A sikeres projekt ismérvei Tipikusan megjelenő hibák Önellenőrzés ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 10. ea.: Projektek végrehajtása II.

A SIKERES PROJEKT ISMÉRVEI

TIPIKUSAN MEGJELENŐ HIBÁK (1) Relevancia: kapcsolódik a célokhoz, részletes problémaelemzéssel feltárt valós, a kedvezményezettek igényeivel is találkozó szükségleteket elégít. Zavaros stratégiai keretek Kínálat-vezéreltség Tevékenység-orientált tervezés Kedvezményezettek igényeinek figyelmen kívül hagyása

TIPIKUSAN MEGJELENŐ HIBÁK (2) Megvalósíthatóság: célok reálisak, logikusak és mérhetőek, mérlegelték a kockázatokat, kidolgoztak alternatívákat, ütemezés, munkamegosztás, pénzügyi realitás, belső monitoring. Gyenge helyzetelemzés Váratlan kockázatok felmerülése Téves költségvetés, ütemezés vagy feladatmegosztás Pontatlan projektdokumentáció Korábbi tapasztalatok beépülésének hiánya

Fenntarthatóság: a célcsoport számára a megvalósulás során elért előnyök a projekt támogatásának lezárását követően is biztosítottak. Rövid távú gondolkodás Bemérhetetlen hatások Illeszkedés: illeszkedik a program prioritásaihoz és célkitűzéseihez Nincs kimutatható kapcsolat TIPIKUSAN MEGJELENŐ HIBÁK (3)

ÖNELLENŐRZÉS 1. Relevancia A kedvezményezettek világosan meghatározottak? A kedvezményezettek problémái lényegretörően vannak leírva? A probléma-elemzés lényegretörően áttekintő? Az általános célok rámutatnak, hogy projekt miért fontos a társadalom számára? A projekt célok a kedvezményezettek javát szolgálják? Az eredmények iránti igényt sikerült bemutatni?

Megvalósíthatóság A projekt cél közelebb fog vinni az általános célhoz? Az eredmények a célcsoport számára nyújtott szolgáltatásként vannak meghatározva? Teljesülnek a projektcélok, ha az eredmények megvalósulnak? A források a mérhető célokkal arányban állnak? Meghatározták a fontos külső feltételeket? Elfogadható a feltételezések megvalósítására tett próbálkozás? A megvalósító képes lesz a projektet megvalósítani? ÖNELLENŐRZÉS 2.

Fenntarthatóság A projekt befejezése után a megfelelő hatóság támogatása biztosított? A technológia megfelel a helyi körülményeknek? Megőrződik az ökológiai környezet a projekt megvalósítása alatt és után? A kedvezményezettek megfelelő mértékben fogják birtokolni a projektet? A nőknek vagy más csoportoknak van lehetőség, hogy részesedjenek a projekt előnyeiből A megvalósító szervezet képes a projekt után követni a változásokat? A pénzügyi és gazdasági elemzés megerősíti a projekt hatékonyságát, hatásosságát, életképességét és relevanciáját? ÖNELLENŐRZÉS 3.

FELKÉSZÜLÉS A PROJEKT VÉGREHAJTÁSÁRA 1. Pályázati projekt testre-szabása –Cselekvési és ütemterv – alapvető szempont legyen a megvalósíthatóság –Költségvetés – egyes tételek módosítása befolyásolja az egész költségvetést –Költségvetés ütemezés – „pesszimista” szemlélet –Szakértői lista és önéletrajzok – jó minőségű és valóban rendelkezésre álló szakértők –Konzorciumi megállapodás – tagok cseréje csak indokolt esetben

FELKÉSZÜLÉS A PROJEKT VÉGREHAJTÁSÁRA 2. Kapcsolatfelvétel a program irányító intézményekkel –A program irányító intézmények: Szerződő Hatóság Szakmai Felügyelő Hatóság Közreműködő Szervezet Monitoring Szervezet –Szerződéskötés –Részvétel a projekt indító nap sorozaton –Személyes konzultáció

FELKÉSZÜLÉS A PROJEKT VÉGREHAJTÁSÁRA 3. Projekt menedzsment szervezet felállítása –Projekt értekezlet - jól megszervezett és jól megtervezett –Munkaterv – egyes tevékenységek konkrét szakértőkhöz történő hozzárendelése mérföldkövekkel, határidőkkel –Logisztikai feltételek megteremtése –Projekt adminisztrációs rendszer felállítása –Adatbázisok felállítása és feltöltése

PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 1. Projekt kommunikáció –Külső projekt kommunikáció Írásos és telefoni folyamatos kapcsolattartás –kérdések, kérések tolmácsolása, elvárt adminisztratív feladatok teljesítése, GyIK folyamatos figyelése Személyes konzultációk Részvétel a Közreműködő Szervezet által szervezett rendezvényeken Helyszíni monitoring látogatás során rendelkezésre állás

PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 2. Projekt kommunikáció –Külső projekt kommunikáció

PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 3. Belső kommunikáció –Csatornázottság elve: általános projekt információkminden projekt szereplőnek egyes szakmai tevékenységekhez kapcsolódó információ csak az adott szakértői csoportnak –Belső kommunikációs adatbázis felállítása – szakértői csoportokba rendezés

PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 4. Adminisztratív kötelezettségek –Beszerzési eljárások Szerződő Hatósággal felé kötelezően jóváhagyandó dokumentumok Közbeszerzési terv – felkészülés során felállított adatbázisok segítségével Ajánlati felhívás – különös figyelemmel a műszaki specifikációra Értékelési dokumentáció Beszállítói szerződés

PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 5. Adminisztratív kötelezettségek –Negyedéves szakmai és pénzügyi jelentések –Szakmai jelentés Támogatási Szerződésben megadott kötelező formátum szerint szöveges beszámoló a tevékenységekről projekt adminisztráció és adatbázisok alapján projekt menedzser és egyes szakértők együttműködésével

PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 6. Adminisztratív kötelezettségek –Negyedéves szakmai és pénzügyi jelentések –Pénzügyi jelentés Excel táblázatok: számlaösszesítő, költségek összefoglalója, egyenlegközlő Táblázatokat alátámasztó háttérbizonylatok: számlák, bizonylatok, szerződések, teljesítés igazolások megfelelő formai adatokkal ellátva –Alapvető kritériumok: illeszkedés a szakmai jelentéshez táblázatok közötti konzisztencia biztosítása Előzetes egyeztetés a monitoring szervezet pénzügyi monitoring szakértőjével minden esetben!

PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 7. Adminisztratív kötelezettségek –Szerződésmódosítási eljárások 10% alatti módosítás: Szerződő Hatóság utólagos jóváhagyása 10% feletti módosítás: Szerződő Hatóság előzetes jóváhagyása –Alapvetően három területet érint: Költségvetés módosítás – sorok közötti átcsoportosítással Fő szakértő cseréje – új szakértő önéletrajzának benyújtásával Konzorcium összetétele – új konzorciumi megállapodás kötésével Minden változtatást nagyon alapos szakmai indoklással kell alátámasztani!

PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 8. Önértékelés, belső monitoring, felkészülés a külső monitoringra –folyamatos projekt menedzsment feladat –elengedhetetlen a sikeresség szempontjából –külső kockázatok figyelembe vételével –rendelkezésre álló dokumentumok alapján: pályázatban megadott indikátor táblázat cselekvési és ütemterv munkaterv költségvetés, pénzügyi ütemezés

PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 9. Önértékelés, belső monitoring, felkészülés a külső monitoringra –külső tényezők értékelése és kezelése –belső tényezők értékelése és kezelése Értékelés fórumai –rendszeres projekt értekezleteken –negyedéves jelentésekben Külső monitoring szervezet segítségének igénybe vétele javasolt – időbeni beavatkozást eredményezheti