Adatvizualizáció Segédanyag a Gazdasági informatika tárgyához Összeállította: Pető István Frissítve: 2014. november 3.

Adatvizualizáció, dashboard-ok Egy szervezet életében nagy mennyiségű adat keletkezik, melyből többnyire táblázatos jelentések, grafikonok készülnek. A döntéshozók számára ugyanakkor fontos, hogy a szakterületük történéseit gyorsan át tudják tekinteni. Ennek egy eszköze a dashboard (irányítópult), mely Kis méretben (nagyjából 1 képernyőn) Informatív formában (célszerű táblázatokkal, diagramokkal) közli a döntéshozóval a legfontosabb mutatók értékeit, így fókuszálva a figyelmét a lényeges kérdésekre. A következő diákon néhány olyan egyszerű Excel-megoldást mutatunk be, melyek részét képezhetik ilyen dashboard-oknak, vagy önállóan is alkalmazhatók az informatívabb adatközlés érdekében. A mintaadatsor letölthető a kurzuslapról vagy a http://miau.gau.hu/temp/tananyag/ginf/ab_demo_kerekpar_blank.xlsx címről.

Feltételes formázás – adatsávok és ikonok Az értékek nagyságrendjének kifejezése a számok közlése nélkül

Értékek adatsávvá alakítása I Hivatkozzuk át a az alapadatok munkalapról az első táblázat címét, fejlécét és tartalmát!

Értékek adatsávvá alakítása I Jelöljük ki a formázni kívánt adattartományt, majd a Kezdőlap > Feltételes formázás > Adatsávok menüből válasszunk egy nekünk tetsző kitöltési sémát

Értékek adatsávvá alakítása I Az Excel 2007-ben csak a baloldalon látható, színátmenetes formátum érhető el. Ennek hátránya, hogy adott esetben csak nehezen állapítható meg, hogy pontosan meddig tart az adatsáv. Az Excel 2010-ben viszont már választhatunk átmenetes és egyszínű kitöltősémák között, így ez a vizualizációs probléma nem áll fenn.

Értékek adatsávvá alakítása I Ha kijelöljük a formázott adatsorunkat, majd a Kezdőlap > Feltételes formázás > Szabályok kezelés parancsot választjuk, akkor elérjük (és így módosítani, törölni tudjuk) a kijelölt területen található szabályokat.

Értékek adatsávvá alakítása I A sokfajta beállítási lehetőség közül itt a Csak a sáv megjelenítése opciót emeljük ki: Ennek segítségével letüntethetjük az értékeket azt adatsávokról.

Értékek adatsávvá alakítása II Ez a feltételes formázás az Excel 2007 előtt nem állt rendelkezésre. Ha pl. Excel 2003-mal dolgozunk, hasonló hatást érhetünk el azzal, ha az értékekkel arányos mennyiségű karaktert (a példában a |-t) írunk ki a cellákba. Erre szolgál a SOKSZOR() függvény, melynek két paramétere van: A Szöveg-be kerül az ismételendő karakter (itt: AltGr+W) A Hányszor-ba az ismétlések száma. Mivel itt az értékek túl nagyok, ezért ezerrel osztva csökkentjük a nagyságrendjüket.

Értékek adatsávvá alakítása III Ha az adatsorunk tartalmaz pozitív és negatív értékeket, (mint az alapadatok munkalap 2. táblázata), akkor a képen látható „kétirányú” adatsáv a praktikus megoldás. Ez viszont csak az Excel 2010-től érhető el – elkészítése az 5-8. diákon leírtaknak megfelelően történik. Tehát korábbi Excel-verziókhoz más megoldás szükséges.

Értékek adatsávvá alakítása IV A feladat megoldása: Külön oszlopban kezeljük a negatív és pozitív értékeket, melyet a HA() függvény segítségével érünk el: Logikai vizsgálat: az alapadat értéke kisebb-e 0-nál: alapadatok!F3<0 Érték ha igaz: Ha negatív számról van szó, a korábban látott megoldás szerint kiírjuk a |-eket A -100-zal való szorzásra a negatív tizedestörtek pozitív számmá alakításhoz van szükségünk: SOKSZOR("|";alapadatok!F3*-100) Érték ha hamis: Ha pozitív számról van szó, akkor nem írunk ki semmit: "„ A teljes függvény: =HA(alapadatok!F3<0;SOKSZOR("|";alapadatok!F3*-100);"")

Értékek adatsávvá alakítása IV A következő oszlopban jelöljük meg a pozitív értékeket. A függvény hasonló, csak itt a 0-nál nagyobb értékeket vizsgáljuk és a „ha igaz” kimenetben nincs szükség a negatív számmal való szorzásra. A függvény: =HA(alapadatok!F3>=0;SOKSZOR("|"; alapadatok!F3*100);"") A „kétirányú” adatsáv létrehozásához a B oszlop értékeit jobbra igazítjuk és a karakterszíneket igény szerint módosítjuk

Értékek ikonokká alakítása Gyakran használt vizualizációs eszköz, hogy az érékhez szabályok alapján ikonokat (nyilakat, közlekedési lámpákat stb.) rendelünk. Erre is a feltételes formázások között, az Ikonkészletek csoportban található eszközök alkalmasak. Az előzőekben leírtaknak megfelelően a szabályok és ikonkészletek széles határok között módosíthatók.

Mini diagramok Az adatsor trendjének megjelenítése a végletekig leegyszerűsített diagramokkal

Mini diagramok I Az Excel 2010-ben találunk olyan eszközt, amellyel az ilyen mini diagramokat igen egyszerűen elkészíthetjük: A Beszúrás > Értékgörbék csoportban tudunk választani többféle típus közül. A párbeszédablakban csak az adatok forrását és a célcellát (ahol a diagram megjelenik) kell megadni.

Mini diagramok II A korábbi Excel-verziókban ugyanezt a hatást hagyományos (pl. oszlop-) diagramok teljes lecsupaszításával érhetjük el. Az alapadatok „Eladott darabszám régiónként és havonta” táblázatából, az Észak-Alföld adatsorának 2012-es értékeiből készítsünk vonaldiagramot: Az értékek kijelölése után a Beszúrás > Diagramok > Vonal csoportból a legelsőre van szükségünk.

Mini diagramok II A teendő innen kezdve csak annyi, hogy minden elemet (jelmagyarázat, tengelyfeliratok, rácsok stb.) kijelölünk és kitörlünk. A diagram belső rajzterületét (lásd a mellékelt ábrán) méretezzük a külső kerethez, hogy minél jobban kitöltse a helyet. Ezt követően már csak a rendelkezésre álló helyhez kell szabni a diagram méretét.

Terv-tény összehasonlítás Ugyanazon jelenség két állapotának szemléltetése diagramon

Terv-tény diagram I Az alapadatok munkalap Eladott darabszám havonta táblázatából készítsünk egyszerű oszlopdiagramot a terv-tény munkalapra. Ezt olyan módon kell átalakítani, hogy kitűnjön, ugyanannak a jelenségnek két állapotáról van szó.

Terv-tény diagram I Ennek érdekében válasszuk ki a diagramon a Terv adatsorát és a Diagrameszközök > Tervezés > Más diagramtípus paranccsal alakítsuk át jelölővel ellátott vonaldiagrammá

Terv-tény diagram I Ennek érdekében válasszuk ki a diagramon a Terv adatsorát és a Diagrameszközök > Tervezés > Más diagramtípus paranccsal alakítsuk át jelölővel ellátott vonaldiagrammá.

Terv-tény diagram I Az átalakult Terv adatsort kiválasztva jobb egérgombbal elérhető az Adatsor formázása menü. Itt egyrészt a Vonal színe ablakban kapcsoljuk ki a vonal megjelenítését, másrészt a Jelölő beállításai ablakban állítsuk át a jelölőt kicsit nagyobb méretű vízszintes vonallá.

Terv-tény diagram I A Diagrameszközök > Elrendezés > Diagramcím paranccsal adjunk hozzá diagramcímet, ahová hivatkozzuk be az alapadatokról a címet.

Terv-tény diagram II Hasonló célt szolgál az a diagram, ahol a Terv adatsorhoz terület diagramot, a tény adatsorhoz pedig vonaldiagramot választunk.

Vészjelzés A diagramon emeljük ki eltérő színnel azokat az eseteket (pl. hónapok), amelyek kiemelkedően jól vagy rosszul teljesítettek a tervértékhez képest

Vészjelzés A feladat megoldásához az alapadatok munkalap Eladott darabszám havonta táblázatának adatai három részre kell bontani a vészjelzés munkalapon látható határértékek szerint: Ha a tény elérte a terv 95%-át akkor a Jó, ha a tény nem érte el a terv 85%-át akkor a Rossz, ha a kettő között teljesített akkor a Közepes oszlopba kell átírni a tény érékét. A szükséges függvények: Jó: =HA(B38>B37*vészjelzés!$B$1;alapadatok!B38;"") Rossz: =HA(B38<B37*vészjelzés!$B$2;alapadatok!B38;"")

Vészjelzés A Közepes sorhoz (a Tény a Terv két határértéke közé esik) egy HA() függvény nem elég, mivel két feltétel egyszerre való teljesülését vizsgáljuk. Ehhez be kell ágyazni a logikai vizsgálat mezőbe egy ÉS() függvényt, amely elvégzi ezt: =ÉS(B38<=alapadatok!B37*vészjelzés!$B$1;alapadatok!B38>=alapadatok!B37*vészjelzés!$B$2) A teljes megoldás: =HA(ÉS(B38<=alapadatok!B37*vészjelzés!$B$1;alapadatok!B38>=alapadatok!B37*vészjelzés!$B$2);alapadatok!B38;"")

Vészjelzés A vészjelzés munkalapra illesszünk be egy üres oszlopdiagramot (Beszúrás > Diagram > Oszlop), majd a Diagrameszközök > Tervezés > Adatok kijelölése paranccsal egyesével adjuk hozzá az adatsorokat.

Vészjelzés A Hozzáadás gomb hatására megjelenő ablakban egyesével jelöljük ki az adatsorokat: adjuk meg a megfelelő adatsor neve és az adatsor éréke cella- ill. tartományhivatkozást az alapadatok munkalapról. A tengelyfeliratokat az Adatforrás kiválasztása panel jobb oldalán hasonlóan hozzá tudjuk adni.

Vészjelzés Ehhez válasszuk ki bármelyik adatsort, majd jobb egérgomb után a az Adatsor formázása parancsot. Itt az Adatsor beállításai ablakban állítsuk az Átfedő adatsorok csúszkát 100%-ra: ezzel az adatsorok teljesen elfednék egymást, de mivel egy hónapban csak egy adatsor van, ezért ez nem történik meg. A Térköz szélességének csökkentésével kisebb lesz az oszlopok közötti tér, vagyis növekszik a szélességük.

Vészjelzés Az oszlopok színét a Diagrameszközök > Formátum > Kitöltés paranccsal módosítsuk, pl. a Jó legyen zöld, a Közepes szürke, a Rossz piros. Ha a vészjelzős munkalapon vezérlő %-os értékeket átírjuk, az új küszöbértékeknek megfelelő színeket kapnak az oszlopok.

Legjobb-legrosszabb elemek A legjobb/legrosszabb x db elemet emeljük ki eltérő színnel a diagramon

Legjobb-legrosszabb A feladatban legjobban ill. legrosszabbul teljesítő termékeket kell kiemelni a diagramon. Első lépésként meg kell határozni, hogy a legjobb-legrosszabb c. munkalapon lévő határértékek alapján melyik árbevétel-érték a legjobb x-edik, ill. legrosszabb y-adik. Az ehhez szükséges függvények: Felső küszöb: =NAGY(D47:D111;'legjobb-legrosszabb'!B1) Alsó küszöb: =KICSI(D47:D111;'legjobb-legrosszabb'!B2)

Legjobb-legrosszabb Következő lépésként a Vészjelzés feladathoz hasonlóan az értékoszlopot a küszöbértékek alapján három halmazra kell bontani (a magyarázatot lásd ott). A szükséges függvények: Jó: =HA(D47>=$K$46;D47;"") Közepes: =HA(ÉS(D47<$K$46;D47>$K$47);D47;"") Rossz: =HA(D47<=$K$47;D47;"")

Legjobb-legrosszabb A Vészjelzés feladathoz hasonlóan egy üres diagramot készítünk, amihez egyesével adjuk hozzá az adatsorokat. A vízszintes tengely feliratához pedig a termékkód oszlopot használjuk.

Legjobb-legrosszabb Ismét a Vészjelzés feladatban látottakra hivatkozva a tartalmuknak megfelelően módosítjuk az oszlopok kitöltési színét, illetve az Adatsor beállításai ablakban teljesen átfedővé tesszük az adatsorokat. A diagramon azonban még zavaró, hogy az értéktengely feliratai túl nagy helyet foglalnak el, ezt oldjuk meg a következő lépésben.

Legjobb-legrosszabb A függőleges tengelyre jobb egérgombbal kattintva válasszuk a Tengely formázása > Szám menüablakot. Az Egyéni csoportban a Formátumkód mezőbe írjuk be a # "M" kódot: A #-jel az eredeti éréket jelenti, utána két szóköz szerepel, mely 1-1 ezres nagyságrenddel visszaosztja az értéket, végül "M" szerepel mértékegységként, így az eredeti értékünkből millióban kifejezett érték lett.

Legjobb-legrosszabb Zárásként adjunk hozzá diagramcímet. A munkalap tetején lévő vezérlőértékekkel módosíthatjuk, hogy mekkora legyen a legjobb-legrosszabb intervallum.

Pareto-diagram Bemutatja egy jelenség (pl. minőségi problémák, megrendelések) alkotóelemeinek halmozott meg- oszlását a Pareto-elvvel összhangban (kb. „A hibák 80%-a az okok 20%-ára vezethető vissza”.)

Pareto-diagram Az árbevétel partnerenkénti megoszlását rendezzük csökkenő sorrendbe. Számítsuk ki az összes árbevételből való részesedésüket. Készítsük el a részesedés halmozott nagyságát pl. a következő függvénnyel: =SZUM($C$117:C117) Hozzuk létre azt a küszöbértéket, amihez a halmozott részarányt fogjuk viszonyítani.

Pareto-diagram Készítsünk oszlopdiagramot az árbevételből és a halmozott részesedésből. Mivel a két adatsor nagyságrendje nagyon eltérő, a halmozott részesedés egyáltalán nem lesz látható.

Pareto-diagram A nehezen kiválasztható adatsor formázásához a Diagrameszközök > Elrendezés > Aktuális kijelölés legördülőből válasszuk ki a Sorozat „Halmozott” tételt, majd a Kijelölés formázása menüpontot. Az Adatsor formázása ablakban rendeljük hozzá a Másodlagos tengely opciót.

Pareto-diagram Ennek hatására a Halmozott értékek saját, nagyságrendjüknek megfelelő értéktengelyt kapnak a diagram jobb oldalán, így ez az adatsor is értelmezhetővé válik. A jobb áttekinthetőség érdekében állítsuk át az adatsor diagramtípusát vonaldiagramra.

Pareto-diagram Zárásként adjuk hozzá a Küszöb adatsort, így láthatóvá válik, hogy a halmozott árbevétel melyik partnernél lépi át ezt a szintet. (Mivel véletlenszámokkal szimulált adatsort használunk, a Pareto-elv itt nem érvényesül.)

Vezérlés űrlapelemekkel A dashboard-ok adattartalmának megjelenítését interaktívabbá tehetjük különféle űrlapelemek (legördülő, jelölőnégyzet, gördítősáv stb.) segítségével. Ezek közül a legördülő menüt mutatjuk be példaként. Ehhez azonban aktiválni kell a Fejlesztőeszközök menüsávot. Ezt a Fájl > Beállítások > Menüszalag testreszabása ablak jobb oldalán tehetjük meg.

Vezérlés űrlapelemekkel A Fejlesztőeszközök > Vezérlők > Beszúrás ikonon keresztül illesszünk be egy Beviteli lista elemet. Erre jobb egérgombbal kattintva válasszuk a Vezérlő formázása parancsot. Az ablakban a Bemeneti tartomány mezőbe adjuk meg, melyik tartományból származzon a legördülő tartalma (régiók neve az alapadatok munkalapról), a Cellacsatolás mezőbe pedig hogy hova írja ki a kiválasztott elemet sorszámát (tehát nem magát a listaelemet).

Vezérlés űrlapelemekkel A legördülőből kiválasztott régió sorszáma alapján az INDEX() függvénnyel oszloponként jelenítjük meg a szükséges régiónevet ill. értéket. A függvény egy tartomány valahányadik celláját adja vissza. Ehhez használjuk a következő függvényt: =INDEX(alapadatok!A29:A31;$E$2) A fejléchez hivatkozzuk át az alapadatok munkalapról a hónapok nevét.

Vezérlés űrlapelemekkel Az adatsorból készítsünk diagramot, mely tartalma a legördülőben szereplő aktuális elemnek megfelelően fog módosulni.