Dokumentumkezelő rendszer bevezetésének tapasztalatai (30 perc) Gódor Csaba 2018. április 20.

netTeam – a meghatározó partner Országos partner-, ügyfélhálózattal rendelkező holding része 1998 Önálló vállalatként, megszokott színvonalon, dinamikusan fejlődve 2002 Megyei viszonteladói-, partnerhálózat; több, mint 1000 ügyfél 2004 24/2006 tanúsítás elsőként; törvényesség, informatikai biztonság, szakmai minőség 2006 Stabil, megbízható hazai és nemzetközi partner; irat- és dokumentumkezelési piac meghatározó beszállítója 2008

„Kell egy dokumentumkezelő szoftver, mert…” Jogszabályi előírás/Üzleti érdek Ezzel hatékonyabbá lehet tenni a működést Plusz elmozdulhatunk a digitális iroda felé Plusz integrálhatjuk más szak-alkalmazásunkkal VEGYÜNK EGYET! Hogyan is lehetne, hogyan is kellene!!!

Projekt ütemezése Riport Elemzés Koncepció készítés Döntés előkészítés Prezentáció Vélemények Észrevételek Ajánlati felhívás Döntés Mérlegelés Megvalósíthatóság vizsgálata

Projekt ütemezése Szerződés Iratkezelési folyamatok definiálása Feltételek Ütemezés Határidők Iratkezelési folyamatok definiálása Felmérés Szabályzat elfogadása Implementáció Installálás Testre szabás Oktatás Pilot/Éles

Megbeszélések Heavy userek Informatikusok Titkárság Ügyintézők Osztályvezetők Főosztályvezetők Gazdasági vezető Intézményvezető

Szervezeti tartalom Képek, videók, hang Irodai dokumentumok Weboldalak Elektronikus Formok Fax Email Papír alapú dokumentumok, mappák

Tapasztalt hiányosságok Ügymenet, vezetői információk Nincs aktualizálva az iratkezelési szabályzat e-mailek nem kerülnek rögzítésre Az iratok vándorolnak a szervezetben Kimenő levél lassú utat jár be az aláírásig

Tapasztalt hiányosságok Visszakeresés Egy-egy régebbről visszatérő ügyben hosszas lehet a keresgélés Nincs statisztika az ügyek típusairól, elintézésükről, esetleg a munkatársak egyéni teljesítményéről, stb. Kizárólag lapozgatva, esetleg különféle füzetekből tudnak keresni (kivéve szakrendszerek) Az íróasztal tele van a folyamatban lévő ügyek dokumentumaival Iratok tárolása, selejtezése

Tartalomkezelés Egységes Rendszerben Electronic forms Rich Media Web Content Email Computer Output Fax Scanned documents and folders

Szervezetfejlesztési irányok Ügymenet, vezetői információk e-mailek is kerüljenek rögzítésre Az iratok vándorlása nyomon követhető legyen A kimenő levél aláírásáig a folyamat előre definiált módon zajlik, dokumentálva van Minden dokumentum digitalizálásra kerül Dokumentumok átadás-átvétele rögzítésre kerül

Szervezetfejlesztési irányok Visszakeresés Egy-egy ügy, fa struktúrában, az első levéltől, az ügy lezárásáig Kimutatás az ügyek típusairól, elintézésükről, a munkatársak egyéni teljesítményéről, stb. Iratok, dokumentumok leíró adataiban, vagy akár teljes tartalmában keresés Kompetencia alapján minden szervezeti dokumentumot kereshetünk Függetlenül az irat fizikai helyétől keresni tudjuk azokat, sőt információt szerezhetünk az iratok fizikai helyéről is

Szervezetfejlesztési irányok Iratok tárolása Az iratok elintézése után rögtön az irattárba kerülnek, digitalizált képük folyamatosan elérhető marad Egy régi dokumentum előkeresése pillanatok alatt megvalósítható A szabályzat alapján az adminisztrátorok rendszeresen irattárazzák dokumentumaikat A dokumentumok rendszerszerű selejtezése informatikai támogatással történik

Köszönöm megtisztelő figyelmüket! Gódor Csaba 20/313-9490 godor.csaba@netteam.hu