Dokumentumkezelés
A Synergon MOSS2007 alapú Iratkezelő megoldása Frunza Zsolt Szoftvertanácsadás Üzletágigazgató Synergon Informatika Nyrt. zsolt.frunza@synergon.hu
Tartalom Hagyományos iratkezelés korlátai Megoldás célja, funkcionalitása A megoldás előnyei a szervezet egyes szereplői számára Architektúra áttekintése Egyéb elektronikus ügyviteli lehetőségek
Hagyományos iratkezelés
Iratkezelési problémák Problémás az iratok egymáshoz rendelése és visszakeresése A különböző tartalmú dokumentumok összekeverednek A munkatársak későn kapják meg a szükséges iratokat Nehezen találják meg az adott dokumentumot Az iratkezelési folyamat nem átlátható Nem tudják követni az iratok mozgását Sok időt vesz el az adatszolgáltatás Túl nagy a sokszorosítási költség Problémás a napi posta elosztása Irathegyek tornyosulnak
Megoldás célja, funkcionalitása Iratkezelési folyamat lépései: Érkeztetés Többszintű szignálás Bejövő Iktatás Ügyintézés, Csoportmunka Kimenő Iktatás Kiadmányozás Expediálás Postázás Általános funkciók: Átadás-átvétel, Határidő figyelés, Helyettesítés kezelés Irattározás, selejtezés, levéltárba adás, archiválás Lekérdezések (küldemény, irat, metaadat), statisztikák Partnertörzs kezelés Irattári Terv kezelés
Előnyök Minden információ egy helyen, integráltan megtalálható Az információkeresés ideje lerövidül Lehetővé teszi a fontos információk gyors és hatékony eljuttatását a szervezeten belül A vezetés számára az egyes tevékenységek monitorozása leegyszerűsödik A határidőcsúszások és hibalehetőségek minimalizálása, munkafolyamatok követhetősége magasabb ügyféllojalitást eredményez
Miért MOSS2007 platformon? Az iratkezelés tipikus csoportmunka alkalmazás Közös dokumentumtárak Feladatlisták Esemény naptárak Központi irattár Hozzáférés kontroll Teljesszövegű keresés Munkafolyamat automatizálás, követés (WF)
Architektúra Synergon MOSS2007 alapú iratkezekő megoldása Csoportmunka Dokumentumtárak / Irattár WEB űrlapok (Form Server) Workflow Kereső Speciális Iratkezelési Funkciók Synergon MOSS2007 alapú iratkezekő megoldása
Iratkezelési folyamat
Elektronikus ügyviteli lehetőségek Célszerű a több szervezeti egységet, vagy több szerepkört érintő humán folyamatokat workflow megoldással támogatni Előnyök: Dokumentált ügymenet Ügyek státusza visszakövethető Az adott lépés felelőse mindig ismert (kinél áll az ügy??) Példák: Eszköz, vagy szolgáltatás igénylés Számlaigazolás Tervek, dokumentumok köröztetése, jóváhagyása Munkaerő beléptetés, kiléptetés (elektronikus sétapapír)
Köszönöm a figyelmet!