A könyvtári minőségfejlesztés ajánlott lépései Vidra Szabó Ferenc

Az előadások a következő témára: "A könyvtári minőségfejlesztés ajánlott lépései Vidra Szabó Ferenc"— Előadás másolata:

1

2 A könyvtári minőségfejlesztés ajánlott lépései Vidra Szabó Ferenc pszichotura@gmail.com

3 Mi a minőség? §Alapvető üzleti stratégia l amely alapján készített termékek és szolgáltatások kielégítik mind a belső, mind a külső partnerek szükségleteit, igényeit, l azáltal, hogy megfelelnek a kimondott és kimondatlan elvárásaiknak.

4 Minőségmenedzsment §Indokok: l Versenyhelyzet! l A meglévő erőforrások gazdaságosabb kihasználása l A partnerek igényeinek minél jobb kielégítése §Kizáró okok: l Válsághelyzet l Átszervezés l Forráshiány

5 A minőségközpontú szemlélet kialakulása a könyvtárakban §Lakitelek, 1994.: Maurice Line vezetésével tréning §Katona József Könyvtár, Kecskemét: évenkénti akkreditált képzés §Minőségmenedzser Műhely: Könyvtári Intézet, 2002-től §Pályázatok: l Könyvtári minőségfejlesztés – könyvtári korszerűsítés l Teljesítménymutatók l Benchmarking §Könyvtári Minőségfejlesztés 21 modell: 2002. §Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer: 2010. §A Könyvtári minőségfejlesztés szakmai szempontjai: 2015.

6 ISO vagy TQM?

7 Milyen legyen a könyvtári modell? §TQM-felé törekvő §Emberarcú §Alulról építkező §Ésszerű §Hatékony

8 TQM (Total Qality Management) Vezetési filozófia, vállalati gyakorlat §amely a szervezet céljainak érdekében a leghatékonyabb módon használja fel a szervezet rendelkezésére álló emberi és anyagi erőforrásokat. §Felülről, vezetői szintről építkezik. §Átfogja a szervezet működését. §A hangsúly a partnerek elégedettségén és a szervezet folyamatos fejlesztésén van.

9 A TQM ALAPELEMEI HOSSZÚ TÁVÚ SIKEREK ELÉRÉSE CÉL ALAP- ELEMEK partner- központúság folyamatos fejlesztés alkalmazottak bevonása vezetés, rugalmas támogató szervezet, képzés, tréningek, kommunikáció, értékelés, motiváció, elismerés, mérés, eszközök (módszerek, technikák) TÁMOGATÓ ELEMEK

10 Jogszabályok Az oktatási és kulturális miniszter 12/2010. (III. 11.) OKM rendelete a Minõsített Könyvtár cím és a Könyvtári Minõségi Díj adományozásáról

11 Jogszabályok 120/2014. (IV. 8.) Korm. Rendelet §A könyvtár a Minősített Könyvtár cím és a Könyvtári Minőségi Díj adományozásáról szóló miniszteri rendelet alapján kidolgozott könyvtári önértékelés szakmai szempontjait figyelembe véve szervezi a szolgáltatásait, vizsgálja a könyvtárhasználók igényeit

12 Minősített könyvtári cím §Az évente elnyerhető cím száma nem limitált §Nincsenek fokozatok és kategóriák §A cím 5 évre szól, ezután új pályázattal meg lehet erősíteni §A minősített Tanúsítványt kap

13 Könyvtári Minőségi Díj §Csak a Minősített Könyvtári Címmel rendelkezők pályázhatnak §A korábban feltárt hiányosságokon alapuló intézkedések a döntőek §A Díjat évente egy könyvtár kaphatja §A Díj örökre szól, nem kell megújítani

14 Általános Értékelési Keretrendszer (CAF modell) §Önértékelési keretrendszer §Vezetői eszköz a fejlesztések megalapozásához §Figyelembe veszi a szervezetek specialitásait §Kritériumalapú értékelés §Európa szerte ismert és elfogadott

15 A CAF modell §Lefedi a szervezet teljes működését §Adottságok és Eredmények alapján értékelünk §Az Adottságok és az Eredmények kölcsönösen támogatják egymást

16 Megvalósítás §Könyvtári Minőségügyi Bizottság §Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer

17 A modell felépítése §… Kritérium l …Alkritérium … Segítő kérdések

18 Adottságok §Olyan módszerek és eljárások, melyek segítségével a szervezet eléri eredményeit 1. Vezetés 2. Stratégia és tervezés 3. Munkatársak 4. Partnerkapcsolatok és erőforrások 5. Folyamatok

19 Eredmények §Milyen eredményeket ért el a szervezet? 6. A használókkal kapcsolatban elért eredmények 7. A munkatársakkal kapcsolatos eredmények 8. A társadalmi környezetre gyakorolt hatásokkal kapcsolatos eredmények 9. A szervezet kulcsfontosságú eredményei

20 A CAF modell logikája Vezetés A szervezet kulcs- fontosságú eredményei Stratégia és tervezés Emberi erőforrások Partnerkapcsolatok Innováció és tanulás Folyamatok Munkatársakkal kapcs. eredmények A használókkal kapcsolatos eredmények A társ. környezetre gyakorolt hatás eredményei EredményekAdottságok

21 A megvalósítás lépései

22 A vezetőség elkötelezettsége, felelősége §Vezetői elköteleződés. A vezetőség részére továbbképzések, tréningek. §Minőségirányítási Tanács (MIT) a nem formális vezetőkből. Továbbképzés, tréning. §Minőségügyi vezető kijelölése. §A könyvtár minőségpolitikájának megfogalmazása. §Külső szakértő felkérése. §A minőségfejlesztéshez szükséges források (személyi, anyagi, tárgyi) számbavétele, biztosítása. §Minőségfejlesztő ütemterv készítése. §A MIT ügyrendjének összeállítása

23 A MIT ügyrendje l A MIT feladatköre l Tagok kiválasztása l A csoportvezető személye l Feladatok, kompetenciák l Az ülések gyakorisága l A döntéshozatal módja l A döntések/javaslatok további sorsa l A dokumentumkezelés módja l A tagság megszűnése Stb.

24 Helyzetértékelés, stratégia §Szervezeti háló (organogram) elkészítése. §A küldetés és jövőkép kidolgozása. §SWOT analízis készítése a szervezet egészére és a fontos részterületekre. §PGTTJ analízis §Stratégiai terv készítése (felülvizsgálata) a szervezet egészére és a fontos részterületekre

25 A szervezeti kultúra fejlesztése §Belső és külső kommunikációs rendszer felülvizsgálata. §Kommunikációs stratégiai terv készítése. §Humán erőforrás stratégia kialakítása. §Képzési tervek elkészítése. §Belső motivációs rendszer kialakítása. §A szervezeti kultúra kérdőíves vizsgálata. Az eredmények elemzése.

26 A tanuló szervezet §Nem készen kapható sémák, hanem közös út keresés: kreatív csapatunka. §Önvizsgálat, önértékelés. §A célok közös meghatározása. §Lehet hibázni - de a hibákból tanulni kell. §Lehet önállóan cselekedni - de vállalni kell a felelősséget. §Lehet fejlődni, új szerepeket kipróbálni - de nem lehet azt mondani: nekem ennyi elég!

27 A külső partneri kapcsolatok vizsgálata §Partnerazonosítás, súlyozás §A partneri elvárások és elégedettségek vizsgálata l Kérdőíves vizsgálatok l Interjúk, feljegyzések l Panaszok, reklamációk kezelésének szabályozása l Vendégkönyv l Fókusz csoport §A vizsgálati eredmények elemzése.

28 A folyamat célja, hogy eredményt hoz létre a belső és külső partnerek számára

29 Folyamatszabályozás §A folyamatok azonosítása §Folyamatgazdák kijelölése §Folyamatleírások, folyamatábrák készítése §Ellenőrzőpontok, kockázatelemzések, hatásvizsgálatok §Beavatkozások, felülvizsgálatok

30 Folyamatábra készítése Egy-egy eljárás eseményeinek, részfeladatainak egymásutániságát írja le. Kezdés (start) Mozgás Tevékenység Előkészítés Döntés Dokumentum Összegzés Befejezés

31 Start Előkészítés Tevékenység Döntés Tevékenység Dokumentálás Összegzés Befejezés

32 PDCA P = Plan (tervezés) D = Do (kivitelezés) C = Check (ellenőrzés) A = Action (a levont következtetés után módosított bevezetés) P DC A

33 Próba önértékelés elvégzése §Az eddig végzett munka, valamint az elkészült dokumentumok áttekintése. §Önértékelő munkacsoport felállítása. §Az önértékelés menetének ismertetése. §Egyéni értékelés, pontozás. §Csoportülés – konszenzusos értékelés. §Erősségek és fejlesztendő területek kijelölése. §Intézkedési terv elkészítése.

34 Az egyes kritériumok pontértékei Vezetés 120 pont A szervezet kulcs- fontosságú eredményei 100 pont Stratégia és tervezés 100 pont Emberi erőforrások 100 pont Partnerkapcsolatok 110 pont Folyamatok 110 pont Munkatársakkal kapcs. eredmények 160 pont A szolgáltatást igénybevevőkkel kapcs. eredmények 100 pont A társ. környezetre gyakorolt hatás eredményei 100 pont Eredmények: max. 460 pontAdottságok: max. 540 pont

35 Intézkedési terv §Fejlesztendő terület: §A probléma definiálása: §Felelős: §Közreműködők: §Alkalmazott módszerek: §A fejlesztés lépései: §Részhatáridők: §Az intézkedési terv végső határideje: §Várható eredmény (indikátorokkal): §Az eredmény dokumentálásának, kommunikálásának módja:

36 Az intézkedési terv végrehajtása §A minőségfejlesztő ütemterv aktualizálása. §Újabb munkatársi elégedettségi vizsgálat. §Újabb használói elégedettségi vizsgálat. §A vizsgálati eredmények elemzése, összehasonlítása. §A hiányzó dokumentumok pótlása, aktualizálása. §A Minőségi Kézikönyv összeállítása

37 Az újabb önértékelés elkészítése §A próba önértékelés tapasztalatai alapján az önértékelés előkészítése. (PDCA!) §Egyéni értékelés- konszenzusos értékelés. § Erősségek, fejlesztendő területek, intézkedési elemek.

38 A pályázat elkészítése §A kötelező és ajánlott dokumentumok áttekintése. §A pályázat szöveges részének elkészítése. §A pályázati anyag végleges formába öntése. l „Tetszetős” külső. l Egységes szövegmegjelenés. l Áttekinthetőség, logikus felépítés. l Ábrák, mellékletek, hivatkozások. l Helyesírási és elütési hibák javítása. l „Minden rendben?” - postázás

39 Értékelés, további teendők meghatározása §A minőségfejlesztés során szerzett tapasztalatok összegzése. §További teendők, célok meghatározása. §„Nem szabad leállni”! §Az értékelő szakértők látogatásának előkészítése.

40 A minősített cím megszerzése után… §Ünneplés! §Az eredmények kommunikálása! §A tapasztalatok tovább adása! §Újabb célok kijelölése! l Felkészülés a Minőségi Díj pályázatra (?)

41 Köszönöm a figyelmet!