Ellenőrzés Monitoring Értékelés ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE monitoring

IT PROJEKT TÉNYEK Az informatikai projektek 25%-a készül el –határidőre, –a követelményeknek megfelelően, –a tervezett keretösszegen belül maradva. A pénzügyi keretek túllépése akár %-os is lehet. Az új rendszerre való átállás gyakran hetekig/hónapokig tartó frusztráció forrása mind az üzleti partnereknek, mind a munkatársaknak. A megbízó és informatikai szállítójának együttműködése nem egyszer konfliktusba torkollik. Egyre több példa van arra, hogy a szerződésteljesítéssel kapcsolatos kérdések eldöntése jogi úton folytatódik. Forrás: IFUA

A MONITORING ÉS ELLENŐRZÉS A monitoring folyamatos adatgyűjtésen alapszik, amely alapján a menedzsment vizsgálhatja a tevékenység előrehaladását a kitűzött célok viszonylatában. Az ellenőrzés a folyamatok, tevékenységek állandó felülvizsgálatát jelenti, célja a szabálytalanságok, csalások, visszaélések kiszűrése. Az értékelés a projekt egészének áttekintése, célja a tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában (relevancia, eredményesség és hatékonyság)

A HÁROM TEVÉKENYSÉG EGYMÁSHOZ VALÓ VISZONYA InputOutputEredményHatás Ellenőrzés Monitoring Értékelés Jogi és adminisztratív előírások Eredményesség Társadalmi és vállalati elvárások, problémamegoldás A három tevékenység azonban nem egymás része!

A MONITORING FŐBB JELLEMZŐI Hatékony eszköz a menedzsment kezében Folyamat, nem egyszeri tevékenység Konkrét, jól meghatározott célja van Adatokat, információkat gyűjt a megvalósításra vonatkozóan, a kitűzött célokhoz hasonlítja azokat Felhívja a figyelmet a céloktól való eltérésekre, ezáltal lehetővé téve a menedzsment számára, hogy szükség esetén beavatkozzon.

KINEK VAN SZÜKSÉGE A MONITORING TEVÉKENYSÉGRE? Projektgazdák, kedvezményezettek Szüksége van olyan információkra, amelyek alapján eldöntheti: az adott tevékenység, fejlesztés megvalósítása sikeres-e. Finanszírozók, donor szervezetek Már a megvalósítás során is hozzájut a programmal kapcsolatos információkhoz; Szükség esetén időben be tud avatkozni; Tisztább képet kap, hogy a támogatott program mennyire járul hozzá saját céljai teljesüléséhez; Nagyobb az esély a támogatás hatékony felhasználására

AZ ELLENŐRZÉS CÉLJA ELLENŐRZÉS KÖVETELMÉNYEK kijelölt célok, feladatok ÖSSZEHASONLÍTÁS ÉRTÉKELÉS INTÉZKEDÉS beavatkozás TÉNYLEGES ÁLLAPOT tények, kialakult helyzet

AZ ELLENŐRZÉS ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Teljesség Rendszeresség Hézagmentesség Törvényesség Racionalitás Hatékonyság Megalapozottság A vezetés szolgálata

ÉRTÉKELÉS – MONITORING - TELJESÍTMÉNY RENDSZER INPUTOUTPUTHATÁS MONITORING Gazdaságos Hatékony Eredményes Előzetes Közbenső Utólagos

A PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉS FOGALMA A pénzügyi folyamatok szabályosságának folyamatos figyelemmel kísérése, értékelése és jelentése A pénzügyi műveletek szabályszerűségének vizsgálata és igazolása A felhasználási rendszerek, szervezetek szabályszerűségének ellenőrzése

PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉS – PÉNZÜGYI MONITORING Pénzügyi monitoring: pénzügyi információk gyűjtése és döntésre alkalmas formában történő prezentálása a menedzsment részére, az eredmények nyomon követése, javaslat a szükséges korrekciókra Pénzügyi ellenőrzés: a pénzügyi folyamatok és műveletek szabályszerűségének vizsgálata, a szabálytalanságok korrigálása

A PÉNZFELHASZNÁLÁS MINŐSÍTÉSE Relevancia – Fennállnak-e még azok a körülmények, amelyek az eredeti projektet kiváltották, amit eredetileg a projekt meg kívánt oldani? Eredményesség – Milyen hányadban sikerült a kitűzött célokat elérni? Hatékonyság – Ez elért eredmények összevetése a felhasznált forrásokkal Hatás – Ok-okozati összefüggés a tevékenység és az elért változások között

A PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉS TÍPUSAI Az ellenőrzés típusai belső ellenőrzés külső ellenőrzés belső audit külső audit Az ellenőrzés szintje nemzetközi szintű pénzügyi ellenőrzés nemzeti szintű pénzügyi ellenőrzés projekt szintű pénzügyi ellenőrzés

AUDIT TRAIL –ellenőrzési nyomvonal: rendszervizsgálati eszköz, melynek eredményeképp elkészül a projekt lebonyolítási és működési leírása szövegesen, táblázatba foglalva, illetve folyamatábrával szemléltetve, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és ellenőrzését.

AZ AUDIT TRAIL KÉSZÍTÉSE Fel kell mérni: az eljárásokat, azok felelőseit; a keletkező dokumentumokat, azok kiállítóit; az alkalmazott adatrögzítő rendszereket; az ellenőrzés rendszerét, ki ellenőriz, kinek, hogyan számol be megállapításairól; a végrehajtás értékelését.

AZ AUDIT TRAIL SZERKEZETE programok/projektek előterjesztése, programok/projektek kiválasztása, programok/projektek jóváhagyása, kifizetések, adatfeldolgozás, menedzsment, ellenőrzések/auditálások/jelentések értékelés

PROJEKTKONTROLL (MONITORING) Projektkontroll követelményei: –Kontrollrendszer és működtető szervezet legyen összhangban (infoáramlással, módosító döntések hatáskörével) –Legyen alkalmas nagyobb eltérések előrejelzésére, adjon gyors, pontos információt –Elemzés végső megjelenési formája legyen áttekinthető, egyszerűen értelmezhető (táblázatok, grafikonok alkalmazása előnyben!) Normák rögzítése Korrekciós intézkedések Elemzés Információ gyűjtés Négy részfolyamata:

PROJEKTKONTROLL (MONITORING) Eszközei: –Teljesítmény-felmérési lapok (napi, heti, havi stb.) – beruházási projekteknél tipikus; tevékenység ill. a hozzá tartozó teljesítés (természetes mértékegységben: pl. m, m 3 ) feltüntetve –Teljesítményelemzési lapok – előbbiek mellett a tervezett (napi, heti, havi) adatok ill. készültségi % is megadva –Erőforráskontroll lapjai: alvállalkozói teljesítmény lapok gépidő felhasználási lapok napi létszámjelentések –Költség és bevételkontroll – információforrás a cég számviteli rendszere. (Gyakran a számviteli rendszer és az ajánlati kalkuláció [norma] szerkezete közötti eltérések miatt tevékenységszintű költségkontroll lehetetlen)

PROJEKTKONTROLL (MONITORING) Összefoglalva: a projektkontroll a végrehajtás (teljesítés) nyomonkövetése, valamint a szükséges korrekciók megtétele. Ennek során vizsgálni kell: –Tevékenységek időbeni ütemének tartását –Erőforrások felhasználásának alakulását –Költségek alakulását, pénzügyi ütemterv realitását –Bevételek alakulását I. II.III.IV.Munkaóra Költség (EUR) Idő Eltelt idő tervezett tény I.II.III.IV.

PROJEKT KONTROLL (MONITORING) Költségkontroll ellenőrzési lista –Adatok, információ - elegendő, használható, felesleges jelentések –Emberi erőforrás - létszám sok/kevés, bérezés teljesítménnyel arányos –Beszerzések - mennyiségi/minőségi specifikációk helytállóak, legkedvezőbb ajánlatok igénybevétele, raktárkészlet (költség, avulás, helyszükséglet) –Hulladék - minimalizált-e, kezelése miként történik –Eszközök használata – elrendezés hatékonysága/bővíthetősége, anyagfolyam-igényfolyam kompatibilitása –Szolgáltatások minősége és költsége – energia és telefon, takarékosság –Utazások – szükségesek-e, módja és időtartama –Fenntartási költségek – üzemzavarok kezelése, karbantartás ütemezése (kevésbé intenzív periódusokra tenni: kisebb kiesés!) –Termék/szolgáltatás változtatása – milyen mértékben legyen szabványos –Tőkefelhasználás - megfelelő, likviditás

FELÜLVIZSGÁLATOK I. Kisebb projekteknél egyszerű feladat. Meghatározott időközökben vizsgálják a projekt előrehaladását, eltérésnél helyszíni beavatkozás az érdekeltek tudtával. Komplex projektek felülvizsgálata többszörös folyamat: –Kezdeti felülvizsgálat – előzetes ellenőrzés komplex vagy földrajzilag távol eső projektek elindításakor –Periodikus felülvizsgálat – pl. 3-6 havonta: általános állapotfelmérés, kisebb szabályozás vagy javítás lehet a következménye –`Mérföldkő` elérésekor felülvizsgálat – előre megállapított részcélok vagy projekt fázisok elérésekor –Speciális (rendkívüli) felülvizsgálat – pl. tulajdonos kérésére: teljesítési idő, átandandók stb. változtatására jelentkező igény; váratlan esemény –Záró felülvizsgálat – átfogó értékelés, a projekt zárójelentés alapja. A projekt indításának indokolását igazolja; költségekről, erdményekről informácót ad; szükséges következmény akciókat (follow-up) tárgyalja stb.)

FELÜLVIZSGÁLATOK II. Periodikus felülvizsgálat (a leggyakoribb) elemei: –Előrehaladás áttekintése, jelentős események –Stratégia áttekintése a célok/mérföldkövek elérhetőségének szemszögéből –Politikai helyzet (ahol ez a projektre befolyást jelent) –Környezeti hatás –Technológiai helyzetkép –Emberi erőforrás helyzete (beleértve munkavédelmet, biztonságot is) –Alvállalkozók/beszállítók teljesítéseinek helyzete –Erőforrások helyzete –Projekt költségvetésének naprakészre hozása, indokok esetleges emelésre –Projekt kommunikáció (belső, külső/PR) –Hibák, problémák és javító akciók a nehézségek áthidalására –Jövőbeni tevékenységek áttekintése (és javaslat projekt revízióra, amennyiben ez szükséges)

MÓDOSÍTÁS I. Projektmódosítás szükségességének felmerülésekor az első mérlegelés: –Mi lesz a hatása? Nem jelentős Döntő –Mi a módosítási igény oka? Kritikus funkcionális (teljesítmény) eltérés Megváltozott piaci igények

MÓDOSÍTÁS II. Projektmódosítást kísérő tényezőket (következményeket) elemezni kell: –Projekt életciklus növekedése –Új kockázati tényezők megjelenése –Hatással van (lehet) az érintett és a többi projektre is az alábbiak esetleges változása miatt: Projekt támogatottsága Törvényi, jogszabályi környezet Költség/haszon elemzés (érvényét vesztheti!) Oktatási, képzési igények Prioritások, ütemezések Belső/külső biztonsági szempontok Találmányok/üzleti titkok védettsége