Levelezési alapismeretek

Írásbeli kommunikáció gondolatok rögzítésére szolgáló egyezményes grafikai jelek rendszere. Jellemzők: kb. 5000 éves vizuális úton (látás) jut el a fogadóhoz a kommunikáló felek nincsenek azonos helyen és/vagy időben. közvetett, lassabb nincs azonnali visszajelzés anyagi hátteret és eszközöket feltételez

Az írásbeliség szerepe „Verba volant scripta manent” „A szó elszáll, az írás megmarad”. Előny: átgondoltság Hagyomány többletinformáció Írásbeli közlésformát választunk, ha a közlést meg kell őrizni, bizonyítani akarjuk, hogy megtörtént az információtovábbítás, részletesen ki akarjuk fejteni nézetünket, személyes találkozást szeretnénk kiváltani. Napjainkban az írásbeli kommunikáció elektronikus úton is megvalósulhat (számítógéppel szerkesztett dokumentumok, e-mail, chat, stb.)

Az írásbeliség eszközei, stílusjegyek 1. Nyelvi kifejezőeszközök A hivatalos levél, irat rövid, tömör, minden lényeges információt tartalmaz egyértelmű, közérthető, szakszerű, tárgyilagos ha levél, akkor udvarias hangvételű hibátlan helyesírás, nyelvhelyesség, igényes nyelvhasználat jellemzi 2. Az irat külalakja A formázási lehetőségek használata is üzenetet közvetít a szöveg alkotójáról. A hivatalos iratok elrendezése többnyire valamilyen sablonhoz igazodik: az egyes információk szabványos elhelyezkedése (pl. címzett, tárgy) segíti a gyors tájékozódást. Javasolt az egységes karaktertípus használata (Times New Roman - folyó szöveg, Arial - címek). Szövegrészek kiemelésére félkövér, dőlt stílusú karaktereket használunk. Teljes bekezdések kiemelésére javasolt eszközök: középre igazítás, felsorolás.

Jellemző írásbeli kapcsolattartási formák Levél magánszemélyek között Levél magánszemély és szervezet között Címzett a magánszemély: értesítés, határozat stb. Címzett a szervezet: kérelem, önéletrajz, motivációs levél stb. Szervezetek közötti levelezés Kereskedelmi, üzleti levelezés: ajánlatkérés, ajánlat, megrendelés, reklamáció stb. Kapcsolattartási (udvariassági) levelek: meghívó, köszönő, köszöntő, sajnálatot kifejező levél stb. Szervezeten belüli kommunikáció (belső iratok): jelentés, jegyzőkönyv, körlevél stb. Egyszerű ügyirat: elismervény, nyugta, kötelezvény, meghatalmazás stb. Okmányok, okiratok, bizonylatok: számla, igazolványok, alapító okirat, bizonyítvány, végrendelet stb. Egyéb irásbeli kommunikációs lehetőségek: internetes honlap, reklámkiadványok stb.

Helyesírási, nyelvi ellenőrzés eszközei Szerkesztés közbeni nyelvi ellenőrzés Fájl, beállítások, nyelvi ellenőrzés, helyesírás, ill. nyelvhelyesség ellenőrzése beíráskor. Automatikus javítás Fájl, beállítások, nyelvi ellenőrzés, automatikus javítási beállítások Utólagos helyesírási és nyelvhelyességi ellenőrzés Korrektúra-nyelvi ellenőrzés Elválasztás Lap elrendezése - Elválasztás Szinonimaszótár Korrektúra - Szinonimák