Információrendszer-architektúrák 4 Alkalmazási rendszerek Főfolyamatok Mellékfolyamatok: kiszolgáló alrendszerek J/ Dokumentum-menedzsment K/ Humán erőforrás-menedzsment L/ Kommunikációs rendszerek, EDI, VoIP M/ Projekt-menedzsment specialitásai Források: Homonnay: Alkalmazási rendszerek, Műszaki Kiadó Borgulya – Dobay: Gazd.informatika II. PTE KTK

Vállalati folyamatok és IR Kontrolling Számvitel Termelés- elszámolás Rendelés_ felvétel Pénzügy Karban- tartás Tárgyi eszközök Beruházások Bér- elszámolás Termelés_ tervezés Termelés- irányítás Projekt- mgmt Emberi erőforrások készletek, raktár Minőség - irányítás Beszerzés Értékesítés Iroda- mgmt K + F

J/ Dokumentum-menedzsment Feladat: Bejövő dokumentumok fogadása, átalakítása, tárolása, visszakeresése A belső információ-áramlás dokumentálása: az információ-rendszer interfészeinek kiszolgálása Külső információközlés Hatósági előírások teljesítése

Hagyományos dokumentum-kezelés DOKUMENTUM: Rögzített formájú, azonosítható szerzőtől származó, azonosítható célú, tárolható és visszakereshető formátumú adattartalom. TECHNOLÓGIA: Agyagtáblák, kő, papirusz, bőrhártyák, papír, film, mágneslemezek, lézerlemezek, félvezető tárolók Vésés, festés, kézírás, nyomtatás, fényképezés, írógép, xerox, mátrix-nyomtató, hőnyomtatók, tintasugarasok, lézerek PROBLÉMÁK: A csoportok, osztályok egymástól elkülönítve működnek, a többi csoport tevékenykedéséről csak értekezleteken kapnak információt. A hagyományos dokumentumkezelés nem teszi lehetővé, hogy a vállalat külső, belső információáramlása szerves egységként működjön. Különösen nagy probléma ez a szolgáltató cégek életében, ahol minden osztálynak ismerni kellene az ügyfél előéletét. Ez a hagyományos iktatási rendeknél külön utánajárást igényel, vagy az iktatástól különálló számítógépes programot. A nyomtatás-technológia flotta-menedzselése fontos pénzügyi kérdés.

Irodai életciklus Ötlet, idea Szerző, kezdeményező Előállítás Szerző, ügyintéző Megtekintés Ügyintéző, felettes „proofreading” Elfogadás, aláírás Felettes, iktató authentikálás, hitelesítés Közzététel Felettes, ügyintéző Elosztás Sokszorosító, postázó Archiválás Irattáros,levéltáros A fő problémák: elsődleges rögzítés, javítási ciklusok, disztribúció, hitelesség

A menedzsment informáltsága Az iktatási rendszer célja: A vezetésnek tudnia kell - kinél van a dokumentum - mi az a dokumentum (kategória, forma, tartalom) - mi a teendő vele - kinek kell látnia, ki nyúljon hozzá - ki hitelesítheti - milyen kapcsolódó dokumentumai vannak, milyen előzményei - milyen határidővel kell kilépnie a rendszerből A hagyományos iktatás problémái: - nagy időráfordítás, lekötött munkaerő - az ügyintézőnek várnia kell a visszakeresésre - nem lehet több szempontot érvényesíteni - másolatok kiadása bonyolult - emberi tévedések esetén havaria: „nincs”, „nem találjuk”

Elektronikus dokumentumok Elektronikus dokumentum: számítógépen készített-tárolt dokumentum Digitalizált dokumentum: létező nyomtatott dokumentum gépre vitele Előnyök: Hátrányok: Módosíthatóság drága eszközök Tárolhatóság szaktudás Sokszorosíthatóság gyors eszköz-avulás (fejlődés?) Továbbíthatóság indirekt olvasás (eszközigény!) Tömörség authentikáció (hitelesítés) Kereshetőség folyamatos tároló-igény Biztonság biztonsági kockázatok Szabványosítás Elektronikus levelezés terjedése - illúziók Az üzleti világban a posta pár napos átfutási ideje is elfogadhatatlanul hosszú. Az email-nek nincs kultúrája: a leveleket nem iktatják, nem „szerelik fel”. Az email gyors, de ellenőrizhetetlen Az email támadható, lehallgatható

EDK előnyök Az elektronikus dokumentum másképpen kezelhető Létrehozható hálózatos munkafolyamat-menedzselés (workflow) Sokkal több információ adható, továbbítható Az információk könnyen szűrhetőek, kezelhetőek Jelentősen felgyorsíthatók a vállalati információs folyamatok A határidők és munka- lépések automa- tikusan figyeltethetők Hatékony irodai szoftverek használhatók, a szellemi munka termelékenysége megnő

EDMS megoldások A cél: egyéneknek, munkacsoportoknak segítse megszervezni az iratkezelést; maximális hatékonysággal, eredményességgel, hozzáférhetőséggel.   Előnyök: Vonzó külalakú, tetszetős dokumentumok, könnyebben, gyorsabban Személyre szabott dokumentum készítése létező összetevőkből Kibővített kereső és visszakereső funkciók működhetnek A dokumentumokban lévő ismeretanyag jobban feltárható Egyszerűsített közzétételi folyamat Továbbfejlesztett képesség a dokumentumok megosztására Nagyobb befolyás a dokumentum külalakjának   és életciklusának kialakítására „Könyvtárazás”: egyszerre csak egy ügyintéző módosíthat Kiváló ügyfélkiszolgálás (biztonság, gyorsaság, visszakeresés, postázás) Csökkentett raktározási igény a kevesebb duplikált dokumentum előállításának köszönhetően Hosszú távon olcsóbb

Központi irattározás A központosítás hatékony eszköz egy adott méret felett. A folyamat: Szkennelés – Automatikus iktatószám - Megjegyzések rögzítése – Határidők – Határidők követése a munkafolyamatban (workflow) - Azonosítók szerinti szabad visszakeresés – Mentés – Hatósági forgalmazás lehetősége Keressünk eseteket! Tanulmányozzuk az e-Ügyfélkapu szolgáltatásait! 1992. évi LXIII. törvény - a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról 1995. évi LXV. törvény az államtitokról és szolgálati titkokról 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről 75/1995 (VI.30) Kormányrendelet a minősített adat kezelésének rendjéről 43/1994 (III.29.) Kormányrendelet az ügyiratkezelésről ISO 9001:2000 szabvány

Eset: Az ORCHI rendszer Az ORCHI rendszert elsődlegesen arra fejlesztették, hogy nagy mennyiségű papíralapú, vagy digitális dokumentumot a lehető legbiztonságosabban, hosszú távon, elektronikusan tároljon, és milliós nagyságrendnél is másodperceken belül vissza tudjon keresni egy adott iratot, majd megjelenítse azt. ORCHI demo

ORCHI funkciók Iktatás Az ORCHI teljes egészében kiváltja a hagyományos iktatási módszereket. A rendszer tetszőleges számú iktatókönyvet képes kezelni, és feleslegessé teszi a különböző átadó-, posta- és mutatókönyvek vezetését. Az ORCHI biztosítja a dokumentumok gyors visszakereshetőségét a legkülönbözőbb szempontok szerint. Archiválás Az ORCHI rendszer alkalmas a szkennerrel beolvasott papír alapú, és elektronikus dokumentumok, illetve a kapcsolódó azonosítók számítógépen történő tárolására, kezelésére. Az archivált iratok képei és az adatok bármikor egyszerűen visszakereshetőek és megtekinthetőek. Munkafolyamat támogatás  (Workflow) A program hatékony segítséget nyújt a mindennapi munkák és többlépcsős munkafolyamatok elvégzéséhez, melyek ezáltal könnyen ütemezhetővé és ellenőrizhetővé válnak. Képes automatikusan kiosztani a feladatokat az elvégzéséért felelős csoportnak, figyeli a határidőket, figyelmezteti a felhasználót, jelentéseket készít, formanyomtatványokat tölt ki.

E-output A kihívás: megszemélyesített elektronikus szállítás A vásárló figyelmét megragadni egyre nehezebb. A megszemélyesített tartalom a legjobb megoldás a figyelem megragadására, de hogy a visszajelzések száma maximális legyen, a vevő által előnyben részesített „szállítás” módját szintén figyelembe kell venni. A leggyakoribb megoldás a nyomtatott formátum, de egyre több ember részesíti előnyben az elektronikus dokumentumokat (email-ként, honlapként, XML file-ként). Az elektronikus dokumentumok használatával jelentős megtakarítások érhetők el papír, posta- és kezelési költség tekintetében. Az elektronikusan teljesített fizetések szintén költségkímélők. Problémák: az e-számla (keressünk rá!), e-aláírás lassan terjed Példa: A ’90-es évek elején az egy turistára jutó marketing-költség 900 Ft volt. Ma – weblapokkal – ez 2,50 Ft !

Példa: Az IBM Lotus Notes / Domino A Notes egy C/S „kollaboratív”, dokumentum-orientált csoportmunka rendszer, egy integrált desktop kliens üzleti email-ek, naptárak, alkalmazások egységes kezelésére a LN Domino Server alatt. További szolgáltatások: browser, instant messaging („LN Sametime” chat), notebook, blog, wiki, HelpDesk, webserver, gyors adatbázis-fejlesztés, stb. Alkalmazások fejleszthetők a keretek fölött: NEM relációs adatbázis, de „vastag” dokumentumok indexelhetők, kereshetők, szervezhetőek: az alapelem a „note”, a feljegyzés, így nincs „séma”, viszont jó a keresési funkció. A terméket a PLATO-ból Kapor Misi (Lotus Development Co., 1984) fejlesztette világsikerré. A web-server hozzáadása óta (1996) Domino néven forgalmazzák. Kritikák: nagy erőforrás-igény, rengeteg klikkelés. Előny: globális vállalatok VPN-jeként abszolút verhetetlen.

DEMO

K/ Humán menedzsment Hagyományos feladat: „személyzeti” nyilvántartások, munkabér számítása, elszámolások, képzések és végzettségek nyilvántartása, ütemezések Mai kihívások: nagy létszámok, bonyolult előírások, erős munkaerő-mozgás, új munkakörök és képzettségek, karrier-tervezés, vezetői tájékoztatás, drága szellemi munkások termelékenysége, belső tudás-menedzsment rendszerek, globális vállalatok, nemzetközi munkaerő, vezető- és munkaerő-kiválasztás, távmunka-rendszerek, jogszabályok követése, … ICT technika: adatbázisok, operatív adatfeldolgozás Web-eléréssel, vezetői elemzések adattárházból, megjelenítés, hálózatos üzemmódok, Intranet; illesztés az MRP II – ERP rendszerek moduljaihoz Tipikus e-EEM szoftverek: SAP, PeopleSoft modulok, VT-SOFT – DatenKontor OPUS HUMÁN, Berenc, PERBITviews személyügyi szoftver A vállalati rendszerek között az ERP rendszerek a legelterjedtebbek (55%), leggyakoribb felhasználási területük a pénzügy (92%), majd az értékesítés és a kereskedelem (77%). Az EEM modulok aránya 35%.

ICT támogatás a humán feladatokban Hagyományos megoldások: bér- és juttatási rendszerek (’70-es évek: adat+program) Felvételi és más nyomtatványok kiértékelése Nagygép, majd mikrogép Mai megoldások (USA: ’80-as évek, mi: ezredforduló): Hálózatos platformok Kliens-szerver elérés vezető, elemző és alkalmazott számára Pozitívumok: Decentralizált adatkezelés alakítható ki Sokkal több, gyorsabb, megbízható, értékes elemzés végezhető Újfajta feladatok végezhetők el (az HR funkció egyre fontosabb!) Tudás-menedzsment elemek, eLearning és TM projektek jelennek meg Integráltabbá, zártabbá válik a vállalati ERP

Hagyományos EEIR feladatai Vállalati információs rendszer: adattárak és hozzáférés Bérügyek Személyzeti ügyek Toborzás, felvétel Oktatás, képzés Időgazdálkodás, tevék.-ütemezés Vállalati irattár, jogi dokumentumok, szerződések, statisztikák, stb. 11.3.1./a ábra: EEIR hagyományos kialakulása (forrás: Limam, A: Le SIRH dans le changement d’enterprise, Personnel, 2000.408 nyomán; közli Humánpolitikai Szemle, 2001.3.)

Korszerű, moduláris/hálózati EEIR Vállalati információs rendszer: adatbázis, távoli elérés Bérügyek Személyzeti és szociális ügyek Időgazdálkodás, tev.ütemezés Egységes személyzeti adatbázis Oktatás, képzés Munkakörök, állások Toborzás, felvétel Kompetencia- adatbank Természetbeni juttatások Kommunikációs megoldások Karrierépítés, belső mobilitás 11.3.1./b ábra: EEIR korszerű, integrált szemléletben (forrás: i.m.)

Szokásos architektúra: e-EEM ADATTÁRAK, TUDÁSBÁZIS Személyzeti adattár Munkaügyi adatok Vonatkozó jogszabályok, határozatok, hatósági dokumentumok Esetek, megoldások, jegyzőkönyvek, szervezeti tudástár Dokumentumtár: kérdőívek, report-formátumok, stb. SZOLGÁLTATÁSOK, TUDÁS-MENEDZSELÉS Személyzeti információs alrendszer: A személyzeti adattár web-szintű elérése, összetett lekérdezésekkel Rekordszintű lekérdezés és elérés: a munkavállaló teljes leíró adattartalma, élettörténete, képzettségek, dokumentumok Munkaerő-toborzás, felvételi eljárás támogatása, Internetes lehetőségekkel Képzettségek, tapasztalatok tudás-térképe, különböző (lista, grafikus, egyéb) formákban Önkiszolgáló adminisztrációs munka az alkalmazottak szintjén (self-OLTP) Önkiszolgáló, távoli elérésű elemzési lehetőségek a vezetők szintjén (self-OLAP) Teljesítmény-regisztráció és –menedzselés, elemzés Online jelenlét regisztrálás, kimutatás, elemzés; kapcsolat a bérrendszerrel Összesítő jelentések készítése, túlórák, hiányzások Műszakok tervezése, ellenőrzése, időütemezések elemzése Automatikus időtúllépés-kezelés, vagy manuális megoldások Bér- és jutalmazási rendszer Komplex, előírásos bérszámfejtés, vagy legalább közvetlen kapcsolat Alapfizetések, túlórák, késések, hiányzás, levonások kezelése Komplex mutatószámok kimunkálása, prezentálása, egységenként és egyénileg Adózás, banki átutalások, pénzügyi kapcsolat Berenc Nexon video

Minta: Salary-Review System, HR Technologies (demo megtekinthető: http://www.hrtechnologies.com/New/products/form-sal.htm

L/ Kommunikációs rendszerek A feladat: Az egyre nagyobb belső és külső kommunikációs igény kielégítése – dokumentumok, hang-, kép-, video és e-dokumentumok forgalmazása, akár globális méretekben Korszerű támogatás: email kezelése (fogadás, tárolás, szűrés, visszakeresés) EDI rendszerek (üzleti dokumentumcsere) Digitális telefonközpontok VoIP Internet-alapú telefon-kommunikáció Intranet és Extranet, Virtual Private Network: védett kommunikációs hálózatok Vállalati portál-technika Mobil-rendszerek és Internet összekapcsolása

Tipikus architektúrák EDI Két (szerződött) gazdasági szervezet különleges adatkapcsolaton keresztül standard (X.12, EDIFACT) formátumú üzleti dokumentumokat cserél: „Strukturált adatok szabványos elektronikus cseréje kettő, vagy több, előzetesen egyeztetett üzenettovábbító szabványt használó számítógéprendszer között.” Az adatforgalmat egy ICT szolgáltató biztosítja Hatékony, gazdaságos, korszerű üzletmenetet biztosít Biztonság: Hitelesség (digitális aláírások) –Az üzenet tartalmi integritása – Titkosság – Az eredet letagadhatatlansága – Az átvétel letagadhatatlansága – Az üzenetek sorrendisége EDI EDIFACT

Without EDI

With EDI EDI

To EDI or Not To EDI EDI: elektronikus dokumentumok nemzetközi szinten szabványos formanyomtatványokon alapuló, védett/titkosított cseréje két vállalkozás között EDI szolgáltató: a dokumentum-cserét lebonyolító, menedzselő, felügyelő (távközlési) harmadik fél A két (tetszőleges!) ERP rendszert fordítást/üzenet-közvetítést végző modulok kötik össze a szolgáltatóval EDI szabványok: X.12 (US); EDIFACT (EU); MSZ ISO 9735 szabvány. EDI perspektívák: Web-EDI, Lite-EDI. SIMPL-EDI Hazai alkalmazások: pénzügyi szféra, államigazgatás, autóipar, kereskedelem, adóigazgatás, statisztika, vám és jövedék, General Motors beszállítói rendszer, stb. Szállítók: rEDInet T-Com, aPLUS-EDI Kft. EDI-PLUS ; MS Dyn EDI EDIPort Kft. EDI , VT-SOFT EDI, stb. Nézzünk utána: árak, szolgáltatások!

MS Navision EDI

Sales Documents (753) - Outbound Routing Request mapped from Outbound Routing Request (754) - Inbound Shipment Advice updates original Outbound Routing Request and processes changes to Sales Orders (810) - Outbound Sales Invoice mapped from the Dynamics Navision Sales Invoice (812) - Outbound Sales Credit Memo mapped from Dynamics Navision Credit Memo (816) - Inbound Organizational Relationships document creates Dynamics Navision Customers, Ship-To Addresses and Distribution Centers (824) – Application Advice (830) - Inbound Planning Schedule - Creates a Navision Sales Order, Blanket Order, or Quote (850) - Inbound Purchase Order creates Sales Order (855) - Outbound Purchase Order Acknowledgement mapped from Dynamics Navision Sales Order (856) - Outbound Advanced Shipment Notice mapped from the Bill of Lading and package detail (860) – Inbound Purchase Order Change Request (862) - Inbound Shipment Schedule - Creates a Dynamics Navision Sales Order for items that are to be shipped (864) – Text Message (870) – Outbound Order Status – mapped from the Order Status Header and Lines associated with a sales order. Changes made to a Sales Order that was received by EDI from a trading partner, create the Order Status document entries (875) - Inbound Purchase Order document creates Sales Order (880) - Outbound Sales Invoice mapped from the Dynamics Navision Sales Invoice (940) - Outbound Warehouse Shipping Order is mapped from a Dynamics Navision Sales Order to tell a 3rd party warehouse to ship goods to a customer (945) - Inbound Warehouse Shipment Advice is mapped to a Dynamics Navision Sales Order to update the quantity shipped by the 3rd party warehouse (997) - Inbound Functional Acknowledgement Purchasing Documents (810) - Inbound Purchase Invoice mapped to the Purchase order to update Invoice information (850) - Outbound Purchase Order mapped from the Dynamics Navision posted Purchase Order (943) - Outbound Warehouse Stock Transfer Advice is mapped from a Dynamics Navision Purchase Order to notify a 3rd party warehouse to expect a shipment (944) - Inbound Warehouse Receipt Advice is mapped to the Dynamics Navision Purchase Order signifying the quantity received by the warehouse. Logistics Documents Shipping Manifests (UPS, FedEx, Airborne, and LTL) UCC Label Formatting Radio Frequency-enabled Automated Data Capture for Warehousing Advanced Forecasting and Procurement

Az EDI ICT architektúrája Fájl (táblázat), vagy adatbázis Fájl (táblázat), vagy adatbázis

Egy EDI üzenet: szállítás helye UNB+UNOA:2+SENDER+RECEIVER+941224:2359+12345++PARTIN++++1' UNH+0+PARTIN:D:93A:UN' BGM++1+2' DTM+7+199412242359+202' FII+BK+12345678:UNIVERSAL     EXPORT PLC+:::010203:::BANKEXPORT+MOSKVA' RFF+VAT+123456789' DTM+7+19950101' NAD+MS+++ UNIVERSAL EXPORT PLC+PO BOX 007:WHITEHALL+LONDON+WC1 0AA' CTA+AG+JAMES BOND' COM+01811112222:TE' UNS+D' NAD+AG+++UNIVERSAL EXPORT (RUSSIA)+PO BOX 57+MOSKVA++SU' DTM+7+19950101+102' CTA+AG+IOSEF DZUGASHVILI' COM+12345-GO:TX' UNT+15+1' UNZ+1+12345' EDI demo: USA Tax

EDIFICE üzenettípusok DESADV Dispatch Advice Message (feladási értesítés) DELFOR Delivery Forecast Message (áruszállítási előrejelzés) DELJIT Delivery Just-in-Time Message (Just in Time szállítás) INVOIC Invoice Message (számla) INVRPT Inventory Report Message (készletjelentés) ORDCHG Purchase Order Change Request Message (vételi megbízás módosításának kérése) ORDERS Purchase Order Message (vételi megbízás) ORDRSP Purchase Order Response Message (vételi megbízás visszaigazolása) PRICAT Price / Sales Catalogue Message (ár/eladási katalógus) QUOTES Quote Message (árajánlat) REQOTE Request for Quote Message (ajánlatkérés) RESRPT Resale Report Message (viszonteladási jelentés) (még nem szabványos üzenet) EANCOM Az International Article Numbering Association (EAN) európai kezdeményezése egy egységes európai részhalmaz létrehozására:. GENRAL General Message (általános értesítés) ORDCHG Purchase Order Change Request Message (vételi megbízás módosítás kérése) PARTIN Party Information Massage (partner információ) REMADV Remittance Advise Message (utalványozási értesítés) SLSFCT Sales Forecast Message (értékesítési előrejelzés) SLSRPT Sales Report Message (értékesítési jelentés)

EDI szoftverek kategóriái www.ediweb.hu EDI szerverek, gateway-ek: ellátják az adott környezet EDI feladatait (szerver) és csatlakoztatja a környezet EDI üzeneteit az inhouse (házi) formátumhoz (gateway, átjáró). Az EDI szerverekhez kapcsolódó EDI kliensek: EDI munkaállomásokon futó ügyfélszoftverek, amelyek általában a nem integrált vagy nem számítógépes adatfeldolgozás környezetét csatlakoztatják az EDI világhoz. WEB EDI szerver szolgáltatások, amelyek szintén ezt a környezetet kezelik, de a munkaállomás felület a WEB EDI szerveren kerül kialakításra.

Example: supply hospitals Bergen Brunswig

EDI alapismeretek: http://www.itb.hu/ajanlasok/a17/

Új kommunikációs architektúrák: Csoportmunka Részautonóm munkacsoport: 6-20 fő, a reguláris szervezet funkcionális egysége. Adott output létrehozását végzi, ezen a területen döntési önállóságot élvez. Team-Work Management: Folyamatos munkacsoport, amely a szervezetbe integrálódik. Vezetői szinteken átfedő csoportokat alakítanak ki, amelyekben közös a döntés és a felelősségvállalás. Előnye: különböző képességű és szakismeretű emberek szinergia hatása érvényesül Minőségi/műhely kör: Szakaszos munkacsoport, amely a szervezetbe integrálódik. A minőségi kör általában 6-9 fős, a csoport célja a szakmai problémák megbeszélése, optimalizálás az egy munkaterületen dolgozó munkások között heti rendszerességgel, egy másfél óra hosszan. Tanuló csoport: Szakaszos munkacsoport, amely a szervezetbe integrálódik. Optimálisan 6-9 fős csoport, amely célja, hogy a dolgozók fejlesszék együttműködésüket, identitásukat moderátor segítségével. Témái a munkahelyi általános problémák körül zajlanak (folyamat újragondolások, szakmai tapasztalatok...). Részei a tanácsadói kör, a koordinátor és a moderátor. Projekt csoport: Folyamatos munkacsoport, amely jellemzően szervezeten kívüli. Célja komplex, egyszeri és újszerű tervezési és kivitelezési munkák végrehajtása, határidős feladatok vagy új termékek kifejlesztése, esetleg a szervezet átalakítása. Tagok rendszerint az alsó- és felsővezetésből állnak szakmai szempontok alapján, létszáma jellemzően 3-9 fő. Értékelemző csoport: Szakaszos munkacsoport, szervezeten kívüli. 6-9 fős csoport az alsó-és középvezetésből, különböző funkcionális területekről, célja új rendszerek vagy termékek, költséghatékonyabb folyamatok kialakításának kezdeményezése, a változtatási koncepció kialakítása. Átalakulási műhely: Szakaszos munkacsoport, szervezeten kívüli. A vállalat vezetésének rendszeres, racionális és játékos formájú brainstorming csoportja, ahol szakmai és személyügyi problémákat elemeznek és oldanak meg.

Csoport-kommunikáció ICT támogatása AZONOS HELYEN ÉS IDŐBEN Pl: élőbeszéd, értekezlet, prezentáció AZONOS HELYEN, KÜLÖNBÖZŐ IDŐBEN Pl: emlékeztető, e-mail, fájl publikáció intraneten KÜLÖNBÖZŐ HELYEN, AZONOS IDŐBEN Pl: telefonbeszélgetés, chat-szoftveren keresztüli beszélgetés KÜLÖNBÖZŐ HELYEN ÉS IDŐBEN Pl: fax, üzenetrögzítő, e-mail, fájl publikáció intraneten Windows Exchange Server 2007: osztott naptár biztonságos levelezés, fax, hangposta: Outlook Web Access megosztott mappák SharePoint mobiltelefon Az új Office Communicatons Server: teljeskörű üzenet-, hang- , video –, mobil kommunikációs rendszer; Intranet és Internet; VoIP, MS Office Communicator kliens: címlisták, „telefongombok”, naptárak, jelenlét, USB „handset” telefon, WinCE, Round Table 5-kamerás web-konferencia, stb. MS Office Groove 2007: szinkron munka közös munkaterületeken, közös fájlokon MS OneNote 2007: közös „cetlik” Alternatívák: Mac OS X Leopard ; IBM WorkSpace; IBM Lotus Sametime, Jabber, Cisco Unified Presence Server és Unified Presence Communicator, Avaya one-X, Siemens OpenScape. És: ingyenes instant messaging hálózatok, mint az MSN, a Google, a Yahoo vagy az AOL. Sőt: Google Apps Team edition csoportmunka online!

Új kommunikációs architektúra: távmunka A csoportmunka-szoftverek piaca: A távmunka előnyei: kötetlen munkaidő nagyobb termelékenység közlekedési veszteség minimalizálása mozgássérült, vagy más korlátozott hasznosítása rugalmas munkaterhelés, csúcsok kezelése A távmunka hátrányai: a főnök nem lát nem látom a kollégákat nagymama, gyerek, kutya, baleset? SOHO géppark? VPN távmunka

M/ Projekt-menedzsment Projekt: elhatárolható, komplex, egyedi feladat, amelynek megoldása jelentős - mert hosszú távú, vagy jelentős erőforrásokat használ, vagy mert jelentős előnyöket ígér... A cél: az elkülönített projektek elemeinek, mérföldköveinek, erőforrásainak, elszámolásainak komplex támogatása Architektúra-megoldások: Célszoftverek (időütemezés, erőforrás-kiegyenlítés, elszámolás, lekérdezések: önálló, nem illeszthető állományok) Integrált szoftverek (EEM, pénzügyi, termelési, készletgazdálkodási, VIR és más modulokkal történő integráció – egyszerűbb adatbevitel, kommunikáció, jelentéskészítés, stb.)

A projekt indítása: hol vagyunk? MIÉRT KELL NEKÜNK A PROJEKT? A problématér elemzése: - Az IR/IT portfolió és teljesítmény nincs összhangban a stratégiával - A rendszer merev, nem követhetőek a szükséges változtatások - A vezetés döntés-előkészítése hiányos - Az IT/IR vezetés elszakadt a vállalati céloktól, öntörvényű - Rossz IT/IR döntések születtek, majd leállt az innováció - Nincs integráció, lassú a válaszadás, nem biztonságos a rendszer, magasak a költségek A FEJLESZTÉS INDOKOLHATÓSÁGA: - külső/belső üzleti környezet érdekei - külső/belső IT/IR új lehetőségek - megváltozott stratégiai célok JÖVŐKÉP - Jövőbeli üzleti működés víziója - Jövőbeli IT/IR architektúra és alkalmazási portfolió VÁLLALATI ADOTTSÁGOK VÁGYOTT ÁLLAPOT ERP RENDSZER LEHETŐSÉGEI

ICT architektúra-beruházási projektek Új termelő-egységek, telephelyek létrehozása bonyolult projektek útján történik. Igen sokféle erőforrást használnak fel, az elkészült objektumokat részenként is „aktiválhatják”, sok a szereplő (szállító, kifizető, ajánlattevő, alvállalkozó, auditáló, engedélyező) A beruházások fedezete igen gyakran bankhitel, vagy pályázati, akár nemzetközi forrás: igen fontos a precíz tervezés, a művezetés, majd az elszámolás. Tipikus állományok: eszköznyilvántartások, termelési kapacitások, humán erőforrások, szerződések, szállítói állományok, elszámolási nyilvántartások, ügyviteli irattár, dokumentumtárak, stb. Az architektúrának elkülönítettnek kell lennie (projekt-felelősség, önálló költségvetés, stb.), biztonságosnak ( a projekt „ebből él”), de ugyanakkor átjárókat kell biztosítani belső vállalati rendszerek, adatok, egyéb erőforrások felé.

ICT projekt-menedzsment: mi a különbség?   Ipari beruházás VIR bevezetés Célok Egzaktan megadható teljesítési mutatók Általános, nem mérhető kritérium-célok Kiválasztás Definiálható kritériumrendszer alapján Referencia alapon Szerződés Általában különválik a tervezési és a kivitelezési megállapodás Általában a rendszertervezés előtt szerződnek a kivitelezésre is. Termék Előre megtervezett technológia kivitelezése Projekt során feltárt ügyviteli folyamat leképezése egy szoftver lehetőségeire Környezeti stabilitás A megvalósítás ideje alatt a technológia szempontjából stabil feltételek Dinamikusan változó cégműködés közben, gyorsan változó technológia Kivitelezés Vevő részvétele nélkül végezhető Vevő részvétele nélkül nem megy Teljesítés Mérhető output Szubjektív output elemek: (mennyiség, minőség) Komfortos? Elég gyors? Egy év múlva? (Bőgel György nyomán)

PM szoftverek: MS Project

PM szoftverek: TaskJuggler Open Source GNU Manages tasks, resources and costs in one package Automatic resource leveling, tasks conflict resolutions, and task filtering Comprehensive and flexible views and reports so you can find the information you need when you need it Project tracking and status reporting

PRINCE: brit ajánlás a projektekhez A PRINCE projektirányítási módszertan az LBMS (Learmonth and Burchett Management Systems') cég módszerének (PROMPT) továbbfejlesztése. A PRINCE a brit kormányzat informatikai részlegeinek projektirányítási ajánlása. A gyakorlatban a PRINCE nem alkalmazható nagyon kis projektek esetén, amelyek kevesebb mint három embert foglalkoztatnak, vagy három hónapnál rövidebb ideig tartanak. A PRINCE nem rendszerfejlesztési, hanem projektirányítási módszertan. A PRINCE főként az SSADM-en (Structured System Analysis and Design Method) alapuló rendszerfejlesztési projektekhez nyújt irányítási keretet. Ezenkívül támogatja következők használatát is: A konfigurációkezelési módszer (KKM) a rendszer struktúrájának és tartalmának ellenõrzéséről gondoskodik a fejlesztés során; CRAMM (CCTA's Risk Analysis ans Management Methodology). PRINCE

PRINCE: IT projekt-módszertan 1. A PRINCE-ben a projektnek véges élettartama, megadott felelősségi körökkel rendelkező szervezeti struktúrája, meghatározott és egyedi termékei, a termékek előállításához szükséges tevékenységei, valamint e tevékenységek elvégzésére alkalmas erőforrásai vannak. Egy projekt több szakaszra bomlik, egy szakasznak is vannak meghatározott termékei és tevékenységei, szervezeti felépítése, valamint véges lefutási ideje. A szakasz végét a benne meghatározott termékek előállítása jelenti, amennyiben azok kielégítik a megállapodás szerinti minőségi feltételeket. A PRINCE meghatározza a projektnek és szakaszainak szervezeti felépítését, az egyes projekttervek tartalmát és szerkezetét, valamint ellenőrzési pontokat annak biztosítására, hogy a munkálatok a tervek szerint folyna, a termékek „elkészülnek”. . A PRINCE projekt minden terméke egy jól meghatározott és összefüggő nyilvántartási rendszerben van elhelyezve, amelyben az irányítási, műszaki és minőségbiztosítási termékek egymástól elkülönülnek. Egy tipikus rendszerfejlesztés esetén a projekt szakaszai a rendszerfejlesztés életciklusának felelnek meg. Eszerint a szakaszhatárok a specifikáció, (megvalósíthatósági tanulmány), tervezés kivitelezés és üzembehelyezés fontosabb termékeinek teljesítéséhez igazodnak.

PRINCE projekt-módszertan 2. A PRINCE tervek hierarchikus struktúrát alkotnak, a szervezet szintjeihez igazodó tervezési szintek formájában.

PRINCE projekt-módszertan 3. A legfontosabb az emberi erőforrás:

Miért nem sikeres az architektúra költségbecslése? A projektek 66%-a lényegesen túllépte a költség-tervet - a módszer, az emberek, a téma hibás? 115 nagyvállalati projektvezető véleménye (USA, 1992): „Az előzetes költségbecslés nagyon fontos” 84% „Mi nagyon jól csináljuk ezt” 44% „A bajok: 1. a megrendelő változtatásai 3.9 2. figyelmetlen munka 3.6 3. „nem tudják, mit akarnak” 3.6 4. rossz kommunikáció 3.3 5. rossz probléma-definíciók 3.3” Javaslat: az tervezzen, aki csinálni fogja! CHAOS CACM, Febr 1992: Better Cost Estimating

Dr Megyeri Károly Projektmódszertan 2000 KFKI ISYS (Bőgel György nyomán)

Menedzseri kihívások A jó rendszer: határidőre kész, funkcionálisan jó, áttekinthető, öndokumentáló, gyors, olcsó…mi van akkor, ha nem? A jó tervezés platform-független, moduláris – strukturált, s valamilyen jó ábrázolás-technikát alkalmaz A rendszerterv részletes értékelésének elmulasztása öngyilkossággal egyenlő A jó interfész fél siker Az új rendszer új szervezeti architektúrát és új vezetői/beosztotti szerepeket követel A telepítés – tesztelés legalább olyan fontos, mint a fejlesztés A folyamatos felügyelet egyfajta minőségirányítási rendszer Mindezek költségeit ugyanúgy kell tervezni, mint a fejlesztési folyamat „triviális” elemeinek ráfordítását

Vajon szükségszerű az ICT /IR projektek kudarca?

Források Használjuk a témákat/forrásokat a beadandó dolgozat elkészítéséhez! Az Advanced Document Management portálja www.adm.hu Az ORCHI email Center megoldás www.adm.hu/index_termek.html A Xerox Digitális Irodája http://www.xerox.hu/termekek/ NEXON Berenc http://www.nexon.hu/?go=refber EDI: www.ediweb.hu; http://www.ediport.hu/edi.html PRINCE http://www.itb.hu/ajanlasok/a5/html/a5_1-2.htm Microsoft Office Project Standard 2007 http://office.microsoft.com/hu-hu/project/HA101672711038.aspx