeti, működési elemzés (A legmeghatározóbb elemzés, a további munka alapját képzi, a működési modell mellett az iroda célkitűzéseit és súlyponti kérdéseit kell megfogalmazni) A jelenlegi rendszer átvilágítása (értékelni kell a jelenleg működő információs rendszerek felhasználását és hatékonyságát) Fejlődési lehetőségek feltárása (az információs rendszer javításának lehetőségei az iroda céljainak figyelembevételével) Mélyebb elemzés szükséges: jövő elképzelése, lehetőségek feltárása, a lehetséges alkalmazások meghatározása Forgatókönyvek kidolgozása (felvázolja a lehetőségek megvalósításának lépéseit)

A megvalósíthatóság vizsgálata a célok, elvárások és követelmények pontos meghatározása; az ügyviteli folyamatok, tevékenységek vázlatszerű elemzése; rendszertechnikai alternatívák kidolgozása; költségkihatás és hatékonyságnövekedés becslése ; javaslatot kell tenni a fejlesztés során alkalmazandó módszerekre; a megvalósítási folyamat tervezése .

Az elérni kívánt célok hatékonyságnövekedés, a minőségi követelmények javítása, korszerű, magas színvonalú technológia bevezetése, gazdaságos üzemeltethetőség, a felhasználók megnyerése, az idegenkedés leküzdése.

Projekt létrehozása A projekt olyan szerveződés, amely korlátozott időtartamra, meghatározott, nem ciklikusan ismétlődő fejlesztési feladatra, annak elvégzésére jött létre. A feladat elvégzéséért a projekt vezetője vagy annak menedzsmentje a felelős.

A projekt összetétele A szervezet vezetősége részéről kinevezett felelős (az iroda sikeres átalakítása a feladata) Fejlesztési koordinátor (feladata összeköttetés a fejlesztési rétegek között) Rendszerszervező (irodát jól ismerő személy, aki elemzi a működést és ad egy kiinduló pontot a kialakítandó informatikai rendszernek) Rendszertervező (számítógép adta lehetőségeket ismerő személy legtöbbször uaz. mint a rendszerszervező) Felhasználói képviselő, az átvevő (elkészített dokumentáció alapján ellenőrzi és elfogadja a rendszert) Felhasználó (a leendő rendszer használója) Kivitelező (a tervek alapján elvégzi a kivitelezést)

A rendszer részletes elemzése Az elemzések azt mutatják, hogy a fejlesztések zöme nem volt sikeres. Nagyobb figyelem szükséges a kezdeti szakaszokra! Minél később vesszük észre a hibát anyagilag annál többe kerül és a költség exponenciálisan nő. (Elégtelen helyzetfelmérés, rossz célmegfogalmazás, lehetőségek helytelen feltárására vezethető vissza) Az iroda elemzését a helyzetfelméréssel kezdjük, amely tulajdonképpen információgyűjtést jelent: Folyamatok vagy feldolgozások (az iroda ügyviteli tevékenysége) Adatok (az iroda kiindulási nyersanyaga és terméke) Interfészek vagy felületek (a számítógép és az ember kapcsolatát írja le)

Elemzési technikák A helyzetfelmérés technikái: dokumentumelemzés, Az elemzés célja a vizsgált objektum jelenlegi környezetének, tényleges helyzetének megismerése és az igények feltárása. U.azon adatot, eseményt különböző módszerekkel mérjük fel és az azonos eredmények körvonalazzák a valóságot. A helyzetfelmérés technikái: dokumentumelemzés, interjú, kérdőív, megfigyelés, mintavétel.

A helyzetfelmérés technikái Dokumentumelemzés (az irodai tevékenységet érintő hivatalos leírások, szabályzatok összegyűjtését és a szükséges adatok kigyűjtését jelenti, akkor lehet eredményes, ha a valóságot tükrözi, de ez ritka a gyakorlatban) Interjú (leggyakoribb módszer, más módszerekkel kapott információk ellenőrzésére, kiegészítésére használjuk, 3 része) Előkészítés (meg kell határozni az elérendő célt, tényeket, számadatokat meg kell ismerni) Maga az interjú Megnyitó szakasz (jó kapcsolat megteremtése és a célok ismertetése) Törzsrész (a tényleges adatgyűjtés időszaka) Lezárás (a legfontosabb kérdések megismételt összefoglalása, megerősítése) Értékelés (az interjú végén a jegyzeteket ki kell egészíteni, a lényegről beszámolót kell készíteni)

A helyzetfelmérés technikái Kérdőív (Írásban kérdezzük meg a felhasználókat, egyszerű és közérthető kérdések legyenek benne) Nyílt (csak a kérdést fogalmazzuk meg) és zárt kérdőív (válaszokat is felsorolunk) Megfigyelés (csak akkor használjuk, ha nincs más információ forrás) Az iroda tevékenységeinek nyomon követése és folyamatos figyelése. Mintavétel (mérés) Statisztikai jellegű megfigyelés, amely a tevékenységek egyes jellemzőinek számszerűsítő eljárása. (objektív, számszerű)

Szervezetelemzés Az elemzés célja: feltárni a szervezet valós felépítését és folyamatait megtalálni a strukturális, kommunikációs gyengeségeket ez megteremti az átszervezés lehetőégét is a szervezeti ábra felrajzolása, szervezet globális megismerése, a tevékenységi körök és jellegzetességek megismerése a hatásköri modell elkészítése.

A szervezetelemzés fázisai Globális megismerés (a szervezeti elemzés 3 fázisa) A vizsgálati egységek kiválasztása (milyen körben és milyen módszerrel térképezzük fel a szervezetet) Az adatfelvételi eljárások kiválasztása és maga az adatfelvétel ( a dokumentum elemzésen felül az interjúkra és a kérdőívre támaszkodnak, környezeti hatásokat is célszerű vizsgálni) Az eredmények kiértékelése, a szervezeti struktúra felrajzolása (adatfelvételi szubjektív hatásokra is figyelni kell, ezért nagy számú minta kell)

A hatásköri modell A személyekről a következő információkat kell összegyűjteni: a dolgozó életkora, képzettsége, szakmai tapasztalata; a szervezeten belül elfoglalt helye (felettesei, alárendeltjei); munkakapcsolatai más szervezeti egységekkel; személyekkel, a dolgozó tevékenységi köre.

Iratkezelés az irodában fel kell térképezni a belső előírásokat, a kialakult rendet, a megismerést kezdjük a dokumentumelemzéssel, a felvázolt rendszert pontosítsuk az iratkezelés szervezésével megbízott vezetővel, megfigyeléssel ellenőrizzük, hogy az általunk megfogalmazott rendszer megfelel-e a valóságnak

Az ügyviteli folyamatok leírása a hagyományos rendszer megértése hogyan érvényesíthetők a célként definiált követelmények lehetnek jól működő részek, de lehetnek bürokratikus, felesleges lépések is Alkalmazzuk a folyamatorientált megközelítést, mivel az irodai rendszer alapját az ügymenetek jelentik. E modellezés során a folyamatokból indulunk ki és erre építjük fel a rendszer alapját képző adatmodellt.

Az ügyviteli folyamatelemzés lépései az összes ügymenet feltárása szükséges-e és ésszerűsíthető-e, automatizálhatók-e? melyek növelik jelentősen a hatékonyságot tevékenységekre bontás, alapvető ügymenetek kiválasztása a tevékenységek kivitelezője, a szükséges eszközök, szakképzettség. iratkezelés, iratazonosítás, iratfeldolgozás, irattározás technikái iratok forrása és áramlása, ez vezet át az adatelemzésbe

A folyamatok ábrázolása Grafikus ábrázolás! folyamatábra, Jackson-ábra, az irodatervezési célokra kifejlesztett ICN (Information Control Nets), az SSADM (Structured Systems Analysis and Design Method - strukturált rendszerszervezési módszertan) adatfolyam-diagramja

Adatelemzés Gyűjtsük össze az ügyeknél használt iratokat, ezek alkalmasak az ügymenetekhez szükséges adatok meghatározására! Határozzuk meg: mit szeretnénk kapni (output), ehhez milyen adatok állnak a rendelkezésünkre (input), hogyan jutunk el az input adatokból az output adatokhoz

Adatelemzés a tevékenységeken belül milyen adatok, szükségesek a vég-rehajtáshoz és honnan származnak; milyen új információ keletkezik a tevékenység elvégzése során, és hová kell eljuttatni azt; mely személy(ek)hez kapcsolódik a tevékenység végrehajtása; milyen eszközök szükségesek a tevékenység elvégzéséhez.

Adatelemzés szemléltetése Az adatok és a tevékenységek vagy a tevékenységek és a személyek közötti kapcsolatok szemléltetésére mátrixokat használhatunk.

A logikai terv elkészítése Olyan modellezés, amely megmutatja a folyamatokat, az adatokat, azok áramlását, tárolását úgy, hogy nem vesszük figyelembe a konkrét számítógépes kivitelezést. A logikai tervnél van lehetőség az ügymenet elemzésére. Két alapvető eleme: Folyamatmodell Logikai adatmodell

Folyamatmodellezés Az adatfolyam-diagram legfontosabb alkotórészei: Az információrendszer folyamatainak kapcsolatát az adatfolyamok mentén szemléltetjük, feltüntetve a rendszerben tárolt adatokat . Az adatfolyam-diagram legfontosabb alkotórészei: Külső entitások (a vizsgált rendszeren kívül eső személyek, szervezetek, de adatokat adnak és kapnak) Adatfolyamok (adatok áramlásának szemléltetése) Adattárolók (rendszerben használt adatok tárolási helye) Folyamatok (olyan tevékenységsor, melyet általában egy adat megérkezése kezdeményez és az adatok manipulációját, módosítását jelenti) Név Név D1 1. Hely/szerepkör Folyamatnév

Logikai adatmodell készítése Az információrendszerek egyik meghatározó eleme az adat, ezért az adatok modellezésének minősége döntő jelentőségű lehet az egész rendszer működése szempontjából. a logikai adatmodell, nem foglalkozik fizikai adatszervezésekkel, adatok ábrázolásával, rögzítésével

Logikai adatmodell készítése Fel kell tárni: a rendszer entitásait (a rendszer számára lényegi dolog), azok attribútumait (az entitások valamilyen tulajdonsága) az entitások közötti kapcsolatokat (két entitás összerendelését és a köztük fennálló asszociációt fejezi ki) A B A Entitás Kapcsolat B Entitás

A rendszer fizikai tervének elkészítése A programtervezésre használható eszközökkel írja le a rendszert. A fizikai terveket a logikai tervekből dolgozzuk ki kiegészítve a fizikai megvalósításhoz szükséges részletekkel (hardverkörnyezet, keretrendszer, adatbázis-kezelő). Adatterv, folyamatterv, interfészterv kell a fizikai tervezéshez. Rendszertechnikai változat Logikai terv Fizikai terv

A rendszer kivitelezése Hatékony és gyors kivitelezést tesznek lehetővé azok a rendszerek, amelyek beépített workflow-modullal rendelkeznek. Workflow nélküli rendszerekben a fizikai rendszertervek alapján a teljes rendszert el kell készíteni. Egy jól elkészített részletes rendszerterv alapján a programozók szinte azonnal hozzáfoghatnak a kódoláshoz.

A rendszer bevezetése A bevezetés lehetőségei: Cél: a zökkenő-mentes áttérés (az alapfolyamatok zökkenőmentes működése után célszerű az áttérés) A bevezetés lehetőségei: Párhuzamos bevezetés (az új rendszert a régi működésével párhuzamosan alakítjuk ki. Az automatizált iroda biztos működéséig a két rendszer együtt üzemel.) Átlapolt bevezetés Közvetlen bevezetés Hagyományos iroda Automatizált iroda Időtengely

A bevezetés lehetőségei Átlapolt bevezetés (akkor használható, ha a rendszer modulokra osztható. Az egyes modulok bevezetése közvetlenül történik) Közvetlen bevezetés (az átállás legegyszerűbb módja, de a legkockázatosabb, a teljes irodai rendszert cseréljük le egyszerre. Nagyon alapos előkészítést igényel.) Időtengely Hagyományos levelezés Hagyományos iktatás Hagyományos ügykezelés Elektronikus levelezés Elektronikus iktatás Elektronikus ügykezelés Hagyományos iroda Automatizált iroda Időtengely

Az irodában - átlapolt bevezetés Számítógépes munkahelyek kialakítása és hálózatba kötése. Elektronikus iktatás bevezetése. Dokumentumkezelő rendszer integrálása a hálózatba. Az elektronikus iktatás kiterjesztése az elektronikus iratokra is. Elektronikus levelezőrendszer kialakítása, majd bekapcsolása az iktatási, iratkezelési folyamatokba.

Az irodában - átlapolt bevezetés Számítógéppel támogatott ügykezelés úgy, hogy a papíralapú ügyiratok és ügykezelések is számítógépes támogatást kapjanak. Az irodai folyamatok számítógépes támogatása, ellenőrzése, a hagyományos ügyiratok számítógépes kezelésének biztosítása mellett. A teljesen elektronizált ügy- és iratforgalom, azok egyes részeinek automatizálása.