Pénzkezelés ellenőrzése Belső ellenőrök Klubja 2009. február 23.

Az ellenőrzés célja: - annak megállapítása, hogy: a készpénzállomány megegyezik-e a pénztárjelentés egyenlegével, megfelelően szabályozott-e a pénztár kezelése, pénzforgalmi rendje és védelme,

a bevételek szabályszerűek-e, a befizetéseket naprakészen és teljes körűen, hiánytalanul bevételezték-e a pénztárba, a kifizetések szabályszerűek, indokoltak és jogosak-e, betartották-e a pénz kezelésére, védelmére, nyilvántartására és bizonylatolására vonatkozó előírásokat.

Az ellenőrzés alapjául szolgáló jogszabályok jegyzéke Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény, A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm.rendelet, A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény,

Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30. ) Korm Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm.rendelet, Az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm.rendelet.

A Magyar Nemzeti Bank elnökének 10/2007. (X. 1 A Magyar Nemzeti Bank elnökének 10/2007. (X.1.) MNB rendelete az 1 és 2 forintos címletű érmék bevonásáról, 2001. évi XXXV. tv. Az elektronikus aláírásról, 36/1993. (XII.27) PM. Rendelet a kincstári rendszer működésével kapcsolatos pénzügyi szolgáltatások teljesítésének rendjéről.

RÉSZLETES VIZSGÁLATI FELADATOK

1. Házipénztár kezelési tevékenység házipénztári ügyintézés kézzel történik, vagy számítógépes program segítségével, a számítógépes program esetén mi biztosítja a rendszer zártságát, az analitika és a főkönyv egyezőségét.

2. A szabályozottság helyzetének ellenőrzése rendelkezik-e a költségvetési szerv pénzkezelési szabályzattal, az megfelel-e a követelményeknek?

A pénzkezelési szabályzat Számviteli politika kötelező tartalmi eleme Célja: hogy rendezze a bankszámlán, valamint a készpénzben történő pénzforgalom lebonyolításának rendjét. A pénzforgalom lebonyolításával kapcsolatos feladat és jogköröket, felelősségi és összeférhetetlenségi szabályokat. Biztosítsa a vagyonvédelmi követelményeket, a bizonylati rend betartását, az analitikus nyilvántartások vezetésének rendjét, a szigorú számadású nyilvántartás vezetését.

A pénzkezelési szabályzatban rendelkezni kell legalább a pénzforgalom (készpénzben, illetve bankszámlán történő) lebonyolításának rendjéről, a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeiről, felelősségi szabályairól, a készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalomról,

a készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímeiről és eljárási rendjéről, a napi készpénz záró állomány maximális mértékéről, a készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárásról,

az ellenőrzés gyakoriságáról, a pénzszállítás feltételeiről, a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjéről, és a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokról.

A pénzkezelési szabályzat tartalma Házipénztár kezelési feladatok rögzítése, Pénztáros feladatainak rögzítése, A házipénztár nyitvatartási rendje, Pénz szállításának szabályai,

Határidős elszámolásra kiadott összegek nyilvántartásának szabályai, elszámoltatásának feltételei, Pénztárjelentés elkészítésének feladatai, Pénztár ellenőrzési feladatok rögzítése,

Pénztár zárlati feladatok rögzítése, Pénztár leltározási feladatok rögzítése, Gazdálkodási jogkörök szabályozása, Pénz –és értékkezelés rendjét, Kincstári kártyák használatára vonatkozó szabályokat.

A pénzkezelés legfőbb pénzügyi feladatai Forintos házipénztár működtetése, Valutás házipénztár működtetése, Elszámolási előlegek fizetése, nyilvántartása, elszámolása,

A pénztár forgalmához szükséges készpénz időbeni biztosítása, Pénztári számfejtés, a bevételek, kiadások bizonylatolása, Időszaki (legalább havi) pénztárzárások elvégzése, Esetlegesen előforduló bérkifizetések.

2.1. A szabályozottság helyzetének ellenőrzése figyelembe veszi-e a helyi sajátosságokat a pénz szállítása, kezelése és őrzése vonatkozásában, megfelelően határolták-e el a pénzkezeléssel kapcsolatos feladatköröket, nincs-e személyi vagy munkaköri összeférhetetlenség, a záró pénzkészlet nem nagyobb-e az indokoltnál,

készültek-e munkaköri leírások a pénz kezelésével, bonyolításával és védelmével kapcsolatos dolgozók (pénztáros, pénztárellenőr, utalványozók, számfejtő, szállítást végzők, őrző-védők stb.) részére, a munkaköri leírásokban előírt feladatok összhangban vannak-e a szabályzatok előírásaival, kellően részletezettek és követhetők-e, a szabályzatokat valamennyi érintett személy megismerte-e, annak megtörténtét aláírásával igazolta-e.

3. A rovancsolással kapcsolatos ellenőrzési feladatok a pénztárban található készpénz- és valutakészlet, csekkek, készpénzfelvételi utalványok, elszámolási utalványok, bónok, fel nem vet alkalmi bérek, értékpapírok és minden egyéb érték pontos számbavétele, a pénztár forgalmához tartozó minden bevételi és kiadási okmány számbavétele, amely még nincs a pénztárkönyvbe – lezárása előtt – bevezetve,

a készpénz- és valutaállomány egyeztetése a pénztárjelentés és a pénztárszámla egyenlegével, az esetleges eltérések megállapítása, dokumentálása és azok okainak lehetséges feltárása.

4. A pénz kezelésével, őrzésével kapcsolatos ellenőrzési feladatok pénz kezelése megfelel-e a Pénzkezelési Szabályzat kapcsolatos előírásainak, a pénz tárolása és őrzése biztosítja-e a vállalkozás pénz- és értékvagyonának védelmét, biztonságos-e a pénztárhelyiség és a páncélszekrény és azok kulcsrendszere, megfelelő és biztonságos-e a riasztórendszer és a jelzőrendszer kiépítettsége és működtetése,

szabályszerű (és védett-e) a kulcsok kezelése, őrzése, megfelelően kifüggesztették-e a pénztárban, látható helyen a pénztáros (a pénz átvételére jogosultak) nevét és aláírását, biztosított-e, hogy csak két személy (pl. a pénztáros és a pénztári ellenőr) együttesen nyithassa ki és zárja a pénztárszekrényt.

5. A pénz szállításával kapcsolatos ellenőrzési feladatok a pénz szállítása biztonságos-e, megfelel-e az előírásoknak (a Pénzkezelési Szabályzatnak, illetve a Biztonsági Szabályzatnak), megfelelő gonddal történik-e a pénzszállítmányokat őrző személyzetnek és indokolt esetben az éjszakai őrnek a kiválasztása,

6. Pénztári pénzkezeléssel,- pénztári és banki bizonylatokkal kapcsolatos ellenőrzési feladatok a pénztáros időben (az esemény napján) bevételez-e minden készpénzbefizetést és a bankból történő pénzfelvételt, szabályszerű-e a bankszámláról felvett összegek és a befizetések pénztári bevételezése,

a banki pénzfelvételek naponként tételesen megegyeznek-e az átvezetési számlával, a befizetési pénztárbizonylatok nyilvántartása és kezelése a szigorú számadás alá vont okmányok nyilvántartási és kezelési szabályainak megfelelnek-e, a házi sorszámok szabályosak-e a pénztári bizonylatokon,

megtörténik-e minden készpénzes értékesítés árának bevételezése, ennek keretében vizsgálni kell, hogy a szállítólevélen szereplő mennyiségi adatok megegyeznek-e a kapcsolatos áru- és anyagkiadási jegyen szereplő mennyiségekkel, az értékesítéssel kapcsolatos készpénzes számlák a szállítóleveleken levő valamennyi tételt azonosan tartalmazzák-e, a bevételi pénztárbizonylatok alapokmányát minden esetben csatolták-e és azok forintadatai megegyeznek-e a számlák adataival.,

a bevételezési bizonylatok megfelelnek-e az alaki és tartalmi követelményeknek, a rontott bizonylatokkal elszámoltatják-e a pénztárost, a pénztári kifizetési bizonylat szerint kifizetett összeg megegyezik-e a hozzácsatolt (hozzá tartozó) alapbizonylattal (bizonylatokkal), az alapbizonylat vagy a kifizetési bizonylat megfelelően igazolja-e a kifizetett összeg átvételét (aláírások, meghatalmazások, azonosító adatok stb. megléte),

az alapbizonylat keltezése megegyezik-e az okmányszerűség követelményeinek (az alaki és a tartalmi követelményeknek), az alapbizonylaton van-e utólagos vagy szabálytalan javítás, megfelel-e a kifizetési bizonylatok nyilvántartása és kezelése a szigorú számadás alá vont okmányok nyilvántartási követelményeinek, megfelelően kifüggesztették-e a pénztárban, látható helyen a pénztáros (a pénz átvételére jogosultak) nevét és aláírását, az utalványozók (és ellenjegyzők) neve és aláírása rögzítve (szabályozva) van-e a Pénzkezelési Szabályzatban.

A vizsgálat végén záradékkal ellátott jelentést kell készíteni, és abban a helyi szinten megvalósítandó javaslatokat meg kell tenni!

Köszönöm a megtisztelő figyelmüket!