A csoportmunka eszközei Holczer József: holczerj@jedlik.hu, Takács Attila: takacsa@jedlik.hu, Telek Andrea: teleka@jedlik.hu.

Miről lesz szó? Csoportmunka SharePoint-tal, Csoportmunka Office2003-mal, Dokumentumok védelme, Outlook2003, A SharePoint és az Outlook együttműködése, Outlook Web Access (OWA), VPN, Messenger.

MS Outlook 2003 OWA Gyorsítótáras üzemmód, Csoportosított nézetek, téma nézet, Keresési mappák, Levélszemét, Több naptár, Több postafiók használata.

Outlook 2003 Az olvasóablak helye megadható Csoportosított levéllista Olvasóablak nélkül Keresési mappák Navigációs gombok

Gyorsítótáras üzemmód

Gyorsítótáras üzemmód Levelek letöltésének módja ctrl Működés közben megszűnt a kapcsolat A múlt

Csoportosított levéllista Dátum szerint Méret szerint Fiók szerint Téma szerint

Levelek eredeti helyükön maradnak Keresési mappák Levelek eredeti helyükön maradnak

Levélszemét Műveletek  Levélszemét  Levélszemét beállításai Megbízható címzettek Tiltott feladók Megbízható feladók Nincs, alacsony, magas a védelem Csak a „megbízható listák” tagjaitól fogadunk leveleket Végleges törlés áthelyezés helyett

Levélszemét Felvétel a tiltott/biztonságos feladók közé A feladó tartománya megbízható Exportálható/importálható

Több naptár Fájl  Megnyitás  Más felhasználó mappája Egy terem foglaltsága Minden csoporttag szabad Hatnál több naptár esetén Műveletek  Csoportnaptár

Több postafiókunk van (több profilt használunk) Rákérdez a használandó profilra

Több postafiókunk van (egy profilt használunk) Egy profilhoz csak egy Exchange fiók

Több postafiókunk van (egy profilt használunk) Küldés/fogadás fiókonként Fejlécek vagy üzenetek teljes letöltése

Csoportmunka SharePoint-tal Munkaterületek, Értesítések, Vitafórumok, Webes vitafórumok (hozzászólás), Felmérések.

Munkaterületek Speciális típusú SharePoint alwebhelyek, Előnyük: Elkülönül a többi weboldaltól, mégis szerves részét képezi a webhelynek, A SharePoint szolgáltatásai itt is rendelkezésre állnak. Típusai: Dokumentum-munkaterület (adott dokumentum, vagy probléma köré csoportosítva), Értekezlet-munkaterület (a megbeszéléshez szüksé-ges összes információ elérhető – hasznos az előké-születhez, lebonyolításhoz és utómunkálatokhoz is).

Vitafórumok A közösségen belül folytatott eszmecserék színtere, A WSS webhely alapértelmezésben tartalmaz egy Általános vita nevű fórumot, A hozzászólások rendezhetők, szűrhetők, a megjelenítés változtatható. Vitafórum változásairól is kérhetünk értesítést.

Webes vitafórumok (hozzászólások) Ne keverjük a vitafórummal, ez két eltérő szolgáltatás! A webes vitafórum egy konkrét weblaphoz, vagy dokumentumhoz történő megjegyzés. Fajtái: Általános hozzászólás (a teljes dokumentumhoz fűzött észrevétel), Kapcsolódó hozzászólás (az állomány egy részéhez készített „széljegyzet”).

Felmérések A csoporttagok véleményének megkérdezésére szolgál. A felhasználók egyénenként szavazhatnak a feltett kérdésre egy űrlap kitöltésével. Az eredmények webes felületen is megnézhetők. De Excel táblázatba is exportálhatók további elemzés céljából.

A felhasználó értesítése Az értesítések biztosítják a felhasználó naprakészségét, A riasztás tartalmi változáskor jön létre, Elemekről vagy egész tárak, listák módosulásáról is kérhető, A gyakoriság választható: Azonnali üzenet, napi, heti összegzés. Az értesítés formája: e-mail.

Az Outlook és a SharePoint

Az együttműködés színterei Outlookból: SharePoint munkaterület létrehozása, Értesítések beállítása, Általában nincs lehetőség tartalmak felmásolására Outlookból SP webhelyre, sem azok közvetlen módosítására. SharePointból: Bizonyos listák exportálhatók közvetlenül az Outlookba.

Listák közötti adatcsere Outlook Naptár és SharePoint Események: SharePoint eseménylista hozzáadható az Outlook Navigációs ablaktáblájához, Ezután a saját naptár és az eseménylista megtekinthető egymás mellett az Outlookban. Névjegyalbum: A SharePoint lista teljes tartalma, vagy egyes névjegyek is exportálhatók. Böngészővel importálhatjuk az Outlook címjegyzékét SharePoint Névjegyalbumba.

Csoportmunka Office2003-mal Közös munka a dokumentumokon, Állományok megosztása, Dokumentumvédelem, Dokumentumok összehasonlítása, Excel lista és SharePoint lista kapcsolata, Verziókövetés.

Közös munka a dokumentumokon Dokumentumok megosztása (szükséges, ha többen szeretnék használni), Dokumentumok védelme (akár véletlen, akár szándékos módosítások ellen, vagy bizalmas információk megóvására), Speciális eszközök az Office programokban, melyek megkönnyítik a csoportmunkát.

Dokumentumok megosztása Megoszthatók dokumentumrészek, de akár teljes állományok is. A lehetőségek adottak az Office programokban. pl.: vágólap, hivatkozások, csatolások, beágyazott objektumok, közzététel, online értekezlet, közös munkafüzet, stb. Dokumentumok terjesztése elektronikus levélben: Küldés levél szövegében (Fájl> Küldés> Levél címzettje), Küldés üzenet mellékleteként (Fájl> Küldés> Levélben mellékletként…), Küldés véleményezésre (Fájl> Küldés> Levél címzettje véleményezésre…), Dokumentum köröztetése (Fájl> Küldés> Körözvény címzettje…).

Dokumentumvédelem Mentés jelszóval

Dokumentumvédelem (Word) Ki hol módosíthat

Dokumentumvédelem (Excel) Be kell kapcsolni a lapvédelmet Csoportnak, felhasználónak engedélyezhetünk módosítást

Dokumentumvédelem (digitális aláírás) Tanúsítvány beszerzése Automatikusan kapjuk a tartományban Kérnünk kell Hiteles szolgáltatótól igényelhetünk (pl. www.netlock.hu Van egy hónapig érvényes ingyenes tanúsítvány) Dokumentum aláírása: eszközök  beállítások  Biztonság Levél aláírása: Beállítások  Biztonsági beállítások  Digitális aláírás hozzáadása

Tartalomvédelmi szolgáltatás

Tartalomvédelmi szolgáltatás Tartalomvédett levél érkezett Tartalomvédett irat egy munkaterületen

További segédeszközök Korrektúra, Változások követése, Dokumentumok összehasonlítása, Dokumentumok egyesítése, Munkafüzetek közössé tétele.

Az Excel és a SharePoint listák Kapcsolat (kétirányú): Lista exportálása SharePoint webhelyről, Excel lista közzététele WSS helyre, Szinkronizálás: Exportáláskor dönthetünk arról, hogy szeretnénk-e megőrizni a kapcsolatot az Excel lista és SharePoint lista között, Az adatok szinkronizálását igény szerint végezhetjük el.

Verziókövetés A SharePoint képes a tárban lévő dokumentumok automatikus verziószámozására. Ehhez be kell állítani a tárat. A különböző verziók megkülönböztetését a Beadási megjegyzések mező kitöltése nagyban segíti.

A közös munka további eszközei

VPN Virtual Private Network (Virtuális magánhálózat): Biztonságos kapcsolat az iskola hálózatával publikus hálózaton keresztül (pl. Internet), Intranetes erőforrások elérése: Hozzáférés a hálózati meghajtókhoz, Postafiók elérése, Hozzáférés a WSS-hez, Iskolai weboldal szerkesztése.

Messenger Csoportmunka kiváló eszköze: Azonnali üzenetek küldése, Csoportmegbeszélések lebonyolítása, Fájlok küldése, fogadása, Videókonferencia, Telefonálás, Értesítés e-mailek érkezéséről, Online játékok, Pl.: Programozás haladóknak könyvborító.

További információ Farkas Csaba: Holczer - Telek: Office szenáriók: Bevezetés az Office 2003 használatába, Windows XP és Office 2003 felhasználóknak, Holczer - Telek: Csoportmunka Office 2003-mal, Office szenáriók: http://www.microsoft.com/hun/office123/szenariok.mspx Microsoft Office Online webhelye: Közös munka az Office 2003 és a Windows SharePoint Services segítségével: http://www.microsoft.com/hun/office/prodinfo/technologies/ sharepoint.mspx

Köszönjük a figyelmet! Holczer József: holczerj@jedlik.hu, Takács Attila: takacsa@jedlik.hu, Telek Andrea: teleka@jedlik.hu.