A helyi önkormányzat, mint elektronikus ügyintézést biztosító szerv 2018. január 1. napjától ellátandó feladatai Szenes Tamásné Elektronikus Ügyintézési Felügyelet Pécs, 2017. december 5.

Az elektronikus ügyintézés jogszabályi háttere Az elektronikus ügyintézés és bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény E-ügyintézés biztosítására kötelezettek: 1. § 17. E-ügyintézésre kötelezettek: 9. § Együttműködésre kötelezettek: 51. § az állami és önkormányzati nyilvántartások együttműködésének általános szabályairól szóló 2013. évi CCXX. törvény (régi Ioptv.) – hatályon kívül 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletszabályairól A jogszabály értelmében 2018. január 1-jétől a helyi önkormányzatoknak is biztosítaniuk kell az e-ügyintézés lehetőségét. Ez a törvény - címéből is adódóan - kizárólag a nyilvántartások együttműködésére koncentrált. Az első ilyen már megvalósult nyilvántartás – úgynevezett etalon - a központi címregiszter. Az interoperabilitási törvényhez képest és az átadanadó elemek köre is: minden, elektronikus formában megjelenő adat (információ) elektronikus ügyintézésre kötelezett szervek közötti áramlását szabályozza. Azért lényeges az e-ügyintézés lehetőségének biztosítása, mert a tv. értelmében az állampolgároknak 2018. január 1-jétől választási lehetőségük van, hogy hogyan kívánják ügyeiket intézni, illetve kapcsolatot tartani: elektronikusan vagy hagyományos módon.

Az elektronikus ügyintézés jogszabályi háttere 84/2012. (V. 21.) Korm. rendelet egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről 137/2016. (VI. 13.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyújtására felhasználható elektronikus aláíráshoz és bélyegzőhöz kapcsolódó követelményekről 24/2016. (VI. 30.) BM rendelet a bizalmi szolgáltatásokra és ezek szolgáltatóira vonatkozó részletes követelményekről 2011. évi CLXXXIX. törvény - Magyarország helyi önkormányzatairól 2003. évi XCII. törvény - az adózás rendjéről ……. NISZ: ügyfél időszakos értesítése (RÉR) az elektronikus fizetési és elszámolási rendszer (EFER) az ÁNYK űrlapbenyújtás támogatási szolgáltatás az elektronikus űrlapkitöltés-támogatási szolgáltatás az elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás (EDT) elektronikus azonosítási szolgáltatás természetes személy ügyfelek részére (UKAPU) a kormányzati hitelesítés-szolgáltatás (GovCa) a központi dokumentumhitelesítési ügynök szolgáltatás (KDÜ) az azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés szolgáltatás (AVDH) az iratérvényességi nyilvántartás (IÉNY) a kormányzati elektronikus aláírás ellenőrzési szolgáltatás (KEAESZ) a központi azonosítási ügynök szolgáltatás (KAÜ) az általános célú elektronikus kéreleműrlap szolgáltatás (e-Papír) a személyre szabott ügyintézési felület szolgáltatás (SZÜF) az iratkezelő rendszerek közötti iratáthelyezés szolgáltatás a központi érkeztetési ügynök szolgáltatás (KÉÜ) a központi kézbesítési ügynök szolgáltatás (KKÜ) NISZ, Posta: biztonságos kézbesítési szolgáltatás (BKSZ) Posta: a papíralapú irat átalakítása hiteles elektronikus irattá, valamint az elektronikus irat hiteles papír alapú irattá alakítása szolgáltatás Idom: ÖNY, ÖNY+ KKSZB

Az elektronikus ügyintézés alapelvei I. Az együttműködő szerv az ügy elintézéséhez vagy a feladatának ellátásához szükséges adatokat, iratokat, nyilatkozatokat, döntéseket az ügyfél terhelése nélkül maga szerzi be a másik együttműködő szervtől; Az együttműködő szervek egymással elektronikus úton kommunikálnak; Az informatikai rendszereket úgy kell kialakítani és fejleszteni, hogy elősegítsék az együttműködést; Az informatikai együttműködés során a legegyszerűbb és legköltségkímélőbb megoldást kell választani; Az informatikai együttműködés főszabályként nem köthető ellenérték fizetéséhez. Az együttműködő szerv az informatikai együttműködés egyetlen formáját sem kötheti - az igazoltan felmerülő költségek jogszabályban előírt megtérítésén felül - illeték, díj vagy más ellenérték megfizetéséhez; Az együttműködéssel kapcsolatos rendelkezések nem érintik az adatvédelmi és titokvédelmi követelmények érvényesülését

Az elektronikus ügyintézés alapelvei II. Az együttműködő szervek közötti kapcsolattartás csak biztonságos elektronikus kapcsolattartás útján történhet, amely biztosítja a nyilatkozattevő azonosíthatóságát, a küldemény sértetlenségét, a küldemény kézbesítésének igazolását és a kézbesítés időpontjának megállapíthatóságát. Kivételt képez ez alól:   ha a kézbesítéshez jogszabály nem fűz jogkövetkezményt; a tájékoztatás céljából történő elektronikus kapcsolattartás. A biztonságos elektronikus kapcsolattartás történhet - a közzétett biztonságos elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségre történő kézbesítés útján (hivatali kapu), vagy - iratkezelő rendszerek közötti iratáthelyezés szolgáltatás igénybevételével.

E-ügyintézési tv. megfelelés kötelezettségek Az elektronikus ügyintézésre kötelezett szervnek: biztosítania kell az ügyfelekkel folytatott, hiteles azonosításon alapuló, és a kézbesítés időpontját is hitelesen visszakereshető módon megvalósító elektronikus kommunikációt; az ügyfél által tett rendelkezési nyilatkozat szerinti kapcsolattartást, az így beérkezett dokumentumok hitelességének ellenőrzését és a törvényben meghatározott követelményeknek megfelelő hitelesítését; az elektronikus fizetést az elektronikus űrlapok kezelését. Az E-ügyintézési törvény 25. § (3) bekezdése sorolja fel: (3) Az elektronikus ügyintézést biztosító szerv köteles olyan, elektronikus ügyintézést biztosító információs rendszer működtetésére, amely biztosítja legalább a) az ügyfél ügyintézési rendelkezésének lekérdezését, b) a személyre szabott ügyintézési felületen keresztül történő ügyintézés lehetőségét, c) elektronikus azonosításhoz kötött szolgáltatás nyújtása esetén a központi azonosítási ügynök szolgáltatáson keresztül elérhető elektronikus azonosítási megoldások ügyfél általi használatát, d) a Kormány rendeletében meghatározott biztonságos kézbesítési szolgáltatáson keresztül történő kézbesítést, a neki címzett üzenetek fogadását, e) az ügyfél által elektronikus úton tett jognyilatkozatok, elküldött iratok kézhezvételének jogszabályban meghatározott módon történő haladéktalan igazolását, f) a legalább fokozott biztonságú és közigazgatási követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással ellátott, illetve elektronikus bélyegzővel ellátott elektronikus dokumentumok feldolgozását, g) e törvény szerint hitelesített dokumentumok előállítását, h) az ügyfél részére kézbesítendő iratok kézbesítését a 14. § szerint valamennyi típusú kézbesítés útján, i) – az 1. § 17. pont a)–i) alpontjában foglalt szervek esetében – az eljárásért fizetendő terhek elektronikus fizetését, és j) az elektronikus űrlapkitöltés-támogatási szolgáltatással létrehozott elektronikus űrlapok kezelését. Az elektronikus fizetés biztosításához minimálisan az is megfelelő, ha a honlapon feltüntetésre kerül az a bankszámlaszám, amire való utalással az ügyfél be tudja fizetni a szükséges illetéket vagy eljárási díjat.

E-ügyintézési tv. megfelelés kötelezettségek Az elektronikus ügyintézés biztosításához kötelezően használandó szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások (SZEÜSZ) és központi elektronikus ügyintézési szolgáltatások (KEÜSZ): Személyre Szabott Ügyintézési Felület (SZÜF) Központi Azonosítási Ügynök (KAÜ) Összerendelési Nyilvántartás (ÖNY) Ügyfél ügyintézési rendelkezésének nyilvántartása (RNY) Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás (BKSZ) Általános célú elektronikus kéreleműrlap szolgáltatás (e-Papír) RNY kapcsán van webes lekérdező felület is, illetve interfészes változat is. Az ASP biztosítani fogja az RNY elérést a rendszercsatlakozóknak. Az ÖNY kapcsán fontos kiemelni, hogy az ehhez való csatlakozás csak abban az esetben szükséges, ha van olyan meglévő elektronikus ügyintézési rendszere vagy szakrendszere, amelyhez KAÜ azonosítás vagy RNY interfészes lekérdezés szükséges, vagy közvetlenül a szakrendszernek van szüksége az ÖNY-re. Alapesetben tehát a legtöbb önkormányzat ebben nem érintett, az e-Papír szolgáltatás magába foglalja ezen SZEÜSZ-ök használatát is, illetve az ASP rendszer szintén. BKSZ az lényegében a hivatali kapun (már hivatali tárhely a hivatalos neve, de így ismerik) keresztül történő kommunikáció, az önkormányzatok már rendelkeznek hivatali kapuval.

Az e-ügyintézés sematikus folyamata Ez egy általános áttekintő célú, szemléltető jellegű ábra, nagy vonalakban mutatja az e-ügyintézési folyamatot. A hatósági résznél: a hivatali tárhelyre (hivatali kapu) biztonságos kézbesítési szolgáltatással beérkező dokumentumot érkeztetni majd iktatni kell, és azt követően, bár az ábrán nincs külön jelölve, első lépésben az RNY-ben kell ellenőrizni az ügyfél rendelkezéseit, meghatalmazásait. Szintén nagyon fontos az elektronikus aláírás/ elektronikus hitelesítés hitelességéről meggyőződni. A hitelesítésnél az ASP esetén az Iratkezelő szakrendszer biztosítja az AVDH DHSZ (dokumentumhitelesítési szolgáltatás) szolgáltatást.

E-ügyintézési tv.-nek való megfelelés ASP csatlakozás esetén Az állam által ingyenesen biztosított önkormányzati ASP rendszer az elektronikus ügyintézés biztosításához szükséges képességeket az önkormányzatnál – rendszercsatlakozás esetén – megteremti. Az ASP által le nem fedett ügyekben az e-Papír nyújt megoldást, a rendszercsatlakozó önkormányzatok számára az ehhez való csatlakozást az ASP Központ központilag biztosítja Az ASP ELÜGY portál és az ELÜGY szolgáltatások 2018. január 1-jétől az ASP projekt által biztosított szakrendszerek által lefedett ügyek intézéséhez biztosítják az E-ügyintézési tv.-nek való minimális megfelelést a fent felsorolt követelmények szerint, az ezen szakrendszerekhez kapcsolódóan biztosított strukturált iFORM űrlapok mellett. Az azok által le nem fedett ügyek vonatkozásában pedig az e-Papír szolgáltatás biztosítja az elektronikus ügyintézést. Az e-Papír szolgáltatással történő ügyindítás esetén az önkormányzat hivatali kapujába érkező ügy automatikus érkeztetését az ASP iratkezelő szakrendszer biztosítja, a feldolgozása pedig az önkormányzat megfelelő folyamatai szerint zajlik. Az ASP ELÜGY portálon benyújtott elektronikus űrlapok automatikus érkeztetését (paraméterezéstől függően akár automatikus iktatását) szintén az ASP iratkezelő szakrendszer biztosítja, a feldolgozást pedig az ASP egyes szakrendszerei végzik el. Ezáltal a 2018. január 1-jével csatlakozott önkormányzatok (beleértve a korábbi csatlakozottakat is) E-ügyintézési tv.-ben előírtaknak való alapszintű megfelelése biztosított lesz, a későbbiekben pedig a bővített ELÜGY szolgáltatások élesbe állásával további, a minimális elvárásokon felüli funkciók is megjelennek. Az ASP ELÜGY-höz külső szakrendszert nem lehet csatlakoztatni.

ASP ELÜGY szolgáltatások Az ASP ELÜGY portál egységes felületen keresztül, az E-ügyintézési tv-nek megfelelően lehetővé teszi a lakossági és vállalkozói e-ügyintézést Ügyindítás (iFORM űrlap) Ügykövetés Adóegyenleg lekérdezés A későbbiekben elektronikus fizetés (EFER) A szükséges SZEÜSZ/KEÜSZ integráció ASP Iratkezelő + szakrendszeri támogatás Az ASP ELÜGY portál, vagy más néven Önkormányzati Hivatali Portál a SZÜF-höz integrálásra kerül 2018. január 1-jével, ezért a dizájnja változik majd a képhez képest.

ASP csatlakozási pályázat keretében elvégzendő tevékenység Az önkormányzatok elektronikus ügyintézéséhez kapcsolódó feltételek kialakítása a csatlakozási pályázat keretében: Az elektronikus ügyintézési folyamat kialakítása Az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó belső szabályzások megalkotása, önkormányzati rendeletek felülvizsgálata A folyamatban résztvevő ügyintézők felkészítése Az önkormányzati rendeletek felülvizsgálata az egységes elektronikus ügyintézési rendszer kialakításához szükséges egyes törvények módosításáról szóló 2016. évi CXXI. törvény miatt, illetve az Eüsztv. 2018. január 1-jei hatálybalépése miatt lényeges. Ha olyan rendeletük van, ami ellent mond az elektronikus ügyintézésnek, akkor azt hatályon kívül kell helyezni.

ASP csatlakozási pályázat keretében elvégzendő tevékenység A képernyőkép az ASP csatlakozási pályázati útmutatóból került kifényképezésre. Az ASP ELÜGY űrlapok kitöltését segítő útmutató, illetve az ELÜGY tájékoztató anyag vonatkozásában az ASP projekt biztosítani fogja a segédletet, ez jelenleg készül. A kékkel kiemelt bekezdés: Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. Törvény 5. § (3) bekezdést hatályon kívül helyezte a 2016. évi CXXI. törvény az egységes elektronikus ügyintézési rendszer kialakításához szükséges egyes törvények módosításáról, így az a feladat már nem aktuális, illetve az Eüsztv. 2018. január 1-jei hatálybalépése miatt sem kell már helyi rendelet az elektronikus ügyintézéshez. Ellenben a meglévőket pont emiatt célszerű felülvizsgálni, hogy ami már nem szükséges, azt hatályon kívül helyezzék. A csatlakozási pályázat keretében a 3000 fő alatti települési kategória ezen tevékenységekre nem kapott forrást az alábbi megfontolásból: Az eszközbeszerzésre névlegesen és arányaiban is ez a település kategória kapta a legtöbb forrást a pályázat keretében, a hangsúly esetükben tehát a modern informatikai eszközök beszerzésén volt. A 3000 fő alatti települések esetén általában jelentősen kisebb az érintett célcsoport, kisebb ügyfélkör (vállalkozók és lakosok) részére kell bemutatni az e-ügyintézési lehetőségeket.

2019-ben ASP csatlakozó önkormányzatok A 2019-ben rendszercsatlakozó önkormányzatok a csatlakozási pályázat keretében elvégzendő feladat vonatkozásában az előbbiek szerint járnak el a jövő évben. Az egy éves átmeneti időszak vonatkozásában az E-ügyintézési tv.-nek való megfelelésük a 2017. szeptember 29-én EBR 42-n megküldött útmutató szerint megvalósítható. Az interfészes csatlakozók úgy járnak el, mint bármely más e-ügyintézésre kötelezett szerv . A 2019-es csatlakozók (interfész és rendszercsatlakozók is) az e-Papír csatlakozás igényléséhez megkapják a BM által, az önkormányzati szövetségek bevonásával meghatározott 24 + 1 („Egyéb”) ügykörlistát, és a csatlakozási kérdőívben az abban szereplő tárgykör – ügykör – rövid leírás legyen feltüntetve, a többit ne töltsék ki, és úgy írják alá, majd küldjék be.

2019-ben ASP csatlakozó önkormányzatok Rendszercsatlakozó Interfészes csatlakozó nincs elektronikus ügyintézési rendszere van elektronikus ügyintézési rendszere Önállóan kell teljesíteniük a kötelezettségeket ajánlott egyeztetni a többi önkormányzattal (jó gyakorlatok, ügystruktúra, ügyleírások) e-Papír központilag meghatározott sablon szerint biztonságos kézbesítési szolgáltatás (BKSZ) – hivatali kapu/tárhely e-Papír (központilag meghatározott sablon) rendelkezési nyilvántartás (RNY) e-aláírás, e-bélyegző aláírás ellenőrzés bankszámlaszám BKSZ – gépi vagy böngészős hivatali kapu/tárhely Űrlapkitöltő (ÁNYK, iFORM) KAÜ (saját szakrendszerhez) SZÜF rendelkezési nyilvántartás e-aláírás, e-bélyegző / AVDH Az ÁNYK-nál kiemelendő, hogy a minimális megfelelést az is biztosítja, így a meglévő ÁNYK űrlapokat nem kell megszüntetni, de a jövőben az a cél, hogy az ÁNYK használata visszaszoruljon, mivel már elavult technológia, nem felhasználóbarát.

Elektronikus dokumentumhitelesítés, e-aláírás 2016. évi CXXX. tv. (Pp.) elektronikus közokirat kiállításához okiraton – ha jogszabály eltérően nem rendelkezik – minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírást vagy bélyegzőt, és -amennyiben jogszabály így rendelkezik- időbélyegzőt kell elhelyezni 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet és 137/2016. (VI. 13.) Korm. Rendelet értelmében e-ügyintézéskor legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással vagy bélyegzővel és – ha jogszabály így rendelkezik – időbélyegzővel, vagy azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés szolgáltatással (AVDH) ASP Iratkezelő biztosítja az AVDH szolgáltatás használatát 2019-es csatlakozók maguk kell beszerezzék a szükséges szolgáltatásokat 2018. január 1-jéig A biztonsági szintről az új Pp. (2016. évi CXXX. tv.) 323. § (4) bekezdés azt mondja, hogy az „Elektronikus közokirat kiállításához az is szükséges, hogy a közokirat kiállítására jogosult az elektronikus okiraton – ha jogszabály eltérően nem rendelkezik – minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírást vagy bélyegzőt, és amennyiben jogszabály így rendelkezik időbélyegzőt helyezzen el.”   A 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 12. § (1) bekezdés szerint hiteles az elektronikus dokumentum, ha b) a nyilatkozattevő vagy kiállító elektronikus ügyintézést biztosító szerv – illetve annak nevében kiadmányozásra jogosultjának – legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírásával vagy bélyegzőjével és – ha jogszabály így rendelkezik – időbélyegzővel látták el, d) az aláíró vagy kiadmányozásra jogosult azt az azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés szolgáltatással hitelesítette. A 113. § (4) bekezdés szerint az AVDH-val hitelesített okirat közokirat, hogyha közigazgatási szerv ügykörén belül jogszabályi rendelkezéseknek megfelelő módon állította elő. A 137/2016. (VI. 13.) Korm. rendelet: „7. § Az elektronikus aláírást vagy bélyegzőt az elektronikus ügyintézést biztosító szerv az 5. § szerinti ügyekben akkor használhatja, ha az legalább fokozott biztonságú, és a) elektronikus ügyintézést biztosító állami szerv esetén a tanúsítványát olyan bizalmi szolgáltató bocsátotta ki, amelynek nyilvános kulcsát a közigazgatási gyökér-hitelesítésszolgáltató felülhitelesítette, b) a bizalmi szolgáltató hitelesítési rendje szerint a tanúsítvány kibocsátását megelőző személyazonosítás (a továbbiakban: regisztráció) során – ha e rendelet eltérően nem rendelkezik – a 9. és 10. §-ban foglaltak szerint jár el, és c) az aláírás vagy bélyegző megfelel a belső piacon történő elektronikus tranzakciókhoz kapcsolódó elektronikus azonosításról és bizalmi szolgáltatásokról szóló, 2014. július 23-i 910/2014/EU európai parlamenti és tanácsi rendelet 27. cikkének (5) bekezdése és 37. cikkének (5) bekezdése szerint a közigazgatási szervek által elismert fokozott biztonságú elektronikus aláírások és fokozott biztonságú bélyegzők formátumaira vonatkozó specifikációk meghatározásáról szóló, 2015. szeptember 8-ai (EU) 2015/1506 bizottsági végrehajtási határozatban foglalt követelményeknek./  ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Az ASP keretében bevezetésre kerülő iratkezelő rendszer fel lesz készítve arra, hogy az adott szervezet kiadmányozási rendjének megfelelően biztosítsa az elektronikus aláírási lehetőséget. Ehhez a NISZ által biztosított ún. ügyintézői Azonosításra Visszavezetett Dokumentum Hitelesítést (AVDH DHSZ) vesszük igénybe. Így e tekintetben további intézkedésre az Önkormányzatok részéről nincs szükség. Tehát alapvetően az AVDH-DHSZ megfelelő az elektronikus ügyintézés biztosításához, és annak használatát az önkormányzati ASP Iratkezelő biztosítani fogja 2018. január 1-től. A 2019-es rendszercsatlakozóknak és interfészes csatlakozóknak azonban a 2018. január 1-től ellátandó feladataikhoz szükséges az e-aláírások beszerzése. A Pp. szabályait csak abban az esetben kell az önkormányzatoknak alkalmazni, ha lesz olyan ügyük, ami nem tartozik az e-ügyintézési törvény és rendelet hatálya alá, és amelyben közokiratokat bocsát ki. Ezen felül lehet vannak kifejezetten olyan esetek, amikor kifejezetten minősítettet ír elő jogszabály. Összességében tehát az önkormányzatnak saját magának kell tudnia, hogy mikor milyen hitelesítésre van szüksége. Hogy mennyi e-aláírás szükséges, azt az határozza meg, hogy hány kiadmányozó van.

Köszönöm megtisztelő figyelmüket Szenes Tamásné osztályvezető Elektronikus Ügyintézési Felügyelet