Készítette: IPS Tanácsadó Kft. Az intézmények feladat-ellátási és finanszírozási modellje GYÁL VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNÁL Gyál, 2014. április 08. Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Készítette: IPS Tanácsadó Kft. Munkamódszer Az intézményi struktúrával, működéssel kapcsolatos problémák és tartalékok azonosítása Az intézmények által nyújtott szolgáltatások osztályozása Az intézményi SZMSZ-ek elemzése, a közfeladatok és ellátási feladatok szétválasztása Feladat-ellátási és információáramlási szervezeti modell felállítása Kulcs Teljesítmény Mutatók meghatározása mind a közfeladatokra, mind pedig az ellátási és vagyongazdálkodási funkciókra Üzemeltetési megtakarítás ösztönzési modell kidolgozása Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Az intézményi kapcsolatrendszer fejlesztendő területei: Kontrolling és Szabályozás Önkormányzat Önkormányzati intézmények A közszolgáltatásokkal szembeni teljesítmény elvárások teljesülésének ellenőrzése nem teljes körű. A közfeladatok ellátásának gazdaságossági, hatékonysági mutatói nincsenek teljes körűen BSC szemléletben megfogalmazva. Az SZMSZ-ek nem egységes szemléletben készültek és nem mindig aktuálisak és egyes törvényi kötelezettségekből adódó kiemelt szerepek nem jelennek meg önállóan (pl. tűzvédelmi, adatvédelmi megbízott, stb.) . A tervezés során nem mindig a költségmegtakarítási lehetőségek szempontjából kerültek áttekintésre az ellátási folyamatok. Nem minden területen működtethető teljesítményösztönző rendszer a költséghatékonyságot, és a költségek csökkentését szolgálva. A közfeladat BSC szemléletű célkitűzéséhez és a szükséges pénzügyi források meghatározásához szükséges információk nem állnak teljes körűen rendelkezésre. Következmény: Az intézményi irányítás hatékonysági tartalékai Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Az intézményi kapcsolatrendszer fejlesztendő területei: Gazdálkodás Önkormányzat Önkormányzati intézmények Az önkormányzati intézményeknél a támogató, kiszolgáló feladatok átszervezéssel hatékonyabban működtethetők. Az iskolák esetében az üzemeltetési, karbantartási, és beszerzési költségek optimalizálásában vannak még lehetőségek. A vagyon használat és gazdálkodás felelősségének szétválasztása az oktatási intézményekben nehezíti a hatékony költséggazdálkodást A bérbe adható épületekből, termekből nyerhető bevételek nem teljes körűen kiaknázottak (oktatás-nyelvtanfolyam, stb.). Potenciális befektetők és vállalkozók kevéssé ismerik a gyáli lehetőségeket. Az elektronikus kommunikációs csatornák lehetőségei nincsenek teljes körűen kihasználva a lakosság érintett rétegeivel való kapcsolattartásban. A település honlapjának struktúrája, tartalma fejlesztendő, különösen a közfeladatok ellátásának átláthatósága érdekében. Következmény: Az intézményi irányítás gazdaságossági tartalékai Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Készítette: IPS Tanácsadó Kft. A kizárólagos önkormányzati tulajdonú intézmények által nyújtott közszolgáltatások I. Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Készítette: IPS Tanácsadó Kft. A kizárólagos önkormányzati tulajdonú intézmények által nyújtott közszolgáltatások értékelése II. Továbbá Gyál Városfejlesztési és városüzemeltetési Nonprofit Kft. biztosítja az önkormányzat működtetésében lévő köznevelési intézmények működtetői feladatainak ellátását és az étkeztetés biztosítását külön megállapodás alapján. Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Az intézmények önkormányzati szakmai és ellátási feladatai Készítette: IPS Tanácsadó Kft. Városi Egészségügyi Központ Bóbita Bölcsőde Közfeladat: Egészségügyi ellátás: gyógyító-megelőző alapellátás, + szakellátás és laboratóriumi ellátás Közfeladat: bölcsődés korú gyermekek napközbeni ellátása, valamint testi-, szellemi fejlődését elősegítő nevelése Ellátási feladatok: tárgyi eszközök kezelése, felújítása, karbantartása; Élelmezési feladatok (konyhai dolgozó, technikai dolgozók) Ellátási feladatok: anyag és eszközgazdálkodás, ellátás, anyagok, eszközök megrendelése, raktározása (gazdasági ügyintéző) Óvodák (Liliom, Tátika, Tulipán) Közfeladat: Óvodai nevelés, ellátás, iskolai előkészítő oktatás, Arany J. Közösségi Ház és Városi Könyvtár Ellátási feladatok: tárgyi eszközök karbantartása, javítása; takarítás, kertgondozás, konyhai feladatok (karbantartó, kertész, dajkák részfeladatai) Közfeladat: Közművelődési. Közgyűjteményi feladatok ellátása + kiegészítő, kisegítő tevékenységek Ellátási feladatok: Eszközök, anyagok beszerzése, karbantartása; Intézmény és berendezések fenntartása, karbantartása, állagmegóvás, a szakmai munka, rendezvények műszaki, technikai feltételeinek biztosítása, takarítás (gondnok, takarítók) Iskolák Ellátási feladatok: köznevelési intézmények működtetői feladatainak ellátása: üzemeltetés, karbantartás, vagyonvédelem, állagmegóvás, szükséges eszközök, szolgáltatások megrendelése, átadás-átvétele, raktározása, készletek pótlása. (Gyál Városfejlesztési és városüzemeltetési Nonprofit Kft.)

Javaslat az önkormányzati intézmények ellátási tevékenységeinek fejlesztésére Városi Egészségügyi Központ ELLÁTÁSI FELADATOK Szakmai feladatok Összevont karbantartás Ellátási feladatok Összevont üzemeltetés Bölcsőde és óvódák Összevont gondnokság Arany J. Közösségi Ház és Városi Könyvtár Szakmai feladatok Összevont anyag és eszközgazdálkodás Szakmai feladatok Ellátási feladatok Összevont őrzés-védelem Ellátási feladatok Összevont kertészet Iskolák üzemeltetése Összevont takarítás Ellátási feladatok Összevont étkeztetés KONTROLLING FELADATOK VAGYONKEZELÉSI FELADATOK Közfeladat ellátási célok Vagyon nyilvántartás Teljesítmény elvárások Fejlesztések, beruházások Szerződés menedzsment Vagyongazdálkodás Teljesítménymérés és értékelés Készítette: IPS Tanácsadó Kft. Vagyonhasznosítás Probléma megoldás

Integrált ellátási feladatok Folyamat megnevezése Részletes tevékenységek Karbantartás Állapot felmérés, Karbantartási tervek összeállítása, forrás biztosítás, karbantartások megvalósítása, nyilvántartás Üzemeltetés Eszközök, berendezések működtetése, mérőállások leolvasása, fogyasztás ellenőrzése, nyilvántartása, Gondnokság Üzemszerű működés figyelése, meghibásodások, potenciális hibaforrások feltárása, hibabejelentések kivizsgálása, hibák javítása, javíttatása, jegyzőkönyvezése Anyag- és eszközgazdálkodás Anyagok, eszközök, alkatrészek beszerzése, raktározása, készletezés, leltározás, selejtezés, feleslegessé vált eszközök hasznosítása Őrzés-védelem Figyelő és felügyeleti rendszerek működtetése, élőerős őrzés, portaszolgálat, rendkívüli események naplózása, kivizsgálása Kertészet Parkgondozási tervek készítése, megvalósítása, folyamatos gondozás, parkrendezés, növényi hulladékok gyűjtése, megsemmisítése Takarítás Eszközök, berendezések, épület tisztántartása, takarítása Étkeztetés Étlap összeállítás, anyagnormák összeállítása, konyha üzemeltetés, kiszállítás, nyilvántartás vezetése Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Integrált vagyonkezelési feladatok Folyamat megnevezése Részletes tevékenységek Fejlesztések, beruházások Pályázatok figyelése, forráskutatás, fejlesztésekhez kapcsolódó közbeszerzések menedzselése, kivitelezési tervek készíttetése, engedélyeztetése, munkaterület biztosítása, beruházás-kivitelezés, átadás-átvétel, munkaterület átadása, pályázatok elszámolása, pályázat fenntartás Vagyongazdálkodás Vagyontárgyak felmérése, vagyon értékelés, állagmegóvási tervek készítése, megvalósítás Vagyon hasznosítás Vagyon hasznosítási lehetőségek feltárása, hasznosítási tervek készítése, értékesítés, bérbeadás és kapcsolódó szerződéskötés Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Intézményi működés kontrolling feladatok Folyamat megnevezése Részletes tevékenységek Közfeladat ellátási elemzések Közfeladat ellátás fejlesztésének, lehetőségeinek elemzése, időszakos rendszeres elemzések, javaslattétel Teljesítmény elvárások megfogalmazása Célok mérőszámainak meghatározása, akciók meghatározása, felelősök, határidők mellérendelése, szervezeti szintű Kulcs Teljesítmény Mutatók rögzítése, hibás teljesítés szankcióinak meghatározása Teljesítménymérés és értékelés Minőségi, mennyiségi paraméterek mérése, Kulcs Teljesítmény Mutatók kiértékelése, fejlesztési javaslatok kidolgozása Probléma megoldás Problémák azonosítása, intézkedések kidolgozása, megvalósulás ellenőrzése, nyomonkövetés Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Szervezeti javaslat – érintett funkciók INTÉZMÉNYEK Készítette: IPS Tanácsadó Kft. GYÁL Városfejlesztési és Városüzemeltetési Nonprofit Kft. - PH – Vagyon-kezelési (Városfejlesztési) Iroda Műszaki csoport Karbantartás Anyag és eszközgazdálkodás Üzemeltetés-gondnokság Kertészet, takarítás, Őrzés-védelem Élelmezés (BACK office) Ügyelet - készenlét Ügyfélszolgálat (FRONT office) Integrált vagyon-kezelés PH – Pénzügyi és Adó Iroda – Intézmény gazdálkodási csoport Kontrolling szakértő

Információ és adatáramlás Kijavított hibák, megoldott problémák, beszerzett eszközök, anyagok INTÉZMÉNYEK GYÁL Városfejlesztési és Városüzemeltetési Nonprofit Kft. Ellátási problémák, meghibásodások, Közüzemi számlák, megrendelések Adatszolgáltatási igények, ellátási normák Intézményi Költségvetési tervek, előirányzatok PH –Pénzügyi és Adó Iroda – Intézmény gazdálkodási csoport Átadott beruházások, hasznosítási szerződések adatai Adatszolgáltatási igények, Ellátási normák PH – Vagyonkezelési (Városfejlesztési) Iroda GYÁL Városfejlesztési és Városüzemeltetési Nonprofit Kft. Ellátási adatok, információk Intézményi alapadatok, fejlesztési igények Int. Beruházási, fejlesztési tervek Átadott beruházások, szerződések, vagyonkezelési adatok PH – Vagyonkezelési (Városfejlesztési) Iroda Kiértékelt Kulcs Teljesítmény Mutatók, fejlesztési javaslatok Fejlesztési javaslatok PH –Pénzügyi és Adó Iroda – Intézmény gazdálkodási csoport Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Kulcs Teljesítmény Mutatók - ellátás Kulcs Teljesítmény Mutató megnevezése BSC típus Leírás Feladat ellátási költségarány Költségvetési mutató Adott időszakban a tényköltségek aránya a normatív költségekhez viszonyítva (Ft/Ft vagy %) Dimenzió: feladattípusok (takarítás, üzemeltetés, karbantartás, őrzés-védelem stb.) Reakcióidő Belső folyamatok mutató Bejelentésekhez kapcsolódó átlagos reagálási idő (óra/ bejelentés); Dimenzió: negyedév Munkatársi kiterheltség Egy munkatársra jutó üzemeltetési/karbantartási tevékenység volumene (fm, db, m2/fő); Dimenzió: feladat típusa; negyedév Tárgyi eszköz kihasználtság “A” a vizsgálat idején használatban lévő tárgyi eszközök száma (vagy jellemző leíró paramétere), /“B” az eszközfajta teljes száma (vagy jellemző leíró paramétere) (%); Dimenzió: év; eszközfajta Ügyfél elégedettség Ügyfél, bizalmi mutató Az ellátást igénybevevők elégedettsége éves kérdőíves lekérdezés alapján (%) Dimenzió: év Panaszok száma Adott időszakban az ellátással kapcsolatosan beérkezett észrevételek, panaszok száma (db), Dimenzió: negyedév Fejlesztési intézkedések száma Tanulás, fejlődési mutató Az adott szolgáltatáshoz kapcsolódó, elkészített, kidolgozott szakmai javaslatok száma az összes elfogadott és bevezetett javaslathoz viszonyítva (db/db; %); Dimenzió: év Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Kulcs Teljesítmény Mutatók - vagyonkezelés Kulcs Teljesítmény Mutató megnevezése BSC típus Leírás Bérbeadási hatékonyság Belső folyamat mutató Havi bérbeadott /bérbeadható ingatlanok, helyiségek , eszközök aránya (db/db, illetve nm/nm); Dimenzió: típus, hónap Bérbeadási eredményesség Költségvetési mutató Havi bérbeadásból származó árbevétel/ ingatlan, helyiség, eszközök üzemeltetési költsége (Ft/Ft); Dimenzió: típus, hónap Használói elégedettség Ügyfél, bizalmi mutató A vagyon használók elégedettsége éves kérdőíves lekérdezés alapján (%) Dimenzió: év Vagyonérték változás Adott időszakban a kezelésben levő vagyon értékének csökkenése vagy növekedése a vagyonmérleg alapján(%) Dimenzió: év Panaszok száma Adott időszakban a vagyonkezeléssel kapcsolatosan beérkezett észrevételek, panaszok száma (db), Dimenzió: negyedév Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Készítette: IPS Tanácsadó Kft. Arany János Közösségi Ház és Városi Könyvtár közfeladatainak teljesítmény mutatói Ügyfelek aránya (Ügyfél, bizalmi mutató): Meghatározás: “A” a használók száma a szolgálandó közönségből, “B” a szolgálandó közönség létszáma Mértékegység: A/B, % Dimenzió: év Személyes használat népszerűsége (Ügyfél, bizalmi mutató): Meghatározás: “A” a személyes használatok éves száma, “B” a szolgálandó közönség létszáma Mértékegység: A/B, db Gyűjtemény használata (Tanulási, fejlődési mutató): Meghatározás: “A” a használatban lévő dokumentumok száma, “B” a hozzáférhető összes dokumentum Mértékegység: A/B, % Dimenzió: negyedév A személyes használat költsége (költségvetési mutató): Meghatározás: „A” az éves költségvetés, “B” a személyes használatok éves száma Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Óvodák közfeladatainak teljesítmény mutatói Felvettek/beiskolázásra jelentkezők aránya (belső folyamatok mutató) Meghatározás: Adott időszakban az adott óvodából az iskolába felvett gyerekek száma Mértékegység: % Dimenzió: év Költség hatékonyság (költségvetési mutató) Meghatározás: 1 gyermekre jutó havi átlagos üzemeltetési költség Mértékegység: Ft/fő Gazdálkodási eredményesség (költségvetési mutató) Meghatározás: tényleges működési költségek/előirányzott költségvetési normatíva Mértékegység: Ft/Ft Szakdolgozók, dolgozók képzettségi aránya (tanulás, fejlődési mutató) Meghatározás: A közfeladat ellátásban dolgozók legalább középfokú végzettségűek aránya Mértékegység: % Kapacitás kihasználtság: (belső folyamatok mutató) Meghatározás: Betöltött férőhelyek/ összes férőhelyek havi átlagos száma Szülői elégedettség: (ügyfél, elégedettségi mutató) Meghatározás: adott időszakban kérdőíves lekérdezés alatt az óvódások szülőinek körében Mértékegység: % Dimenzió. év Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Bölcsőde közfeladatainak teljesítmény mutatói Ellátottak száma (belső folyamatok mutató) Meghatározás: Adott hónapban ellátottak száma Mértékegység: fő Dimenzió: ellátási típus, év Jelentkezők/ellátottak aránya (belső folyamatok mutató) Meghatározás: Adott hónapban az egyes ellátó helyeken ellátási típusonként ellátásra jelentkezettek/ellátottak száma Mértékegység: % Dimenzió: ellátó hely, év Állami normatíva/fenntartói támogatás aránya (költségvetési mutató) Meghatározás: Adott időszakban ellátás típusonként az adott ellátáshoz az állami/fenntartói támogatás aránya Mértékegység: % Dimenzió: ellátás típus, év Szakdolgozók, dolgozók képzettségi aránya (tanulás, fejlődési mutató) Meghatározás: Az adott közfeladat ellátása során alkalmazott legalább középfokú végzettségűek aránya Dimenzió: év Kapacitás kihasználtság (belső folyamatok) Meghatározás: Ellátottak száma/potenciálisan elláthatók száma Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Városi Egészségügyi Központ szakmai feladatok teljesítmény mutatók OEP finanszírozás/bérköltség arány (költségvetési mutató) Mértékegység: % Dimenzió: év OEP finanszírozás / fenntartási költség aránya (költségvetési mutató) Mértékegység: % Ellátottak száma (belső folyamatok mutató) Meghatározás: Adott hónapban ellátottak száma Mértékegység: fő Dimenzió: ellátási típus, év Panaszok száma (Ügyfél, bizalmi mutató): Meghatározás: Az egészségügyi szolgáltatás típusait érintő állampolgári bejelentések és reklamációk száma Mértékegység: db Dimenzió: típusonként évente Ügyfél elégedettség: (ügyfél, elégedettségi mutató) Meghatározás: adott időszakban kérdőíves lekérdezés alatt a betegek körében az ellátás után Mértékegység: % Dimenzió. év Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

Üzemeltetés - ösztönzési modell intézményekre Készítette: IPS Tanácsadó Kft. Norma meghatározás intézményenként az üzemeltetési költségekre: Normával szembeni elszámolás szerződésbe építése Ösztönzéshez kapcsolódó kommunikáció Éves normához viszonyított tételenkénti megtakarítás lépcsőzetes kompenzációja: 0-10% közötti megtakarítás: a megtakarítás 20%-a intézmény fejlesztésekre visszaforgatva 10,1%-20% közötti megtakarítás: a megtakarítás 40%-a fejlesztésre visszaforgatva; 20,1% feletti megtakarítás: a megtakarítás 40%-a fejlesztésre visszaforgatva és 10%-a intézményvezetőnek szétosztható jutalmazási keret Norma feletti többletráfordítást az intézmény saját maga finanszírozza Negyedéves nyomon követés és kiértékelés az intézményvezetőkkel közösen Az intézményfejlesztésekre fejlesztési alap (céltartalék) létrehozása, ami adott intézménynél használható fel. A megtakarítások negyedéves rendszeres kommunikációja a Város Honlapján tételenként és intézményenként A megképződött fejlesztési alapról helyi újságban cikk A lakosság bevonása kérdőív formájában a fejlesztési igényekről Rezsiköltségek (villany, gáz, víz külön-külön) Telekommunikációs költségek Papír, írószer, iroda technikai költségek Javítási költségek Egyéb dologi költségek