Projektek életciklusa Projektek bonyolításának folyamata PCM elvárások PCM funkciók PCM modell ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 2. ea.: Projekt Ciklus Menedzsment (PCM)

PROJEKT ÉLETCIKLUS (1-2) Négy (4) fázis: 1)Kezdeményezési (koncepcionális) fázis Ötlet/igény felmerülése Projektjavaslat elkészítése Részletesebb piaci elemzések (megvalósíthatósági tanulmány) készítése 2)Tervezési fázis Projekt célok definiálása Projekt menedzsment létrehozása Tevékenységek, erőforrások tervezése-ütemezése, integrácója minőségi- ill. biztonsági előírásokkal, adminisztrációval Életciklus-előrehaladás ellenőrzési tervek készítése

PROJEKT ÉLETCIKLUS (3-4) 3)Végrehajtási (implementációs) fázis Tervek „üzembehelyezése” Tevékenységek figyelemmel kísérése, irányítása Előrehaladás (periodikus) vizsgálata, szükség szerint reviziója 4)Lezáró (befejező) fázis Projekt komplettálása Átadás Projekt kiértékelése Disszemináció Fenntarthatóság Nyomonkövetési feladatok (`follow-up`)

Projektfolyamat

Projekt előkészítés (O. fázis)

Projekt tervezés (1. fázis)

Megvalósítás (2. fázis)

Bevezetés (3. fázis)

Lezárás (4. fázis)

A PROJEKT FOLYAMATA Igény felmerülése és pontosítása Megállapodás a célokban Projekt team megalakítása Megbízás a projektterv elkészítésére A projektfolyamat megtervezése Költség- és időterv Kockázatelemzés Kommunikációs terv elkészítése Terv elfogadása Megvalósítás –Monitoring és kontrolling Értékelés

A PROJEKTEK BONYOLÍTÁSÁNAK 6 FÁZISA 1.Lelkesedés 2.Illúziók elvesztése 3.Pánik 4.Bűnösök keresése 5.Az ártatlanok és lelkesedők megbüntetése 6.A projektben közvetlenül részt nem vevők kitüntetése, megjutalmazása

HEFOP EU PCM (Projekt Ciklus Menedzsment) Az 1980-as évek végén, az OECD Fejlesztés-támogatási Bizottság eredményességre vonatkozó elemzéseiből fejlődött ki. Az Európai Bizottság a projekttervezés és -irányítás minőségének javítása érdekében, a 90-es években vezette be általános használatát, mivel a támogatott programok nagy többsége igen alacsony szintű eredményeket mutatott. A PCM-re a szektorális megközelítés, a kereslet-vezérelt megoldások, a fejlett elemzési technikák, a cél-orientált tervezés, mérhető hatások, a minőség hangsúlyozása, a fenntarthatóság figyelembe vétele és az egységes formátumok jellemzőek.

HEFOP PCM elvárások I. 1.Relevancia –a projektek kapcsolódnak a szektorális, nemzeti és közösségi célkitűzéshez –a kedvezményezettek már a kezdetektől részt vesznek a tervezési folyamatban –alapos a problémaelemzés –a célokat világosan meghatározták a célcsoportok számára kínált előnyök formájában

PCM elvárások II. 2.Megvalósíthatóság –a célkitűzések logikusak és mérhetőek –számba veszi a kockázatokat és feltételezéseket és a végrehajtó intézmények kapacitását –a monitoring releváns célokra koncentrál 3.Fenntarthatóság –a fenntarthatóságot befolyásoló tényezőkkel a projekttervezés részeként foglalkoznak –az elemzések és értékelések eredményeit felhasználják és figyelembe veszik a tervezés során

A PCM alapelvei I. 1.A projekt-ciklus szakaszainak következetes betartása, amely strukturált és megfelelő információn alapuló döntéshozatali eljárást biztosít. 2.Részvétel biztosítása, a projekt-ciklus kulcsfontosságú szakaszaiban szervezett workshop-ok és a projekt céljainak a kedvezményezettek részére nyújtandó tartós előnyök/hasznok formájában történő megfogalmazása révén. 3.Fenntarthatósági szempontok figyelembe vétele a projekttervezés során, az előnyök/hasznok tartós biztosítása érdekében.

A PCM alapelvei II. 4.Logikai keretmátrix alkalmazása, amely konzisztens elemzési módszert biztosít a projekttervezés és a végrehajtás során. 5.Integrált megközelítés, amely az egyes projektek céljait összekapcsolja a Bizottság célkitűzéseivel és a partner-országon belüli nemzeti és szektorális célkitűzésekkel; biztosítja, hogy a projekt- munkatervek és költségvetések logframe módszerrel készüljenek; és egységes alapformát használ a kulcsfontosságú kérdések konzisztens és teljes körű kezelésének biztosítása érdekében a projekt teljes időtartama alatt.

A PCM ELTERJEDÉSÉNEK INDOKAI Tapasztalatok:  zavaros stratégiai keretek  kínálat-vezérelt projektek (arra írunk projektet, amire pénz van)  gyenge helyzetelemzés  tevékenységorientált tervezés  mérhetetlen hatások  célcsoportok igényeinek figyelmen kívül hagyása  rövid távú gondolkodás  nem várt kockázatok  eredmények követhetetlensége  a költségek nem álltak arányban a kapott előnyökkel  tapasztalatok beépülésének hiánya  pontatlan projektdokumentumok A PCM előnyei:  strukturált megjelenés  kereslet-vezérelt megoldások  fejlett elemzés  cél-orientált tervezés  mérhető hatások  hangsúly a minőségen  összpontosítás a fenntarthatóságra  standard formátum 1992 EU … és nálunk mi a helyzet?

ELVÁRÁS ÉS GYAKORLAT A.Kínálat vezérelt gondolkodásmód: B.Projekt alapú gondolkodásmód: Találtunk egy pályázati kiírást Megnézzük, hogy megfelelünk-e a jogosultsági kritériumoknak Megvizsgáljuk a pénzügyi kereteket Ha minden kedvező kreálunk egy problémát és arra készítünk egy projektet (pályázat) Megvalósítjuk a projektet úgy, hogy „jusson is maradjon is”. Azonosítottunk egy valós problémát Van kidolgozott projektjavaslatunk Forrásokat és finanszírozási formákat keresünk és találunk pl. pályázat Az érintettek bevonásával megírjuk a pályázatot Az érintettek bevonásával megvalósítjuk a projektet

A PCM MINT MEGVALÓSÍTÁSI ESZKÖZ Cél: –az érintettek hozzák meg a döntéseket –a döntések releváns információkra épüljenek a fázisok egymásra épülnek, a sikerhez minden fázist teljesíteni kell a tapasztalatok beépülnek a következő programok és projektek tervezésébe Programozás Identifikáció Kidolgozás Finanszírozás Megvalósítás Értékelés

PROJEKT CIKLUS 1.Programozás: országos, szektorális tervezés 2.Identifikáció: projektötlet és fejlesztési tevékenység meghatározása 3.Kidolgozás: projektterv elkészítése, megvalósíthatóság elemzése, relevancia elemzése 4.Finanszírozás: finanszírozó azonosítása, döntése 5.Végrehajtás: megvalósítás, támogatási szerződés alapján 6.Értékelés: előzetes - közbenső - utólagos

Projekt menedzsment funkciók I. 1. Projektek tervezése A projektvezető a közreműködő szervezeti egységekkel együtt team munkában végzi Jellemző a kettős feladat: A megtervezendő objektum, vagy rendszer kialakítása megfelelő módszerek, technikák segítségével Az ehhez megfelelő tervezési eljárás kidolgozása 2. Projektek szervezése Team építés és fejlesztés A különböző team-ek tevékenységének szervezése, összehangolása (konfliktusok kezelése)

Projekttervezés a tevékenységek rendszerében

Projekt menedzsment funkciók II. 3. Projektek koordinálása Kitűzött határidők betartása Információáramlás biztosítása 4. Projektek irányítása A munkálatok terv szerinti lebonyolítása 5. Projektek ellenőrzése és nyomon-követése A projekt futását folyamatosan követő tevékenység Egyaránt ki kell terjednie mennyiségi-, minőségi- és funkcionális szempontokra

A PCM egyszerűsített modellje Elemzés A partnerek meghatározása Helyzetelemzés Probléma meghatározása Célkitűzések, célok hierarchiája Stratégiák elemzése Műhelymunka, szeminárium Ötletroham SWOT elemzés Problémafa Célfa Logframe mátrix Projekt elemeinek meghatározása Tevékenységstruktúra tervezése Időterv készítése Költségek és ráfordítások tervezése A terv finomítása Kockázatelemzés Megvalósítás Monitoring Nyomkövetés Beavatkozás Kommunikáció Projekt zárása Gantt diagram Visszacsatolás formális és informális elemei Kommunikációs módszerek Tevékenységfa Gantt diagram Logframe mátrix Indikátorok ELŐKÉSZÍTÉSVÉGREHAJTÁSELŐKÉSZÍTÉSTERVEZÉS EREDMÉNY FELADAT MÓDSZER Kiindulópont: Ötlet, lehetőség, kezdeményezés KoncepcióTerv Zárópont Végeredmény (végtermék)

ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA A Projektciklus menedzsment (Project Cycle Management) az 1980-as évek végén, az OECD Fejlesztés-támogatási Bizottság eredményességre vonatkozó elemzéseiből fejlődött ki. Az Európai Bizottság a projekttervezés és -irányítás minőségének javítása érdekében, a 90-es években vezette be általános használatát, mivel a támogatott programok nagy többsége igen alacsony szintű eredményeket mutatott. Az EU által elvárt és javasolt - PCM alapelveit a következőképpen foglalhatjuk össze: –A projekt-ciklus szakaszainak következetes betartása, amely strukturált és megfelelő információn alapuló döntéshozatali eljárást biztosít. –A részvétel biztosítása, a projekt-ciklus kulcsfontosságú szakaszaiban szervezett workshop-ok és a projekt céljainak a kedvezményezettek részére nyújtandó tartós előnyök/hasznok formájában történő megfogalmazása révén. –Fenntarthatósági szempontok figyelembe vétele a tervezés során, az előnyök/hasznok tartós biztosítása érdekében. –Logikai keretmátrix alkalmazása, amely konzisztens elemzési módszert biztosít a projekttervezés és a végrehajtás folyamatában. –Integrált megközelítés, amely az egyes projektek céljait összekapcsolja a Bizottság célkitűzéseivel és a partner-országon belüli nemzeti és szektorális célkitűzésekkel, biztosítja, hogy a projekt-munkatervek és költségvetések logframe módszerrel készüljenek, és egységes alapformát használ a kulcsfontosságú kérdések konzisztens és teljes körű kezelésének biztosítása érdekében a projekt teljes időtartama alatt.

ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI Ismertesse a projektciklus (PCM) alapelveit! Mutassa be és jellemezze a projektmenedzsment egyes fázisait! Mutassa be és jellemezze a projektmenedzsment funkcióit és tevékenységi rendszerét!

KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! KÖVETKEZŐ ELŐADÁS CÍME: 3. ea.: Projektek szervezete Több előadást átfogó oktatási téma előadássorozatának címei: A projektmenedzsment alapjai Következő előadás megértéséhez ajánlott ismeretek kulcsszavai: PCM elvárások, PCM modell