Nagyvállalati dokumentumkezelés alapjai Irat, szerződés, számla, megrendelés, árajánlat, megbízás, hivatalos levél, tervrajz, műszaki rajz, vázlat, ütemterv,

Az előadások a következő témára: "Nagyvállalati dokumentumkezelés alapjai Irat, szerződés, számla, megrendelés, árajánlat, megbízás, hivatalos levél, tervrajz, műszaki rajz, vázlat, ütemterv,"— Előadás másolata:

1 Nagyvállalati dokumentumkezelés alapjai Irat, szerződés, számla, megrendelés, árajánlat, megbízás, hivatalos levél, tervrajz, műszaki rajz, vázlat, ütemterv, szervezeti ábra, utasítás, rendelet, szabvány, körlevél, tájékoztató, jegyzőkönyv, folyóirat, cikk, fénymásolat, fax, emlékeztető, szakkönyv, alaprajz, feljegyzés, munkaszerződés, jogszabály, közlöny, irat, szerződés, számla, megrendelés, árajánlat, megbízás, hivatalos levél, tervrajz, műszaki rajz, vázlat, ütemterv, szervezeti ábra, utasítás, rendelet, szabvány, körlevél, tájékoztató, jegyzőkönyv, folyóirat, cikk, fénymásolat, fax, emlékeztető, szakkönyv, alaprajz, feljegyzés, munkaszerződés, jogszabály, közlöny, irat, szerződés, számla, megrendelés, árajánlat, megbízás, hivatalos levél, tervrajz, műszaki rajz, vázlat, ütemterv, szervezeti ábra, utasítás, rendelet, szabvány, körlevél, tájékoztató, jegyzőkönyv, folyóirat, cikk, fénymásolat, fax, emlékeztető, szakkönyv, alaprajz, feljegyzés, munkaszerződés, jo dr. Haraszti Miklós MOL Rt.

2 Nagyvállalat és a dokumentumkezelés Informatikai definíció ERP rendszer, "nagyvállalatiság„ mennyiségi és minőségi sokrétűség Kritériumok létszám, méret, kiterjedtség, stb. Nagyvállalat

3 Jellemző paraméterek  Jogi – részvénytársaság  Pénzügyi – több száz milliós árbevétel  Gazdasági - 10-15% piaci részesedés  Informatikai - több mint 100 munkaállomás

4 Nagyvállalatok csoportosítása Nagyvállalati kategóriák ("skálázhatóság")  Termelés, gyártás  Szolgáltatás  Kormányzati, közintézményi  "Nagyvállalati" rendszer kisvállalkozásnak Nagyvállalati megoldások áttekintése  Csak papír  Csak elektronikus  Papír - részben elektronikus  Elektronikus - részben papír

5 Dokumentumkezelés Dokumentumkezelés Iratkezelés Dokumentumkezelés Dokumentum kezelő rendszer (DMS) Iratkezelési szabályzat, belső utasítások, vonatkozó törvények Dokumentumkezelés informatikai megközelítése: elektronikus rendszerben "kerek", egész megoldás

6 A dokumentum és az irat szimbiózisa, konverzió "Nem minden dokumentum irat, de minden irat lehet dokumentum." "Papírmentes iroda" a nagyvállalatoknál (Az "elektronikus" változat) Irat Dokumentum

7 Nagyvállalati rendszerek dokumentumkezelési megoldásai moduláris felépítés fokozatos funkció- lefedés konkurens rendszerek, versenyhelyzet "mindent egy helyen" ERP rendszerek törekvései DMSDMS

8 A helyes út megtalálása költségelemzéssel  Lehetőségek kontra igények…  A reális igények  „Szét-terhelés”

9 Rendelkezésre álló nagyvállalati megoldások áttekintése Széles, színes paletta, 30-40% átfedés konkurens rendszerek között ERP DMS alapvetően nem DMS, de szükséges kezelnie eredendően DMS - "kötelező" funkció hiány (pl. számla, szerződés, ajánlat)

10 Mit hoz a jövő?  Magyarország várható nagyvállalati dokumentumkezelése 2004-2012  Mit hozhat 2004?  Több éves folyamatok (2004-2006)  Távolabbi jövő, a megtérülési számítások támogatásához (2006-2012)

11 Elektronikus aláírás használata a dokumentumok kezelése során 1. Elektronikus Aláírásról szóló Törvény és a Dokumentumkezelés  Szolgáltatók, elfogadás  Időbélyegző Lehetőségek a nagyvállalaton belül:  Belső kommunikáció  Portál, HR funkciók  E-business

12 Elektronikus aláírás használata a dokumentumok kezelése során 2. Kötelezettség a nagyvállalatok környezetében (pl. APEH)  Partneri kommunikáció  Kormányzati, hatósági kapcsolatok  Magánjogi, peres ügyek A közeljövő kihívásai  sértetlenség  hitelesség  azonosítás  betekintés, titkosítás Mit érdemes tenni, és mit nem a tanusítvánnyal?

13 Vége… Köszönöm a figyelmet!