„ÖSSZEFOGÁSBAN AZ ÉSZAK- HEGYHÁTÉRT”- EFOP-1.3.5-16-2016-00290 Önkéntesek felkészítése a terepen végzendő önkéntes munkára tréning – Önkéntes menedzsment Mágocs, 2017. szeptember 26.

A SIKERES ÖNKÉNTES PROGRAM TITKA LEGINKÁBB MAGA AZ ÖNKÉNTES! ÖNKÉNTES MENEDZSMENT A SIKERES ÖNKÉNTES PROGRAM TITKA LEGINKÁBB MAGA AZ ÖNKÉNTES! Mi, a szervezet működtetői sokat tehetünk a sikeres önkéntes program megvalósításáért. Ebben segítségünkre lehet a szervezetre szabott önkéntes menedzsment. A sikeres önkéntes program minden eleménél érvényesülnie kell a projektmenedzsmentből jól ismert lépéseknek.

TERVEZÉS, SZÜKSÉGLETFELMÉRÉS Mint minden szervezés, az önkéntes program szervezése is tervezéssel kezdődik. Végig kell gondolni, hogy mit akarunk, miért akarjuk, véghez tudjuk-e vinni tervünket. Fontos a programhoz szükséges emberi és anyagi erőforrások reális felmérése. Ütemterv készítése mindenki számára megkönnyítheti a szervezést!

ÖNKÉNTES TEVÉKENYSÉG MEGHATÁROZÁSA, LEÍRÁSA Ha meghatároztuk az önkéntes program céljait, a szükséges feladatokat és erőforrásokat, akkor eldönthető, hogy a szervezet meglévő önkéntes bázisa elegendő-e vagy kiegészítésre szorul a feladatok elvégzéséhez. Hasznos az ún. önkéntesekre vonatkozó szervezeti irányelveket megfogalmazni. Ez a dokumentum tartalmazza a szervezet alapelveit az önkéntesekkel való együttműködésre vonatkozóan.

ÖNKÉNTESEK TOBORZÁSA Azt a célt szolgálja, hogy megtaláljuk a megfelelő embert, a megfelelő helyre és feladatra. Hozzon minőségi fejlődést a szervezet életébe (ne csak mennyiségi gyarapodást). Ki kell választanunk az üzenet eljuttatásának módját és formáját is.

KIVÁLASZTÁS / TÁJÉKOZÓDÓ BESZÉLGETÉS AZ ÖNKÉNTESEKKEL Egy szervezetnek nem kell mindenkit elfogadnia, aki jelentkezik. Nekünk kell tudnunk, hogy kit keresünk, milyen tevékenységre, mennyi időre, milyen speciális ismeretekre, készségekre, attitűdre van szükség a feladat ellátásához? Ne felejtsük el, hogy a kiválasztásnál és a tájékoztató beszélgetésnél nem állásinterjú készül. Figyelembe kell venni, hogy az önkéntesnek is megvannak a maga motivációi, hogy miért szeretne részt venni a programban. Ezek feltérképezése kulcsfontosságú a motiváció folyamatos fenntartása, az önkéntesek megtartása végett.

AZ ÖNKÉNTESEK BEVEZETÉSE A SZERVEZETBE / MEGÁLLAPODÁS, SZERZŐDÉS A sikeres együttműködés alapja, hogy az önkéntesek ismerjék a szervezet munkáját, munkatársait, céljait és magukat is el tudják helyezni a rendszerben. Találjuk meg azt a feladatkört, amelyre az önkéntes alkalmas és szívesen végzi, illetve a szervezet számára is hasznos. Kötelezzük el az önkénteseinket a küldetésünk mellett. Sokszor felmerülő kérdésre, hogy "számon kérhető-e az önkéntes", a válasz: igen, számon kérhető. Ennek legjobb keretet egy szerződés, megállapodás adhat.

KÉPZÉS, KÖZÖS TERVEZÉS Egy speciális ismereteket megkívánó tevékenység esetében elengedhetetlen, hogy az önkéntes megfelelő képzést kapjon: ez történhet a szervezeten belül és kívül is. Vannak azonban olyan tevékenységek, amelyek elvégzéséhez nem kell külön képzést tartani, elegendő, ha az önkéntes koordinátor vagy egy illetékes munkatárs felkészíti az önkénteseket az adott feladat elvégzésére. Ebben a fázisban arra is nyílhat alkalom, hogy az önkéntesekkel közösen tervezzük meg az elvégzendő feladat módját és lépéseit.

KOORDINÁCIÓ, MENTORÁLAS A koordinátor (MENTOR) az önkéntes menedzsment kulcsa. Fontos, hogy ő adja ki a feladatot, kérdéseivel, észrevételeivel hozzá fordulhat az önkéntes, emellett híd szerepet is betölt a szervezet és az önkéntesek között.

MOTIVÁCIÓ A leggyakoribb problémát az önkéntesek megtartása és motiválása jelenti az önkéntes programok során. Téved, aki azt hiszi, hogy van egy varázsszó, ami minden önkéntesre hat, és mindenki lelkes és motivált marad tőle. A titok abban rejlik, hogy minden egyes önkéntes azt kapja a tevékenységvégzés közben, után vagy mellett, amit ő elvár. Ne felejtsük el, az önkéntes nem "ingyen" munkaerő.

ELLENŐRZÉS, ÉRTÉKELÉS Az elvégzett munka tapasztalatairól adjunk visszajelzést az önkéntes számára. Számunkra (szervezetünk számára) is értékes lehet az önkéntes véleménye, észrevételei. Adjunk lehetőséget ezek megfogalmazására!

ELISMERÉS, KÖSZÖNETNYILVÁNÍTÁS Az önkéntes munkáját nem jutalmazzák fizetéssel. Számukra az elismerés, fáradozásuk megbecsülése a jutalom, ezért semmiképpen ne feledkezzünk el róla. Legyen személyre szóló, és legfőképpen őszinte!

DOKUMENTÁCIÓ Az önkéntes tevékenység dokumentálása mindkét fél számára előnyös (szerződés, jelenléti ív stb.) Rögzíti a lezajlott program tanulságait! Egy igényesen elkészített dokumentáció jó ajánlólevél az önkéntes későbbi karrierje során is.

ÖNKÉNTESEK HOZZÁJÁRULÁSA A PROGRAM SIKERÉHEZ A sikeres önkéntes program titka maga az önkéntes. Az önkéntesek megfelelő szervezése, "menedzselése" minden esetben meghozza gyümölcsét és hozzájárul a sikeres programszervezéshez.