Az eredményes meeting emberi feltételei KKV- Akadémia Az eredményes meeting emberi feltételei Faix Katalin Profil Training Kft. BKIK Székház, Budapest, 2013. november 26. Profil Training Kft. H-1112 Budapest Rétkerülő u. 9. Tel: +36/1-248-3200 Fax: +36/1-248-3201 www.profiltraining.hu, office@profiltraining.hu

Mérlegeljünk! Munkatársaikkal hetente hányszor meetingelnek? A: 2, vagy kevesebb B: 5 C: 5-nél több

Számok tükrében 12 meeting/hó: utazás, video-és teleconf + 49,6 meeting személyes = 61,8 meeting/hó * verizonbusiness.com

Meeting hatékonysági tényezők Értekezzenek, mert fontos! Minden jel arra mutat, h. ahhoz h. infokkal el legyél látva, évről-évre nő, viszont ablakon kidobott pénz, mert nem hatékonyak. Be kellene vezetni, ha ez ennyire fontos, de tudni kellene azt hogyan csináljuk. *verizonbusiness.com

T E A M A MEETING TEAM-ÉPÍTÉS Tanulás, fejlődés Energia Akció: döntések és a tervek megvalósítása M Morál és kölcsönös megbecsülés, a szervezeti kultúra gyakorlása

Meeting : Elfogadva ü http://www.youtube.com/watch?v=JWY1zoteTCo 13.00-16.33

Meetingek felépítés Meeting FELKÉSZÜLÉS Meeting LEVEZETÉSE Meeting UTÓMUNKÁLATOK

Meeting felkészülés Előkészítés: Cél- Mátrix kitöltése Agenda összerakása Technika Meghívó kiküldése: Cél- Mátrix kitöltve Előzetes olvasnivaló

CÉL-MÁTRIX 1. Purpose / Célja: 2. Outcome / Végeredmény: Mi a célunk? 2. Outcome / Végeredmény: Milyen eredményt várunk el? 3. Stakeholders / Érintettek: Kit érint ez a téma? Ki az előadó? Ki a moderátor/facilitátor? 4. Time/ Idő: Mennyi időt szánunk egy-egy témára? Milyen folyamatot követünk? Minden meetinghez Ha hiányzik a meghívóból, akkor ne menjünk a meetingre, mert nem tudjuk miért megyünk!

Létszám „Nem érdemes összehívni egy meetinget akkor, ha az ott helyet foglalók annyian vannak, hogy két pizzánál többet ennének meg.” Jeff Bezos

Meeting levezetése 1. Ülés megnyitása 2. Korábbi akciópontok ellenőrzése 3. Moderáció, vitavezetés 4. Döntések, akciók rögzítése Akkor fejezzük be a meetinget, ha mindenki tudja, mi a teendője, és mikor lesz a következő meeting.

VÉGEREDMÉNY – azaz a témák lehetséges feldolgozási módja * ELKÖTELEZŐDÉS Akció terv * DÖNTÉS Adott témát megvitatjuk, és döntést hozunk úgy, hogy előre meghatározzuk a döntéshozatal típusát * VITA Adott témát megvitatjuk, de döntést nem hozunk * INFORMÁCIÓ Adott információt, döntést vita nélkül tudomásul veszünk

DÖNTÉS TÍPUSOK 1. EGYÉNI DÖNTÉS 2. KONZULTATÍV DÖNTÉS Hatalmi szóval, egyéni felelősségvállalás Szakértői véleményekre támaszkodva, egyéni felelősségvállalás 4. KONSZENZUS DÖNTÉS 3. DEMOKRATIKUS DÖNTÉS Mindenki közös akarata, közös felelősségvállalás A többség akarata, elvben, közös felelősségvállalás

Döntési folyamat eredménye 1. Elfogadás / jóváhagyás 2. Elutasítás / elvetés 3. Delegálás / újra előterjesztés 4. Elnapolás / bizonytalan időre

Meeting utómunkálatok Jegyzőkönyv elkészítése Jegyzőkönyv kiküldése Visszajelzés kérése 1 kollégától Akciók nyomon követése

Szerepek a meetingen Témaelőadó/Prezentáló Moderátor Elnök Jegyzőkönyvvezető

Szerepek a meetingen Az elnök feladata: Döntésekben a végső szót mondja Felel a meeting sikeréért Továbbítja a döntéseket, információkat felsőbb fórumok felé Szankcionál

Szerepek a meetingen A témaelőadó feladata: Felvezeti a témát Adatokat ismertet Javaslatot tesz Döntéshez segédanyagot (szemléltető anyagot, háttér dokumentációt stb.) készít

Szerepek a meetingen A jegyzőkönyvvezető feladata: Jegyzőkönyv írása: Összegzés Akció lista Következő meeting időpontja Elhangzott prezentációk csatolva Jegyzőkönyv eljuttatása az érintettekhez

Szerepek a meetingen A moderátor feladata: Az emberi oldal szakértője Hangulatteremtés Bátorítás Csoportdinamika Visszajelzés kérése A folyamat szakértője Módszerek, eljárásmódok javaslata Időkeretek tartása Vitavezetés

Csoportnormára figyelmeztető Bátorító, lelkesítő A hatékony meetinghez szükséges résztvevői képességek Folyamatot befolyásoló képességek: Kapcsolatfenntartó képességek: Kezdeményező Információ közlő Információt, véleményt kérő Tisztázó Részletező, kifejtő Összegző Kompromisszumkereső Kapus Harmonizáló Csoportnormára figyelmeztető Bátorító, lelkesítő

Nehéz résztvevők A beszédes A csendes A blokkoló Az agresszív A magamutogató A megfigyelő Albert Timi Elvira Elvira (Molnár Piroska): osztályvezető János (Mucsi Zoltán): helyettes osztályvezető Katalin (Murányi Tünde): a HR-es Albert (Elek Ferenc): ügyintéző Imre (Tamási Zoltán): biztonsági őr Timi (Fodor Annamária): a recepciós Karesz (Kovács Lehel): az új munkaerő Katalin Karesz János

A virtuális meetingek 6 sikertényezője 1. Napirend tervezése 2. Technológia 3. Résztvevők felkészítése 4. Résztvevők figyelmének ébren tartása a meeting alatt 5. Bizalom építése 6. Lendület megtartása az egyes meetingek között Forrás: Julia Young

Köszönöm a figyelmet! Rengeteg békát kell megcsókolnod, amíg megtalálod a herceget! Rengeteg meetinget kell levezetned, amíg eggyel teljesen elégedett leszel!

A virtuális meetingek 6 sikertényezője 1. Megvalósítható agenda/napirend vagy azok sorozatának tervezése 2. Technológia hatékony használata 3. Résztvevők felkészítése 4. Résztvevők figyelmének és lelkesedésének ébren tartása a meeting alatt: szerepek, szabályok interaktivitás 5. Bizalom építése 6. Lendület megtartása az egyes meetingek között Forrás: Julia Young

Mikor van szükség külön moderátorra? Ha A téma maga olyan összetett, nagy, hogy a tagok nem tudnak egyszerre a tartalomra és a folyamatra is figyelni Teljesen új, komplex helyzetekben, ahol az eddig bevált módszerek nem lesznek elegendőek Krízishelyzetben, ha gyors döntésre van szükség A csapatra jellemző a passzivitás Az egyének vagy csapatok között rivalizálás van A problémák nincsenek, vagy eltérő módon vannak definiálva Bizalmatlanság van, vagy a gyanúja felmerül Az egyének félnek (pl. hierarchia miatt)

Szerepek a meetingen A moderátor feladata 1. Az emberi oldal szakértője (együttműködve a célokat elérni) Indítás, Cél-mátrix Hangulatteremtés, „jégtörők” A csoport fókuszának irányban tartása. (Összegzés, átkötés, visszaterelés) Bátorítani, elősegíteni az interaktivitást Csoport dinamika figyelése. Diagnosztizálni a mélyben zajló folyamatokat, és közbeavatkozni, ha szükséges Visszajelzés kérése

Szerepek a meetingen A moderátor feladata 2. A folyamat szakértője (megfelelő folyamatot, módszert kiválasztani a célok eléréséhez) Célok, elvárt végeredmény szem előtt tartásával a folyamat mederben tartása Módszerek, eljárásmódok javaslata Időkeretek tartása Vizualizáció (virtuális meetingen is!) Vitavezetés: Vélemények meghallgatása Kiegyenlített arányú megszólalási lehetőség Döntési folyamat levezetése Visszajelzés kérése

Néhány csapda, ami veszélyeztetheti a moderáció sikerét Személyes érintettség a témában (nem semleges, hanem érzelmileg bevonódott) Ha a legaktívabb résztvevő vagy, és szeretnél befolyást gyakorolni Túl sok szerepet felvállalni (bíró és kapitány egyben), és nem világosan kommunikálni ezt Önismeret hiánya Minősíteni a többieket, ítélkezni, véleményezni Az ellenállást személyes támadásnak venni a hiányzó önbizalom miatt Nem megfelelő kooperáció az elnökkel

Szemkontaktus helyettesítése Nem látjuk a non-verbális jeleket. A résztvevők könnyen elveszítik a figyelmet, fókuszt. (Multitasking) Sokkal nagyobb koncentrációra van szükség mind a beszéd, mind a figyelem, hallgatás esetében Több struktúrára, szabályra van szükség Hiányzik az emberi kapcsolat

Moderációs módszerek - Nyitás Hangulatteremtés, jégtörők, elvárások tisztázása, hozzáállás, energiaszint szondázása, időzítés megfelelősége Idézet Fotó, kép Pontozás; 1 pont kérdés (1-5-ig tartó skálán, hogyan értékeled? 1 szavas válasz (mindenki egy szót mondhat csak) Smile faces Cél mátrix bemutatása

Módszerek a különböző folyamatok moderálására Információgyűjtés, áttekintés: Brainstorming T-módszer Problémamegoldás, elemzés: Kereszt módszer Mátrix diagram SWOT Döntéshozatal Döntési mátrix Döntési folyamat

Módszerek – Brainstorming Miért? A kreativitás ösztönzése, ‘out of box’ gondolkodás Összes ötlet összegyűjtése, rögzítése. Értékelés csak később Szinergia kiaknázása Alapelvek: Minden ötlet ok, nem értékelünk azonnal! Cél a mennyiség, nem a minőség Építkezz a többiek ötleteiből! Passzolj, ha kifutottál az ötletekből!

Módszerek: T-módszer – információk összehasonlítására és szembeállítására Virtuális meetingek előnyei Virtuális meetingek hátrányai Nem kell utazni Idő Költséghatékonyság Gyors … Kevesebb személyes kapcsolat Nehézkes döntéshozatal Multitasking lehetséges ….

Módszerek – Kereszt módszer probléma megoldásra 1. Milyen jelenségeket, szimptómákat tapasztalunk? 2. Mi lehet az oka? 3. Mik a következmények, ha nem cselekszünk? 4. Milyen megoldási javaslataink vannak?

Módszerek – Mátrix diagramm Mikor? ha meg akarjuk határozni, hogy melyik megoldás éri el egyszerre a két célt Hogyan? Két faktor meghatározása, értelmezése Egyes lehetőségek elhelyezése a mátrixban MAGAS Legjobb megoldások Költséges megoldások H A S Z O N Nem kívánatos megoldások Legrosszabb megoldások ALACSONY ALACSONY KÖLTSÉG MAGAS

Módszerek: SWOT analízis- jelen helyzet elemzésére Belső tartalom Külső környezet ERŐSSÉGEK GYENGESÉGEK Pl. Csoportstratégia Mik a vágyaink? Hova szeretnénk eljutni? Pl. Szeretnénk több vevői felelősséget átvállalni. LEHETŐSÉGEK VESZÉLYEK

Módszerek – Döntési mátrix A döntési mátrixot akkor használjuk, ha több lehetséges megoldást szeretnénk értékelni előre meghatározott kritériumok mentén. Hogyan? Kérd meg a csoportot, hogy listázzák az ideális megoldás/választás jellemzőit! Határozzátok meg, hogy a jellemzők melyike „kötelező”, és melyike „kívánatos” kritérium! (‘must have’ vagy ‘nice to have’) Kérd meg a csoportot, hogy értékeljék az egyes kívánatos kritériumok fontosságát egy skálán! (1-10 vagy 1-5) Rajzold meg a döntési mátrixot! Bal oldalon az első oszlopba írd a kritériumokat egymás alá! Először a kötelezőeket! A többi oszlop tetejére írd az alternatívák nevét! Kérd meg a többieket, hogy értékeljék (1-10 vagy 1-5) az egyes alternatívákat a kritériumok mentén!

A visszajelzés szabályai „Én O.K. vagyok – Te is O.K. vagy Észleléseket leírni, nem minősíteni (érzések, gondolatok, kérdések) Mindig pozitívval kezdeni Konkrétan Mindenki a saját nevében beszéljen Zavar esetén jelezni Mindenki magáért felel Szigorúan bizalmas OKÉV: 07-0126-03

1. Megvalósítható agenda/napirend vagy azok sorozatának tervezése Mi a célom? – megvalósítható? (max. 90 perc) Hogyan nézne ki a napirend, ha ez egy normális meeting lenne? Milyen szintű interakciót szeretnék? Hogyan tudnám az agendát virtuálisan megvalósítani? Kiket kell bevonnom? – inkább több rövidebb meetinget tervezzünk kevesebb résztvevővel Mi intézhetünk el aszinkron módon? Miben szükséges, hogy egy időben jelen legyünk (szinkron)? Milyen technológiákat vethetek be? Milyen akadályokra kell felkészülnöm? Hogyan fogom kezelni őket? Milyen szerepet tölt be az ügyfél/elnök? Hogyan tudom legjobban felkészíteni a résztvevőket? – hatékony meeting érdekében Mennyi időmbe kerül, hogy ezeket a meetingeket koordináljam? Ezzel a virtuális meetinggel tényleg elérjük a célunkat? Mit kellene újratárgyalnom?

Módszerek – Döntési folyamat Menet: 1. Bevezetés: (’5 perc) Cél mátrix meghatározása Megegyezés a döntéshozatali módszerben és döntési típusban Menetrend elfogadása 2. Folyamat: Információ megosztása (‘5 perc) Vita (‘20 perc Megegyezés a kritériumokban, prioritásokban (‘5 perc) Döntés az előre elfogadott módszer szerint (‘10 perc) 3. Elköteleződés, zárás: Elégedettség monitorozása (‘5 perc) Akcióterv (‘10 perc)

Moderátor Profilja Személyiség – rugalmasság, nyitottság, önbizalom, optimizmus, lelkesedés, objektivitás, empátia … Tudás – szervezetről, szituációról, csoportdinamikáról, moderációs módszerekről … Tanulható készségek – kommunikáció, megfigyelés, elemzés…

Tanulható készségek Csoportdinamika Szimptómák észlelése Minták elemzése Beavatkozás, ha szükséges Kommunikációs készségek Bátorítás Aktív figyelem Kérdezés Összegzés, megértés kontroll Visszajelzés

2. Technológia hatékony használata Ugyanolyan ügyesnek kell lennünk a virtuális technológia használatában, mint ahogyan a flipchart-ot és a PowerPoint-ot használjuk. A technológia felhasználóbarát legyen a résztvevők számára is. Legyen tartalék terved, ha a technika csődöt mond! Ne félj a virtuális meeting technológiájától! – Kezdd egyszerűen, de vágj bele! Eszközök: Web Conferencing Tools Web Meeting Tools Social Networking

3. Résztvevők felkészítése Érjük el, hogy minden résztvevő időben felkészült legyen, hogy az együtt töltött értékes idő tényleg hatékony, produktív és motiváló legyen! A résztvevők felkészítése magában foglalja az alábbiakat: Információ nyújtása, amit át kell nézniük és kommentálniuk. Információ begyűjtése tőlük, hogy megfelelő agendát tudj összeállítani, és mindig csak az érintetteket hívd meg. Rendszeres ellenőrzés, hogy biztosítsuk, hogy mindenki felkészült legyen. Emlékeztető mail küldése. Kérj visszaigazolást, kövesd nyomon, hogy ki jelzett vissza! Ha kell, akkor telefonon erősíts rá a mailre! Fogd be az elnököt/ügyfelet, hogy segítsen az elvárások tisztázásában! Alakítsátok ki közösen előre az alapszabályokat! Neveld a kollégáidat! Ha virtuális meetinget moderálunk, akkor legyünk rá felkészülve, hogy sokkal több időt kell töltenünk a meeting előtti kommunikációval és koordinációval!

4. Résztvevők figyelmének és lelkesedésének ébren tartása a meeting alatt Szerepek, szabályok Állíts fel szabályokat, és tartsd be őket! Ki mikor beszél? Mennyi ideig? Van időkorlát? Kezdéskor kérd a zavaró tényezők kiiktatását. Off mute? Segítsd az embereket egymáshoz kapcsolódni! Mutasd be őket! Small talk Mosolyogj, ülj egyenesen, és figyelj aktívan! Nem több mint 10 perc vagy 3 slide egyszerre! Utána interaktív rész. Kövesd nyomon, hogy ki vesz részt, ki beszél! Nevezz ki segítő társakat! Időfelelős, jegyzőkönyvíró stb. Ragaszkodj a tervezett napirendhez! Inkább előbb fejezd be! Limitáld közben a csak 2 embert érintő megbeszéléseket! Rögzítsd, és tedd a többiek számára is láthatóvá a „parkoló-listát”! Vegyes csoportnál (részben jelen van, részben virtuálisan) légy érzékeny, és kommentáld azokat a történéseket, amiket hallhatnak, de nem látnak!

5. Bizalom építése Bizalom és egy megfelelő emberi kapcsolat, interakció nélkülözhetetlen egy sikeres virtuális meetinghez. Mivel a moderátor fizikailag nincs jelen, új módokat kell, hogy kitaláljon, a megfelelő hangulat megteremtéséhez, és a hatékony csoportdinamika kialakításához. Derítsd ki, hogy mit jelent a csoportnak a megbízható, hitelt érdemlő viselkedés – őszinteség, kompetencia, egymásra figyelés. Alakítsatok ki normákat, amik építik a bizalmat, és csökkentik a bizalmatlanságot! Pl. hogyan kezeljük a konfliktusokat, betartjuk-e az ígéreteket, riportálás. Alakíts ki egy biztonságos közeget, ahol az emberek segítséget mernek kérni, beismerik a problémáikat, kimondják aggodalmaikat! A bizalmatlanságot szülő viselkedést azonnal és közvetlenül kezeld! Találkozzatok néha személyesen is! Legalább a kezdetekkor! Tedd lehetővé, hogy a kollégák személyes dolgokat megosszanak egymással! Mint egy irodában lehetséges lenne. Pl. fotót látni, élményeket megtudni. Úgy osszátok el a feladatokat, hogy kisebb csoportoknak együtt kelljen működniük, ezzel is erősíteni a kötődést. Próbálj ki különböző hangvételt, hogy megtaláld a megfelelőt! Adj visszajelzést sokszor!

6. Lendület megtartása az egyes meetingek között Szemben a klasszikus meetingekkel, a virtuálisaknál felmerül az igény, hogy hogyan tartsuk fenn a lendületet és motivációt az egyes meetingek között. Tartsd szem előtt a közös célokat! Tedd láthatóvá az előrehaladást! - dashboard, thermometer Ünnepeljétek meg az elért eredményeket! Tedd ismertté a láthatatlan, háttérben levő teljesítményeket! Gyakran lépj kapcsolatba az egyénekkel! Fejezd ki, hogy értékeled, fontosnak tartod őket! Beszéljetek a közös dolgokról! Tudd meg, mit gondolnak! Legyen legalább havonta egyszer 1:1 kommunikáció az egyénekkel! Mérd a virtuális meetingjeid hatékonyságát! Elértük a célokat és a kívánt végeredményt? Az aktivitás elérte a kívánt szintet? Jól gazdálkodtunk az idővel? A résztvevők jelezték, hogy elégedettek a folyamattal és az elért eredményekkel? Várják a következő meetinget?

Napirend összeállítása Ellenőrizd: 1. A téma a rendszeres megbeszélés tárgya-e? 2. Elegendő időd van-e felkészülni? 3. Pontosan megfogalmaztad-e, hogy mit vársz? 4. A szervezési információk pontosak-e? A rendszeres megbeszélés szabályai 1. Távolmaradás 2. Késés 3. Ülésrend 4. Szólásrend 5. Döntési stílus 6. Szerepek