Következtetések a fővárosi elektronikus adatvagyon felmérés alapján Fehér Csaba Következtetések a fővárosi elektronikus adatvagyon felmérés alapján 2009.09.30.

A főbb kérdések Elektronikus iktatás helyzete Elektronikus iratkezelő rendszerek alkalmazása E-mail archiválás Bármely típusú elektronikus aláírással ellátott e-iratok alkalmazásának helyzete Elektronikus adatbázisok helyzete Hang- és képrögzítés Elektronikus irat (adat) tárolás Konvertálás, migrálás Intézményi honlap

Kérdőív az elektronikus iratforrások levéltári szempontú felméréséhez 1. Szerv megnevezése: 2. Elektronikus iratkezelés helyzete: 2.1. Elektronikus iktatás helyzete 2.1.1. Használnak-e elektronikus iktatást? (szoftver gyártója, megnevezése, verziója) 2.1.2. Akkreditált szoftverrel iktatnak? (szoftver gyártója, megnevezése, verziója) 2.1.3. Mekkora a keletkező adatmennyiség évente? (kb. hány megabájt-MB) 2.1.4. Mekkora az éves ügyforgalom? 2.1.5. Milyen formátumokban mentenek? 2.1.6. Mekkora a formátumonkénti terjedelem (GB, TB)? 2.1.7. Milyen formátumban lehetséges migrálásuk, importálásuk, konvertálásuk?

2.2. Elektronikus iratkezelő rendszerek alkalmazása 2.2.1. Milyen elektronikus iratkezelő rendszert használnak? (szoftver gyártója, megnevezése, verziója) 2.2.2. Akkreditált szoftvert használnak? Milyen típusú az akkreditációja? 2.2.3. Mekkora archiválandó adatmennyiség keletkezik évente (MB) ? 2.2.4. Digitalizálnak-e papír alapú iratokat, ill. rendelkeznek-e ilyen korábbi állományokkal? 2.2.5. Milyen formátumokban mentenek? 2.2.6. Mekkora a formátumonkénti terjedelem (GB, TB)?? 2.2.7. Milyen formátumban lehetséges migrálásuk, importálásuk, konvertálásuk?

2.3. E-mail archiválás 2.3.1. Archiválják-e a keletkezett ill. beérkező e-maileket? Ha igen, milyen szoftverrel ill. milyen formátum(ok)ban? 2.3.2. Ha igen, teljes körűen vagy részlegesen? 2.3.3. Mekkora az évente archivált e-mail adatok mennyisége formátumonként (MB)? 2.3.4. Milyen formátumban lehetséges migrálásuk, importálásuk, konvertálásuk?

2.4. Bármely típusú elektronikus aláírással ellátott e-iratok alkalmazásának helyzete 2.4.1. Fogadnak ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással ellátott iratot? 2.4.2. Ha igen, mekkora az évente, formátumonként keletkező adatmennyiség (MB)? 2.4.3. Ha nem, tervezik-e a hiteles elektronikus iratforgalom bevezetését, mikor és jelenleg milyen fázisban tartanak az előkészületek? 2.4.4. Fogadnak ill. küldenek, vagy belső forgalomban használnak-e „egyszerű” elektronikus aláírással ellátott iratot (az e-mailek kivételével, erre vonatkozóan ld. 2.3. pont) ? 2.4.5. Ha igen, mekkora az évente, formátumonként keletkező adatmennyiség (az e-mailek nem számítandók ide) (MB)?

2.5. Elektronikus adatbázisok helyzete 2.5.1. Rendelkeznek-e bármely célra vezetett, rendszeresített elektronikus adatbázissal? 2.5.2. Ha igen, nevezzék meg az adatbázist, valamint méretét és évi gyarapodásának mértékét (MB): 2.5.3. Milyen formátumokban mentenek? 2.5.4. Mekkora a formátumonkénti terjedelem (GB, TB)? 2.5.5. Milyen formátumban lehetséges migrálásuk, importálásuk, konvertálásuk?

2.6. Hang- és képrögzítés 2.6.1. Használnak-e hang- és képrögzítésre alkalmas eszközöket? 2.6.2. Ha igen, milyen jellegű információkat rögzítenek és milyen formátumokban mentenek (külső adattároló eszköz)? 2.6.3. Mekkora a formátumonkénti terjedelem (GB, TB)? 2.6.4. Milyen formátumban lehetséges migrálásuk, importálásuk, konvertálásuk?

2.7. Elektronikus irat (adat) tárolás 2.7.1. Összesen mekkora mennyiségű (formátum fajtánként elkülönítve), iratkezeléssel kapcsolatos elektronikus adat tárolását kell jelenleg biztosítani (e-mail, bármely típusú e-aláírás, adatbázis stb.)? (MB) 2.7.2. Évente mennyivel gyarapodik az összes tárolandó elektronikus adat (irat) mennyiség (formátum fajtánként elkülönítve)? 2.7.3. Az adatállományok mentése milyen gyakoriságú és milyen külső adattároló eszközre történik (formátum fajtánként elkülönítve)? 2.7.4. Vannak-e már nem használt elektronikus adatállományaik, ha igen ezek megnevezése és a tárolt adatok mennyisége (MB, formátum fajtánként elkülönítve)?

2.8. Konvertálás, migrálás 2.8.1. Van-e olyan elektronikus adatállományuk, melyben történt már konvertálás/migrálás? 2.8.2. Ha igen, mikor és mi volt a forrás és mi a célformátum? 2.8.3. Milyen tapasztalatokat szereztek az eljárás során? 2.8.4. Ha nem történt konvertálás/migrálás, van-e olyan elektronikus adat állomány, aminek a konvertálása/migrálása szükséges lenne? 2.8.5. Miért nem történt meg a konvertálás/migrálás és hogyan tudják használni ezeket az adatokat?

2.9. Intézményi honlap 2.9.1. Van-e az intézménynek honlapja? 2.9.2. Ha igen, archiválják-e az intézményi honlap tartalmát? 2.9.3. Ha igen, milyen formában és milyen időközönként?

BFL felmért illetékesség iktatás iratkezelés e-mail önkormányzat 3 24 640 720 240 jogszolgáltatás 2 44 1430,5 512 65,2 kórház 12 1,2 x 6 BRFK 1 175 területi 56 oktatás 252 5 Összesen 9 389 2246,7 1407 491,2 maradandó (%) 100 50 20 maradandó érték (GB) 703,5 98,24

BFL adatbázis mindösszesen hang/kép becsült maradandó Önkorm. 144 1744 132 1876   Jogszolg. x 2007,7 kórház 73,5 80,7 6000 6080,7 BRFK 175 700 300 100 területi oktatás 20 25 Összes 412,5 4557,4 6432 10989,4 maradandó (%) 80 10 maradandó érték (GB) 330 643,2 4021,64

Köszönöm a figyelmet!