Módosult a közfeladatot ellátó szervek iratkezeléséről szóló kormányrendelet (335/2005.) Dr. Hollósi Gábor Ph.D. Magyar Országos Levéltár Kormányzati Gyűjtőterületi Főosztály

A módosítások bemutatásának rendszere alapvető, iratkezelő szoftverek akkreditációjára is kiható módosítások a módosítások viszonya más szabályokkal és jogszabályokkal kifejezetten az elektronikus iratokra vonatkozó új, lényegesebb rendelkezések zárómérleg

Alapvető változások régi szabályozás új szabályozás iktatási főszám átvitele a következő naptári évre csak rendvédelmi-, bírósági- és ügyészi szerveknél minden iratkezelési szoftvert alkalmazó, közfeladatot ellátó szervnél érkeztetés minden esetben kötelező beérkezett küldemény esetén nem kell, ha minden beérkező küldeményt iktatnak papír alapon központi elektronikus szolgáltató rendszer („hivatali kapu”) nincs szabályozva új szabályok, külön szakaszban

Szoftverek akkreditációját is érintő változások régi szabályozás új szabályozás iktatási adatok kötelező adatok minimális adatok, és azok is csak akkor, ha rendelkezésre állnak iktatószám felépítése [iktatóhely azonosítója] / főszám – alszám / év / [egyedi azonosítás] főszám-alszám / évszám, de a kötelező elemek előtt és után tetszőlegesen bővíthető

Új elemek az iratkezelési szabályzatban Kötelező elemek névre szóló küldemények kezelése visszaérkezett tértivevények érkeztetése irattári rend Csak ha van, akkor kötelező elem iktatószámot kiegészítő azonosítók elektronikus visszaigazolások érkeztetése elektronikus iratok kézbesítésének rendje Nem kötelező elem illetékbélyeg felragasztása és értéktelenítése ügyiratpótló lap helyett elektronikus nyilvántartás Nem egyértelmű elem azok az esetek, amikor elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett iratokon szereplő elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni kell

Iratkezelési szabályzat vs. belső szabályzat ügyfélkapu de: mindenképpen ISZ-ben kell szabályozni a kézbesíteni rendelt elektronikus irat feltöltésének-, és az érkező küldemény érkezetésének rendjét biztonsági kockázat ismétlődése elektronikus úton, nem központi rendszeren keresztül érkezett küldemény átvételének megtagadása esetén küldemény munkahelyről történő kivitele, tanulmányozása, tárolása elektronikus ügyiratok tárolásának rendje bélyegző és elektronikus aláírás nyilvántartása

Kormányrendelet vs. Levéltári Törvény Levéltári Törvény Kormányrendelet irattári anyag megosztása csak irattári tételenként a szerv megszűnése esetén feladathoz kapcsolódóan szervezeti egység megszűnése esetén levéltárba adás 15 éven túl + 5 év külön engedély nélkül + 10 év miniszteri engedéllyel. Ennél több csak jogszabály alapján! átadás-átvételi határidő a levéltárral egyeztetett időtartamra (!) meghosszabbítható

A kormányrendelet módosításai levéltári szempontból régi szabályozás új szabályozás irattározás iratot a tételszámnak megfelelő gyűjtőbe kell elhelyezni (előnyösebb) irattárban a papír alapú ügyiratokat az ISZ szerinti rendben kell tárolni tételszámmal ellátás legkésőbb irattárba helyezés előtt legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg (előnyösebb) selejtezéskor alkalmazott irattári terv nincs szabályozva irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári terv

A kormányrendelet néhány belső ellentmondásának feloldása Az iratkezelés megszervezése cím alatt: a közfeladatot ellátó szerv az iktatást iratkezelést központilag, osztottan vagy vegyes rendszerben szervezheti meg. Átmeneti irattárba lehet elhelyezni az elintézett, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott iratokat. Sérült küldemény átvétele esetén a megállapíthatóan hiányzó iratokról a a feladót értesíteni kell. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek.

Új hivatkozások Elektronikus közszolgáltatásról és annak igénybevételéről szóló kormányrendelet központi rendszeren keresztül érkezett küldemények átvételének visszaigazolásával összefüggésben Egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástár elektronikusan érkezett küldemény formátumával összefüggésben Hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről szóló törvény a kiadmányozással összefüggésben

Elektronikus iratokra vonatkozó új rendelkezések archiválás fogalma – hosszú távú, biztonságos megőrzés ek érkeztetése és iktatása, ha eljárás kezdeményezésére irányul és jogszabályban meghatározott formában nyújtották be kiadmányozásnál használható elektronikus aláírás is központi irattárba kell leadni az iktatókönyv és az elektronikus dokumentumok időbélyegzővel ellátott, külön-külön adathordozókra elmentett változatát. (Szoftver alkalmazása esetén az évfolyam lezárása a papír alapú iratok leadása esetében sem feltétel.) központi irattári kölcsönzés esetén az ügyiratpótló lappal egyenértékű az elektronikus nyilvántartás vezetése elektronikus iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül történik.

Mérleg A kormányrendelet eredeti 69 szakaszából csak 24 szakaszt nem módosítottak! PozitívumNegatívum újabb lépéseket tett az elektronikus iratkezelés szabályozásának az útján levéltári szempontból egyes rendelkezései vitathatók a levéltári törvénnyel a levéltár szakmai követelményeivel a maradandó értékű iratanyag megőrzésének céljával való összhang hiánya miatt. elektronikus iratkezelésre vonatkozóan ösztönzi az újabb háttérszabályok kidolgozását levéltári szempontból vannak pozitív rendelkezései is