Kiskőrös Város Polgármesteri Hivatalának Szervezetfejlesztése 4Sales Systems Államreform Operatív Program (ÁROP) 1.2.A.

A Polgármesteri Hivatal Vezetésének célkitűzései Ügyfélszolgálat korszerűsítése, jelenlegi ügyfélszolgálati tevékenység javítása. Szervezeti egységek közötti kommunikáció mind vertikális, mint horizontális szinten történő javítása. Túlszabályozott, felesleges bürokráciát tartalmazó eljárások felülvizsgálata. Javaslat elkészítése egy átláthatóbb, egyszerűbb szervezeti felépítésre. A rendeletalkotás folyamatának feltérképezése, egységes felelősségi és szabályozási rendszer kidolgozása. Korszerűsíteni kell az önkormányzat által felügyelt intézményekkel, a Kiskőrösi Többcélú Kistérségi Társulás munkaszervezetével való rendszer információáramlás folyamatát. Költségvetés tervezése, stratégiai tervekkel való összekapcsolása Partnerség körében, a nyilvánosság erősítése. A Polgármesteri Hivatal tevékenységének nyilvánosság felé történő publikálása. Honlap felülvizsgálata

Polgármesteri hivatal felépítése 68 fő 14 szervezeti egység

A helyzetfelmérés során használt módszerek SWOT analízis Dolgozói elégedettség mérés Személyes interjúk vezetőkkel, ügyintézőkkel Strukturált kérdőívek Dokumentumelemzés Helyszíni vizsgálat

SWOT analízis Táblázatos formában megjelenített gyorsfénykép Pillanatok alatt átlátható elemzés a szervezetről 15 dolgozó véleménye alapján állt össze Javasoljuk időközönként újra elvégezni

SWOT analízis eredménye a Polgármesteri Hivatalról

Dolgozó elégedettség mérés A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növeléséhez, a javaslatok megfogalmazásához nyújt segítséget a dolgozók munkakörülményének, véleményének feltérképezése. 7 oldalas, egyszerű, különösebb magyarázatot nem igénylő, értelemszerűen kitöltendő teszt Minden dolgozó egy időben töltötte ki A következő diákon csak néhány érdekességet mutatunk be. A teljes elemzés a tanulmányban található meg.

Dolgozói elégedettség mérés I.

Dolgozói elégedettség mérés II.

Megállapításaink Nem javasolunk létszámleépítést (tekintettel a betöltetlen álláshelyekre) Sok a szervezeti egység (2-3 fős csoportok fenntartása nem indokolt) A szervezeti struktúra néhány területen nem korszerű Egyes munkakörökben a leterheltség aránytalanul magasabb más munkakörökhöz viszonyítva Vannak területek, ahol a képesítési előírásoknak nem felel meg a dolgozó A Szervezési és Ügyviteli Osztály keretében ellátott ügyfélszolgálati feladat nem elegendő A szabályzatok egy része nem felel meg a jogszabályi előírásoknak. Néhány szabályzat hiányzik Pályázatok koordinálása a szervezetben történő elhelyezkedését, infrastruktúrális hátterét tekintve nem elég hatékony Belső kommunikáció hiánya Informatikai hiányosságok A teljesítménykövetelmények értékelése formális, a Ktv szerinti eltérítést nem alkalmazza a munkáltató. (Anyagi okok miatt.)

Új szervezeti felépítés 65,25 fő 6 szervezeti egység

Új szervezeti egység STRATÉGIAI ÉS VÁROSÜZEMELTETÉSI OSZTÁLY (9 fő) - osztályvezető - főépítész - polgármesteri titkár - rendezvényszerv. és kommunikációs. ref. - pályázati és közbeszerzési referens - beruházási ügyintéző - kommunális referens - közterületfelügyelő (2) (mezőőr 2)

Ügyfélszolgálat átszervezezése

Javaslataink Új szervezeti felépítés Módosított ügyfélszolgálat Polgármesteri kabinet létrehozása Szervezeti és Működési Szabályzat felülvizsgálata Szabályzatokat folyamatosan aktualizálni kell Több helyen módosított eljárásrend Belső kommunikáció fejlesztése, vezetői megbeszélések dokumentálása Külső kommunikáció fejlesztése. E ügyintézés elterjesztése, partnerek intenzívebb bevonása. Közzétételi szabályzat elfogadása Ügykezelés színvonalának növelése – ügyfélelégedettség mérése

Hogyan tovább? 1.A tanulmány tartalmának belső egyeztetése a vezető tisztségviselőkkel, szervezeti egységek vezetőivel, bizottságokkal 2.A tanulmány, valamint az 1. pont alapján megfogalmazott javaslatok képviselő-testület elé terjesztése (jegyző) 3.Döntésnek megfelelően szervezetfejlesztés végrehajtásáról intézkedési terv készítése 4.Az Ötv 35.§. (1).c)-re tekintettel a jegyző elkészíti a polgármesteri hivatal átalakítására vonatkozó előterjesztést 5.A szervezeti átalakítást a szakszervezettel véleményeztetni kell! 6.Bizottságok megtárgyalják, kialakítják véleményüket 7.A polgármester a jegyző javaslata alapján elkészült – szervezet- átalakításra vonatkozó - előterjesztést benyújtja a képviselő- testületnek 8.A határozati javaslatban szerepeljen a határidő és a felelősök megjelölésén túl, a döntés végrehajtásának ütemezése is!