Dokumentumkezelés az abas-ban

Az előadások a következő témára: "Dokumentumkezelés az abas-ban"— Előadás másolata:

1 Dokumentumkezelés az abas-ban
X. abas vevőfórum, Balatonlelle május 31. – június 2.

2 Témáink I. Dokumentumok, dokumentumok II. Dokumentum kezelés alapjai III. abas megoldások

3 I. Dokumentumok, dokumentumok

4 Az irodák átlagos költsége évente 10-15%-kal nő
Költség és hatékonyság Az irodák átlagos költsége évente %-kal nő Információmennyiség duplázódik 3-5 évente Dokumentumok 3-7 %-a elvész Egy irat előkeresése, visszahelyezése 7 perc Manuálisan 50 Ft Elektronikusan 4 Ft Iratkezelési költségek Munkabér 70% Tároló hely 20% Eszköz 10% Valódi veszteség az elmaradt haszon

5 Dokumentumok két nagy csoportja
Papír alapú Nem rendelkezünk a digitális változattal pl. szállítólevél Kézzel kitöltött bizonylat pl. munkalap Kinyomtattuk, de meg kell őrizni pl. eredeti számla Digitálisan készített és tárolt Office alkalmazással készített pl. szerződés ERP üzletmenettel készített pl. ajánlat Nyomtatott papír csak információ továbbításra szolgál Archiválásban csak digitális változat vesz részt

6 Papírlapok digitalizálása
Papíralapú dokumentumok kezelése Papírlapok digitalizálása Papírlapok tárolása Digitális változat irányítja a dokumentumkezelést

7 Agyagtáblába benyomott ékírásos szöveg Kötélre tett csomók
A dokumentum típusok Agyagtáblába benyomott ékírásos szöveg Kötélre tett csomók Fapálcára faragott rovás Pergamenre írott szöveg, pecsételve Pergamenre írott szöveg, illusztrálva Sírkamra falfestményei Futár borotvált fejére írott üzenet

8 Szöveges dokumentumok – Word, Write Táblázatok – Excel, Calc
A dokumentum típusok Szöveges dokumentumok – Word, Write Táblázatok – Excel, Calc Rajzok – CAD Képek – JPG PDF …

9 II. Dokumentum kezelés alapjai

10 Dokumentum azonosítása Könyvtárszerkezet Fájlnév Dokumentum helye
A legnépszerűbb dokumentumkezelő a „Windows intéző” Dokumentum azonosítása Könyvtárszerkezet Fájlnév Dokumentum helye Lokális gépen Szerveren

11 A fájl dokumentumkezelőhöz kapcsolása Azonosító adatok megadása
Dokumentumkezelés lépései A fájl dokumentumkezelőhöz kapcsolása Azonosító adatok megadása Visszakeresés Találati lista

12 Fájl automatikus mentése szerverre Felhasználó nem fér hozzá
A dokumentumkezelő feladatai Fájl automatikus mentése szerverre Felhasználó nem fér hozzá Fájl elérésének mentése adatbázisba Kiegészítő adatok mentése adatbázisba Kereső felület Találati lista megjelenítése

13 Azonosító adatok megadása
Legnagyobb kihívás Azonosító adatok megadása

14 A fájl dokumentumkezelőhöz kapcsolása
Azonosító adatok megadása - Office dokumentum A fájl dokumentumkezelőhöz kapcsolása Azonosító adatok egyenkénti megadása Időigényes Sok hibalehetőség Felhasználófüggő

15 A fájl üzleti folyamatokhoz kapcsolása
Azonosító adatok megadása - abas ERP-vel A fájl üzleti folyamatokhoz kapcsolása Azonosító adatok nagy része automatikus Minimális kézi rögzítés Minimális hibalehetőség Felhasználótól független

16 III. abas megoldások

17 abas megoldások abas DMS, HABEL abas dok

18 abas megoldás abas DMS, HABEL

19 Apache Tomcat (full text search)
HABEL hardver környezet abas Linux szerver Windows szerver HABEL licence MySQL adatbázis Dedikált user Apache Tomcat (full text search)

20 „archívum nyomtatóval” archiválás eredeti formátumban abas integráció
abas DMS - Bevitel Office integráció „archívum nyomtatóval” archiválás eredeti formátumban abas integráció nyomtatáskor drag & drop akció menü

21 abas DMS Bevitel Office integráció

22 „archívum nyomtatóval” archiválás eredeti formátumban E-mail levél
abas DMS - Bevitel Office integráció „archívum nyomtatóval” archiválás eredeti formátumban levél melléklet

23 Archiválás archívum nyomtatóval
Office

24 Archiválás archívum nyomtatóval
HABEL rögzítő program - kézi azonosító adatok

25 Archiválás az eredeti formátumban
Word

26 Archiválás az eredeti formátumban
HABEL rögzítő program Kézi azonosító adatok

27 archiválás Outlook - Outlook levél

28 archiválás HABEL rögzítő program - Outlook levél - kézi azonosító adatok

29 archiválás Outlook - Outlook melléklet eredeti formátumban

30 archiválás HABEL rögzítő program - Outlook melléklet eredeti formátumban

31 abas DMS Bevitel abas integráció

32 abas DMS - abas integráció
Modul Folyamat Átadás a Layout DMS integrációnak Értékesítés Ajánlat, megbízás Dokumentum+index MASTER Számla, jóváírás Pro forma számla PRO-MASTER Szállítólevél LS-MASTER Beszerzés Ajánlatkérés, keretmegbízás Megrendelés Számla Indexfájl Szerviz Szerviz ajánlat, megrendelés Gyártás Gyártási lap APAPIER Pénzügyi könyvelés Fizetési felszólítás MAHNUNG DMS integráció DMS infosystem -

33 abas nyomat archiválása nyomtatáskor
abas DMS - Bevitel abas üzleti folyamatból indítva abas nyomat archiválása nyomtatáskor Külső dokumentum kapcsolása drag & drop akció menü

34 abas DMS - Ajánlat archiválása

35 abas DMS - Nyomtatás

36 abas DMS - Bevitel abas üzleti folyamatból indítva - adatlap a visszakeresőben

37 abas DMS - Visszakereső - abas folyamat megjelenítése

38 abas DMS - drag & drop

39 abas DMS - Akció - új DMS dokumentum készítése

40 abas DMS - Akció - új DMS dokumentum készítése

41 abas DMS - Dokumentum keresés infosystem

42 abas DMS Visszakeresés

43 Visszakeresés - Keresési feltételek

44 abas DMS Találati lista

45 Megjelenítés-kiegészítés Full text search
abas DMS – Találati lista Előnézeti kép Szűrés Rendezés Csoportosítás Megjelenítés-kiegészítés Full text search

46 Találati lista – Táblázat - Előnézeti kép - tiff

47 Találati lista - Szűrés

48 Találati lista - Rendezés

49 Találati lista - Csoportosítás

50 Találati lista - Bizonylat kiegészítés - tiff

51 abas DMS - full text search

52 abas DMS - full text search - tiff

53 abas megoldás abas dok

54 abas Linux szerver abas dok program Konkurens user
HABEL hardver környezet abas Linux szerver abas dok program Konkurens user

55 Visszakeresés, találati lista
abas dok Bevitel Beszerzés, érékesítés Cikk Gyártás abas infosystem Visszakeresés, találati lista

56 abas dok Bevitel

57 abas dok - Ajánlat

58 abas dok - Ajánlat - beviteli képernyő
automatikus azonosító adatok

59 abas dok - Ajánlat - beviteli képernyő
kiegészítő adatok

60 abas dok - Ajánlat - beviteli képernyő
automatikus azonosító adatok

61 abas dok Visszakeresés

62 abas dok – Visszakeresés - Keresési feltétel
Kiegészítő adatok

63 abas dok – Visszakeresés - Szűrés
Folyamat adatok abas dok - Visszakeresés

64 abas dok – Visszakeresés - Keresési feltétel
Szelekciós jegyzék

65 abas dok Találati lista

66 abas dok – Találati lista
Táblázat abas dok - Visszakeresés

67 abas dok – Találati lista - Sornagyító
Kiegészítő adatok

68 abas dok – Találati lista - Sornagyító
Folyamat adatok

69 abas dok – Találati lista - Sornagyító
Módosítás

70 abas archiválási megoldások
Összefoglaló

71 Az irodák átlagos költsége évente 10-15%-kal nő
Költség és hatékonyság Az irodák átlagos költsége évente %-kal nő Információmennyiség duplázódik 3-5 évente Dokumentumok 3-7 %-a elvész Egy irat előkeresése, visszahelyezése 7 perc Manuálisan 50 Ft Elektronikusan 4 Ft Iratkezelési költségek Munkabér 70% Tároló hely 20% Eszköz 10% Valódi veszteség az elmaradt haszon

72 abas DMS abas dok Office integráció Teljes abas felület
abas archiválási megoldások abas DMS abas dok Office integráció abas integráció Rugalmas kereső felület Megjelenítés kiegészítés Full text search Nagy dokumentum állományhoz Teljes abas felület Változatlan hardver Konkurens user Egyszerű működés

73 Törzsadatokat nem kell rögzíteni Minimális kézi rögzítés
abas megoldások előnyei Törzsadatokat nem kell rögzíteni Minimális kézi rögzítés Minimális hibalehetőség Átlátható üzleti folyamat

74 X. abas vevőfórum, Balatonlelle 2012. május 31. – június 2.
Köszönöm figyelmüket! Batki Sándor InterJNet Kft. X. abas vevőfórum, Balatonlelle május 31. – június 2.