Tárgyalás- és előadástechnika 5. óra Tárgyalástechnika 2. Neuman - Szabó – Tanács BME Filozófia és Tudománytörténet Tanszék 2016/17. ősz

A FÉLÉV RENDJE HETEK TEMATIKA 1. Bevezetés. Előadástechnika 1.: Írott anyagból előadás. Technikai eszközök, vizuális megjelenítés. Jó és rossz gyakorlatok. 2. Előadástechnika 2.: Retorika, verbális és nonverbális kommunikáció, stressz- és kérdéskezelés, diszkusszió. 3. Előadástechnika 3.: Prezentációs gyakorlatok 4. Mi a tárgyalás? Mikor tárgyaljunk, mikor ne? Belépési és kilépési pontok, a tárgyalás sikerkritéiumai. 5. A tárgyalás három dimenziója (tartalom-folyamat-kapcsolat). A háromszintű modell (nyitás-felfedezés-lezárás). 6. A tárgyalóerő. A TELA és kidolgozása. Problémadarabolás és napirendtervezés. Szerepgyakorlat/Videóelemzés 7. 1. ZH. 8. Tárgyalási típusok: pozícióharc, kötélhúzás, alku-csere. A bértárgyalás. Szerepgyakorlat/Videóelemzés 9. Lehetőségfeltárás-opciógenerálás. A kooperatív tárgyalási modell (RKEM), objektív eljárások és mércék módszere. 10. Realitásvizsgálat. A három nézőpontból történő tárgyalás. 11. Nagy tárgyalási szerepgyakorlat. 12. Érvelés, meggyőzés és tárgyalás viszonya. Szerepgyakorlat. 13. 2. ZH 14. Tárgyalási gondolkozási stílusok. Tárgyalási prezentáció, kapcsolatépítés, tárgyalás nehéz emberekkel. 15. pót/javító ZH

Tárgyalástechnika 5. A tárgyalás három dimenziója (tartalom-folyamat- kapcsolat) A háromszintű modell (nyitás-felfedezés-lezárás)

EGY TÁRGYALÁS SOHA NEM FÜGGETLEN A KÖRNYEZETÉTŐL A tárgyalást befolyásolja a környezete – a tárgyalás befolyásolja a környezetét. Nem zárt rendszerben folynak a tárgyalások. A tárgyalások létrejöttének mindig valamilyen oka van. A tárgyalás mindig hatást gyakorol a résztvevőire, életükre, sorsukra.

Mit is jelent egy tárgyalás környezete? Helyzetünk, állapotunk a tárgyalás előtt és után. A partner helyzete, állapota a tárgyalás előtt és után. Minden, amire a tárgyalás eredménye vagy eredménytelensége hat. Minden, amit a tárgyalás következményének nevezünk.

MI IS TÖRTÉNIK EGY TÁRGYALÁS KÖVETKEZTÉBEN? Valami biztosan megváltozik, hiszen azért kezdünk bele egy tárgyalásba, mert nem vagyunk maradéktalanul elégedettek a tárgyalás előtti (nélküli) helyzetünkkel. És: a tárgyalópartnerünk is ugyanígy van ezzel. A tárgyalás előtti (nélküli) állapot akkor sem marad változatlan, ha nincs megegyezés, hiszen egy sikertelen tárgyalás után vagyunk, tapasztalatot szereztünk, akkor is, ha az kellemetlen. Információkat kaptunk a partnerünkkel, tárgyalási stílusával, érdekeivel stb. kapcsolatban. Esetleg megsértettük, vagy éppen ellenkezőleg összebarátkoztunk vele – nem függetlenül a tárgyalástól.

A TÁRGYALÁS DINAMIZMUSA A tárgyalás során helyzetünk folyamatosan változik. A tárgyalás-technikai megközelítés figyelemmel kíséri a változást, annak irányát, előjelét (pozitív-negatív). Olyan modellt mutatunk be, amely a tárgyalás következtében változó helyzetet három dimenzió mentén vizsgálja.

A TÁRGYALÁSOK HÁROM DIMENZIÓJA A tárgyalásunk aktuális, azaz időtől függő állapotát ebben a három-dimenziós térben írja le egy pont (A). F: folyamat K: kapcsolat A mi tárgyalásunk C: tartalom A tárgyalásokat három szempontból vizsgálhatjuk: Tartalom: miről tárgyalunk? Folyamat: hogyan tárgyalunk? Kapcsolat mi történik a felek kapcsolatával a tárgyalást következményeként?

A TÁRGYALÁS 3 DIMENZIÓJA Tartalom: miről szól a tárgyalás, mi a tárgyalási téma, miről szeretnénk megegyezni, döntést hozni stb.? Folyamat: milyen lépések szerint zajlik a tárgyalás, milyen a tárgyalás dinamikája, mennyire gördülékeny, hol vannak elakadási pontok, milyen típusú a tárgyalás, van-e tárgyalási előzmény stb.? Kapcsolat: milyen a tárgyalópartnerek viszonya, hangulata, céljuk-e a hosszú távú jó kapcsolat kialakítására, van-e kapcsolati előzmény stb.?

A TÁRGYALÁSOK TARTALMA Minden, ami szóba kerül egy-egy tárgyalás során. Nem szükségszerű, hogy állandó legyen. Egy-egy tárgyalás tartalma változhat a tárgyalásos folyamat során. Így céljaink és a tárgyalópartner céljai is módosulhatnak, finomodhatnak.

A TÁRGYALÁS FOLYAMATA Hogyan módosulnak a pozíciók egy-egy tárgyalás során (v.ö. rugalmas eljárás)? Minek következtében módosulnak a pozíciók? Milyen eszközöket, technikákat használnak a felek céljaik elérése érdekében?

A FELEK KÖZÖTTI KAPCSOLAT A tárgyalások nem steril, minden tárgyaláson kívüli hatástól elzárt környezetben zajlanak. A tárgyalópartnerek rendszerint kapcsolatban vannak egymással a tárgyalás előtt és a tárgyalás után is. A tárgyalás hatással van erre a kapcsolatra – nem mindegy, hogyan befolyásolják. Pl. a béketárgyalások esetében évtizedekre, évszázadokra meghatározhatja az egyezség a szomszédos országok viszonyát.

A MODELL ÉRVÉNYESSÉGE, KORLÁTAI Nem ez az egyetlen lehetséges megközelítés! A tárgyalásokat vizsgálhatnánk egyéb szempontok alapján is (meg is fogjuk tenni a félév során), mint például a résztvevők száma, a tágylás hossza, stb. stb. Ugyanakkor: az előzőekben említett három szempont meghatározó jelentőségű – ezért választottuk ki ezeket.

ESETTANULMÁNY VS. KIÁLLÍTÁSRENDEZŐ ÚJSÁG

ESETTANULMÁNY - FOLYTATÁS Egy rangos külföldi kiállítás magyar pavilonja olyan tervvel nyerte el a rendezés jogát, amely jelentős mértékben épített egy hazai újság (Ú) képanyagára.   A kiállítás rendezői (R) a rendszerváltás óta eltelt teljes időszakról szerettek volna képet adni, méghozzá úgy, hogy az újságban megjelent összes fotót kiállítják, mintegy dokumentatív céllal, meglehetősen figyelemfelkeltő módon. Ehhez egy igen drága lapozógépet is terveztettek és gyártattak: a szerkezet a tervek szerint önmagában is „kiállítási tárgyként”, egyfajta mobil szoborként funkcionált volna. A pályázat előkészítésekor az újság hozzájárult képanyagának a kiállításon történő szerepeltetéséhez. A kiállítás előkészítésének előrehaladásával azonban felsejlett a gyanú, hogy a kiállítás esetleg egyfajta szakmai fricska is: nem pusztán tárgyilagosan, azaz dokumentatív céllal kívánja az anyagot kiállítani, hanem mintegy pellengérre is állítja és egyúttal kissé nevetségessé is teszi az újságot: azt az újságot, amely teret ad és propagálja mindazt, ami megjelenik benne.

ESETTANULMÁNY - FOLYTATÁS Az újság néhány hónappal a pályázat megnyerését követően, már a kidolgozási szakaszban, váratlanul visszavonta a hozzájárulását. A kiállítás rendezését megnyerő szakember (R) szerint a kiállításig hátralévő idő már nem tette lehetővé új koncepció kidolgozását: a kiállítás három fő motívuma közül az egyik kiesése igen komoly koncepcionális veszteségnek látszott a rendező számára. Ráadásul már a lapozógép gyártása is előrehaladott állapotban volt, a projekt leállítása komoly anyagi veszteséget is előrevetített. R egy jogi szakértő véleményét kérte az ügyben, hogy van-e akadálya annak, hogy az újság képanyagát felhasználja anélkül, hogy ahhoz az újság hozzájárulását adja? A jogi szakértő azt a tájékoztatást adta, hogy R nyugodtan használhatja a képanyagot, az nem fog szerzői jogi akadályokba ütközni.

ESETTANULMÁNY - FOLYTATÁS A rendező szakember és csapata az újság hozzájárulása nélkül felhasználta a képanyagot, és elkészítette a kiállítást. A kiállítás közvetlen előkészítési-berendezései munkálatai zajlottak a külföldi helyszínen, amikor az újság feljelentést tett a rendőrségen szerzői és szomszédos jogok megsértése miatt, továbbá ahhoz a legfölsőbb hatósághoz fordult (Minisztérium), amelynek felügyelete alá tartozott a kiállításért közvetlenül felelős intézmény (az az intézmény, amely a pályázatot kiírta é́s a megvalósításáért a rendező̋ után a közvetlen felelősséget viselte). Látszódott, hogy a rendőrségi procedúra nem fog a kiállítás megnyitása előtt, sőt, még a nyitvatartási időszak alatt sem pontot tenni az ügy végére. továbbá a legfölsőbb hatóság megijedt a kitörőben lévő és nyomást gyakorolt a felelős intézményre, amely nyomást gyakorolt a kiállító-rendezőre, hogy a képek ne kerüljenek kiállításra.

ESETTANULMÁNY - FOLYTATÁS VÉGÜL: AZ A „MEGOLDÁS” SZÜLETETT, HOGY A KÉPEK A LAPOZÓGÉPPEL EGYÜTT „LETAKARVA” JELENTEK MEG A KIÁLLÍTÁSON. LÉNYEGÉBEN SEM A LAPOZÓ GÉP, SEM A KÉPANYAG NEM TÖLTÖTTE BE KIÁLLÍTÁSI FUNKCIÓJÁT!!!

KÉRDÉSEK AZ ESETTANULMÁNY KAPCSÁN Definiáljuk a példában szereplő tárgyalást! Kik a szereplők? Miről és mikor tárgyaltak? Mi volt az eredmény? A tartalom-folyamat- kapcsolat dimenziók mentén hogyan értékeljük a tárgyalást?

A TÁRGYALÁS ELŐKÉSZÍTÉSE A tárgyalás folyamatának meghatározása: Hány találkozóból álljon a tárgyalás? Van-e külső időbeli kényszer? Kik vegyenek részt a tárgyaláson? Biztos a megfelelő személlyel tárgyalunk? Elképzelhető, hogy akivel tárgyalunk, valójában nincs jogosítványa egyes kérdések eldöntéséhez, nincs kellő információja a számunkra fontos kérdések megválaszolásához. Érdemes rákérdezni, hogyan zajlik le a tárgyalás folyamata általában, hogy kiderüljön, kivel érdemes ténylegesen leülni tárgyalni. Van, hogy célszerű harmadik felet bevonni a tárgyalásba (pl. független szakértő, ügyvéd).

A HÁROMSZINTŰ MODELL Egy egyszerű, könnyen kezelhető modell a tárgyalások tervezéséhez.: három szintű modell: Nyitás: megszületik a felek döntése a tárgyalás megkezdéséről. A kezdeti pozíciókat felveszik a partnerek. Felfedezés: megkezdődik a tárgyalás, a felek megismerik egymás pozícióit, a tárgyalás mozgásterét, a pozíciók rugalmasan változhatnak. Lezárás: egyezség jön létre, vagy kiszáll valamelyik, esetleg több fél

A HÁROMSZINTŰ MODELL MINT PIRAMIS A tárgyalás megkezdésére irányuló döntés, és a kezdeti pozíciók nélkül nem indul meg a tárgyalásos folyamat. A tárgyalásos folyamat révén képzelhető csak el, hogy a pozíciók rugalmasan változnak, ezért az egyezség csak ennek révén jöhet létre. A piramis csúcsa a tárgyalásos egyezség, melynek az alatta lévő két szinten kell nyugodnia.

Nyitás, pozíciók meghatározása, kommunikálása A SIKERES TÁRGYALÁS Lezárás, tárgyalásos egyezség Felfedezés, rugalmas egyezkedés Nyitás, pozíciók meghatározása, kommunikálása

A PIRAMIS EGYMÁS ALATT-FELETT ELHELYEZKEDŐ SZINTJEINEK HIERARCHIÁJA A pozíciók felvétele nélkül technikailag lehetetlen a tárgyalás. A pozíciók megismerése, kibontása, rugalmas változása nélkül nem születhet egyezség.

NYITÁS – LÉGKÖR A légkör meghatározása: hangulat és technikai eszközök, frissítők előkészítése előkészítése szükség van egy kis időre a kapcsolat felvételéhez, a másik megismerésére időkeret meghatározása napirendi pontok egyeztetése

NYITÁS – TÉR Üzenetértéke van a helyszín megválasztásának: nálad vagy nálam? Esetleg egy harmadik helyen? Ülések elrendezése: akaratlanul is sugározhat egy hatalmi pozíciót.

NYITÁS – NYITÓ POZÍCIÓ Ne ugorjunk fejest a tárgyalásba! Ha rögtön tárgyalni kezdünk, akkor sem hagyjuk ki a nyitást, csak akkor nem mi alakítjuk a kommunikálni kívánt üzenetet, hanem a sietség, a feszesség. Legyen egyértelmű és tömör: ennek hiánya bizonytalanságot jelez. Legyen erős és védhető: piaci adatokkal, tényekkel alátámasztott. Ne legyen rugalmatlan: naiv álláspont, ha a tárgyalást úgy képzeljük el, mint a nyitó pozíció folyamatos védelmét. Azért tárgyalunk, hogy megtudjuk, mit tud nekünk a másik fél nyújtani és megosszuk a másik féllel, hogy mi mit tudunk neki adni. A tárgyalás során a két nyitó pozíció közti szakadék áthidalása a cél.

NYITÁS – NYITÓ POZÍCIÓ Mikor érdemes elsőnek bemutatni a nyitó pozíciót? Ha van egy biztos stratégia Ha a másik nem készült fel rendesen a tárgyalásra. Ilyenkor könnyen befolyásolható, főleg, ha a mi pozíciónk védhető, alátámasztható)  Mit érdemes tenni, ha nem mi nyitunk? Pontosítani a másik nyitó pozícióját Lehet, hogy csak sugall dolgokat, majd visszavonulót fúj.

FELFEDEZÉS – IGÉNYEK A felfedezés szakasza a kreativitásról, a közös gondolkodásról szól. A felek igyekeznek rájönni, mi kell a másiknak, illetve mit tudnak adni a másiknak. Folyamatos kérdezés, a másik meghallgatása, brainstorming jellemzi a felfedezés (exploring) szakaszát.

FELFEDEZÉS – ALTERNATÍVÁK Alternatív opciók felfedezése: Minél több szükségletét fedjük fel a másiknak, annál nagyobb valószínűséggel tudunk neki valamit ajánlani, amire szüksége lehet. Pl. tárgyalásnál nem csak az ár és a leszállított volumen lehet a tárgyalás tárgya, hanem a raktározás, szállítás, garancia is. A tárgyalás során ezért érdemes minél többet kérdezni, meghallgatni a másik felet. Közösen átgondolni, hol tudnának egymásnak segíteni a felek.

FELFEDEZÉS – POZÍCIÓK ÉS SZÜKSÉGLETEK Pozíciók (wants) és a mögötte lévő szükségletek (needs) feltárása: A pozíciók mögött rejlő szükségletek felfedezése teszi lehetővé a tárgyalást. Ezek feltárása biztosít mozgásteret a tárgyalás során. Nem csak a tárgyalópartnernél, hanem saját magunknál is fontos megkülönböztetni. A tárgyalás nem arról szól, hogy pusztán a nyitó pozíciómat védjem!

LEZÁRÁS A tárgyalás első két része azért történt meg, hogy megtörténjen a lezárás! Össze kell szedni minden korábban kimondott pontot. Rögzíteni kell szóban, ha van szerződés, akkor a szerződésben. Nyomon kell követni a teljesítést, kivitelezést. A szerződésben már érdemes vészforgatókönyvekkel számolni. Sok mindenre nem lehet előre felkészülni, de amire igen, abban érdemes korábban megegyezni.

KÖSZÖNÖM SZÉPEN A FIGYELMET! Neuman Péter: peter.neuman@filozofia.bme.hu Szabó Krisztina: kriszti.szabo@filozofia.bme.hu Tanács János: tanacs@filozofia.bme.hu