Pénzügyi- és adminisztratív-menedzsment képzés Fony, 2010. április 1. Abaúj-Hegyközi Többcélú Kistérségi Társulás A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.

Pénzügyi és adminisztratív menedzsment képzés Tematika: Projektvégrehajtás Projektmenedzsment előkészítése Projekt-előrehaladási jelentések Támogatási szerződés módosítása Változás-bejelentés Kifizetési kérelem

Projektvégrehajtás

Támogatási Szerződés Projekt szabályszerű végrehajtása Jelentéstétel Kedvezményezett kötelezettségei: Projekt szabályszerű végrehajtása Jelentéstétel Információszolgáltatás, bejelentés Dokumentumok nyilvántartása, kezelése, őrzése Szerződés-módosítás kezdeményezése Ellenőrzés tűrés Fenntartás Tájékoztatás és nyilvánosság biztosítása

Pénzügyi menedzsment

Támogatható költségek A pályázati kiírás részletesen tartalmazza A pályázathoz igazodva A költségvetési sort nem túllépve

A költségvetés belső arányai Példa: DAOP-2007-2.1.2.A kiírás pályázati útmutatója alapján: Nem kiegészítő jelleggel támogatható tevékenységek min. 50% Kiegészítő jellegű tevékenységek max. 10% Projekt előkészítés max. 6% Projekt menedzsment max. 2%, max. 10 millió (M) Ft Marketing és nyilvánosság max. 5%, max. 25 M Ft Képzés max. 5%, max. 5 M Ft Projekt menedzsment + szolgáltatások max. 15% A belső arányok lényegesek az értékelésnél, a szerződéskötésnél és az elszámolásnál.

A költségvetés belső arányai Példa: DAOP-2007-2.1.2.A kiírás pályázati útmutatója alapján: Nem kiegészítő jelleggel támogatható tevékenységek min. 50% Kiegészítő jellegű tevékenységek max. 10% Projekt előkészítés max. 6% Projekt menedzsment max. 2%, max. 10 millió (M) Ft Marketing és nyilvánosság max. 5%, max. 25 M Ft Képzés max. 5%, max. 5 M Ft Projekt menedzsment + szolgáltatások max. 15% A belső arányok lényegesek az értékelésnél, a szerződéskötésnél és az elszámolásnál.

Támogatás kifizetése Legfőbb változás: Kifizetési kérelmek fajtái: Az előrehaladási jelentés és a támogatás igénylés elválik egymástól. Kifizetési kérelmek fajtái: Előlegigénylés Időközi elszámolás Záróegyenleg kifizetés kérelem (Forrás: http://www.nfu.hu/content/525)

Előlegigénylés és felhasználás Minimum 25%, maximum 35/40% A kedvezményezett az előleget az Előlegigénylő formanyomtatvány kitöltésével igényli; Az előleget EU-s források esetén a támogatást nyújtó köteles nyújtani (Ámr.), de a kedvezményezett lemondhat róla; A kedvezményezett az előleg kifizetését követő 8 hónapon belül nyújt be olyan kifizetési kérelmet, mely a támogatás rendeltetésszerű használatával nem ellentétes felhasználást bizonyít. Egyes esetekben a szállítónak is előleget kell fizetni!

Időközi elszámolás Számlák utólagos elszámolása esetén feltétel: Fizikai teljesítés Pénzügyi teljesítés Szállítói kifizetés feltételei: Pénzügyi teljesítés a támogatással csökkentett rész arányában Előleg + időközi elszámolások maximális összege a TSZ-ben rögzített összeg (%) – lehet 100% is!

Időközi elszámolás II. Elszámolási csomag benyújtására vonatkozó feltételek (281/2006. (XII. 23.) KR 19. § szerint): Számlák utólagos elszámolása esetén: a megítélt támogatás 10%-a, és legalább a 100 ezer forint 1 milliárd forintot meghaladó támogatás esetén a megítélt támogatás 2%-a; A támogatási szerződés aláírását követő 12 hónapon belül a kedvezményezettnek kifizetési kérelem benyújtásával kell igazolnia a megítélt támogatás legalább 10%-ának felhasználását.

Záróegyenleg kifizetési kérelem A benyújtandó dokumentumok megegyeznek az időközi elszámolás dokumentumaival Csatolni kell a projekt fizikai megvalósításáról szóló záró projekt előrehaladási jelentést. Feltételek: A projekt fizikailag legalább 75%-ban teljesült és a nem 100%-os teljesülés a kedvezményezettnek fel nem róható okból történt. Legkésőbb a záróegyenleg kifizetési kérelemben – amennyiben korábban nem történt meg az előleg teljes összegének elszámolása – az előleggel elszámol a kedvezményezett.

Szükséges dokumentumok A magyar jogszabályoknak megfelelően kell a kifizetéseket teljesíteni (pl. számviteli, Áfa, közbeszerzési törvény betartása) Támogatás igénylése a felmerült költségek alapján Kifizetési kérelem (igényelt összeg, közbeszerzések bemutatása, költségösszesítő,kifizetések hitelesítése, szakmai feladathoz kapcsolása, nyilatkozat)

Szükséges dokumentumok 2. Összesítők használata 100 eFt alatti számlák Személyi jellegű költségek Általános (rezsi) költség Utazási, kiküldetési költség Értékcsökkenés Saját teljesítés

Szükséges dokumentumok 3. Egyéb dokumentumok Szerződés, megrendelő, munka/megbízási szerződés Kifizetés dokumentuma Hatósági engedélyek Független mérnök igazolás (250 MFt felett) Műszaki ellenőri nyilatkozatok Szállítólevél Eredetigazolás – használt eszköznél Jelenléti ívek Arányosítási módszertan leírása Munkaköri leírás Munkaidő nyilvántartás Bérjegyzék / fizetési jegyzék Menetlevél Szervezet belső szabályzatai (önköltség, gépjárműhasználat) Főkönyvi feladás

Egységesített dokumentumok Előleg kifizetési kérelem Kifizetési kérelem Kifizetési kérelem alátámasztó dokumentumai Útmutató Kifizetési kérelemhez Bérleti díjak arányosítása Rezsi arányosítása Rezsi átalány alapú fizetési kérelme Nyilatkozat szóbeli megállapodásról Nyilatkozat saját teljesítésről Összesítők (Forrás: http://www.nfu.hu/content/523)

Pénzügyi és végrehajtási kockázatok Támogatáshalmozódás Köztartozás Bevont források el nem számolható költségei (hitelkamat stb.) Eltérések a projekttervtől, elmaradás az indikátoroktól Hiányos dokumentálás

Jelentéstételi kötelezettségek

Előrehaladási jelentés A szakmai előrehaladásról készült egységesített jelentések típusai Projekt-előrehaladási jelentés (PEJ) Záró Projekt-előrehaladási jelentés (záró PEJ) Projekt-fenntartási jelentés (PFJ) Beadásuk a KSZ-hez Alátámasztja, azonban időben elválik a pénzügyi elszámolástól NFÜ által meghatározott formátum Elektronikus benyújtás (egyes esetekben papír alapon is)

Projekt-előrehaladási jelentés (PEJ) Szakmai előrehaladás bemutatása számszerű és szöveges adatokon keresztül Félévente Kivétel, csak zárójelentés támogatás értéke nem éri el a 10 millió forintot, projekt megvalósításának időtartama nem éri el az 1 évet

Projekt-előrehaladási jelentés (PEJ) 2. Tartalmi elemei: szakmai előrehaladás rövid leírása, 1 mrd Ft-ot meghaladó támogatás tartalmú projektek esetében azok pénzügyi ütemezése, a célokhoz mért előrehaladás, beleértve a számszerűsített célok, indikátorok alakulása, a projekt tevékenység ütemezésétől való jelentős eltérések, megfelelő indoklással, a közbeszerzéssel kapcsolatos kötelezettségek teljesítése, aktuális adatai, a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítése,

Projekt-előrehaladási jelentés (PEJ) 3. a környezeti fenntarthatóság és az esélyegyenlőség érvényesítése, helyszíni szemlék, ellenőrzések megállapításai, valamint az azok alapján készített intézkedési tervek és megtett intézkedések. Csatolandó dokumentumok: közbeszerzés során keletkezett dokumentumok, tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumok, helyszíni ellenőrzés során tett megállapítások alapján készített intézkedési terv.

Záró projekt-előrehaladási jelentés (ZPEJ) az utolsó (záróegyenleg) kifizetési igénnyel együtt (annak mellékleteként), a záró PEJ beérkezését követő 15 munkanapon belül meg kell vizsgálnia a KSZ-nek, záró PEJ jóváhagyó levél készül. Tartalma: beszámoló az elvégzett tevékenységekről, a célok és indikátorok teljesüléséről, a támogatási szerződésben vállaltak teljesítésének bemutatása.

Projekt fenntartási jelentés (PFJ) fenntartási időszak végéig évente kell benyújtani, kedvezményezettnek a befejezésétől számított 3/5/10 évig biztosítania kell, hogy: a támogatással vásárolt, épített vagy felújított ingatlan és beszerzett nagy értékű eszköz rendeltetése és tulajdonlásának jellege nem változik meg, a támogatott termelő tevékenység nem szűnik meg, jellege és helyszíne nem változik meg, a projekt működtetése során tervezett és az elért eredmények számbavétele, a fenntartási időszakra vállalt, valamint a fenntartási időszakban kötelezően előírt tevékenységek nyomon követése, a Kedvezményezett a záró PFJ-ben igazolja a szerződéses kötelezettségek teljes körű teljesítését.

TSZ-menedzsment

Támogatási Szerződés Szerződésszegés (elállás) Jogszabályellenes, célellenes felhasználása a támogatásnak Valótlan, hamis adat szolgáltatása Megváltozik a kedvezményezett státusza, mely nem felel meg a kiírásnak kedvezményezett hibájából a TSZ aláírástól számított 3 hónapon belül nem kezdődik meg a teljesítés, vagy meghiúsul a projekt 1 éven belül nem ad be időközi kifizetési igényt a támogatás 10%-át meghaladó értékben, vagy harmadik féltől való beszerzés értéke nem haladja meg a tervezett 50%-át Bejelentési, jelentéstételi, tájékoztatási, nyilvántartási, közbeszerzési, ellenőrzés tűrési kötelezettséget nem teljesíti

Támogatási Szerződés 2. Támogatás felfüggesztésre kerül, ha a kedvezményezett(nek) Adóhatóság által nyilvántartott, lejárt esedékességű, meg nem fizetett köztartozása van Kötelezettségeinek nem tesz eleget Tevékenysége eltér a céltól, előrehaladása nem megfelelő Jogerős hatósági engedélyhez kötött a tevékenysége, s még nem rendelkezik az engedéllyel Ellene szabálytalansági eljárás indul

Támogatási Szerződés 3. Kizárás a pályázati lehetőségekből Legfeljebb 5 évre szól kötelezettségek határidőben nem vagy csak részben valósulnak meg elfogadott céltól eltérő cél megvalósítása Projekt részben vagy egészben történő meghiúsulására, akadályba ütközésére, késedelmére vonatkozó bejelentési kötelezettségnek az előírt határidőben nem tett eleget a projekt fenntartási, üzemeltetési és vagyonkezelési kötelezettségét nem teljesíti

Támogatási Szerződés módosítása Kérelem benyújtása kötelező 30 nap bírálat, 15 nap aláírás projekt befejezése 3 hónapot meghaladóan késik a projekt összköltségének 20%-át meghaladó mértékben változik a költségek költségkategóriák szerinti bontása a teljes támogatás értékének 20%-át meghaladó mértékben változik a költségek évek szerinti bontása, ha a projekt időtartama meghaladja a 2 évet, vagy támogatása meghaladja a 250 MFt-ot 10 százalékot meghaladó mértékben csökken a számszerűsített célok értéke (kumulatív); változik a projekt bármely egyéb, a célkitűzéseket befolyásoló lényeges jellemzője;

Támogatási szerződés módosítása 2. Változás-bejelentés A kedvezményezett legkésőbb a változást követő 8 napon belül tájékoztatja a közreműködő szervezetet, ha a szerződés hatályának időtartama alatt a szerződésben foglalt azonosító adatai, illetőleg a projekt jellemzői az előzőekben meghatározott mértéket el nem érő mértékben megváltoznak. A tájékoztatás a támogatási szerződés módosítását eredményezi.

Tájékoztatás és nyilvánosság

Tájékoztatás és nyilvánosság legszélesebb nyilvánosság biztosítása (lakosság, résztvevők, stb), az Európai Unió szerepe a támogatásban, jogszabályok (EU-s, hazai), valamint útmutatók határozzák meg, a kommunikációs feladatokat mindig a szakmai feladatok határozzák meg, eltérő tartalmú kommunikációs csomagok, projektek jellegéhez igazítva (I-II-III-IV-V) a pályázati útmutató rögzíti, érdemes külső szakértőt igénybe venni.

Tájékoztatás és nyilvánosság 2. Feladatok és eszközök az előkészítő szakaszban: kockázatok felmérése, válságkommunikációs terv készítése, cselekvési (kommunikációs) terv, Beruházás megvalósítási szakaszában: sajtótájékoztató, sajtóközlemény indításáról, sajtóesemények szervezése, tábla elhelyezése (arculati kézikönyv szerint), fotódokumentáció készítése, logo használata (honlapon, egyéb kommunikációban).

Tájékoztatás és nyilvánosság 3. Feladatok és eszközök a beruházás megvalósítását követő szakaszban: projektzáró rendezvény (ünnepélyes, sajtó számára nyilvános), nyílt nap, tábla elhelyezése a megvalósított beruházás helyszínén, fotódokumentáció, sajtóesemények.

Ellenőrzés, dokumentáció

Ellenőrzés Könyvvizsgálói igazolás Ellenőrzés KSZ szintjén TSZ megkötéséhez – a gazdálkodás rendben van Záró PEJ – a projekt végrehajtása rendben van Ellenőrzés KSZ szintjén Dokumentum alapú Helyszíni szemle Közbenső, utólagos, projektlezáró ellenőrzések Egyéb ellenőrzést végző szervek ellenőrzései

Ellenőrzés 2. Projekt megvalósulását, támogatás felhasználását ellenőrizheti: támogató, KSZ, EKKE, igazoló hatóság, kormány által kijelölt belső ellenőrzési szerv, kincstár, Állami Számvevőszék, Európai Bizottság illetékes szervezetei, Európai Számvevőszék, fejezetek ellenőrzési szervezetei.

Változások az ellenőrzésben A dokumentum-alapú ellenőrzés jelentősen egyszerűsödik (például csökken a bekérendő dokumentumok száma) Alaposabb és szigorúbb helyszíni ellenőrzések történnek a jövőben A fenti intézkedések célja: Gyorsuljanak a kifizetések; egyszerűbbé és átláthatóbbá váljon a projektek megvalósulását nyomon követő rendszer.

Helyszíni szemle 281/2006. (XII. 23.) KR 32. § szerint gyakorisága amennyiben a projekthez nyújtott támogatás meghaladja az 25 millió forintot, legalább egyszer – amennyiben kockázatelemzés korábban nem indokolja – a megvalósítás zárásakor; amennyiben a projekthez nyújtott támogatás meghaladja a 250 millió forintot, évente legalább egyszer, és a megvalósítás zárásakor történik.

Helyszíni szemle 2. Célja lehet: A támogatási szerződésben meghatározott projekt fizikai megvalósításának ellenőrzése; Az idáig a kedvezményezett által csak nyilatkozatban igazoltak ellenőrzése; számlák és más bizonyító erejű könyvelési dokumentumok ellenőrzése; A nemzeti és közösségi szabályok betartásának ellenőrzése, különösen a költségek elszámolhatóságára, és a közbeszerzésre; A szabálytalanságok megelőzése és feltárása; A támogatás szerződés módosításához kapcsolódó ellenőrzés lefolytatása.

Dokumentumok megőrzése A projekt megvalósításával kapcsolatos dokumentumok, levelezések, szerződések, számlák PEJ-ek, PFJ-k Fenti dokumentumokat 2020. december 31-ig meg kell őrizni!

Közbeszerzés

Közbeszerzés Kedvezményezett köteles a közbeszerzési törvény betartására, a hiánypótlás lehetőségének biztosítására, tájékoztatást adni az eljárásokról, a jogorvoslatról, közösségi értékhatár feletti eljárásokról, 1 mrd feletti projekt esetében a tervezett megindításról, elfogadni a Támogató által a közbeszerzési BB-be delegált tagokat, kötendő szerződést előzetesen ellenjegyeztetni a KSZ-szel.

Közbeszerzés 2. 1 mrd feletti beruházás esetén: EKKE (Európai Uniós Közbeszerzési Koordinációs és Szabályossági Egység) - ellenőriz, - megfigyelőt delegál - közbeszerzési szakértői jelentést készít Eljárás megindítása előtt KSZ-nek meg kell küldeni 30 nappal költségkalkuláció, előzetes összesített tájékoztató dokumentáció értesítés 15 nappal KSZ jelöli a BB titkárát(szavazati joga nincs) Szavazó tagot és a szerződést ellenjegyzi

Projektmenedzsment feladatok

Projektmenedzsment feladatok összegzése 0. Felkészülés, felkészítés 1. Általános projektmenedzsment 2. Pénzügyi menedzsment 3. Műszaki menedzsment 4. Beszerzések, szállítói kapcsolatok koordinálása 5. Monitoring, beszámolók 6. Támogatási szerződések kezelése 7. Ellenőrzés-tűrés 8. Tájékoztatás, nyilvánosság 9. Szakmai menedzsment

0. Felkészülés, felkészítés 0.1. Önkormányzat nyilvántartásainak és eljárásainak felülvizsgálata, javaslattétel, kiegészítő elemek kidolgozása 0.2. Projektszervezet felállítása, projektnyilvántartások (pénzügyi, monitoring, adminisztratív) rendszerének és eljárásainak kidolgozása: projekt-SZMSZ, PAD 0.3. Projekthonlap (külső és belső) elkészítése 0.4. Projektben résztvevők képzése (saját és önkormányzati munkatársak, esetleg egyes szállítók) 0.5. Kick-off meeting

1. Általános projektmenedzsment 1.1. Projektadminisztráció 1.1.1. Írásos dokumentumok, bizonylatok iktatása, rendszerezése, irattár karbantartása, archiválás 1.1.2. Elektronikus dokumentumok, bizonylatok iktatása, rendszerezése, projektkönyvtár/ projekthonlap karbantartása, jogosultságok kezelése, archiválás, biztonsági mentés 1.1.3. Emlékeztetők, jegyzőkönyvek készítése 1.1.4. Események, megbeszélések előkészítése 1.1.5. Adatrögzítés pénzügyi és monitoring rendszerekbe 1.1.6. Kontaktlisták, egyéb törzsadatok karbantartása 1.1.7. Folyamatos fotódokumentáció készítése, karbantartása, sajtófigyelés- és dokumentálás 1.1.8. A projektben érintettek azonnali tájékoztatása minden lényeges fejleményről 1.1.9. Helyi iroda felállítása, működtetése

1. Általános projektmenedzsment 2. 1.2.1. Rendszeres projektértekezletek napirendjének összeállítása, ülések vezetése 1.2.2. Feladatterv aktualizálása, számonkérése 1.2.3. Ütemterv összeállítása, karbantartása 1.2.4. Eltérések kezelése, kiigazító intézkedések kidolgozása, javaslattétel 1.2.5. Rendszeres belső jelentéstétel, vezetők tájékoztatása (polgármester, testület, KPRF vezetése felé) 1.2.6. KSZ-szel való folyamatos kapcsolattartás 1.2.7. KSZ/IH tájékoztatókon való részvétel 1.2.8. Jogszabályfigyelés 1.2.9. Egyéb jogszabályi követelményeknek való megfelelés biztosítása a projekttevékenységek során (pl. összeférhetetlenségi tv, üvegzseb)

1. Általános projektmenedzsment 3. 1.3. Közreműködés egyéb jogi ügyekben, jogi tanácsadóval való kapcsolattartás 1.4. Átadás-átvétel lebonyolítása a PM szerződés lejártakor 1.5. PM szervezeten belüli szerződéses kapcsolatok kezelése

2. Pénzügyi menedzsment 2.1. Nyilvántartások kezelése: minden bizonylat megfelelőségének ellenőrzése (megfelelő eljárásrend szerint) 2.2. Projektköltségvetés nyomonkövetése, költségtúllépések / megtakarítások kezelése, támogatásintenzitás helytállóságának figyelése 2.3. Likviditástervezés, likviditásmenedzsment, önrész felhasználás koordinációja 2.4. Szállítók felé való kifizetések nyomonkövetése 2.5. Kifizetési kérelem elkészítése (+HP) 2.5.1. Kérelem formanyomtatvány 2.5.2. Mellékletek összeállítása 2.6. Kifizetési kérelem nyomonkövetése 2.7. Projekthez kapcsolódó számviteli feladatok ellenőrzése, TSZ-szel való összhang biztosítása, együttműködés az Önkormányzat illetékes munkatársaival és a könyvvizsgálókkal 2.8. Együttműködés, kapcsolattartás a projekt könyvvizsgálójával 2.9. Áfa menedzsment, közreműködés az áfa bevallások készítésében

3. Műszaki menedzsment 3.1. Műszaki ütemterv karbantartása 3.2. Rendszeres egyeztetés a műszaki ellenőrrel, a tervezővel, üzemeltetővel és a kivitelezőkkel 3.3. Folyamatos kapcsolattartás az illetékes szakhatóságokkal, helyszíni szemléken rendelkezésre állás 3.4. Engedélyezési dokumentációk összeállításának koordinációja, engedélyezési eljárások menedzselése, egyéb kötelező műszaki adatszolgáltatás és bejelentések 3.5. Rendszeres helyszíni szemle 3.6. Közreműködés a műszaki átadás-átvételben 3.7. Pótmunkák, garanciális javítások elrendelése 3.8. Organizációs feladatok, kooperáció támogatása

4. Beszerzések, szállítói kapcsolatok koordinációja 4.1. Közreműködés közbeszerzések és egyéb beszerzési eljárások előkészítésében, támogatáshoz kapcsolódó szabályok, követelmények érvényesülésének biztosítása 4.2. Közreműködés beszerzési eljárások előkészítésében való részvétel 4.3. Szállítói szerződések előkészítése, megkötése, jogi tanácsadóval való együttműködés: támogatási feltételeknek való megfelelés ellenőrzése 4.4. Szállítói szerződésmódosítások kezelése: támogatási feltételeknek való megfelelés ellenőrzése 4.5. Szállítói szerződésekhez kapcsolódó mellékkötelezettségek, biztosítékok kezelése 4.6. Szállítókkal való folyamatos kapcsolattartás (jogi, adminisztratív): az önkormányzatnak ezt a feladatot egyértelműen delegálnia kell felénk, a szállítókkal való szerződésben is rögzítve 4.7. Átvétel, teljesítésigazolás 4.8. Referenciaigazolások kiállítása 4.9. Reklamációk, hibás teljesítések, garanciális ügyek kezelése, mellékkötelezettségek érvényesítése

5. Monitoring, beszámolók 5.1. PEJ-ek és ZPEJ összeállítása, benyújtása (és hiánypótlása) 5.1.1. PEJ formadokumentum 5.1.2. Mellékletek összeállítása 5.2. PFJ összeállítása, benyújtása (és hiánypótlása) 5.2.1. PFJ formadokumentum 5.2.2. Mellékletek összeállítása

6. Támogatási szerződés kezelése 6.1. TSZ módosítások előkészítésének koordinációja, szükséges dokumentumok kidolgozása 6.2. KSZ/IH egyeztetés lefolytatása 6.3. A TSZ módosítás nyomonkövetése 6.4. Módosított TSZ következményeinek átvezetése minden projekt-alrendszerben

7. Ellenőrzés-tűrés 7.1. Kapcsolattartás az ellenőrző szervezetekkel 7.2. Ellenőrzésre való felkészülés koordinációja 7.3. Részvétel a helyszíni vizsgálatokon 7.4. Jegyzőkönyvek, ellenőrzési jelentések véleményezése, elfogadása 7.5. Fellebbezési ügyek menedzselése (jogi tanácsadóval együttműködésben)

8. Tájékoztatás, nyilvánosság 8.1. Részvétel a tájékoztatási és marketingtevékenységek előkészítésében, részletes kommunikációs terv elfogadása, támogatási feltételekhez való igazodás ellenőrzése 8.2. Tartalomszolgáltatás a kommunikációs tevékenységekhez 8.3. Kommunikációs termékek minőségellenőrzése (különös tekintettel a vonatkozó támogatási követelményrendszerre), jóváhagyása 8.4. Részvétel a projekteseményeken (pl. sajtótájékoztató, lakossági fórum) 8.5. A projekt folyamatos képviselete (sajtó felé, konferenciákon, stb.)

9. Szakmai menedzsment Szakmai szervezetekkel való egyeztetés, szállítói kapcsolatokban való közreműködés, szakmai elvárásoknak és jogszabályi követelményeknek való megfelelés biztosítása stb.

Projekt-előrehaladási jelentések

Esettanulmány Velencei-tó Kapuja PEJ

PEJ leadás menete: ideális esetben PEJ leadások esedékességét bemutató táblázat elkészítése, majd nyomonkövetése Az előrehaladásról rövid beszámolók és az alátámasztó dokumentáció készíttetése és begyűjtése havi rendszerességgel PEJ kitöltése, mellékletek összeállítása, megküldése véleményezésre Vélemények beépítése, véglegesítés Kedvezményezetti jóváhagyás, aláírás Leadás, megküldés KSZ-nek KSZ válaszlevelét felteszi a honlapra (Levelezések) Hiánypótlás (4-6.) Archiválás, adminisztrálás

PEJ leadása Félévente, támogatási szerződés hatálybalépéséhez képest (kivéve, ha…) +10 munkanap (TSZ tartalmazza) Elektronikusan: EMIR-felületen (pálytáj) + onnan CD-re írva + nyomtatva (1 pld.) Kitöltést segíti: Kitöltési útmutató a Projekt Előrehaladási Jelentéshez (PEJ), ÚMFT PEJ Kitöltő – kitöltési útmutató

PEJ részei

Jelentés összefoglaló adatai 2. Összefoglaló Mindössze 1000 karakter De utólagos információkérés valószínű (vö. pl. Szerencs ÁROP 1.1.5/C) Projekttartalomban elért előrehaladás szövegesen csak itt fejthető ki.

Worst practice: Csurgó 1.1.5/C A pályázat saját teljesítése keretében a térségszervező elkezdte munkáját, segítésére beszerzésre került egy notebook. A településeket tájékoztatja a térséget érintő tevékenységekről, koordinálja a feladatok ellátását, összefogja a résztvevőket, aktívan részt vesz a szervezési és lebonyolítási fázisban. A kistérségi honlap kiépítése segíti a települések közötti kommunikációt, a kapcsolat gyorsabb, az információáramlás könnyebb. A szakmai rendezvények célja a kistérségben található potenciális projektgazdák összehozása, a kapcsolódások megtalálása, átfedések kiszűrése. A partnerségi rendezvények olyan napokat is tartalmaznak, amikor 1-1 település projektjét lehet meglátogatni tapasztalatcsere céljából. A képzés a résztvevőket felkészíti az aktív szerepvállalásra, a tervezési folyamatok, projektek kidolgozására, a hallgató megismeri és alkalmazni tudja a kistérség tervezéséhez kapcsolódó módszertani ismereteket, a kistérségi tervezés és a fejlesztési elképzelések projektformába öntésén

3. Pénzügyi ütemezés 4. Megvalósítási lépések ismertetése 3. pont: Csak 1 milliárd Ft támogatásnál nagyobb projektek esetén Tevékenységek feltöltése a KSZ részéről 4.1 Ütemtervtől való eltérés ismertetése

2007. júl. 30 után felmerült projekt előkészítés Regionális támogatási térkép. alapján támogatott tevékenység esetén Projekt előkészítés Közcélú és kulturális célú tevékenység esetén Építés, felújítás, bővítés Regionális támogatási térkép alapján támogatott tevékenység eseté Építés, felújítás, bővítés Közcélú és kulturális célú tevékenység esetén Eszköz beszerzés Közcélú és kulturális célú tevékenység esetén Projektmegval.-hoz igénybevett szakmai szolg. (az előkész. időszakban felmerülő szakmai szolg. kiv.) Reg. tám. térkép alapján tám. tev. Esetén Projektmegval.-hoz igénybevett szakmai szolg. (az előkész. időszakban felmerülő szakmai szolg. kiv.) Közcélú és kulturális célú tev. esetén Projektmegvalósításhoz igénybevett marketing és nyilvánosság Közcélú és kulturális célú tevékenység esetén Projektmegvalósításhoz igénybevett egyéb szolgáltatások Regionális támogatási térkép. alapján támogatott tevékenység esetén Projektmegvalósításhoz igénybevett egyéb szolgáltatások Közcélú és kulturális célú tevékenység esetén Projekt menedzsment költségei Közcélú és kulturális célú tevékenység esetén

6.1 Közbeszerzési eljárás kötelezettsége Közbeszerzési jogásszal együttműködve

6.2 Közbeszerzés ismertetése Eredménytelen / nem lefolytatott közbeszerzési eljárás rögzíthetetlensége Közbeszerzés mellékletei csatolandók A) Ajánlati felhívások D) Eljárások összegzése E) Közbeszerzési tanácsadó igénybevételének igazolása (EKKE-vélemény)

6.3 Szerződésmódosítás Közbeszerzési eljárással beszerzett szállítókkal

7. Tájékoztatás és nyilvánosság Nyilvánossághoz kapcsolódó mellékletek (eredményt igazoló dokumentum) Honlap Arculati követelmények!

8. Esélyegyenlőség 9. Fenntarthatóság Nem mindig töltendő, csak ha a KSZ úgy ítéli meg, hogy a jelentéstételi időszakban történhetett előrelépés. „Nem kell kitölteni” / „Kitöltött”

10. Helyszíni ellenőrzések Még nem vettünk részt ilyenen. Jelentés végét aláíratni!

PEJ elutasítása

Támogatási szerződés módosítása Esettanulmány ÁROP 1. A Támogatási szerződés módosítása Esettanulmány ÁROP 1.A.2/A A Tihanyi polgármesteri hivatal szervezetfejlesztése

TSZ módosítása Szükséges, ha: a projekt befejezése 3 hónapot meghaladóan késik a projekt összköltségének 20%-át meghaladó mértékben változik a költségek költségkategóriák szerinti bontása a teljes támogatás értékének 20%-át meghaladó mértékben változik a költségek évek szerinti bontása, ha a projekt időtartama meghaladja a 2 évet, vagy támogatása meghaladja a 250 MFt-ot 10 százalékot meghaladó mértékben csökken a számszerűsített célok értéke (kumulatív); változik a projekt bármely egyéb, a célkitűzéseket befolyásoló lényeges jellemzője

Előzmények / háttér információk 2009.03.23: támogató levél; Projekt megvalósításának tervezett napja: 2009. 05.19.; A projekt megvalósításának tervezett napja: 2010.05.19.; Támogatási szerződés hatályba lépése: 2009.07.01 Pályázatban tervezett szakmai tartalom: 15 választott tématerülethez kapcsolódóan: 1. Tanácsadás; 2. Képzés: Projektmenedzsment képzés (2*2 nap); Ügyfélszolgálati képzés (1 napos); Közbeszerzés (fél napos)

A támogatási szerződés módosítása 1. Projekt befejezése 4 hónapot csúszik. Okok: Támogatási szerződés elhúzódása; nyári szabadságolások a hivatalban. 2. Képzések számának csökkentése. Okok: Kifejezetten ügyfélszolgálatos munkatárs nincs is a hivatalban; Projektmenedzsment feladatokkal csak néhány fő érintett a hivatalban → 1 pm képzés is elegendő. 3. Tanácsadási feladatok bővülése. Okok: a helyzetfeltárás során kirajzolódott, hogy vezetői készségfejlesztés szükséges → Coaching a Jegyző asszony részére.

A módosítások költségvetési vonzatai Képzések 525 sorra írása. Ok: A pályázatban 52 529-en volt. Ok: adminisztratív hiba (ezt a KSZ sem vette észre korábban, azonban a számlabefogadás során ez problémákat okozhat). Képzések (525. Oktatás és továbbképzés költségei) sorról átcsoportosítás a tanácsadás (529. Egyéb igénybe vett szolgáltatások költségei) sorra; Tihany egy FAT akkreditált képző cég FAT akkreditált programját (mentes az adó alól) veszi igénybe → a képzéseken így megtakarított áfát a tanácsadást terhelő, 2009. július 1-én hatályba lépett áfa növekmény finanszírozására kívánja fordítani. (Erre pozitív KSZ állásfoglalás érkezett.) A költségvetési módosítások következtében a projekt összköltsége illetve a támogatás nagysága nem változik.

Egyéb módosítások Egyes részterületek dokumentumok szintjén történő összevonása. Ok: a szakmailag egybe tartozó részterületek együtt kezelése. Részterületek közötti csere. A helyzetfeltárás során kirajzolódott, hogy a hivatalban nem kardinális probléma a „környezetbarát közbeszerzés hiánya” míg a „Hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés” annál súlyosabb.

TSZ módosítás során felmerülő problémák Az EMIR pályázó tájékoztató rendszerében nem a hatályos szerződésmódosítási kérelem van fenn → Mindig a KSZ-től kérjük be a releváns dokumentumsablont; KSZ és IH állásfoglalások nem mindig esnek egybe. Ha tudjuk, mindig kérjük ki mindkettő véleményét, majd döntsünk belátásunk szerint.

További példák TSZ módosításra Abaúj-Hegyközi kistérség ÁROP 1.1.5/C pályázat Beszerzések után megmarad 322.200 Ft, ennek terhére egy plusz képzés megtartása (műszaki tartalom változás) Szerencsi kistérség ÁROP 1.1.5/C pályázat Betervezve 18 db partnerségi rendezvény (15 db volt a kötelező) 3 db partnerségi rendezvény helyett 1 db képzés (műszaki tartalom változás)

Változás-bejelentés

Változás-bejelentő Szükséges, ha bármi olyan változás történik a projektben, ami érinti a projekt megvalósulását, megvalósítását és nem szükséges hozzá támogatási szerződés módosítás vagy a projektgazda adatait Példa: Szerencs ÁROP 1.1.5/C (címváltozás, tevékenységek csúszása a tervezetthez képest), Abaúj-hegyköz ÁROP 1.1.5/C (tevékenységek csúszása a tervezetthez képest)

Kifizetési kérelem

Köszönöm a figyelmet! Varga Viktor varga@exactproject.hu EX ANTE Tanácsadó Iroda 1024 Budapest, Margit krt. 5/a III/1. Tel: (06-1) 321-1773 Fax: (06-1) 321-1772 EX-ACT Project Tanácsadó Iroda 3530 Miskolc, Meggyesalja u. 38. Tel.: (06-46) 780-970 Fax: (06-46) 780-970