ERC Advanced Grant felhívás – A pályázat pénzügyi és adminisztrációs vonatkozásai Dr. Szendrák Erika Főosztályvezető helyettes, HunASCO irodavezető Kutatásfejlesztési és Innovációs Főosztály Magyar Tudományos Akadémia Titkársága 2009. február 16.

FP7 prioritások

Funding Schemes – Finanszírozási eszközök Meghatározza az alkalmazandó szabályrendszert! 1. Collaborative projects 2. Networks of Excellence 3. Coordination and support actions – bizonyos ERC akciók esetén is!

Funding Schemes – Finanszírozási eszközök 4. Support for frontier research (Individual projects) – nem ösztöndíj!!! 5. Support for training and career development of researchers 6. Research for the benefit of specific groups (in particular SMEs) Többnyire pályázati felhívások (call for proposals) alapján.

TERVEZÉS Hosszú futamidő Pályázati eredménytől szerződésig több hónap is eltelhet EU támogatás – nem naptári év alapú elszámolás A projekt támogatás bizonyos %-nak átutalása előlegként (a pénzügyi jelentések elfogadásáig az EU tulajdona!) Az előfinanszírozás nem feltétlenül érkezik meg a projekt kezdetéig és nemcsak az aktuális jelentési periódusra vonatkozik!

SZEREPLŐK Kutató / Intézmény /EC PI (Principal Investigator /Témavezető Kutató) (partnerkutató) PI kutatócsoport tagjai Host Intézmény (+partnerintézmények) EC ERC DIS (hivatalnokok) Szerződéses viszonyok! (Grant agreement, supplementary grant agreement, munkaviszony, együttműködési keretek, stb…) ! Más projektekben való részvétel (?)

Pénzügyi Tervezés Projekt költségvetése = Közösségi támogatás + Saját erő Közösségi támogatás: a projekt költségvetéséhez való EU hozzájárulás (maximált összeg; szabályos költségek elszámolása esetén) Saját erő / Önrész: 100%-os támogatási intenzitás esetén nem szükséges

Pénzügyi Tervezés Projekt intézményi költsége = Projekt költsége + nem elszámolható költségek Nem elszámolható költségek: nem szabályos költségek (pl. „azonosítható adók”) és egyéb nem elszámolható költségek (pl. overhead átalányérték feletti) Receipt: harmadik féltől a könyvelésben azonosítható, a projekt céljaira/miatt befolyó hozzájárulás (kamat esete!)

Pénzügyi Tervezés TELJES KÖLTSÉG: A projekt miatt az intézménynél felmerülő költségek = projekt intézményi költsége + egyéb felmerült költségek (projekt következtében felmerülő projekten kívüli: pl. eszközbeszerzésnél, személyinél, projekt előkészítésnél, stb) – ’receipt’= Közösségi támogatás + (Saját erő)+ nem szabályos költségek és egyéb nem elszámolható költségek + egyéb felmerült költségek – ’receipt’

Pénzügyi Tervezés Fogalmak és terminológia Közösségi támogatás < Projekt miatt felmerült költségek EC előfinanszírozás (18 hónap alapú) – Intézményi előfinanszírozás, Forgótőke Projekt végfinanszírozása, Projekt előkészítés Az számít, ami a könyvelésben kimutatható és a projekthez köthető (de ez nem feltétlenül elégséges; példák: ÁFA, stb.) Guarantee Fund (Előfinanszírozásból levonva)

Pénzügyi Tervezés Projekt költségvetésének elkülönített kezelése Elkülönített EUR számla nyitása (lehetőleg kamatozással! (!)

Pénzügyi Tervezés Overhead opciók e pályázat esetén: Tételes elszámolás (maximált, összességében nem lehet több, mint a projekt subcontract nélküli költségvetésének 20 %) Átalány %: 20% (függetlenül attól, hogy más keretprogram pályázatoknál mit használ az intézmény)

Pénzügyi Tervezés Portabilitás A megadott elvi feltételrendszeren túl: Csak a még el nem költött EC támogatás A PI kutatócsoportja tagjainak alkalmazása (?) Az EC grant által nem finanszírozott intézményi kiadások Eszközök tulajdonjoga Helyszínek közötti költségigény és szabályzási különbségek Esetleges IPR kérdések …

Pénzügyi Tervezés Költségek Részletes felsorolás a következő diákon Könyveléssel alátámasztva A pályázatban igényelt nem feltétlenül egyezik a szerződésben biztosított összeggel!

Pénzügyi Tervezés Személyi költségek (Personnel) Fizetés/megbízási és járulékok Szerződés (meglévő vagy új; munkaköri leírás vagy melléklet!, PI/csoport tag, részidős foglalkoztatás, stb.) Bérszámfejtés Timesheet (személyenként és projektenként bontott munkaidő nyilvántartás!) Mi terhelhető rá a projektre? Mennyi? (hogyan hat ez másra?) Time sheet - Nemcsak az EU-s pénzből finanszírozott!!!

Pénzügyi Tervezés Eszközbeszerzés (Equipment) és Infrastruktúra Amortizáció és használati idő arányos nettó Számla és gépkönyv + szakmailag igazolható szükségesség Amortizációs szabályok ÁFA és a VÁM: nem szabályos költségek Korábbi beszerzések esete Infrastruktúra (könyvelésben kimutatható legyen!)

Pénzügyi Tervezés Dologi (Consumables) A projekt célfeladataihoz felhasznált Szakmailag indokolt Beszerzési értékhatárok (eszköztől való elkülönítés!) ÁFA (?)

Pénzügyi Tervezés Egyéb közvetlen költségek Utazás (Travel) (útiköltség, napidíj: átalány vagy költségtérítéses=> ÁFA) Other specific (nagyon vegyes kategória, pl. publikációs költségek, házon belüli szervezési/kiadási költségek, nem admin. postázási költségek, stb.) Management – többi költségnem részeként, arányát tekintve lényegesen kisebb; „cost verification” költségei

Pénzügyi Tervezés Szolgáltatási (Subcontract) Előzetes indoklással és jóváhagyással Szerződés + számla Közbeszerzési szabályoknak megfelelően (legalább ’best offer’) Korábbi 20% limit megszűnt, de nagyobb értéknél mindenképpen előzetes egyeztetés! Overhead számításba nem számít bele

Pénzügyi Tervezés Közvetett költségek (Overhead) Rezsi A projekt intézményi szintű adminisztrációs és menedzsment költségei a költségigazolások kivételével (pl személyi vagy dologi kiadás természetű kiadások!) Alap infrastruktúra (informatika, stb.)

Pénzügyi Tervezés Költségigazolások (cost verification, „audit”) Kumulatív összeghatárok és jelentési periódusok Külső (subcontract jellegű) vagy ’competent public officer’ Lsd. Model Grant Agreement vonatkozó annexe

Pénzügyi Tervezés Adatszolgáltatás EPSS (regisztráció és pályázatbeadás) minden elektronikus! Intézményi felelősség (intézmény jogi és pénzügyi felelőssége, projekteken átnyúló) Koherens és pontos intézményi adatok (pl. intézmény magyar és angol neve!) Unique Registration Facility Ellenőrzések (adott projekt vagy többre is kiterjedő, futamidő alatt vagy után, költségigazolás nem pótolja)

FP Alapdokumentumok FP7 Proposal, FP7 Rules for Participation, Specific Programmes, Work Programmes, Model Grant Agreement, Call for Proposals, Guidelines (FP7 Financial Guidelines!)

Alapdokumentumok elérhetősége ERC Main Page: http://erc.europa.eu/index.cfm CORDIS: http://ec.europa.eu/research/fp7/documents_en.html http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html Guide to Financial Issues (24/07/2007) ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf FP7 Rules for Participation http://ec.europa.eu/research/future/pdf/com2005_0705en01.pdf ERC Work Programme 2008 és 2009 http://erc.europa.eu/pdf/wp2008_Final.pdf http://cordis.europa.eu/fp7/wp-2009_en.html - nem működik! http://erc.europa.eu/pdf/ERC-WP_2009.pdf

Alapdokumentumok elérhetősége Call for Proposals – via main pages above http://erc.europa.eu/index.cfm?fuseaction=page.display&topicID=67 http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.FP7CallsPage ERC Guide for Applicants - Grant Schemes (12/12/2007) http://erc.europa.eu/pdf/ERC_Guide_for_Applicants.pdf ERC Grant Agreement (17/12/2008) http://erc.europa.eu/index.cfm?fuseaction=page.display&topicID=129 ERC Rules for submission… http://erc.europa.eu/pdf/erc-evrules_en.pdf

Alapvető információs források EU research: http://ec.europa.eu/research/fp7/home_en.html ( http://europa.eu.int/comm/research ) Seventh Framework Programme: http://europa.eu.int/comm/research/future/index_en.cfm ( http://ec.europa.eu/research/future/basic_research/brp_era_en.htm#fp7 ) Information on the European Research Council / FP7 Ideas SP  http://erc.europa.eu/index_en.cfm http://ec.europa.eu/research/future/basic_research/brp_era_en.htm#fp7 http://cordis.europa.eu/fp7/ideas.htm

Személyes Konzultációk Információs rendezvény után (regisztrált vidékiek) => MTA Titkársága (Nádor. u. 7) Későbbi időpontban: előzetes egyeztetés alapján az MTA Titkárságán Beadási határidők!!!

Elérhetőség Dr. Szendrák Erika ERC NCP MTA Titkársága Nádor u. 7 H-1051 Budapest Hungary Tel: +36-1-4116-248 (Magyarország) Fax: +36-1-4116-220 E-mail: erika.szendrak@office.mta.hu HunASCO Rue de Spa 42 B - 1000 Brussels Belgium Tel: +32-472 710355 (Belgium) Fax: +36-1-4116-220 URL: http://www.mta.hu/hunasco