A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelését szabályozó törvény aktualitásai és a megvalósítás lehetőségei május.

Az előadások a következő témára: "A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelését szabályozó törvény aktualitásai és a megvalósítás lehetőségei május."— Előadás másolata:

1 A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelését szabályozó törvény aktualitásai és a megvalósítás lehetőségei 2006. május

2 A nyugat-európai és észak-amerikai országok a XX. században közigazgatást hatékonyan segítő iratkezelés közigazgatást hatékonyan segítő iratkezelés tömeges iratképzés tömeges iratképzés központilag irányított, folyamatos tevékenység központilag irányított, folyamatos tevékenység új, hatékony, de költségkímélő eljárások és módszerek új, hatékony, de költségkímélő eljárások és módszerek

3 Records management (szabályozás, szabványosítás, fejlesztés, ellenőrzés) az állam szolgáltató funkciójának kiszélesedése az állam szolgáltató funkciójának kiszélesedése közérdekű adatok megismerésének követelménye közérdekű adatok megismerésének követelménye az elektronikus iratok nagyobb tömegű megjelenése az elektronikus iratok nagyobb tömegű megjelenése a köziratokban rejlő pótolhatatlan információ megőrzése és visszakereshetősége a köziratokban rejlő pótolhatatlan információ megőrzése és visszakereshetősége

4 A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény elektronikus iratok elterjedése elektronikus iratok elterjedése iratkezelés egységes folyamatként való felfogása iratkezelés egységes folyamatként való felfogása információs folyamatok integrálása információs folyamatok integrálása az információ gyors, egyszerű és a felhasználó igényének megfelelő visszakereshetősége az információ gyors, egyszerű és a felhasználó igényének megfelelő visszakereshetősége az elektronikus és a papíralapú iratok egy szervezeten belüli egységes kezelése az elektronikus és a papíralapú iratok egy szervezeten belüli egységes kezelése

5 Az iratkezelés felügyelete Magyarországon 1940-1950 iratkezelési reform 1940-1950 iratkezelési reform 1998-tól Miniszterelnöki Hivatal (40/1998. (III. 6.) Korm. Rendelet 1998-tól Miniszterelnöki Hivatal (40/1998. (III. 6.) Korm. Rendelet KEIR projekt 2003-2005. KEIR projekt 2003-2005. 2006. január 1. Belügyminisztérium Kormányzati Iratkezelési Felügyelet 2006. január 1. Belügyminisztérium Kormányzati Iratkezelési Felügyelet

6 Iratkezelés szabályozása I. A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény módosításáról szóló 2005. évi CXLIX. törvény A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény módosításáról szóló 2005. évi CXLIX. törvény A belügyminiszter feladat-és hatásköréről szóló 150/2002. (VII. 2. ) Korm. rendelet, valamint a Miniszterelnöki Hivatalról szóló 148/2002. Korm. rendelet módosításáról szóló 273/2005. (XII. 20.) Korm. rendelet A belügyminiszter feladat-és hatásköréről szóló 150/2002. (VII. 2. ) Korm. rendelet, valamint a Miniszterelnöki Hivatalról szóló 148/2002. Korm. rendelet módosításáról szóló 273/2005. (XII. 20.) Korm. rendelet A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet

7 Iratkezelés szabályozása II. A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervek kijelölésének részletes szabályairól szóló 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervek kijelölésének részletes szabályairól szóló 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztható követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM rendelet A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztható követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM rendelet

8 A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet I. a közigazgatási szervek által készített egyedi és egységes iratkezelési szabályzatok jóváhagyásának rendje a közigazgatási szervek által készített egyedi és egységes iratkezelési szabályzatok jóváhagyásának rendje a köziratok tárgyi szempontú rendszerezésének és megőrzési idők szerinti válogatásának alapjául szolgáló irattári tervek elkészítésének és alkalmazásának szabályai a köziratok tárgyi szempontú rendszerezésének és megőrzési idők szerinti válogatásának alapjául szolgáló irattári tervek elkészítésének és alkalmazásának szabályai

9 A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet II. a köziratok nyilvántartásával, az iratforgalom dokumentálásával, valamint az iratkezelés megszervezésével kapcsolatos alapelvek a köziratok nyilvántartásával, az iratforgalom dokumentálásával, valamint az iratkezelés megszervezésével kapcsolatos alapelvek a papíralapú és az elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét és használhatósága a papíralapú és az elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét és használhatósága

10 A szabályozás koncepciója egységesítse a közfeladatot ellátó szervek különböző iratkezelési szabályozásait, egységesítse a közfeladatot ellátó szervek különböző iratkezelési szabályozásait, ösztönözze a szerveket, hogy a papír alapú iktatási rendszerekről (iktatókönyv) térjenek át elektronikus iktatási rendszerekre (iratkezelő szoftver), ösztönözze a szerveket, hogy a papír alapú iktatási rendszerekről (iktatókönyv) térjenek át elektronikus iktatási rendszerekre (iratkezelő szoftver), a Ket. 2005. november 1-jei hatálybalépése okán tegye alkalmassá az egyes iratkezeléseket az elektronikus iratoknak a papír alapú iratokkal azonos elvű kezelésére, az elektronikus ügyintézés speciális szabályainak betartása mellett. a Ket. 2005. november 1-jei hatálybalépése okán tegye alkalmassá az egyes iratkezeléseket az elektronikus iratoknak a papír alapú iratokkal azonos elvű kezelésére, az elektronikus ügyintézés speciális szabályainak betartása mellett.

11 Iratkezelési szabályzat elfogadási rendje

12

13

14 Kidolgozás alatt áll a jóváhagyási jog gyakorlásának eljárási rendje, a jóváhagyási jog gyakorlásának eljárási rendje, a Magyar Országos Levéltárral történő szakmai együttműködés rendje, a Magyar Országos Levéltárral történő szakmai együttműködés rendje, a Közigazgatási Hivatalok szakmai felkészítése, a Közigazgatási Hivatalok szakmai felkészítése, segítségnyújtás az együttműködés megyei szintjének kialakításában. segítségnyújtás az együttműködés megyei szintjének kialakításában.

15 A Szabályzatok kötelező tartalmi elemei

16 A szerv vezetőjének gondoskodnia kell arról, hogy: az irat azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; az irat azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; az irat tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető; az irat tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető; az irat kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen; az irat kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen; az irat szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek; az irat szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek;

17 a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen; a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen; a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésserű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson. az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésserű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson.

18 Iktatás: főszámok és alszámok rendszerében történő nyilvántartás, főszámok és alszámok rendszerében történő nyilvántartás, az iktatókönyv az ügyintézés hiteles dokumentuma, az iktatókönyv az ügyintézés hiteles dokumentuma, az ügyintézés folyamatának követhetősége, ellenőrizhetősége, az ügyintézés folyamatának követhetősége, ellenőrizhetősége, az iratok hollétének naprakész megállapíthatósága, az iratok hollétének naprakész megállapíthatósága, az elektronikus és a papír alapú iratok azonos elvű kezelése. az elektronikus és a papír alapú iratok azonos elvű kezelése.

19 Az iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelmények I. Az ISZ-nek meg kell felelnie a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben megfogalmazott követelményeknek. Az ISZ-nek meg kell felelnie a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben megfogalmazott követelményeknek. Kezeléséhez az intézményi Iratkezelési Szabályzat ismerete mellett elegendő kell, hogy legyen általános számítógép-felhasználói jártasság. Kezeléséhez az intézményi Iratkezelési Szabályzat ismerete mellett elegendő kell, hogy legyen általános számítógép-felhasználói jártasság.

20 Az iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelmények II. Legyen lehetőség olyan iktatókönyvrendszer létrehozására, mely igazodik a szerv meglévő iratkezelési szabályzatához. Legyen lehetőség olyan iktatókönyvrendszer létrehozására, mely igazodik a szerv meglévő iratkezelési szabályzatához. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie az iktatókönyvek lezárását és új iktatókönyvek létrehozását, illetve amennyiben az iktatókönyvet nem éves iratkezelési fordulónapon hozzák létre, az iktatási rendszer folytonosságáról és a migrációról gondoskodni kell. Az ISZ-nek lehetővé kell tennie az iktatókönyvek lezárását és új iktatókönyvek létrehozását, illetve amennyiben az iktatókönyvet nem éves iratkezelési fordulónapon hozzák létre, az iktatási rendszer folytonosságáról és a migrációról gondoskodni kell.

21 Az iktatókönyv folyamatos számozással kell, hogy működjön. Az iktatókönyv folyamatos számozással kell, hogy működjön. Az ISZ-nek igazodnia kell a szerv meglévő irattári tervéhez. Az ISZ-nek igazodnia kell a szerv meglévő irattári tervéhez. Az ISZ-ben legyen lehetőség irattári terv létrehozására. Az ISZ-ben legyen lehetőség irattári terv létrehozására. Rögzítés során az irat legyen iktatókönyvbe iktatható, az előírt metaadatok köre automatikus és/vagy manuális módon legyen társítható a rögzítendő irathoz. Rögzítés során az irat legyen iktatókönyvbe iktatható, az előírt metaadatok köre automatikus és/vagy manuális módon legyen társítható a rögzítendő irathoz. Az ISZ-nek szükség esetén (téves iktatás) lehetővé kell tennie az iratok újbóli iktatását, átiktatását, vagy egy iktatás sztornózását. Az ISZ-nek szükség esetén (téves iktatás) lehetővé kell tennie az iratok újbóli iktatását, átiktatását, vagy egy iktatás sztornózását. E funkciók használata esetén az eredeti iktatási információk is maradjanak meg, és a téves iktatásnál kiadott iktatószám ne legyen ismételten kiadható. E funkciók használata esetén az eredeti iktatási információk is maradjanak meg, és a téves iktatásnál kiadott iktatószám ne legyen ismételten kiadható. Az iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelmények III.

22 Képesnek kell lennie különböző jogosultsági fokozatok kialakítására. Képesnek kell lennie különböző jogosultsági fokozatok kialakítására. Az iktatórendszeren belüli valamennyi mozgást naplózni szükséges. Az iktatórendszeren belüli valamennyi mozgást naplózni szükséges. Elektronikus és papíralapú dokumentumok egyidejű kezelése. Elektronikus és papíralapú dokumentumok egyidejű kezelése. Az elektronikus dokumentumok és az iktatókönyvek kinyomtatásának lehetővé tétele. Az elektronikus dokumentumok és az iktatókönyvek kinyomtatásának lehetővé tétele. Az iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelmények IV.

23 A megfelelőséget tanúsító szervek kijelölésének részletes szabályai Kérelem benyújtása Kérelem benyújtása Feltételek vizsgálata Feltételek vizsgálata Kijelölési Bizottság Kijelölési Bizottság Belügyminiszter Belügyminiszter Kijelölési okirat Kijelölési okirat Tanúsítási tevékenység Tanúsítási tevékenység

24 Tanúsítás folyamata I. Szoftvergyártók Szoftvergyártók Tanúsítás Tanúsítás Közfeladatot ellátó szerv Közfeladatot ellátó szerv Szoftverfejlesztés Szoftverfejlesztés Tanúsítás Tanúsítás

25 Határidők 2007. január 1-től: tanúsítvánnyal rendelkező szoftverek szerezhetők be 2007. január 1-től: csak tanúsítvánnyal rendelkező szoftverek szerezhetők be 2008. január 1. után tanúsítvánnyal nem rendelkező szoftvereket nem lehet alkalmazni. 2008. január 1. után tanúsítvánnyal nem rendelkező szoftvereket nem lehet alkalmazni. 2009. január 1.: 2009. január 1.:

26 A belügyminiszter feladat- és hatásköre „ a belügyminiszter látja el a központi közigazgatási szervek iratkezelésének szakmai felügyeletét, valamint a közfeladatot ellátó szervek egészére kiterjedően összehangolja az elektronikus iratkezelés és ügyintézés fokozatos bevezetésével összefüggő feladatok végrehajtását „ „ a belügyminiszter látja el a központi közigazgatási szervek iratkezelésének szakmai felügyeletét, valamint a közfeladatot ellátó szervek egészére kiterjedően összehangolja az elektronikus iratkezelés és ügyintézés fokozatos bevezetésével összefüggő feladatok végrehajtását „

27 Kormányzati Iratkezelési Felügyelet Folyamatosan gyűjti, rendszerezi és elemzi a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének informatikai feltételrendszerére, infrastruktúrájára vonatkozó adatokat; Folyamatosan gyűjti, rendszerezi és elemzi a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének informatikai feltételrendszerére, infrastruktúrájára vonatkozó adatokat;

28 Koordinálja, a Kormány által megjelölt stratégiai célok és a rendelkezésre álló anyagi erőforrások figyelembevételével, a minisztériumokkal, az országos hatáskörű szervekkel központi hivatalokkal (a továbbiakban együtt: központi államigazgatási szervek), valamint – az informatikai és hírközlési miniszterrel együttműködve – a területi és helyi államigazgatási szervek, a helyi önkormányzati hivatalok és a közlevéltárak iratkezelése informatikai feltételrendszerének, infrastruktúrájának megteremtésére irányuló fejlesztési tervek elkészítését; Koordinálja, a Kormány által megjelölt stratégiai célok és a rendelkezésre álló anyagi erőforrások figyelembevételével, a minisztériumokkal, az országos hatáskörű szervekkel központi hivatalokkal (a továbbiakban együtt: központi államigazgatási szervek), valamint – az informatikai és hírközlési miniszterrel együttműködve – a területi és helyi államigazgatási szervek, a helyi önkormányzati hivatalok és a közlevéltárak iratkezelése informatikai feltételrendszerének, infrastruktúrájának megteremtésére irányuló fejlesztési tervek elkészítését;

29 Előkészíti a köziratok kezelésével összefüggő jogszabályok tervezetét; Előkészíti a köziratok kezelésével összefüggő jogszabályok tervezetét;

30 A belügyminiszter ellenőrzi az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtását a központi közigazgatási szerveknél. Az észlelt hiányosságok megszüntetésére intézkedéseket kezdeményez; A belügyminiszter ellenőrzi az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtását a központi közigazgatási szerveknél. Az észlelt hiányosságok megszüntetésére intézkedéseket kezdeményez;

31 A belügyminiszter jóváhagyja a Magyar Országos Levéltárral egyetértésben a központi közigazgatási szervek egyedi iratkezelési szabályzatait, valamint az általuk készített egységes iratkezelési szabályzatok, továbbá irattári mintatervek kiadásakor – a nemzeti kulturális örökség miniszterével közösen – egyetértési jogot gyakorol; A belügyminiszter jóváhagyja a Magyar Országos Levéltárral egyetértésben a központi közigazgatási szervek egyedi iratkezelési szabályzatait, valamint az általuk készített egységes iratkezelési szabályzatok, továbbá irattári mintatervek kiadásakor – a nemzeti kulturális örökség miniszterével közösen – egyetértési jogot gyakorol;

32 A belügyminiszter évente értékeli, a közlevéltárak ellenőrzési tapasztalatait is felhasználva, a közfeladatokat ellátó szervek iratkezelésének helyzetét, az elektronikus iratkezelésre történő áttérés tapasztalatait, és az értékelést az érintettek számára megküldi; A belügyminiszter évente értékeli, a közlevéltárak ellenőrzési tapasztalatait is felhasználva, a közfeladatokat ellátó szervek iratkezelésének helyzetét, az elektronikus iratkezelésre történő áttérés tapasztalatait, és az értékelést az érintettek számára megküldi;

33 A belügyminiszter részt vesz az iratkezelésért felelős és az iratkezelést végző személyek szakmai képzésével, továbbképzésével kapcsolatos koncepciók kidolgozásában; A belügyminiszter részt vesz az iratkezelésért felelős és az iratkezelést végző személyek szakmai képzésével, továbbképzésével kapcsolatos koncepciók kidolgozásában;

34 Köszönöm megtisztelő figyelmüket! Viszont látásra!