Rendezvényszervezés A rendezvényszervezés egy összetett folyamat, amely több egymásra épülő lépcsőből áll: Tervezés, Előkészületek, Lebonyolítás, Utómunkálatok,

Az első teendő, egy briefing elkészítése, amely tartalmazza a rendezvénnyel kapcsolatos elvárásokat és célokat. Briefing tartalma: Megrendelőről fellelhető információk, Előzetes költségvetés, mármint egy körülbelüli becslés hogy a büdzsét meglehessen határozni, Célközönség, tehát a rendezvényre meghívandó személyek, Marketingcélok meghatározása és hogy milyen eszközökkel szeretnénk ezt megtenni (tv, rádió, újság, stb..), Kívánt cél megnevezése, Időpont kitűzése, Ha már volt hasonló rendezvény szervezve, annak megfelelő részének csatolása,

Ezután következhet a rendezvény tervének összeállítása a témában fellelhető anyagok és információk ismeretében, ezt általában egy forgatókönyv kidolgozásával a legegyszerűbb abszolválni. A terv kidolgozása után (a célok és elvárások ismeretében) az előkészületi szakaszban lényeges a helyszín megtekintése, hiszen sokban befolyásolja a forgatókönyvet.

A jó forgatókönyvnek tartalmaznia kell: az esemény leírását (röviden leírjuk, struktúrája hogyan épül fel), a rendezvény körüli összes tennivalót, az ebben résztevő és felelős személyeket, technikai feltételeket, a lebonyolításhoz szükséges időintervallumot, és nem utolsó sorban a költségvetést,

A forgatókönyvet az elkészítése után ismertetjük és jóváhagyatjuk a megrendelővel, ilyenkor pontosítjuk a rendezvénytervet és a költségvetést (akár látványterv és prezentáció segítségével). Ez azért fontos, mert még ebben a szakaszban van lehetőség változtatni a tervezeten. Ha az ügyfél tetszését elnyeri a forgatókönyv, elkezdődik kivitelezés.

Zsiráfház Zárórendezvény Forgatókönyv Időpont 2011.április 2. Helyszín:Szegedi Vadaspark 10:00-11:00 Vendégvárás 11:00-11:15 Köszöntő a Zsiráfháznál 11:15-11:30 Veprik Róbert igazgató köszöntője 11:30-12:00 Sajtótájékoztató 12:00-13:00 Zsiráfház bemutatás

Kivitelezés lépései Team összeállítása: részvevő személyek megnevezése, Szerződések megkötése: reklám, bérleti, vállalkozói szerződések, Fel kell kérni a közreműködő személyeket: ez természetesen a rendezvénytől függ (technikus, ruhatáros, biztonsági őr, catering, hostess, egészségügyi biztosítás, takarítók, stb.), Reklám, médiapartnerek, különböző marketingeszközök segítségével (tv, rádió, szórólapok, plakátok, gerillamarketing, stb.), Próba megszervezése és lebonyolítása, Meghívók, előzetes sajtóanyagok kiküldése, Sajtótájékoztató szervezése,

Előkészületek után következik a kivitelezés, a rendezvény lebonyolítása. Az eseményen a rendezvényszervező tulajdonképpen házigazdának számít, ennek megfelelően kell eljárni (neki kell elsőnek érkeznie és utolsónak távoznia). A helyszínre érkezve még egyszer érdemes felmérni a terepet, hogy minden úgy van, ahogy a forgatókönyvben le van írva.

Helyszín ellenőrzése Technikai eszközök és a helyszíni berendezések állapotának ellenőrzése, Tisztaság, higiénia, (mosdó), Parkolási lehetőségek, Regisztráció zavartalansága, Ruhatár állapota,

A forgatókönyv tervezet, a kivitelezők listája és helyszínrajz nélkülözhetetlen a szervezőnek, mivel részletes időlebontásban (percre pontosan) le van írva ki mikor hova érkezik. A rendezvény előtt megérkezik a stáb, ekkor már mindenki ismeri a pontos feladatait. Fontos hogy mindig tartsuk magunkat az előre meghatározott időintervallumokhoz.

Minden eshetőségre természetesen nem lehet felkészülni, a kivitelezés gördülékenysége érdekében – a lehetőségekhez képest - érdemes egy-két próbát tartani. Ha már megérkeztek a vendégek és megfelelően előkészültünk, előrelátóak voltunk, akkor már csak a vészhelyzetekre kell reagálni. A rendezvény lebonyolítása alatt folyamatosan figyelemmel kell követni a vendégek zavartalan szórakozását, ha valami negatív reakciót tapasztalunk, azt azonnal orvosolni kell (tumultus van egy helyen, túlságosan meleg vagy hideg van, hang és fényerő).

Ha úgy ítéljük meg a szituációt, akkor természetesen el lehet térni a forgatókönyvtől, annak érdekében, hogy a részvevő személyek minél jobban érezzék magukat (a programok gyorsítása vagy lassítása). A rendezvény végén megfelelő állapotba kell hozni a helyszínt és berendezéseket.

Az utómunkálatok meghatározóak a rendezvény életében Az utómunkálatok meghatározóak a rendezvény életében. Fontos a folyamatos és megfelelő visszajelzés a rendezvény lebonyolítás alatt (vendégektől, résztvevőktől). Ezeket az észrevételeket érdemes írásban rögzíteni és archiválni, hogy a jövőre nézve kiküszöbölhessük problémákat. Bizonyos utómunkálatok egyébként is kötelezőek a szerződősétől függően (ügyfél igénye szerint):

Utómunka Sajtóvisszhangra – sajtómegjelenések összegyűjtése, elemzése, Köszönetnyilvánítás a vendégeknek telefonon vagy levélben (előfordulhat ajándéktárgyat is adunk hozzá). Lényeges, hogy ezekkel a gesztusokkal újra emlékeztetjük a vendéget a rendezvényen átélt pozitív hatásokra (ez akkor gond, ha negatív élménye volt az eseményen), Fotók és videók archiválása,

Végére marad az anyagiak rendezése, a megrendelőnek benyújtjuk a számlát és természetesen a beszállítókat és a résztvevőket is ki kell fizetni. Nem kötelező, de határozottan érdemes, egy-egy rendezvény után referenciát kérni, mivel ezekkel a pozitív visszajelzésekkel tudjuk később igazolni a kiváló munkavégzést a leendő ügyfeleink részére.

Köszönjük a figyelmet!