Vezetői információs rendszerek 3. előadás: A VIR-ek létrehozási folyamatai Elekes Edit, Anyagok: eng.unideb.hu/userdir/Elekes Edit/Vezetoi_inf_rd 1

Tananyag A VIR-ek létrehozásának szempontjai Veszélyek feltárása Az üzletmenet ismerete Fokozatos bővítés, fejlesztés A csoportmunka megszervezése IT stratégia A rendszer fejlesztés és vásárlás A rendszer bevezetésének folyamata 2

A VIR-ek létrehozásának szempontjai VIR létrehozás: komoly befektetés (több 100ezer dollár) Költség-haszon elemzés: jövedelmező-e a vállalat számára a VIR kifejlesztése és bevezetése? VIR bevezetése:  Éles piaci verseny  Költségmegtakarítás és/vagy jövedelemnövekedés Vezetői modellTestreszabásRendszerszervezés OktatásBeüzemelés VIR létrehozás feladatai 3

VIR-ek sikeres alkalmazása Mitől függ? Specifikáció Tervezés Szervezeti fogadtatás Menedzsment VIR fejlesztési folyamata Technológia 4

Vezetők számára fontos követelmények 1. VIR létrehozásának feladata: Vezetői információszükséglet meghatározása. Vezetők számára fontos követelmények: Azonnali, megbízható információ, amely  a leghűbb, általános képet nyújtja a vállalatról,  bármely időpontban,  és kijelöli a lehetőségeket és veszélyeket. Összetett pénzügyi és működési információ, amely  megkönnyíti az előző időszakokkal, költségvetésekkel való összehasonlítást,  és lehetővé teszi trendek megfigyelését, kivételes esetek megtalálását. 5

Gyorsan kapott összesített adat  előrejelzésekhez,  változó üzleti, piaci helyzethez való reagáláshoz. Nem pénzügyi jellegű, de a vállalat jövőbeli helyzetét befolyásoló információk, mint pl.:  ügyfelek megelégedettsége,  termékminőség  szolgáltatás minősége,  személyzeti állomány  versenytársak helyzete  piaci aktivitás. A vállalaton belüli információk széles körben való megosztása  melynek következtében javul a vezetők irányítási köre,  javul a betekintésük a beosztottak munkájába,  az alkalmazottak motivációjának növelése (részvétel a vállalat sikerében). Vezetők számára fontos követelmények 2. 6

Veszélyek feltárása 1. = Problémák meghatározása. Problémák típusai: A szervezeti változásokat a VIR nehezen követi; Nem megfelelő projekt tervezés; Gyenge kommunikáció (felhasználók és információ-adók között); Vezetők elzárkózása az információ-adás alól (az információ hatalom elv miatt); Csodákat várnak a VIR-től (ha az nem felel meg az elvárásoknak, csalódottan elfordulnak tőle); A projekt vezetői támogatása elmarad (a vezetők nem állnak a projekt mellé, a projektet nem jól kommunikálják, nem támogatják); 7

Veszélyek feltárása 2. Problémák típusai: A felhasználók nincsenek érdekeltté téve a vállalaton belül; Felhasználó vezető + Információ + Technológia nem megfelelő kapcsolódása; Nem hisznek a VIR-ben:  nem hiszik, hogy hasznos információkat szolgáltat,  Nem bíznak abban, hogy segít az üzleti problémák megoldásában.  Sokan a papíron „tálalt” információkat favorizálják. 8

VIR sikere = üzletmenet ismerete Siker: valami újat produkáljon a rendszer, pl. trend diagramok kezelése. A VIR nem csak pénzügyi adatokkal dolgozik! VIR által szolgáltatott információk: kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KTM), melyek a kritikus sikertényezőkkel (KST) vannak kapcsolatban. 9

Üzletmenet ismerete VIR-hez szükséges információk: Üzleti terv; Éves jelentés; A vállalatra vonatkozó sajtóanyagok; Háttér információ a vállalatról és az iparágról; Vállalati szervezet; Vállalati termékek; Vállalati szolgáltatások. 10

Fokozatos bővítés, fejlesztés 1. VIR indítása: egyszerű alkalmazási feladatcsoport. Feladatcsoportok: saját életciklussal rendelkeznek. Ha egy alkalmazás eléri futási maximumát:  nem szabad megvárni, hogy leszálló ágba kerüljön,  hanem új, bővített alkalmazást kell ráépíteni,  amely egy komplexebb rendszerhez vezet. 11

Fokozatos bővítés, fejlesztés 2. Sikeres VIR: Több VIR építési periódus, ami lehet: Saját szoftver továbbfejlesztése; Új szoftver beszerzése. 12

Csoportmunka szervezése Groupwork: számítástechnikai eszközök által végzett tevékenység. Groupware: a csoporttevékenység eredménye. A groupware eredményességének szempontjai: A felső vezetés támogatásának megszerzése; Vállalati célok és feladatok ismerete; A felhasználók folyamatos bevonása, érdekeltté tétele; Vállalaton belüli információáramlás formáinak, típusainak ismerete; VIR hiányosságainak pontos ismerete; IT szakértők rendszeres konzultációs bevonása; Integráció a groupware és többi alkalmazás között; Hosszú távra tervezés; Oktatás és tanácsadás biztosítása; Rendszeres felülvizsgálat lépésenkénti finomítás, bővítés, javítás, továbbfejlesztés. 13

A rendszerválasztás folyamata – szerződéskötés, kísérleti bevezetés (folyt.)  Időtartama: óra  Szállítói tanácsadók jelenléte szükséges  Elvárt eredmény: o Esetleges hiányzó funkcionalitás és pótlási lehetősége o A szoftver megbízhatósága o A tanácsadók képessége o Nagyvonalú mentési, helyreállítási terv 14

Informatikai stratégia A vállalati stratégia része. Stratégiai döntés: Rendszer választás Rendszer fejlesztés  Az információs rendszer bevezetése. 15

Érvek a fejlesztés mellett - ellen A legolcsóbb a meglévő rendszer továbbfejlesztése A régi rendszer leváltása: ha nem felel meg a cég jövőképének Fejleszteni akkor célszerű, ha az anyagi korlátokon belül a piacon nem szerezhető be megfelelő rendszer 16

A rendszerválasztás folyamata 1.A jövőkép megalkotása 2. A tulajdonságok / funkciólista elkészítése 3. Szóba jövő szoftverek összeállítása 4. A lista szűkítése 4-6 jelöltre 5.Kívánságlista összeállítása ajánlatkéréshez 6.Az ajánlatok értékelése 7. A „három legjobb ajánlat” kiválasztása 8. A demonstrációk megtekintése 9. A termék kiválasztása 10. Szerződéskötés, előzetes kísérleti bevezetés, a befektetés igazolása 17

A rendszerválasztás folyamata - jövőkép 1. A jövőkép megalkotása A vállalat területén működő legfejlettebb cégek célkitűzései (vevők, szállítók, alkalmazottak) A befektetés megtérülésének maximalizálása stratégiai gondolkodást igényel (nem taktikai) A közös jövőbeli cél minimalizálja a cégen belüli részlegek súrlódásait Átfogó (funkciók, alkalmazottak, vevők, szállítók) Lényegre törő, a felesleges részleteket elkerülő Világos, az egyes funkciókra gyakorolt hatása könnyen érthető „Kényszerítő erejű”, hogy a résztvevők lássák a változás előnyeit Újszerű, kihívó, hogy megragadja a résztvevők fantáziáját 18

A rendszerválasztás folyamata - funkciólista 2. A tulajdonságok / funkciólista elkészítése Kiindulás a jövőkép, és az ERP rendszerek ismert funkciói Rövid dokumentum (30-50 oldal telephelyenként) A fő funkciók tömör leírása Minden fő funkcióra részletesebb ismertetés, mely a vállalat számára fontos tulajdonságokat tartalmazza Szoftver független ! 19

A rendszerválasztás folyamata – szoftver lista 3. Szóba jövő szoftverek listája A cég területének szakmai sajátosságai A cég mérete Az IT platform Forrás: más cégek szoftverei, szállítói ajánlatok, reklámok, stb. 20

A rendszerválasztás folyamata – szűkítés 4-6 jelöltre 4. A lista szűkítése 4-6 jelöltre „Automatikus kiválasztódás”: választ nem adó szállítók Külső tanácsadók igénybevétele „Nehéz” kérdéseket tartalmazó kérdőív összeállítása, mely megszűri a szállítókat A válaszok megbeszélése a szállítókkal 21

A rendszerválasztás folyamata – kívánságlista 5. Kívánságlista összeállítása ajánlatkéréshez A cég működésének leírása Az ajánlatkérés célja, hatálya A kiválasztás és bevezetés tervezett ütemezése A kiválasztás módszere A felelős neve A tervezett üzleti modell A jelenlegi és a jövőbeli hardver és szoftver környezet Mellékletek Válasz űrlapok ! 22

A rendszerválasztás folyamata – ajánlatok értékelése 6. Az ajánlatok értékelése Az ajánlattevők látogatásából levonható következtetések Az ajánlatok erős pontjai Az ajánlatok gyenge pontjai A még tisztázandó területek A szállító „megbízhatósága” 23

A rendszerválasztás folyamata – a három legjobb ajánlat  A dokumentáció minősége  Az oktatás  Miért ezt választották, és mely más termékek jöttek szóba ?  Javasolják-e a szoftver megvásárlását, vannak- e fenntartásaik ?  Újra ezt a szoftvert vásárolnák-e meg ? 24

A rendszerválasztás folyamata – a három legjobb ajánlat (folyt.) 7. A „három legjobb ajánlat” kiválasztása Célja a bemutatót tartók körének meghatározása Bizottsági munka, egy szakértő segítsége értékes Az erős és gyenge pontok összevetése Referencia látogatások  A működés  A használat módja (integráltság !)  A bevezetési folyamat nehézségei  A támogatás módja  A szoftver minősége (funkcionális teljesség, hibajavítás) 25

A rendszerválasztás folyamata – demonstrációk 8. A demonstrációk megtekintése Szűkített adatkör összeállítása a bemutatóhoz  cikk  3-5 vevő  3-5 szállító  Műveletek, darabjegyzékek 26

A rendszerválasztás folyamata – demonstrációk (folyt.) Előírt folyamatok forgatókönyve  Rendelések  Változások  Műhely rendelések  Beszerzések  Vevői-, szállítói kifizetések  Stb. A látottak megbeszélése  Értékelés  Konszenzus kialakítása 27

A rendszerválasztás folyamata – a termék kiválasztása 9. A termék kiválasztása (szempontok) Pénzügyi erőforrások Támogatás A bevezetés „könnyűsége” A vállalat üzleti területének való megfelelés Technológiai rizikó Ráfordítás / várható előnyök 28

A rendszerválasztás folyamata – szerződéskötés, kísérleti bevezetés 10. Szerződéskötés, kísérleti bevezetés, a befektetés igazolása Szerződéses feltételek véglegesítése  Pénzügyi kérdések  Határidők „Pilot” projekt  A legolcsóbb biztosítás a későbbi megfelelő rendszerműködésre  A „meglepetések” időben történő felfedése  Bevezetés a teljes rendszer „próba” kópiáján  Kb. egy teljes napi munka szimulációja 29

A rendszerválasztás folyamata – szerződéskötés, kísérleti bevezetés (folyt.) A választás igazolása  Előnyök összegzése részlegenként  A feleslegessé váló feladatokra fordítandó erőforrások felszabadulása, melyek másra fordíthatók 30

A rendszerfejlesztés 1. Saját, vagy külső fejlesztés ? Személyi feltételek Pénzügyi feltételek A partner megfelelősége 2. SDLC (Software Development Life Cycle – szoftver életciklus 3. Partner követelmények Stabilitás Referenciák Együttműködési készség Támogatás Bevezetési támogatás Oktatás 31

SDLC – szoftver életciklus 32

A rendszer bevezetése Emberi projekt, nem technikai A szervezetnek és az embereknek változniuk kell 33

A rendszer bevezetésének lépései A projekt megszervezése  Irányító testület létrehozása (steering comittee)  Prioritások, erőforrások, költségvetés, résztvevők érdekeltté tevése, konfliktusok kezelése Jövőkép alapú működési mértékek definiálása (új célok) Az induló részletes terv elkészítése  Ráfordítások – eredmények diagram A projekt team és a kulcsfontosságú szereplők oktatása A meglévő adatbázis integritásának becslése (bevezetés előtt és -után is !) 34

A rendszer bevezetésének lépései (folyt.) Az új hardver installálása A szoftver installálása  „Számítógéptermi” pilot projekt  Installálás – implementálás A „kritikus tömeg” oktatása  Mindenki, aki használni fogja a rendszert  Mindenki, akinek napi munkáját érinti az új rendszer Az új rendszer eljárásainak definiálása, finomítása  A problémák, változtatási igények felderítése, a bevezetés előtt 35

A rendszer bevezetésének lépései (folyt.) Adatkonverzió (migráció)  Mekkora feladat ?  Jelentőségét hajlamosak alábecsülni  Következmények Az első modul éles bevezetése, finomítása, passzítása A lépés ismétlése a többi modulra  Befagyasztás – párhuzamos működtetés Folyamatos javítás, finomítás, felügyelet 36

Integrált rendszerek bevezetési kudarcának főbb okai A dolgozók nem akarják az új rendszer sikerét A dolgozók elégedettek napi munkájukkal, nem látják az új rendszer szükségességét Az új rendszerrel szembeni irreális elvárások Az új rendszer technikai nehézségei Az alapvető adatok pontatlanok 37

Integrált rendszerek bevezetése Eredmény: 40 % - 60 % 38

Az integrált rendszerek bevezetésének technikai kérdései Work flow Hasonló funkciója van az adminisztrációban, mint a művelettervnek a gyártásban Figyelmezteti azt a személyt, akinek tennivalója van az ügyvitelben, majd automatikusan továbbítja az elvégzendő feladatot a következő felelőshöz Objektum orientáltság Kliens szerver architektúra  kétrétegű (vastag kliens)  háromrétegű (vékony kliens) Feladatmegosztás, előnyök hátrányok 39

Tendenciák - felhasználók Fejlődés ◦ Változtak az elvárások az elmúlt 10 évben  Kezdetben a funkció a lényeg  Később hatékonyságnövelés  Ma: komplex vállalati szemlélet 40

Tendenciák – felhasználók (folyt.) Az Európai Unió hatása ◦ Növekszik a komplexitás ◦ Dinamikus növekedés már csak földrajzi határokat átlépő szoftverrel lehetséges ◦ Üzleti előny csak akkor, ha a folyamatok optimalizálása minimális idő alatt megy végbe, maximális információáramlással – azaz a hatalom már nem azé, aki birtokolja az információt, hanem azé, aki megosztja 41

Tendenciák - szállítók Turbulencia – konszolidáció ◦ ◦ SSA GT – Baan ◦ PeopleSoft – J.D. Edwards ◦ Oracle – PeopleSoft ◦ Microsoft – Damgaard (Navision, Axapta) 42

Harc a KKV szektorért A „nagyok” lefelé mozdulnak o Oracle: Pénzügyes, o SAP: BusinessOne, All-in-One A „kicsik” felfelé mozdulnak o Pl. Volán Elektronika, Megatrend, GriffSoft Új belépő: Microsoft 43

Nem árt odafigyelni Microsoft Business Solutions (Axapta, Navision) Az IDC szerint az MBS az elmúlt két és fél év alatt a hazai kkv-k legnagyobb ERP- szállítójává vált. Az üzletág árbevétele ben több mint 50%-kal nőtt, ügyfelek száma elérte a 160-at. MFG/PRO (KFKI, Synergon-Atos Origin) IFS (IFS Hungary) – A NEC 10%-os részesedést szerzett, ezért fokozott figyelem irányul a japán autós és high-tech cégekre 44

Oracle-PeopleSoft – Hazai vonatkozások A PeopleSoft Magyarországon a JD Edwardsot jelenti partnereken keresztül közel 50 ügyfél, elsősorban a középvállalati piac felső szegmensében – ezek elérése az Oracle stratégiai célja Az Oracle 2013-ig támogatta a PeopleSoft és JD Edwards termékeket, a JD Edwards Enterprise One és JD Edwards World programtermékek magyar nyelvű változatait is második negyedévében jelent meg a JD Edwards World A 7.3 verziója, a harmadik-negyedik negyedévben az Enterprise One ERP 8.11 változata, és 2006-ban az Enterprise One 8.12 verziója, valamint – nem magyarul – a PeopleSoft Enterprise csomag új, 9.0-s kiadása. Az Oracle megkezdte alkalmazáscsomagja következő generációjának fejlesztését („Project Fusion”). Ebben egyesíti a meglévő Oracle Application és valamennyi PeopleSoft termék legjobb gyakorlatát, funkcióit. A fejlesztési platform szakít a jelenlegi zárt iparági gyakorlattal, szabványos (J2EE, HTML) és nyitott lesz. 45

Külföldi vagy magyar? Érvek a külföldi mellett: - nemzetközi háttér - stabil pénzügyi helyzet - népes fejlesztőgárda - át tud csoportosítani, ha egy piacon baj van - módszertan, nemzetk. tapasztalat, referenciák - ár ugyan nagyobb, de magasabb színvonalú a kiszolgálás, bővebbek a funkciók Érvek a magyar mellett: - hazai specialitások megjelenítése - a fejlesztés olcsóbb és kevésbé időigényes - Nagyobb „rendcsinálás” nélkül bevezethető - egészében véve olcsóbb, a teljes projektérték akár 50 %-kal is alacsonyabb a multiénál 46

Köszönöm a figyelmet! 47