Szakdolgozatok kezelése a MIDRA adatbázisban

1. lépés Feltöltés Az elkészült, végleges szakdolgozatot a szerző, vagy megbízottja feltölti a MIDRA adatbázisba. (Előtte érdemes elolvasni a fájlok elnevezéséről és a szakdolgozatok/diplomatervek feltöltéséről készült útmutatókat a Dokumentumok/Segédanyagok alatt.) Már a feltöltés során rendelkezhet arról a szerző, hogy a dolgozat szövegéhez ki férhet hozzá. Alapvetően 3 lehetőség van: –titkos (senki nem láthatja, de a titkosításhoz bizalmas kezelési engedély vagy titoktartási szerződés szükséges) –teljesen nyilvános (bárki, bárhonnan elolvashatja, letöltheti) –dedikált gépen elérhető (letölteni nem lehet, de bárki elolvashatja, a könyvtár erre kijelölt gépein) Az űrlapon szerepel egy „Miskolci Egyetem gépein elérhető” opció is, de szakdolgozatoknál ezt nem használjuk. A hozzáférés még módosítható, amikor a hallgató átveszi a könyvtári igazolást a feltöltésről.

1. lépés Feltöltés A mentés után minden dolgozat rejtett, ez azt jelenti, hogy se a dolgozat szövege, de még csak a bibliográfiai adatok se érhetőek el a nyilvános felületen. És ez még pár hétig így is marad!

2. lépés Automatikus levél A mentéssel egy időben a rendszer automatikus levelet küld az űrlapon megadott címre (a feltöltőnél rögzített címre) és a könyvtárosnak. Ahogy a nevéből is kitűnik, ez egy automatikus levél, ami csak azt jelzi, hogy az űrlap kitöltése sikerült, a kötelező adatokat a feltöltő megadta és látszik, hogy milyen fájlokat csatolt az űrlaphoz. Sajnos előfordul, hogy az automatikus levél a feltöltő SPAM mappájában landol.

3. lépés Első ellenőrzés A könyvtárosok az automatikus levélből tudják, hogy új feltöltés történt. Az ek beérkezési sorrendjében nézik át az űrlapokat, ellenőrzik a feltöltött fájlokat (megnyitható-e, van-e címoldala, tartalmazza-e a mellékleteket is, PDF formátumban van-e). Ha valami hibát találnak, akkor t írnak a feltöltőnek. Ha minden rendben van, akkor kiállítják a könyvtári igazolást, de a dolgozat nyilvános felületen továbbra se látható. Ha egyszerre nagyon sok dolgozat érkezik be, akkor ez a folyamat órákat, napokat is igénybe vehet. Ezért van az, hogy a könyvtár azt vállalta, hogy a feltöltést követő 2 munkanapon belül kiadja az igazolást.

4. lépés Könyvtári igazolás átvétele A hallgatók a központi könyvtár kölcsönzőpultjánál tudják átvenni az igazolásokat. A hallgató az igazolás átvételekor nyilatkozik arról, hogy ki láthatja a dolgozatát: mindenki, senki vagy csak a könyvtár területén 3-4 dedikált gépen legyen megnyitható. Az igazolást bárki átveheti, aki hozza a szerző által aláírt nyilatkozatot. A titkos dolgozatot is ezen a nyilatkozaton kell jelezni, és csatolni kell hozzá a titkosítás engedélyeztetéséről vagy a titoktartási szerződésről egy másolatot. (Karonként eltérő szabályzatok vonatkoznak a titkosításra.)

5. lépés Második ellenőrzés Szakonként eltérő időben történik a szakdolgozatok leadása, karonként ez általában 2-3 hetes időszak. Amikor véget érnek a feltöltések a könyvtárosok újra előveszik a leadott hallgatói nyilatkozatokat. (A feltöltők ritkán tudnak jó tárgyszavakat választani. Túl általános vagy túl konkrét kifejezéseket adnak meg, nem veszik figyelembe, hogy ez egy multidiszciplináris adatbázis, és egy kifejezés szakterületenként mást és mást jelenthet. Olyan tárgyszó, hogy tervezés vagy analízis semmitmondó, helyette gépészeti tervezés vagy matematikai analízist használunk. Az is gyakori, hogy rövidítéseket írnak, ami számukra egyértelmű, de mások számára már nem). Ilyenkor már nem kell sietniük, van idejük az űrlap alaposabb átnézésére: javítják az elírásokat, egységesítik az adatokat. A feltöltés során a hallgatók megadnak tárgyszavakat, amik segítik a könyvtárosokat a végső tárgyszavak kiválasztásában.

5. lépés Második ellenőrzés A javítások után egy könyvtáros nyilvánossá teszi a bibliográfiai adatokat. Megnézi, hogy az írásos nyilatkozatban milyen hozzáférést engedélyezett a szerző, ha szükséges módosítja az eredeti beállítást. A titkos dolgozatoknál csak a bibliográfiai adatok (cím, szerző, konzulens, tárgyszavak...) lesznek elérhetőek, a dolgozatot tartalmazó fájl nem látható, nem nyitható meg. Ezután már nyilvános felületen kereshető, megtalálható a dolgozat.

6. lépés Utolsó utáni módosítás A feltöltés után a szerző már se az űrlapon megadott adatokat, se a feltöltött fájl(oka)t nem tudja módosítani. Ha erre mégis szükség lenne, akkor az adatbázis szerkesztőivel a címen lehet felvenni a Az űrlapon megadott címről lehet a módosítást kérvényezni.