HEFOP KONFERENCIA Debrecen, 2006.10.10. Gazdasági adminisztráció folyamatainak bemutatása Készítette: Hubai Margit

A GAZDASÁGI ADMINISZTRÁCIÓ FOLYAMATAINAK KAPCSOLÓDÁSA A HEFOP –ON BELÜL KERESKEDELMI ÉS PÉNZÜGYI OSZTÁLYOK, KÖZBESZERZÉS PÉNZÜGYI, CONTROLLING OSZTÁLYOK, OPERATÍV MUNKA PÉNZÜGYI, CONTROLLING OSZTÁLYOK, VEZETŐI INFORMÁCIÓK SZABÁLYZATOK

A DEBRECENI EGYETEM JELLEGZETESSÉGEI Beszerzési szervezet (4 DB) ÜZLETÁGAK (8 DB) Külön bankszámlák Saját adóbevallások és beszámolók KÖZPONT (4900)

A MUNKA SORÁN FIGYELEMBE VETT SZEMPONTOK Az SAP jelenlegi működésével és a rendszer bevezetésével kapcsolatos ismeretek beépítése a folyamatokba A jelen működés mellett a jövőbeni lehetőségek figyelembe vétele A Controlling és Beszerzés folyamatok kidolgozásában való részvétel, kapcsolódási pontok megvitatása, átfedések kiszűrése Szabályoknak megfelelés, szükség esetén a szabályzatok átdolgozására alkalmas ábrák elkészítése Vezetői elvárásoknak meg kellett felelni

A MUNKÁBAN RÉSZTVEVŐ TEAM-TAGOK (14 FŐ) Hubai Margit DE ATC hubai@gf.unideb.hu Dr Kovácsné Laczkó Klára DE KP laczko@gf.unideb.hu Szabó Mihály szabo.mihaly@gf.unideb.hu Blaskó Katalin DE TEK blaskokatalin@gf.unideb.hu Kocsis Krisztina DE OEC caos8888@yahoo.co.uk Minya Péterné minyat@gf.unideb.hu Csonka Szilvia csonka@gf.unideb.hu Sőrés Katalin katasores@gf.unideb.hu Nagy Julianna n.julcsi@freemail.hu Végh Noémi linzenbold@gf.unideb.hu Urbin Jánosné urbin@gf.unideb.hu Nagy Zsuzsa nagyzs@gf.unideb.hu Tőzsérné Gáll Ibolya tozserne@delfin.unideb.hu Hetei Gáborné marcsi@gf.unideb.hu

ssz Főfolyamat Folyamat Részfolyamat 1.3.2. Gazdasági adminisztráció   1.3.2.1 Vevői számlák kezelése 1.3.2.1.1. Vevői számla kiállítása 1.3.2.1.2. Vevői számla kiegyenlítése 1.3.2.1.3. Felszólítási eljárás 1.3.2.2. Főkönyvi könyvelés 1.3.2.3. Banki könyvelés 1.3.2.4. Eszköznyilvántartás 1.3.2.4.1. 1.3.2.4.2. Eszközgazdálkodás periodikus munkái 1.3.2.5. Hallgatói pénzügyek adminisztrációja 1.3.2.6 Szállítói számlák kezelése 1.3.2.6.1 Szállítói számla rögzítése 1.3.2.6.2. Szállítói számla könyvelése 1.3.2.6.3. Szállítói számla kifizetése 1.3.2.7. Likviditásmenedzsment 1.3.2.8. Pénztári nyilvántartások 1.3.2.9. Adózási kérdések menedzselése 1.3.2.10. Költségvetési beszámoló készítése és külső adatszolgáltatás

A GAZDASÁGI ADMINISZTRÁCIÓ 14 KIDOLGOZOTT FOLYAMATA Folyamat száma Bevezetés éve  Folyamat megnevezése 1.3.2.1 2006.12.31. Vevői számlák kezelése 1.3.2..2. Szállítói és vevőtörzs karbantartás 1.3.2.3. Szállítói számlák kezelése 1.3.2.4. Számviteli szabályalkotás 1.3.2.5. Banki könyvelés 1.3.2.6. Pénztári könyvelés 1.3.2.7. 2007.12.31. Eszköznyilvántartás 1.3.2.8. Szervezeti egységek közti elszámolások végrehajtása 1.3.2.9. Hallgatói pénzügyek adminisztrációja 1.3.2.10. Főkönyvi könyvelés 1.3.2.11. Keretgazdálkodás  1.3.2.12. Adózási kérdések menedzselése 1.3.2.13. 2008.12.31. Likviditásmenedzsment 1.3.2.14. Szerződéskötés menete

A CONTROLLING FŐFOLYAMATON BELÜL KIDOLGOZOTT KAPCSOLÓDÓ FOLYAMATOK Folyamat száma Bevezetés éve  Folyamat megnevezése 1.2.2. 2006.12.31. Vezetői számviteli rendszer működtetése 1.2.2.1 Belső teljesítményátadások tervezése 1.2.2.1.1. Belső teljesítmény elszámolási rend kialakítása 1.2.2.1.2. Átoktatási óradíjak elszámolási rendjének kialakítása 1.2.2.1.3. Közös üzemeltetésű szervezeti egységek költségfelosztása 1.2.2.2. Belső teljesítményátadások elszámolása 1.2.2.2.1. Költségfelosztás 1.2.2.2.2. Szervezeti egységek egymásnak nyújtott szolgáltatásainak elszámolása 1.2.2.2.3. Átoktatás elszámolása 1.2.2.3. Önköltségszámítás, saját rezsis beruházás költségeinek gyűjtése 1.2.4. Beszámolás és elemzés 1.2.4.1. Év közbeni folyamatos jelentések készítése 1.2.4.1.4. Szemeszterről szóló szakmai és pénzügyi jelentés készítése

CÉLJAINK A FOLYAMATOK BEVEZETÉSÉVEL Vezetői elvárásoknak megfelelés Jogszabályoknak és a piacnak megfelelés SAP rendszer tranzakcióival történő folyamatleírás Gyors, és pontos bizonylat feldolgozás megvalósítása Élőmunka igény csökkentése hosszú távon Egységes könyvelési megoldások alkalmazása Szerepkörök, munkakörök egységesítése Szervezetünk korszerűsítése Korszerű megoldások, módszerek megfogalmazása Fejlesztési igényeink könnyebb definiálása

NEHÉZSÉGEK A KIDOLGOZÁS ÉS AZ ADAPTÁCIÓ SZAKASZÁBAN Párhuzamosan ismertük meg az SAP-t és kellett a folyamatokat kidolgozni Az SAP rendszer folyamatosan változott Új, praktikus megoldások keresése egy ismeretlen gazdasági rendszerben nehézkes volt Tapasztalatok hiánya A tesztelés szakasza rövid volt és nem teljeskörű Szerepköröket és munkaköröket kellett átalakítani, dolgozókat betanítani Vezetői információk biztosítása háttérbe szorult az operatív működés beindításának elsődlegessége miatt

ELÉRTÜK, HOGY.. egységes, követhető, tanulható formában álljanak rendelkezésünkre az elvégzendő munkafolyamatok (kézikönyv), bizonylataink megfelelő tartalmúak, szervezetünk az igényeknek megfelelően átalakult, szabályzataink a korszerűség, ésszerűség jegyében átdolgozásra kerültek (kerülnek), fejlesztési igényeinket meg tudjuk fogalmazni, vezetői információk biztosítása terén is haladtunk előre (féléves beszámoló), egyre kevesebb a téves adatrögzítés, mely az egységes adatkezelés eredménye, a munkakörök egyre jobban a ténylegesen végzett munkát takarják üzletágaink elkülönülten, önállóan gazdálkodnak, ellenőrizhető beszámolóval, kimutatásokkal rendelkeznek (folyamatleírásoknál erre külön törekedtünk). SIKERES ADAPTÁCIÓ 2007-IG

KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!