Kifizetési igénylések feldolgozása során felmerült problémák, gyakorlati tapasztalatok Javaslatok, Tippek, Tudnivalók az ELEKTRONIZÁLÁS bevezetését követően Előadó: Gombita Tamás pénzügyi projektmenedzser KDRFÜ Közhasznú Nonprofit Kft.
Kifizetési igénylés benyújtása, beérkezése HP előtt/után, speciális esetek Formanyomtatványt nem kell papír alapon beküldeni - aláírás megszűnt PAPÍR alapon beküldendő továbbra is: Alvállalkozói nyilatkozatok - Érintett ütem bontásra kerül - Érintett számla adott részét visszatartásba helyezzük - Alvállalkozói nyilatkozat beérkezése után fizetjük ki /2-es csomagban (a dokumentumot KSZ scanneli) Előlegigénylések - Letölthető formanyomtatvány + alátámasztó dokumentumok Biztosítékkal kapcsolatos dokumentáció -Eredetiben Egy Beszámoló/ Több Kifizetési igénylés - Megosztás, gyorsabb feldolgozás, folyamatgyorsítás
Kifizetési igénylés benyújtása, beérkezése 2. HP előtt/után, speciális esetek HP előtt és HP utáni beküldés - „Alátámasztó dokumentumok papír alapú benyújtásának kérvényezése” funkció hiánypótlás alatt nem módosítható! - Ha eredetileg a Kedvezményezett jelezte a Papír alapú benyújtást, és küldött is be anyagot, DE a hiánypótlás benyújtásához nem szükséges/nem kíván papír alapon dokumentumot beküldeni, akkor szükséges egy nyilatkozat felcsatolása arról, hogy a HP során csak elektronikusan csatolta fel dokumentumokat, papír alapon nem szándékozik beküldeni semmit. EU Önerő elszámolásának jelölése a formanyomtatványról eltűnt - A Fejlesztőt tájékoztattuk a problémáról, várható a javítása – Frissítve: fejlesztés kész, tesztelés alatt - Külön nyilatkozatban/kísérőlevélben jelezni szükséges a felhasználást - Az érvényesítésbe bevont, elszámolni kívánt számla(k) Megjegyzés rovatában fel kell tűntetni a igényt Tisztázó Kérdés - Csak ben - max. 3 nap adható
Alátámasztó dokumentumok Javaslatok, tapasztalatok Minőség - Digitális Útmutató átolvasása - Scannelés után visszanézés: olvashatóak az adatok? - Rossz minőség esetén újrascannelés vagy papír alapú benyújtás javasolt Fájlnév: - lehető legpontosabb leírás (egyértelmű beazonosíthatóság) Hitelesítés - Eredeti dokumentum scannelése; lehetőség szerint színesben (nem előírás, csak javasolt) - Kedvezményezett által nyomtatott anyag hitelesítése/aláírása cégszerűen (NAV igazolás, Netbankár/eBank felületről nyomtatott bankkivonat, számlarészletező, egyéb nyilatkozat) Összesítők: (új logós nyomtatványminták a HELP menüpont alatt) - Két példányban: 1. eredeti.XLS formátum 2. nyomtatott, aláírt példány scannelve (egyezés!) - Elszámolási időszak (legkorábbi fizikai teljesítés – legkésőbbi pénzügyi teljesítés) - Teljesítés dátuma Pály.Táj. Felületen (=legkésőbbi fizikai teljesítés) - Előforduló hiba: „Igényelt támogatás” oszlop összesen sora NULLA - ÁFA összesítő: Elszámolási időszak vége=ÁFA megfizetésének napja=ÁFA összesítő kelte=Pály.Táj. számla kelte
Elszámolási levelek Hiánypótló/Elfogadó Hiánypótlás kiküldése: - Azonnali értesítés - Számlák státusza „hiánypótlás alatt” - Kézbesítési vélelem (7 nap) Letöltés az Online felületről (HP levél): - Beszámoló felületéről csak a levél tölthető le - Projekt(Kommunikáció)/Értesítések menüpontból „Dokumentum megtekintése” link - Elszamolas_level_erintett_szamlak.xlsx tartalmazza a számlákkal kapcsolatos HP-t - Karakterszám probléma - EMIR-be írt szöveg vs. Excel cellatartomány (Fejlesztés alatt) Értesítés a Kedvezményezett felé (bizalom) Elfogadó levél: - Azonnali értesítés - Egyéb tájékoztató adatok (dátum, támogatás bontása, EU Önerő) rögzítése jelenleg nem lehetséges – Fejlesztés alatt!
Kérdések – Válaszok Kérdés: A feltöltendő dokumentum neve hol legyen pontosan megnevezve? Válasz: Annak a fájlnak (pl.:.xls,.pdf,.jpg formátum) az elnevezése legyen pontosan meghatározva, ami feltöltésre kerül a rendszerbe. (pl.: 2014/09_KDRFÜ Kft._1.részszámla; KDRFÜ KFt_végszámla_telj.igazolás) 2. Kérdés: Az elszámolás elkészítését követően elég ha csak lezárjuk, ezzel beküldésre kerül az elszámolás? Válasz: A kifizetési igénylés lezárása (7. műveleti lépés) nem egyenlő annak beküldésével. Tehát szükséges a beszámoló csomag beküldésének funkciógombjára is kattintani (8.műveleti lépés), ahhoz hogy áttöltődjön a MIR rendszerbe. 3. Kérdés: A felscannelt alátámasztó dokumentumokat kell-e hitelesíteni? Válasz: Csak abban az esetben szükséges a kedvezményezett képviselőjének vagy annak meghatalmazottjának aláírása, ha a dokumentum jellege miatt azt hitelesíteni szükséges. Például: Számlarészletező; NAV honlapjáról nyomtatható köztartozásmentes igazolás; Netbankárból nyomtatott bankkivonat. 4. Kérdés: Egy elszámolás beküldésekor dönthetek-e úgy, hogy a dokumentumok egy részét feltöltöm, másik részét postán küldöm be? Válasz: Igen, akár egy dokumentumot is beküldhet postán a kedvezményezett. Ebben az esetben ennek a dokumentumnak a postai beérkezésétől számítódik az ellenőrzési határidő.
Kérdések – Válaszok Kérdés: Ha az elszámolás benyújtásakor a kedvezményezett nem választja a papír alapon történő dokumentumbeküldést, a hiánypótlás során van-e lehetősége mégis a papír alapú benyújtásra? Válasz: Nincs. A papír alapú benyújtás opcióját a hiánypótlás során nem módosíthatja, így ha csak elektronikus beküldést választott a kedvezményezett, a hiánypótlás során is csak elektronikusan tölthet fel dokumentumot. 6. Kérdés: Hova kerüljenek feltöltésre az általános, nem konkrét számlához kapcsolódó dokumentumok? Válasz: Az általános, de az elszámolást érintő dokumentumok is valamelyik számla tételéhez kerüljenek feltöltésre, ne a, egyértelműen jelölve a feltöltött fájl nevét. 7. Kérdés: Az elektronizálás érinti-e a projekt egyéb eljárásrendi lépéseit (pl.: TSZ módosítás)? Válasz: Nem. Csak és kizárólag a Beszámoló/Elszámolási csomag eljárásrendi folyamatát (beküldés – hiánypótlás) érinti.
KÖSZÖNÖM A FIGYELMET! Gombita Tamás